Presentatie Voortgang verandertraject (aanbevelingen onderzoek).pdf

Voortgang verandertraject (aanbevelingen onderzoek) 20 mei 2021

Agenda| De Ontmoeting 20 mei

1. Terugblik 2. Samenhang 3. Stand van zaken 1. Personele capaciteit

2. Deskundige & ervaren medewerkers 3. Collectieve sturing 4. Overzicht inzicht en kaderstellende wijze prioritering 5. Werkwijzen vastleggen: zo werken we

met elkaar 6. Vernieuwen personeelsbeleid 7. Informeren en rapporteren

Terugblik | Veel gebeurd in afgelopen jaar; Waar staan we nu?

Focus 2020 Opdracht extern onderzoek uitvoeren

Gesprek Deloitte + Informele bijeenkomsten Rust, regie & relatie

Juni 2020

Jan 2021

Dec 2020

Stutten & verstevigen 7 FTE Inhuur verlengen Interim gemeentesecretaris

Feb 2021

Stand van zaken via raadsinformatiebrief

Stand van zaken via raadsinformatiebrief

Apr 2021

Juli 2021

Raadsbesluit 18 februari Manager bedrijfsvoering + cultuurcoach/ organisatiedeskundige

Mei 2021

De Ontmoeting - Voortgang verandertraject + Gesprek Raad - Deloitte

Okt 2021

Voortgang verandertraject

Samenhang | Collectieve sturing versterken; ondertussen ‘blijft winkel open’ Klaarstaan voor de samenleving…

Corona

Deskundigheid

Werkwijzen

Personeelsbeleid

Collectieve sturing versterken

Personele capaciteit

Maatschappelijke Ontwikkelingen Prioritering

Collectieve sturing

Informeren & Rapporteren … En reguliere processen gaan door (PPN, jaarrekening etc.)

Personele capaciteit | In korte tijd meerdere vacatures ingevuld; Eerste medewerkers zijn gestart! Prioriteren van W&S geleid tot invulling 11 vacatures…

… waaronder functie gemeentesecretaris en manager bedrijfsvoering

3 5

✓ Gemeentesecretaris start 1/7

11 27 vacatures

✓ Manager bedrijfsvoering gestart per 12/4 ▪ Positief gesprek gehad kandidaat

8

cultuurcoach/organisatiedeskundige

Ingevuld Gesprekken lopen Nee Inhuur op klusbasis

•

Marktconforme waardering via HR21

•

Krappe arbeidsmarkt

komst van cultuurcoach; focus nu m.n. op

•

Mediacampagne voor lastig in te vullen

bedrijfsvoering

vacatures •

Inzicht financiële consequenties volgt later

•

Invulling ‘cultuurverandering’ kan van start bij

Deskundigheid | Positioneren als aantrekkelijke, interessante gemeente in de brede zin Introductieprogramma opgesteld voor goede start

• Buddyschap

Plan opstellen om medewerkers ‘te binden en te (blijven) boeien’

Opleidingsplan Sociale activiteiten

• Integraal werken

Ontwikkelgesprek Themabijeenkomsten

• Uitleg werkwijze, programma’s en systemen

Etc.

Collectieve sturing | Basis versterken voor collectief sturingsmodel

1

Heldere scheiding rollen

2

Spelverdelers zijn gedefinieerd & aangewezen

3

Experimenteren in college & regieteam: ‘vallen en opstaan’

4

College geeft in gezamenlijkheid opdrachten

5

Uitleg collectieve sturing onderdeel introductieprogramma

• Verhelderen en definiëren rollen: gemeenteraad, college, portefeuillehouder, gemeentesecretaris, regieteam, spelverdelers en medewerkers

1

• Elk team heeft (voorlopige) spelverdeler aangewezen • Mogelijkheid tot meenemen rol van spelverdeler in functiewaardering

2 3

• Versterking samenwerking college en regieteam; Focus op expliciete besluitvorming, onderstromen bespreken, prioriteren en vinger aan de pols houden

• Werken vanuit bestuursopdrachten vastgesteld door college • Benoemen bestuurlijke en ambtelijke opdrachtgever- en nemer.

4 5

• Nieuwe collega’s informeren over rollen en collectieve sturing

Prioritering | Bieden overzicht, inzicht en kaderstellende wijze prioritering

Biedingen ‘21-’22 - Prioriteitenlijst opgesteld o.b.v. knelpunten - Afgerond; naar PPN (8 juli)

Q2 2021

Bestuurlijke agenda - Integraliteit bevorderen - Thema’s koppelen termijnkalender

Q3 2021

Monitoring biedingen - 1e monitoringsronde - Verhouding opgaven vs. Personele capaciteit

N.t.b.

Werkwijzen | Diverse stappen gezet om werkwijzen beter te borgen in organisatie

Intern het juiste gesprek voeren via medewerkersonderzoek

1

▪ Aansluiten bij aanbeveling Deloitte: ‘oog en oor hebben voor wat er speelt’ ▪ Focus ligt op dialoog in teams: wat gaat er (al) goed? ▪ Q2 vragenlijst uitzetten, Q3 starten met dialogen

Aandacht voor de servicenormen

2

▪ Organisatiebreed promoten servicenormen ▪ Basis op orde (o.a. bereikbaarheid)

Organisatie-, mandaatbesluit en budgethoudersregeling voorlopig vastgesteld

3

▪ Alle drie voorlopig vastgesteld door college ▪ Positief advies vanuit OR ▪ In voorbereiding van definitief akkoord college

Personeelsbeleid | Belangrijke stappen gezet in actualisatie personeelsbeleid

Voorlopig akkoord nieuw functiewaarderingsysteem

Regeling Beoordelen en Belonen geactualiseerd

• Door VNG opgericht

Breed opleidingsplan voor medewerkers

Opleidingsplan

• Marktconform loonhuis; • Versterken tactisch en

Persoonlijk Leiderschap

strategisch niveau

• Indicatieve waardering vacatures • Nu invoer organisatiebreed; doorlooptijd ca. 1 jaar

CiEP

Inwerkprogramma Skillstown • Ontwikkelgesprek: focus op eigen regie en ontwikkeling

Informeren | Regelmatige terugkoppeling over stand van zaken en nieuwe ontwikkelingen

De Ontmoeting Gesprek over voortgang

Raadinformatiebrief Tussentijdse stand van zaken over voortgang. Volgt meermaals.

Gesprekken D+R – College en/of regieteam Gesprek over verbeteren collectieve sturing Voortgangsgesprek D+RPresidium Bespreken afronding en vervolgacties, incl. rol raad in collectieve sturing

Belangrijk om te blijven informeren, rapporteren en evalueren