Presentatie Programma van eisen Project Huis van de Gemeente De Ontmoeting 18-09-2025.pdf

Proces Huis van de Gemeente

1. Vertaling raadsbesluit naar financiële opgave 2. Programma van Eisen – Synarchis

3. Planning besluitvorming

Vertaling raadsbesluit

Gemeente Hardinxveld-Giessendam

Programma van Eisen – Huis van de Gemeente 3

Proces tot een nieuwe huisvesting • Initiatieffase afgerond: • Raadsbesluit genomen op basis van eerste studie van architect en globale kostenraming.

• Uitgangspunt: • Variant 4 van ontwerp + bijbehorende raming (en doelstelling besparing) Initiatief

Definitie

Ontwerp

Realisatie

Gebruik

4

Wat is een programma van eisen ? • Visie op gebruik en samenwerking: • Wat kan en moet samen? • Wat moet separaat?

• Ruimtelijke en functionele wensen en eisen: • Ruimtestaat met ruimtebehoefte per gebruiker • Relatieschema met relaties: • Tussen partners • Tussen afdelingen • Ondersteunende voorzieningen • Algemene voorzieningen

• Uitgangspunten voor technische uitwerking 5

Waarom een programma van eisen ? • Ontwerp dateert van 2023: • Betreft studie naar inpassing partners en gewijzigd gebruik • Organisaties zijn veranderd • Visie op gebruik en werkwijze nog onvoldoende uitgewerkt • Samenwerking tussen partijen • Samenwerking tussen afdelingen • Gebruiksbehoefte per partij • Werkwijze per partij • Werkwijze per afdeling • Randvoorwaarden: • Doorgaande bedrijfsvoering • Bereikbaarheid hulpdiensten (politie, brandweer) 6

Programma van Eisen - uitdagingen • Optimalisatie visie ontvangst: • Huiskamergevoel en samenwerking bibliotheek en gemeente

• Optimalisatie ruimtegebruik • Hoeveel werkplekken voor welke partner en welke afdeling? • Welke ondersteunende voorzieningen • Welke ruimtes worden multifunctioneel gebruikt? • Overlegruimtes (voor ambtenaren, maar ook voor fracties) • Raadszaal (input griffie)

• Welke ruimtes/afdelingen moeten monofunctioneel worden ingericht?

• Optimalisatie gebouwbeheer (verduurzaming en beveiliging) • Afstemmen toegankelijkheid en klimatiseren gebouwdelen op verschillende gebruikstijden

7

Voorbeeld nadere uitwerking: ontvangst • Gezamenlijk – ieder voor zich • Balie – servicezuil – zelfservice • Permanente bezetting – servicemomenten • Welke bezetting (aantal medewerkers)? • Relatie met backoffice

8

Programma van Eisen • Visie vertalen in huisvestingsconcept • Visie op dienstverlening en samenwerking

• Ruimtelijke organisatie • Gezamenlijk gebruik, multifunctionaliteit en routing • Ruimtestaat • Vlekkenplan

• Programma van eisen • Specifieke wensen en eisen • Uitgangspunten beheer en exploitatie • Ambities kwaliteit en duurzaamheid 9

Werkwijze • Interviews: • Specifieke wensen en eisen per gebruiker • Aanvullende interviews per afdeling (waar nodig)

Interviewronde: Overleggen per partner en/of per afdeling

Fasedocument

• Werksessies: • Gezamenlijke wensen en eisen

• Tussentijds afstemmen (en waar nodig bijstellen) met projectgroep

Werksessie: Interactief uitwerken gegevens uit interviews

• Vertaling in fasedocumenten • Toetsing fasedocumenten per gebruiker (en per afdeling)

• Informeren achterban per fase • Besluitvorming over integraal document

10

Participeren

Meer waarde creëren met maatschappelijke voorzieningen

12