Raadsbesluit Register Geheime stukken.pdf

Gemeenteraad (Het Debat en Het Besluit) GHG Raadsvoorstel Zaaknummer: 2024-0066898

Vergadering van 26 september 2024 Gemeente Hardinxveld-Giessendam Hardinxveld-Giessendam Auteur: Eva Bunt ecr.bunt@hardinxveld-giessendam.nl

Register geheime stukken raad 2023 Voorgesteld besluit 1. De opgelegde geheimhouding op te heffen voor de documenten genoemd in bijlage 1. 2. De opgelegde geheimhouding te handhaven voor de documenten genoemd in bijlage 2.

Inhoud Inleiding Het uitgangspunt van de Grondwet (hierna: GW) is dat de overheid in openbaarheid moet handelen. De artikelen 87, 88 en 89 van de Gemeentewet (hierna: Gemw) stellen dat geheimhouding alleen mogelijk is als zich een situatie voldoet die staat vermeld in artikel 5.1 van de Wet Open Overheid (hierna Woo). Het opleggen van geheimhouding kan de vrijheid van meningsuiting en het doelmatig handelen van het gemeentebestuur beperken. Bovendien kan de samenleving niet beschikken over geheime informatie waardoor zij het gemeentebestuur minder goed kan controleren. Daarom is alle overheidsinformatie openbaar tenzij in de wet staat dat daarop een uitzondering kan worden gemaakt. In het kader van de openbaarheid van bestuur moet jaarlijks worden gekeken of de door het college opgelegde geheimhouding ten aanzien van een geheim document dient voort te duren op basis van artikel 5.1. Woo. Als dit niet het geval is, dient de geheimhouding te worden opgeheven, waarmee het betreffende document automatisch openbaar wordt. Opgelegde geheimhouding ten aanzien van stukken die aan de raad zijn verstrekt, kan op grond van artikel 89, lid 4 Gemw alleen door de gemeenteraad worden opgeheven. Beoogd effect Het uitgangspunt van de GW is dat de overheid in openbaarheid moet handelen.

Het eerste doel is daarom om de geheimhouding op te heffen wanneer geheimhouding niet meer noodzakelijk is op basis van artikel 5.1 Woo. Het tweede doel is om de geheimhouding te verlengen waar dit wel noodzakelijk is en waar dit onderbouwd kan worden met een uitzonderingsgrond zoals genoemd in artikel 5.1. Woo. Argumenten 1.1 Bij openbaar bestuur hoort de openbaarheid van documenten de norm te zijn en geheimhouding de uitzondering. Het opleggen van geheimhouding kan de vrijheid van meningsuiting en het doelmatig handelen van het gemeentebestuur beperken. Daarnaast kan de samenleving niet beschikken over de geheime informatie waardoor zij het gemeentebestuur minder goed kunnen controleren.

1/2

1.2 Geheimhouding dient – op basis van de wet - niet langer aangehouden te worden dan strikt noodzakelijk. Artikel 110 van de GW bepaalt dat de overheid in beginsel in openbaarheid moet handelen. De artikelen 87, 88 en 89 van de Gemw stellen dat geheimhouding alleen mogelijk is als zich een situatie voldoet die staat vermeld in artikel 5.1 van de Woo. 2.1 Bij deze documenten zou het nu opheffen van de geheimhouding negatieve gevolgen hebben. Denk hierbij aan de aantasting van de onderhandelingspositie van de gemeente HardinxveldGiessendam, de aantasting van de belangen van private partijen en het schaden van de financiële positie van de gemeente. Alle uitzonderingen waarbij geheimhouding toegestaan is, staan in artikel 5.1. van de Woo. In het register staat bij elk document (onder kopje I) de wettelijke basis van de geheimhouding weergegeven. 2.2. Zo beheren we de geheime stukken overzichtelijk en krijgen we geen opeenhoping van geheime stukken waar nooit naar gekeken wordt. Grote achterstanden zijn achteraf moeilijk weg te werken. Bovendien blijven er dan stukken geheim waarbij dat niet nodig is. Dat is in strijd met de wet. Het uitgangspunt van de grondwet is dat de overheid in openbaarheid moet handelen. Stukken mogen dus niet langer geheim blijven dan noodzakelijk. Kanttekeningen 1.1 Als geheimhouding te vroeg wordt opgeheven kan dat negatieve gevolgen hebben.

De betreffende auteurs van deze documenten hebben echter laten weten dat de geheimhouding nu zonder problemen opgeheven kan worden bij de genoemde documenten. Financiële informatie Aan het bijhouden van het register geheime stukken zijn geen financiële consequenties verbonden. Participatie Niet van toepassing. Communicatie Niet van toepassing. Vervolg Zodra de gemeenteraad conform het voorstel heeft besloten, dan volgen de onderstaande stappen: -ondertekening van het besluit -het ondertekende besluit wordt naar DIV gestuurd voor archivering -het ondertekende besluit wordt in Inproces opgeslagen -de zaak wordt – zodra deze volledig is – afgesloten in het zaaksysteem Inproces -het secretariaat actualiseert het informatiesysteem Elk jaar zal het register worden voorgelegd aan de gemeenteraad. Daarin staan alle stukken waarbij de geheimhouding nu is aangehouden en alle nieuwe geheime stukken. Openbaar Ja

Bijlagen 1. GEHEIM Bijlage 1 - Register geheime stukken raad 2023 - opheffen 2. GEHEIM Bijlage 2 - Register geheime stukken raad 2023 - aanhouden

2/2