OZHZ - Jaarstukken 2020 .pdf

Begroting 2020

Realisatie 2020

Verschil

Algemene reserve

124

124

0

Totaal toevoeging reserves

124

124

0

Bedragen x € 1.000 Onttrekkingen De reserves zijn voor € 718.000 onttrokken. Dat is € 496.000 lager dan begroot. Onttrekking reserves

Begroting 2020

Resultaatbestemming 2019 Frictiekosten ontvlechting Digitalisering Doorontwikkeling Informatie Gestuurd Werken Controle energiemaatregelen Totaal onttrekking reserves

Realisatie 2020

Verschil

173 602

173 442

70 207 1

0 69 1

0 -161 -128 -70 -138 0

1.214

718

-496

162

34

Bedragen x € 1.000 Resultaatbestemming 2019 (€ 173.000) Dit betreft de technische verwerking van de bestemming van het rekeningresultaat 2019 en ziet op de uitkering aan de eigenaren. Frictiekosten ontvlechting (€ 442.000) De onttrekking betreft de compensatie aan eigenaren voor de hogere inwonerbijdrage (€ 309.000), de tijdelijk hogere overhead (€ 123.000) en personele frictiekosten (€ 10.000). Het productiviteitsverlies ten gevolge van de vele instroom van nieuwe medewerkers is gecompenseerd door de hogere omzet. Derhalve blijft de onttrekking achter bij de begroting. Digitalisering in relatie tot doorontwikkeling (€ 34.000) De onttrekking betreft externe kosten voor Squit XO en werkzaamheden in het kader van de Basisregistratie Ondergrond (BRO). De realisatie blijft achter bij de begroting (€ -/- 128.000) vanwege vertraging van de implementatie Squit 20/20 mede ten gevolge van de vertraagde invoering van de Omgevingswet. Daarbij speelt ook de vertraging van de Wet Open Overheid.

33 Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 ap ril 20 21

Informatie Gestuurd Werken (€ 69.000) OZHZ en zijn opdrachtgevers zien in de maatschappelijke opgaven van de gemeenten en provincie in de komende periode belangrijke kansen en uitdagingen. Het regieplan biedt een programmatische, doelgerichte, aanpak. Een deel van het programma Informatie Gestuurd Werken (IGW) wordt gedekt uit een bestemmingsreserve. De realisatie blijft met € 69.000 achter ten aanzien van de begroting (€ 207.000). Het grootste deel betreft een achterstand in de uitvoering van het programma. Daarnaast is een deel van de uitgaven geactiveerd. De bijbehorende kapitaallasten worden gedekt uit de bestemmingsreserve. Doorontwikkeling (nihil) De kosten voor opleidingen en trainingen in het kader van de doorontwikkeling zijn gedekt uit het reguliere opleidingsbudget. Vanwege de COVID-crisis zijn er minder opleidingen gevolgd. De geraamde onttrekking is derhalve uitgebleven. Wegvallen subsidie controle energiemaatregelen (€ 1.000) Het restant van de subsidie is vrijgevallen in 2020.

34 Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 ap ril 20 21

2. Paragrafen Het Besluit Begroting en Verantwoording stelt de volgende paragrafen verplicht in de programmabegroting en de jaarstukken. 1. Lokale heffingen 2. Weerstandsvermogen en risicobeheersing 3. Onderhoud kapitaalgoederen 4. Financiering 5. Bedrijfsvoering 6. Verbonden partijen 7. Grondbeleid. De paragrafen “lokale heffingen”, “verbonden partijen” en “grondbeleid” zijn niet op OZHZ van toepassing, omdat OZHZ niet wordt gefinancierd door heffingen, niet participeert in verbonden partijen en geen gronden in bezit heeft. De overige paragrafen zijn hieronder toegelicht. Het weerstandsvermogen geeft aan hoe robuust de meerjarenbegroting is en geeft inzicht in de financiële draagkracht van OZHZ indien zich onvoorziene gebeurtenissen voordoen. In de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen wordt aangegeven hoe kapitaalgoederen worden beheerd. De financieringsparagraaf is een belangrijk instrument voor het transparant maken en daarmee voor het sturen, beheersen en controleren van de financieringsfunctie. De paragraaf bedrijfsvoering geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens rond de bedrijfsvoering.

35 Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 ap ril 20 21

2.1

Weerstandsvermogen en risicobeheersing

Het weerstandsvermogen geeft aan hoe robuust de meerjarenbegroting is en geeft inzicht in de financiële draagkracht van OZHZ indien zich onvoorziene gebeurtenissen voordoen. Een exact sluitende meerjarenbegroting zonder toereikende buffer betekent dat elke onvoorziene financiële tegenvaller direct dwingt tot bezuinigen om alsnog een structureel sluitende begroting te houden. In dat geval staat het beleid van OZHZ ook direct onder druk. Daarom heeft OZHZ op elk moment voldoende weerstandscapaciteit nodig.

2.1.1

Begripsomschrijving

Het weerstandsvermogen is de relatie tussen de risico’s, waarvoor geen specifieke maatregelen zijn getroffen enerzijds, en de capaciteit van middelen en mogelijkheden (weerstandscapaciteit) die de organisatie heeft om niet begrote kosten op te vangen anderzijds. Hoe groot die weerstandscapaciteit moet zijn, is afhankelijk van de risico’s die OZHZ op dat moment loopt. Hiertoe worden strategische risico’s onderscheiden van de reguliere. Reguliere risico’s doen zich regelmatig voor en zijn over het algemeen goed meet- en beheersbaar. Voorbeelden van beheersmaatregelen zijn het afsluiten van verzekeringen, het vormen van voorzieningen, het creëren van bestemmingsreserves en het inrichten van de administratieve organisatie en interne controle. Kenmerkend aan strategische risico’s is dat er sprake is van niet of nauwelijks beïnvloedbare (externe) risico’s. Meestal is de kans dat het risico zich voordoet klein, terwijl de financiële gevolgen groot kunnen zijn. Beide zijn moeilijk in te schatten. Dergelijke risico’s kunnen samenhangen met bezuinigingen bij opdrachtgevers, onvoorziene kostenstijgingen, productiviteitsverlies en veranderingen in de vraag. De verhouding tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit geeft het weerstandsvermogen aan.

2.1.2

Beleid OZHZ inzake risico’s en weerstandsvermogen

De weerstandscapaciteit van OZHZ bestaat uit de algemene reserve, het budget onvoorzien en de (structureel) aanwezige begrotingsruimte. Voorzieningen behoren niet tot de weerstandscapaciteit. Uitgangspunt is dat de structurele begroting van OZHZ sluitend is. Echter, als OZHZ geconfronteerd wordt met incidentele uitgaven die leiden tot een nadelig exploitatieresultaat, dan wordt dit nadelige resultaat ten laste gebracht van de deelnemers in de GR OZHZ. De wijze waarop dit gebeurt is vastgelegd in de financiële verordening OZHZ. Het weerstandsvermogen/de algemene reserve van OZHZ wordt gevoed uit de positieve exploitatieresultaten, totdat de vereiste weerstandscapaciteit is bereikt. In paragraaf 2.1.3 vindt een verdere uitwerking plaats van het risicoprofiel. De totale benodigde weerstandscapaciteit wordt vervolgens gerelateerd aan de aanwezige weerstandscapaciteit.

36 Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 ap ril 20 21

2.1.3

Risicoprofiel Omgevingsdienst

Bedragen x € 1.000 Waarschijnlijkheid Zeer hoog

Kans > 75%

Hoog

Kans > 50% en < 75%

Medium

Kans > 25% en < 50%

Laag

Kans < 25%

Impact Groot

financieel risico > € 400.000

Medium

financieel risico > € 150.000 en < € 400.000

Klein

financieel risico < € 150.000

2.1.4

Weerstandscapaciteit versus benodigde weerstandscapaciteit

De weerstandscapaciteit van OZHZ bestaat uit de algemene reserve en de post onvoorzien. De omvang van het weerstandsvermogen per ultimo 2020 bedraagt € 1.034.000. Gegeven het risicoprofiel is een weerstandsvermogen van € 1.099.000 benodigd. Het effect van de Omgevingswet is opgenomen als p.m.

37 Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 ap ril 20 21

2.2

Onderhoud kapitaalgoederen

De omvang van de kapitaalgoederen is relatief beperkt, aangezien OZHZ de kapitaalgoederen grotendeels huurt of leaset. Het gaat daarbij om: −

Het huurcontract inzake de locatie Post 120;

−

De uitbesteding van de ICT-dienstverlening bij het SCD (en derhalve geen eigen investering in een netwerk, rekencentrum en generieke hardware);

−

Leasecontracten voor het wagenpark.

De kapitaalgoederen van OZHZ betreffen voornamelijk gedane investeringen in de ICT-sfeer, specifiek voor OZHZ. Daarbij gaat het om digitalisering van de archieven, de implementatie van Squit XO, het tijdschrijfsysteem, het financiële systeem en de onderlinge koppeling tussen deze systemen. Bij de vorming van OZHZ zijn de vaar- en voertuigen en specifieke apparatuur “om niet“ overgenomen van de provincie. De onderhoud- en gebruikskosten van deze activa worden gedekt uit de provinciale bijdrage. Binnen de materiële budgetten die vanuit de provincie zijn opgenomen bij OZHZ zijn middelen vrijgemaakt om te zijner tijd de kapitaallasten te kunnen opvangen van de noodzakelijke vervangingen van de kapitaalgoederen. Bij de start van OZHZ is met de provincie overeengekomen dat de provincie de eerstkomende vervanging van het vaartuig De Pandion voor zijn rekening neemt. Onderstaand een overzicht van de materiële vaste activa per categorie. Materiële vaste activa a b c d e

Boekwaarde 2020

Huisvesting ICT en audiovisuele investeringen Meubilair Software Bedrijfsmiddelen

464.732 102.917 226.550 104.136 26.866

Totaal

925.201

Bedragen x € 1.000 Voor een nadere toelichting omtrent de opbouw en verloop van de materiële vaste activa wordt verwezen naar deel II jaarrekening; 1.2 toelichting op de balans.

38 Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 ap ril 20 21

2.3

Financiering

De financieringsparagraaf in de begroting is een belangrijk instrument voor het sturen, beheersen en controleren van de financieringsfunctie. In het Treasurystatuut Omgevingsdienst Zuid-Holland-Zuid (vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 30 november 2016) zijn het begrippenkader en de doelstellingen van de treasury functie geformuleerd en geconcretiseerd naar de verschillende deelgebieden van treasury, risicobeheer, financiën en kasbeheer. Ook zijn de organisatorische randvoorwaarden weergegeven. Tot slot zijn in het statuut de uitgangspunten vastgelegd voor de informatie die noodzakelijk is om het gehele proces beheersbaar en meetbaar te houden. Algemene ontwikkelingen De treasury functie is gebaseerd op de Wet Fido. Een belangrijk element is het meer zicht krijgen op de ontwikkeling van de financieringspositie, zowel op de korte als lange termijn. Dit betreft met name het in beeld brengen van de behoefte aan financieringsmiddelen, gerelateerd aan de investeringsplanning en de inzet van vrijvallende dan wel beschikbaar komende financieringsmiddelen. Per 16 december 2013 is het Schatkistbankieren ingegaan. Decentrale overheden zijn verplicht om dagelijks overtollige kasgelden over te boeken naar het Rijk. Risicobeheer Algemene uitgangspunten met betrekking tot het risicobeheer zijn: •

Leningen en garanties uit hoofde van de "publieke taak" worden uitsluitend verstrekt aan door het Algemeen Bestuur goedgekeurde derde partijen;

•

Uit hoofde van de treasury functie kunnen middelen worden uitgezet indien deze uitzettingen een prudent karakter hebben en niet gericht zijn op het genereren van inkomen door het lopen van overmatig risico;

•

Het gebruik van derivaten is niet toegestaan.

Renterisicobeheer Algemene uitgangspunten met betrekking tot het renterisicobeheer zijn: •

Geen overschrijding van de renterisico norm conform de Wet Fido;

•

Nieuwe leningen/uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitsplanning;

•

De rente typische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening/uitzetting wordt zo veel mogelijk afgestemd op de actuele rentestand en de rentevisie;

•

Streven naar spreiding in de rent typische looptijden en uitzettingen.

39 Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 ap ril 20 21

Kasgeldlimiet Met de kasgeldlimiet is in de wet FIDO een norm gesteld voor het maximumbedrag waarop de organisatie haar financiële bedrijfsvoering met kortlopende middelen (looptijd < 1 jaar) mag financieren. Deze norm bedraagt 8,2% van het begrotingstotaal aan lasten voor bestemming, dus met uitzondering van de stortingen in de reserves. Voor 2020 bedraagt deze limiet 8,2% van € 26,7 mln. (omvang begroting) = € 2,2 mln. De liquide middelen betreffen rekening-courant tegoeden; deposito’s komen voort uit de financiering van het lopende bedrijf en de bestemmingsreserves. De totale netto vlottende schuld bedraagt -/- € 0,5 mln. en blijft daarmee ruim binnen de toegestane kasgeldlimiet. De ruimte bedraagt € 2,7 mln. Kasgeldlimiet Omvang begroting

31-12-2020

31-12-2019

26.661

25.838

1 Toegestane kasgeldlimiet Percentage

8,2%

8,2%

Bedrag

2.186

2.119

opgenomen gelden < 1 jaar

0

0

schuld in rekening courant

0

0

door derden gestorte gelden 1 < jaar

0

0

overige schulden

4.302

516

Totaal

4.302

516

0

0

4.836

2.083

2 Vlottende schuld

3 Vlottende middelen contante gelden in kas tegoeden in rekening courant overige uitstaande gelden < 1 jaar

0

0

4.836

2.084

Totaal netto vlottende schuld (2 -/- 3)

-534

-1.568

Toegestane kasgeldlimiet

2.186

2.119

Ruimte

2.720

3.686

Totaal 4 Toets kasgeldlimiet

Bedragen x € 1.000

40 Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 ap ril 20 21

Renterisico norm Het renterisico op de lange financiering wordt wettelijk begrensd door de renterisico norm. Als lange financiering wordt volgens de wet Fido aangemerkt: alle financieringsvormen met een rente typische looptijd groter dan 1 jaar. Het renterisico wordt gedefinieerd als het minimum van de netto nieuw aangetrokken schuld en de betaalde aflossingen, vermeerderd met het saldo van de contractuele renteherzieningen op de opgenomen en uitgezette geldleningen. Het renterisico op de lange termijn wordt beperkt tot de in de wet genoemde 20% van de restant hoofdsom van de rente typische langlopende leningen. Achterliggende reden voor het gebruik van de renterisico norm is de spreiding van het renterisico over de jaren. Doordat OZHZ per 31 december 2020 geen leningen heeft uitstaan is het renterisico nihil. Ook zijn er in 2020 geen kortlopende leningen aangegaan. Renterisiconorm

31-12-2020

31-12-2019

1 Renteherzieningen

0

0

2 Aflossingen

0

3 Renterisico

0

0 0

4 Begrotingstotaal

26.661

25.838

5 Percentage conform regeling

20,0%

6 Renterisico norm

5.332

20,0% 5.168

0

0

5.332

5.168

5.332

5.168

Berekening renterisico

Berekening rente risiconorm

Toetsing renterisico aan norm 3 Renterisico 6 Renterisico norm Ruimte Bedragen x € 1.000 Relatiebeheer Het betalingsverkeer is geconcentreerd bij de NV Bank voor Nederlandse Gemeenten. In 2013 heeft OZHZ een (verplichte) overeenkomst afgesloten met het ministerie van Financiën inzake het schatkistbankieren. Leningenportefeuille OZHZ heeft in 2019 geen leningen afgesloten. De stand van langlopende leningen is zowel per 1 januari 2020 als per 31 december 2020 nihil.

41 Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 ap ril 20 21

Overige kentallen Ook op grond van de netto schuldquote, solvabiliteit en structurele exploitatieruimte kan worden geconcludeerd dat de vermogenspositie van OZHZ op orde is. Indicatoren financiering

Rekening 2019

Begroting 2020

Rekening 2020

Netto schuldquote

-6,0%

-10,0%

-26,4%

Netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen

-6,0%

-10,0%

-26,4%

Solvabiliteitsratio

39,0%

25,0%

22,1%

Grondexploitatie

0,0%

0,0%

0,0%

Belastingcapaciteit

0,0%

0,0%

0,0%

Structurele exploitatieruimte

1,0%

1,0%

0,4%

Schatkistbankieren Conform het Schatkistbankieren zijn decentrale overheden verplicht om dagelijks overtollige kasgelden over te boeken naar het Rijk. OZHZ mag gemiddeld 250.000 euro aan middelen aanhouden buiten de schatkist (het zogenaamde drempelbedrag), Om te voorkomen dat OZHZ het drempelbedrag overschrijdt zijn de afspraken met de BNG inzake de afroming en overboeking aangescherpt. BNG roomt het banksaldo dagelijks automatisch af vanaf 225.000 euro en boekt het overschot over naar de schatkistrekening bij het Rijk. In 2020 is OZHZ ruimschoots onder het drempelbedrag gebleven. Onderstaand is de berekening van het drempelbedrag nader toegelicht en is de realisatie weergegeven.

Berekening benutting drempelbedrag schatkistbankieren (bedragen x € 1000) Verslagjaar Drempelbedrag 250 (1) Kwartaal 1 Kwartaal 2 Kwartaal 3 Kwartaal 4 Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's (2) Rijks schatkist aangehouden 175 170 186 189 middelen Ruimte onder het drempelbedrag 75 80 64 61 (3a) = (1) > (2) (3b) = (2) > (1) Overschrijding van het drempelbedrag (1) Berekening drempelbedrag Verslagjaar (4a) Begrotingstotaal verslagjaar 25.315 Het deel van het begrotingstotaal dat (4b) 25.315 kleiner of gelijk is aan € 500 miljoen Het deel van het begrotingstotaal dat de (4c) € 500 miljoen te boven gaat (1) = (4b)*0,0075 + (4c)*0,002 met een Drempelbedrag 250 minimum van €250.000 (2) Berekening kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen Kwartaal 1 Kwartaal 2 Kwartaal 3 Kwartaal 4 Som van de per dag buiten 's Rijks (5a) schatkist aangehouden middelen 15.891 15.509 17.156 17.344 (negatieve bedragen tellen als nihil) Dagen in het kwartaal 91 91 92 92 (5b) (2) - (5a) / (5b)

Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen

175

170

186

189

42 Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 ap ril 20 21

2.4

Bedrijfsvoering

2.4.1. COVID-19 en het effect op de bedrijfsvoering Thuiswerken Zowel bij de uitvoering van de VTH-taken als bij het werken op kantoor heeft OZHZ de RIVM-richtlijnen in acht genomen. Vrijwel alle medewerkers hebben een groot deel van het jaar thuisgewerkt. Waar nodig heeft OZHZ daarvoor extra (ICT-) middelen beschikbaar gesteld. Ook is een ruimere toepassing gegeven aan de mogelijkheid om zorgverlof op te nemen. Slechts voor noodzakelijke werkzaamheden en in enkele uitzonderingsgevallen waren medewerkers op kantoor. Verder was het kantoor gesloten. OZHZ ontving vrijwel geen bezoek en vergaderingen en overleggen vonden plaats via telefoon of beeldbellen. De medewerkers zijn met een actuele Q&A op de hoogte gehouden van de meest gestelde vragen en antwoorden. Ook is, vooral in de eerste helft van 2020, een interne 'werkmarkt' ingericht waarin is bijgehouden welke werkzaamheden er liggen en welke medewerkers eventueel tijd, kennis en capaciteit hebben om deze op te pakken. Dit hielp de medewerkers van OZHZ om met elkaar in deze periode de goede dingen voor de opdrachtgevers op efficiënte wijze te kunnen blijven doen. Werkconcept De COVID-crisis heeft tot nieuwe inzichten geleid ten aanzien van het werkconcept. Sinds 2016 werkt OZHZ in het pand "Post 120" met een kantoorconcept waarin activiteit gerelateerd werken en tijd- en plaatsonafhankelijk werken centraal staat.

Daar hoort ook de mogelijkheid bij om thuis te werken. In de praktijk betekende dit echter dat mensen vooral naar kantoor kwamen op dezelfde tijdstippen en van de mogelijkheid om thuis te werken nauwelijks gebruik maakten. Mede door uitbreiding van het aantal werknemers werd eind 2019 duidelijk dat een uitbreiding van het kantoor wenselijk was als gevolg van een tekort aan werk- en vergaderplekken. Onder invloed van de COVID-crisis zijn de onderhandelingen over deze uitbreiding beëindigd. De COVID-crisis heeft het inzicht gebracht dat een gezonde verhouding tussen thuis- en op kantoor werken tot voordelen leidt voor organisatie en medewerkers. Dat maakt dat OZHZ is begonnen met de doorontwikkeling van het werkconcept. Daarbij is sprake van een integrale benadering met aandacht voor huisvesting, ICT, personeelsbeleid en communicatie.

2.4.2

Organisatie en personeel

Eindevaluatie van de doorontwikkeling Sinds 2016 loopt bij OZHZ het traject 'de doorontwikkeling'. OZHZ is dit traject gestart om de organisatie voor te bereiden op veranderingen in de samenleving en de wet- en regelgeving. Deze leiden er namelijk toe dat de maatschappij andere eisen gaat stellen aan een moderne overheidsorganisatie. Het meest duidelijke voorbeeld daarvan is de Omgevingswet. In de eerste fase van de doorontwikkeling is een nulmeting uitgevoerd op basis waarvan een aantal verbetermogelijkheden is benoemd. Fasegewijs heeft OZHZ hieraan de afgelopen jaren uitvoering gegeven. Dit heeft geleid tot aanpassingen aan de structuur en sturing binnen de organisatie. Deze zijn randvoorwaardelijk voor het realiseren van een cultuur waarin het geven en nemen van verantwoordelijkheid en vertrouwen en samenwerking centraal staan.

43 Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 ap ril 20 21

In de eerste helft van 2020 is de eindevaluatie van de doorontwikkeling uitgevoerd. OZHZ heeft de rapportage en aanbevelingen in juli voorgelegd aan het AB. Samen met de nieuwe kernwaarden van de organisatie geven deze een impuls aan verdere verbetering: organisatie en medewerkers handelen omgevingssensitief, hebben oog voor samenwerking, denken in mogelijkheden en oplossingen en geven en nemen vertrouwen en verantwoordelijkheid. Op grond van alle gevoerde gesprekken en overige informatie en met het oog op de visie op de organisatie, trekt OZHZ in de eindevaluatie de conclusie dat de dienst op dit moment, veel meer dan enkele jaren terug, een belangrijke gespreks- en ketenpartner is in het omgevingsrechtdomein en bij de uitvoering van de VTH-taken. Zeer belangrijk is dat de eindevaluatie veel input heeft opgeleverd die, samen met de nieuwe kernwaarden en het medewerkers tevredenheidonderzoek, de impulsen geeft voor verdere verbetering van de dienstverlening. De rapportage legt daar grotendeels de nadruk op: "OZHZ blijft daarom kritisch op het eigen presteren en is zich er goed van bewust dat het bereikte resultaat alleen kan worden vastgehouden en verder kan worden verbeterd met (invulling van) de juiste randvoorwaarden voor de organisatie en de medewerkers.

Zoals een goed beheer en een goede ontsluiting van actuele data in de ICT-systemen, het snel kunnen acteren in concrete VTH-processen, het kunnen ontwikkelen van nieuwe producten waaraan behoefte is en een werkomgeving waarin de medewerkers op goede wijze en met ontwikkeling van de gewenste competenties kunnen blijven werken aan de opgaven van de opdrachtgevers. Daarnaast blijft de ambitie staan dat OZHZ meer omgevingstaken gaat uitvoeren voor zijn opdrachtgevers en zal OZHZ de door de bestuurders meegegeven richting aan de strategische koers meenemen in het vervolg op de doorontwikkeling." OZHZ heeft de door het AB genoemde mogelijkheden tot verdere verbetering al grotendeels in uitvoering genomen. De te actualiseren Nota Bedrijfsvoering wordt in juni 2021 aan het DB voorgelegd. Daarin zal het verkleinen van de flexibele schil van OZHZ worden opgenomen. Het is wenselijk te gaan werken met meer eigen mensen met kennis van de lokale situatie, waarbij die kennis vanzelfsprekend ten goede komt aan de opdrachtgevers. Nu al signaleert en agendeert OZHZ vroegtijdig ontwikkelingen die impact hebben op de opdrachtgevers en de taakuitvoering, en daarmee budgettering van OZHZ. Aandachtspunt daarbij is dat dit goed moet aansluiten bij de begrotingscyclus van de opdrachtgevers. Daarnaast gaat OZHZ o.a.

aan de slag met de aanbevelingen om duurzaamheid en energiebesparing nog meer te integreren in de reguliere VTH-taakuitvoering, te adviseren over regionaal afgestemde normstelling in omgevingsplannen in het kader van de Omgevingswet en het versterken van de samenwerking met de gemeenten (bijvoorbeeld over de impact van de Wkb) en met andere omgevingsdiensten. Een voorbeeld van dit laatste is de samenwerkingsovereenkomst met de DCMR. Vanaf 1 oktober 2020 voert OZHZ de zogenoemde BRIKS-taken uit bij provinciale bedrijven in de Rijnmond (m.u.v. het beheersgebied van Rotterdam) en (v.w.b. Brzo-bedrijven) in het beheersgebied van de Omgevingsdienst Haaglanden. Dit betreft, kort gezegd, de niet-milieugerelateerde omgevingstaken bij bedrijven in de genoemde regio. De AB-leden vonden het positief dat OZHZ steeds meer zichtbaar is als partner in netwerken zoals bijvoorbeeld bij de regionale energiestrategieën en de ontwikkeling van waterstoftankstations. Dergelijke trajecten dagen OZHZ en zijn medewerkers uit en dragen zodoende bij aan de kwaliteit van de organisatie en zijn dienstverlening. Het positieve signaal van het bestuur past daarom uitstekend bij de koers die OZHZ heeft ingezet en wil continueren. De koers van OZHZ is ook het centrale thema in de bestuursconferentie die OZHZ in 2021 organiseert.

Medewerkerstevredenheidonderzoek OZHZ onderzocht in de tweede helft van 2020 hoe tevreden de medewerkers zijn. De resultaten waren zonder meer positief. OZHZ scoort hoog op bevlogenheid, betrokkenheid, sociale veiligheid en werkgeverschap. De medewerkers zijn trots op collegialiteit, klantgerichtheid van de organisatie, samenwerking met partners en de ontwikkeling in de organisatie. Ook vergeleken met andere omgevingsdiensten en andere overheidsorganisaties 44 Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 ap ril 20 21

springt OZHZ er in positieve zin uit. Belangrijke aandachtspunten zijn de werkdruk, de onderlinge samenwerking binnen de organisatie en het binnenklimaat van het kantoor Post120. OZHZ gaat deze punten actief oppakken, in samenspraak met de medewerkers. Met de uitkomsten van het onderzoek ontving OZHZ het certificaat "Worldclass Workplace" (voorheen "Beste werkgever"). Audit kwaliteitszorg OZHZ is ISO gecertificeerd. In augustus heeft een externe audit plaatsgevonden. De auditor constateerde geen afwijkingen en oordeelde positief over de gerichtheid op vooruitgang, klantgerichtheid en de betrokkenheid van medewerkers. Daarbij nam hij met interesse kennis van het evaluatieverslag van de doorontwikkeling en de hieruit afgeleide kernwaarden, die volgens de auditor ook goed zichtbaar zijn in het planproces. Aandachtspunten zijn de evaluatie van processen en KPI's op doelgerichtheid, het SMART maken van acties en termijnen. Aanbeveling is verder het meer praktisch inrichten van het kwaliteitssysteem op doelbereiking, risico's en draagvlak en de evaluatie daarvan. OZHZ heeft de aanbevelingen in uitvoering genomen. HR agenda OZHZ heeft een HR agenda opgesteld om voorbereid te zijn op de ontwikkelingen die op ons afkomen. Het "nieuwe werkconcept", waarin een nieuwe (hybride) werkvorm tot stand komt, vormt hierin een belangrijke pijler.

Onze personeelsinstrumenten worden aangepast op basis van dit nieuwe model. Tevens vormt de ontwikkeling van personeel de rode draad in de HR-agenda. We buigen ons over het vraagstuk hoe wij de juiste persoon op de juiste plek realiseren en kunnen behouden. Externe factoren die van invloed zijn op ons HR-beleid zijn ondervangen in de agenda. Denk hierbij aan de Omgevingswet (wat verandert er voor werknemer?) en cao-/regionale afspraken. Tot slot blijft het nog verder terugdringen van ziekteverzuim een belangrijk aandachtspunt. Daarom zetten we in op verzuimpreventie. Ziekteverzuim Het ziekteverzuimpercentage van 2020 is 4,6%. Dat betekent dat het verzuim stabiel is gebleven ten opzichte van 2019 (4,5%). De coronacrisis heeft dus vrijwel geen effect gehad op onze verzuimcijfers. Dat komt onder andere doordat de unitmanagers goed aangehaakt blijven bij verzuimende medewerkers. Er worden regelmatig gesprekken gevoerd waarbij de focus ligt op mogelijkheden in plaats van onmogelijkheden. Er is vanuit het management ook aandacht geweest voor medewerkers die (dreigde) vast te lopen door de crisis. In bilaterale overleggen met medewerkers is het onderwerp een vast item geworden. Ook vanuit directie is er aandacht voor geweest door middel van berichten op SID en persoonlijke boodschappen. Strategische personeelsplanning We hebben een strategische personeelsplanning.

We beogen hiermee een kwalitatief en kwantitatief gezond personeelsbestand voor de toekomst. De SPP bestaat uit 7 speerpunten: - Traineeprogramma - Arbeidsmarktcommunicatieplan - Onboardingsprogramma - Evaluatie gesprekkencyclus - Formatieplan - Ontwikkelingsprogramma - Strategisch opleidingsplan Inmiddels zijn 5 speerpunten uitgewerkt en geïmplementeerd. In 2020 zijn de speerpunten evaluatie gesprekkencyclus en formatieplan afgerond. We hebben o.a. een nieuw jaargespreksformulier geïntroduceerd en er is gesproken over de gewenste formatie. De conclusie was o.a. dat we een wendbare en flexibele 45 Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 ap ril 20 21

houding/inzet van onze medewerkers in stand willen houden. Er is een werkgroep samengesteld die het onderdeel ontwikkelingsprogramma uitwerkt. Dit speerpunt wordt in het eerste kwartaal van 2021 afgerond. Daarna wordt het strategisch opleidingsplan uitgewerkt. In de laatste helft van 2020 heeft een vlootschouw plaatsgevonden. Met alle managers zijn gesprekken geweest over hun kwalitatief oordeel van hun personeelsbestand. Ook heeft de directie het management beschouwd. Op deze manier toetsen we of ons SPP effect heeft (gehad). Daarnaast geeft het een beeld van de verwachtingen op het gebied van in-, door-, en uitstroom van medewerkers. Formatie en capaciteitsbeleid De omzet van OZHZ is per taakveld in verschillende mate variabel. Voor de wettelijke taken geldt dat budgetten binnen zekere marges mogen fluctueren. Voor de adviestaken geldt dat er tot dusver geen sprake is van enige verplichting voor gemeenten en provincie om opdrachten bij OZHZ neer te leggen. Ook subsidieontvangsten hebben een variabel karakter. Tegen deze achtergrond streeft OZHZ flexibilisering na ten aanzien van de eigen interne capaciteit. Daarbij wordt onderscheid gemaakt in de verschillende taakvelden; onderdelen met een meer variabele omzet (bijvoorbeeld bouw en expertise en advies) hebben een hogere flexibele schil, dan de onderdelen die de wettelijke milieutaken uitvoeren.

Onderstaande figuur geeft het capaciteitsbeleid samengevat weer:

3. Flexibele incidentele capaciteit (flexibele schil)

2. Flexibele formatie Benodigde capaciteit (formatie) in begroting.

1. Vaste formatie

Doelstelling is een totale flexibele capaciteit (flexibele formatieve en flexibele incidentele capaciteit) van gemiddeld 15%. Ondanks een succesvolle werving is in 2020 sprake geweest van een onderbezetting vanwege een relatief grote uitstroom. De flexibele capaciteit komt daarmee met 15,3% iets hoger uit dan de norm. De inhuur van extern personeel vindt plaats volgens het principe van een Dynamisch Aankoop Systeem. Dit geldt voor alle vormen van inhuur voor de operationele taken. Daarnaast worden afspraken gemaakt met de andere omgevingsdiensten in Zuid-Holland om over en weer personeel te kunnen detacheren in die gevallen waarin vraag en aanbod op elkaar kunnen worden afgestemd.

46 Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 ap ril 20 21

2.4.3

ICT

Contractrelatie met het Shared Servicecentrum Drechtsteden Het SCD voert voor OZHZ een aantal taken uit, onder andere op het gebied van ICT, personeels- en salarisadministratie, juridische diensten en aanbestedingen. De dienstverleningsovereenkomsten lopen op 1 april 2022 af. OZHZ en SCD zijn met elkaar in gesprek over mogelijke verlenging. Voor de ICT-taken heeft OZHZ een Programma van Eisen opgeleverd, welke wordt meegenomen in de Europese aanbesteding van ICT-diensten door het SCD en op basis waarvan het SCD voor de zomer van 2021 een offerte kan uitbrengen. De offerte voor de ICT-dienstverlening zal mede zijn gebaseerd op het transitietraject 'ICT Verandert'. Mocht de uitgebrachte offerte niet leiden tot een nieuw contract dan zal het SCD de huidige ICT-dienstverlening tot juni 2023 continueren, zonder extra kosten. Dat biedt OZHZ dan de mogelijkheid om alsnog en op zorgvuldige wijze een Europese aanbesteding te doorlopen. Eind 2020 werd bekend dat de dienstverlening van het SCD per 1 januari 2022 overgaat naar de gemeente Dordrecht. Dit als uitvloeisel van de onderzoeken naar optimalisering van de samenwerking in de Drechtsteden. De dienstverlening van het SCD gaat 'as is' over naar Dordrecht, inclusief al het personeel en lopende (contractuele) verplichtingen. Dat betekent dat Dordrecht ook de tussen OZHZ en SCD gemaakte afspraken over de ICT-dienstverlening overneemt.

In 2021 werkt Dordrecht de uitgangspunten van de dienstverlening aan de gemeenten uit. Voor het zomerreces van 2021 legt Dordrecht deze ter besluitvorming voor aan de overige Drechtsteden gemeenten. OZHZ heeft met Dordrecht de afspraak gemaakt dat zij OZHZ goed op de hoogte houdt, gelet op de lopende contractbesprekingen met het SCD. Applicatie voor vergunningverlening, toezicht en handhaving Per datum van inwerkingtreding van de Omgevingswet, thans voorzien op 1 januari 2022, moet OZHZ een goed werkend VTH-systeem hebben OZHZ trekt hierbij samen op met de Drechtsteden om zo de samenwerking verder te versterken en de kosten te reduceren. Aangezien de Drechtsteden in de loop van 2022 gaan aanbesteden volgt OZHZ dit tempo. OZHZ heeft daarom onderzocht of de aanbesteding van het VTH-systeem kon worden uitgesteld, waarbij in de tussenliggende periode een aanvullende opdracht is verstrekt aan de huidige leverancier voor het gebruik van een upgrade van Squit XO naar Squit 20/20. Daartoe is extern advies ingewonnen. Strekking van het externe advies was dat het uitstel mogelijk is op grond van de Aanbestedingswet. OZHZ heeft een en ander gepubliceerd op Tenderned en is onverwijld aan de slag gegaan met de inrichting van Squit 20/20.

Een en ander betekent wel dat OZHZ tweemaal in relatief korte tijd een transitie van de ICT-systemen, processen en producten moet doormaken, inclusief training en opleiding van alle medewerkers die met deze systemen moeten gaan werken. Aanbesteding integraal dataplatform Om haar data-ambitie te verwezenlijken, is OZHZ eind 2020 gestart met een aanbestedingsprocedure voor een integraal dataplatform (IDP). Met een IDP creëert en behoudt OZHZ de flexibiliteit om zowel databronnen als rapportage(tool)s gefaseerd toe te voegen. Op die manier kan OZHZ, in haar eigen tempo, groeien in volwassenheid ten aanzien van data gedreven c.q. informatie gestuurd werken. Naar verwachting wordt nog in februari 2021 de opdracht definitief gegund en in maart met de implementatie gestart. Archieffunctie Het toezicht op de informatiehuishouding van OZHZ is ingevolge de archiefverordening van OZHZ belegd bij de gemeentearchivaris van Dordrecht. Deze heeft eind 2020 verslag uitgebracht aan het DB over de kwaliteit van de archieffunctie. De archivaris concludeert dat het informatie- en archiefbeheer van OZHZ grotendeels goed op orde is. Deze conclusie is onder meer gebaseerd op het feit dat OZHZ in de afgelopen jaren het door de 47 Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 ap ril 20 21

Archiefwet- en regelgeving vereiste kwaliteitssysteem, de ordeningsstructuur en het metadata-schema vastgesteld heeft. Ook beschikt OZHZ over JOIN Zaak & Document voor de duurzame archivering van digitale archiefbescheiden. Verder oordeelt de archivaris dat er een goed calamiteitenplan aanwezig is om de risico's op schade aan de archieven als gevolg van een eventuele calamiteit te kunnen minimaliseren. Tot slot heeft OZHZ in het kader van een pilotproject in 2019, in samenwerking met het Regionaal Archief Dordrecht en het Stadsarchief Rotterdam, meegewerkt aan een proefopname van een archiefbestand van de dienst in het e-depot. De archivaris spreekt wel enige zorg uit over de opgave ten aanzien van de selectie en vernietiging van (papieren) dossiers, waar achterstanden zijn ontstaan. Berekend is dat met de huidige formatie er tenminste vier jaar nodig zou zijn om deze achterstand in te lopen (naast de overige taken en ambities, zoals het inrichten van een nieuw VTH-pakket, de aanbesteding van het zaaksysteem in 2022, de implementatie van de Omgevingswet, etc. Daarom wordt verkend of marktpartijen slimmer en sneller deze achterstand kunnen wegwerken.

2.4.4

Informatiebeveiliging en privacy

Baseline Informatiebeveiliging Overheid Vanaf 1 januari 2020 is de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) van kracht. De BIO vervangt de bestaande baselines informatieveiligheid voor Gemeenten, Rijk, Waterschappen en Provincies. Hiermee ontstaat een gezamenlijk normenkader voor informatiebeveiliging binnen de gehele overheid, gebaseerd op de internationaal erkende en actuele ISO-normatiek. OZHZ speelt een actieve rol in het Drechtstedennetwerk waarbinnen het thema privacy wordt opgepakt, en heeft samen met de andere partners een strategisch informatiebeveiligingsbeleid opgesteld dat past bij de BIO. Met dit beleid zet OZHZ een volgende stap om de beveiliging van persoonsgegevens en andere informatie te continueren en voort te gaan op de stappen die in de voorgaande jaren zijn gezet. Bij de implementatie en uitvoering van het beleid wordt nauw samengewerkt met het Servicecentrum Drechtsteden en de Chief Information Security Officer (CISO) van de GRD. Automatisch anonimiseren Om beter en sneller WOB-verzoeken te kunnen behandelen en te kunnen voldoen aan de toekomstige Wet Open Overheid alsmede privacy te waarborgen conform de AVG, is OZHZ in 2020 een pilot gestart met het automatisch anonimiseren van documenten, in casu bodemrapporten.

Op basis van deze pilot kan een business case worden gemaakt over de voor- en nadelen van het inzetten van een anonimiseertool ten opzichte van handmatig anonimiseren. Naar verwachting worden de resultaten einde Q1 2021 gepresenteerd. Compliance Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) Het DB nam in september kennis van de Jaarrapportage Privacy & Gegevensbescherming OZHZ april 2019 – april 2020 van de Functionaris Gegevensbescherming (FG). De FG heeft deze opgesteld op basis van de door OZHZ aangeleverde beantwoording van de vragenlijst 'privacy audit 2020', aangevuld met eigen constateringen. Dit onderzoek is ook uitgevoerd bij de gemeenten in de Drechtsteden, de GRD en de DGJZHZ. De FG beschrijft per onderdeel welke bevindingen er zijn gedaan en geeft aanbevelingen om gegevensbescherming en privacy naar een hoger niveau te tillen. Daarnaast worden de grootste risico's die voor de hele regio Drechtsteden gelden toegelicht en is een overzicht opgenomen van de datalekken die zich het afgelopen jaar bij OZHZ hebben voorgedaan. De FG concludeert dat OZHZ goede stappen heeft gezet op het gebied van de naleving van de AVG. OZHZ is voor op de meeste onderdelen goed van op de hoogte op het gebied van de gegevensbescherming, en heeft deze informatie ook goed beschikbaar. Er zijn enkele aandachtspunten waarover de FG aanbevelingen heeft gedaan. 48 Jaarstukken 2020.

Vastgesteld DB 14 ap ril 20 21

Deze aanbevelingen betreffen in de eerste plaats het opstellen van werkinstructies voor de rechten van betrokkenen, het afsluiten van een verwerkersovereenkomst met het SCD (waarover in de loop van 2020 in het overleg van de privacycoördinatoren van de Drechtsteden is afgesproken dit on hold te zetten vanwege de recente ontwikkelingen omtrent de overgang van de dienstverlening naar Dordrecht) en het alsnog onderzoeken of er taken zijn waarbij OZHZ zelf als verwerker moet worden aangemerkt en waarvoor dus een verwerkersovereenkomst dient gesloten te worden. Met de FG is besproken dat er nog (Europese) ontwikkelingen lopen inzake de uitleg van het begrip 'verwerker'. Zodra dat duidelijk is kan de aanbeveling verder worden opgepakt en wordt onderzocht of de specifieke dienstverlening van OZHZ, met name de nietmilieugerelateerde taken, aanleiding is om van het advies van Pels Rijcken af te wijken en voor delen van die dienstverlening toch een verwerkersovereenkomst te sluiten. OZHZ heeft dit aangekaart in het AVG-overleg van de omgevingsdiensten in Zuid-Holland. Vooralsnog zijn er geen aanwijzingen dat het advies van Pels Rijcken over dit onderwerp zou zijn verouderd. Bij geen enkele omgevingsdienst in het land zijn verwerkersovereenkomsten gesloten tussen de omgevingsdienst en hun opdrachtgevers. Het advies is destijds opgesteld op verzoek van de VNG en Omgevingsdienst NL.

OZHZ heeft nog geen Data Protection Impact Assessments (DPIA's) uitgevoerd. DPIA's zijn een instrument om (vooraf) de privacy-risico's van een bepaalde gegevensverwerking of van een bepaald proces in beeld te brengen, en daar vervolgens maatregelen op te nemen om de risico's te verkleinen. Overigens kent OZHZ vrijwel geen processen waarin met bijzondere persoonsgegevens wordt gewerkt. Er zijn twee basisrisicoanalyses uitgevoerd op het gebruik van de drones en op de bestuurlijke rapportages die de politie aan OZHZ stuurt ten behoeve van de taakuitvoering op het gebied van APV en bijzondere wetten. Dat heeft niet geleid tot de conclusie dat aanvullend een DPIA nodig is. De al genomen maatregelen op basis van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) zijn afdoende. Regiobreed heeft de FG gekeken naar het Mobile device management (MDM), de positionering van de FG, het Privacybeleid Drechtsteden en autorisaties. Bij het gebruik van mobile devices moeten passende technische en organisatorische maatregelen worden genomen. Ten tijde van de audit had OZHZ 59% van de smartphones en 44% van de tablets ingericht met MDM. De organisatie loopt hierop dus nog een groot risico. OZHZ heeft ervoor gekozen om bij alle nieuwe uit te geven telefoons en tablets MDM te installeren.

Nu deze apparaten een afschrijvingstermijn van maximaal 3 jaar hebben, betekent dit dat over maximaal 3 jaar alle tablets en telefoons zijn ingericht met MDM, en de organisatie alleen maar stappen vooruit hierin zal maken. Het Privacybeleid Drechtsteden is inmiddels geactualiseerd en door het DB vastgesteld. Ook heeft het DB in 2020 het geactualiseerde informatiebeveiligingsbeleid vastgesteld. Tot slot is het de FG opgevallen dat het verschillende keren is voorgekomen dat een medewerker na einde dienstverband nog toegang heeft tot de systemen. Doorgaans is de reden hiervan niet technisch, maar wordt niet tijdig een melding van uitdiensttreding gedaan, waardoor het daarvoor geldende proces niet in werking wordt gezet. In de rapportageperiode hebben zich 7 datalekken voorgedaan. De FG is van oordeel dat dit aantal datalekken voor een organisatie als OZHZ zeker niet als (te) hoog is aan te merken. Binnen OZHZ wordt regelmatig aandacht gevraagd voor het snel melden van datalekken.

49 Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 ap ril 20 21

II. Jaarrekening 2020 De jaarrekening bestaat uit de balans en resultatenrekening en met toelichting. Via de balans en de programmarekening wordt financiële verantwoording afgelegd over het in 2020 gevoerde beleid.

50 Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 ap ril 20 21

1. Balans per 31 december 2020 ACTIVA

2020

2019

VASTE ACTIVA Immateriële vaste activa Kosten verbonden aan het sluiten van geldlening en het saldo van agio en disagio

-

-

-

-

-

-

Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief Bijdragen aan activa in eigendom van derden Materiële vaste activa Investeringen: met een economisch nut met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut In erfpacht gegeven gronden Financiële vaste activa Kapitaalverstrekking aan: deelnemingen gemeenschappelijke regelingen overige verbonden partijen Leningen aan: woningbouwcorporaties deelnemingen overige verbonden partijen openbare lichamen (art. 1a Wet Fido) overige langlopende leningen Uitzettingen: in ’s Rijks schatkist met een looptijd van één jaar of langer in de vorm van Nederlands schuldpapier met een looptijd van één jaar of langer overige met een looptijd van één jaar of langer

925.201 925.201

1.040.295 1.040.295

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

925.201

TOTAAL VASTE ACTIVA

1.040.295

VLOTTENDE ACTIVA Voorraden Grond- en hulpstoffen Onderhanden werk, inclusief bouwgronden in exploitatie Gereed product en handelsgoederen Vooruitbetalingen Uitzettingen Deze hebben een rentetypische looptijd korter dan één jaar Vorderingen op openbare lichamen Verstrekte kasgeldleningen aan openbare lichamen (art. 1a Wet Fido) Overige verstrekte kasgeldleningen Rekening courant verhouding met het Rijk Rekening courant verhouding met overige niet-financiële instellingen Overige vorderingen Uitzettingen in ’s Rijks schatkist met een looptijd korter dan één 1 jaar Uitzettingen in de vorm van Nederlands schuldpapier met een looptijd korter dan één 1 jaar Overige uitzettingen met een looptijd korter dan één 1 jaar

355.881 355.881 13.649.822

Bank, inclusief kruisposten Overlopende activa Nog te ontvangen voorschotbedragen die ontstaan door voorfinanciering op uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel van: Europese overheidslichamen het Rijk overige Nederlandse overheidslichamen Overige nog te ontvangen c.q. vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen

2.831.282

9.012.218

827.592

4.631.521

1.984.700

6.083

18.990

-

-

-

204.605

Liquide middelen Kas

640.308 640.308 -

262

99.060 479

204.343

98.581 736.967

452.766

1.028.230

742.763

284.201

285.467

TOTAAL VLOTTENDE ACTIVA

14.947.275

4.598.880

TOTAAL ACTIVA

15.872.476

5.639.175

51 Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 ap ril 20 21

PASSIVA

2020

2019

VASTE PASSIVA 3.509.357

Eigen vermogen Algemene reserve Bestemmingsreserves

915.844 1.975.138

Saldo van de rekening

618.375

Vaste schulden Deze hebben een rentetypische looptijd van één jaar of langer Obligatieleningen Onderhandse leningen van: binnenlandse pensioenfondsen en verzekeraars binnenlandse banken en overige financiële instellingen binnenlandse bedrijven openbare lichamen (art. 1a Wet Fido) overige binnenlandse sectoren buitenlandse instellingen Door derden belegde gelden Waarborgsommen Overige leningen en vooruitontvangen bedragen

252.571 -

Voorzieningen Voorzieningen

3.485.445 712.152 2.520.722

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

TOTAAL VASTE PASSIVA

3.509.357

3.485.445

4.301.851

516.110

VLOTTENDE PASSIVA Vlottende schulden Deze hebben een rentetypische looptijd korter dan één jaar Kasgeldleningen aangegaan bij: openbare lichamen (art. 1a Wet Fido) overige partijen Banksaldi Overig Overlopende passiva Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen, met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume Ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren van: Europese overheidslichamen het Rijk overige Nederlandse overheidslichamen Overige vooruit ontvangen bedragen die ten bate van volgende begrotingsjaren komen

4.301.851

516.110 8.061.268

1.637.620

1.444.856

860.105

6.616.412

777.515

-

-

TOTAAL VLOTTENDE PASSIVA

12.363.119

2.153.730

TOTAAL PASSIVA

15.872.476

5.639.175

Bedragen in €

52 Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 ap ril 20 21

1.1

Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling

Algemeen De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) daarvoor aan provincies en gemeenten geeft en de financiële verordening van OZHZ. De waardering van activa en passiva en de resultaatbepaling zijn gebaseerd op historische kosten. Tenzij anders is vermeld worden de activa gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. De baten en lasten zijn toegerekend aan de periode waarop deze betrekking hebben. Activa Vaste activa De materiële vaste activa worden gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs, verminderd met de van derden ontvangen investeringsbijdragen en afschrijvingen. De verkrijgingsprijs bestaat uit de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van het product of dienst en de overige kosten die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegekend. Afschrijving vindt lineair plaats op basis van de geschatte economische levensduur. Specifieke investeringsbijdragen van derden worden op de desbetreffende investering in mindering gebracht. De gehanteerde afschrijvingstermijnen zijn bepaald op basis van artikel 10, zesde lid, van de Financiële verordening en bedragen: •

20 jaar voor motorvaartuigen;

•

15 jaar voor technische installaties in bedrijfsgebouwen;

•

10 jaar voor kantoorinstallaties en kantoormeubilair;

•

5 jaar voor informatieregister en digitaal archief;

•

5 jaar voor transportmiddelen en aanhangwagens;

•

3 jaar voor automatiserings- en onderzoeksapparatuur;

•

3 jaar voor software 3;

•

5 jaar voor overige materiële vaste activa 4.

OZHZ beschikt niet over gronden en terreinen In overeenstemming met artikel 6 " Waardering en afschrijving van vaste activa" van de Financiële verordening worden activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 450 niet geactiveerd. Voorraden De als “onderhanden werken” opgenomen producten zijn gewaardeerd tegen de vervaardigingsprijs, dan wel de lagere marktwaarde. De vervaardigingsprijs omvat de kosten die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend (zoals het aantal bestede uren tegen integrale kostprijs). Uitzettingen korter dan één jaar De vorderingen zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Voor verwachte oninbaarheid is een voorziening in mindering gebracht. De voorziening wordt statisch bepaald op basis van de geschatte kansen op inning. Overlopende activa en liquide middelen De overlopende activa en de liquide middelen zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde.

Software is niet opgenomen als categorie in de financiële verordening. Dit wordt opgenomen bij de eerstvolgende aanpassing. De overige materiële vaste activa is niet opgenomen als categorie in de financiële verordening. Dit wordt opgenomen bij de eerstvolgende aanpassing.

3 4

53 Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 ap ril 20 21

Passiva Passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Eigen vermogen Het totaal eigen vermogen is gelijk aan het eigen vermogen van voorgaand jaar, vermeerderd of verminderd met het resultaat voor bestemming. Voor zover het algemeen bestuur gedurende het jaar besluiten over bestemmingsreserves heeft genomen, zijn de effecten van deze besluiten in de stand van de reserves per jaareinde verwerkt. Uit het resultaat voor bestemming en de effecten van de besluiten van het algemeen bestuur volgt een resultaat na bestemming. Dit wordt als een separate post van het eigen vermogen gepresenteerd. De reserves van het eigen vermogen worden onderscheiden in een algemene reserve en overige bestemmingsreserves. De bestemmingsreserves zijn door het algemeen bestuur ingesteld voor specifieke doeleinden, zoals de financiering van activa, verwachte bijdrage in projecten of relevante risico’s. Voorzieningen Voorzieningen worden gevormd voor verplichtingen en verliezen die niet exact bekend zijn, maar redelijkerwijs geschat kunnen worden en worden gevormd voor risico’s die hierop van toepassing zijn. Daarnaast kunnen voorzieningen worden gevormd ter egalisatie van lasten. Vaste schulden De vaste schulden hebben een rente typische looptijd van één jaar of langer. De vaste schulden worden gewaardeerd tegen nominale waarde, verminderd met de gedane aflossingen.

Vlottende passiva De posten opgenomen onder de vlottende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Borg- en garantstellingen Voor zover OZHZ borg- en garantiestellingen is aangegaan, worden deze buiten de telling van de balans opgenomen. In de toelichting op de balans is dan nadere informatie opgenomen. Grondslagen voor de resultaatbepaling Baten en lasten De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden genomen voor zover zij op de balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar worden verwerkt indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn. Personeelslasten Personeelslasten worden toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Een uitzondering vormen overlopende posten uit hoofde van jaarlijkse arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume. Deze worden toegerekend aan de periode waarin uitbetaling plaatsvindt. De financiële verordening OZHZ bepaalt dat de rapportages aan het bestuur afwijkingen behandelen, groter dan 10%, of groter dan € 50.000, ten opzichte van de begroting. 5

5

Financiële verordening OZHZ, 30 november 2016 54

Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 ap ril 20 21

1.2

Toelichting op de balans per 31 december 2020

ACTIVA 1.

Vaste activa

1.1

Immateriële vaste activa

OZHZ bezit geen immateriële vaste activa.

1.2.1

Materiële vaste activa met economisch nut

De materiële vaste activa betreffen activa met een economisch nut. Paragraaf 2.3 ‘Onderhoud kapitaalgoederen’ beschrijft de beleidsuitgangspunten en de systematiek van het onderhoud van deze kapitaalgoederen. De materiële vaste activa bestaan uit de volgende onderdelen: Materiële vaste activa a b c d e

Aanschafwaarde 31-12-2019

Afschrijvingen 2019

Aanschafwaarde 31-12-2020

Afschrijvingen 2020

889.422 472.319 420.026 92.765 42.197

337.441 349.302 166.614 13.393 9.684

891.462 518.592 439.283 162.016 43.585

89.290 66.372 46.119 44.487 7.035

1.916.729

876.434

2.054.938

253.303

Huisvesting ICT en audiovisuele investeringen Meubilair Software Bedrijfsmiddelen Totaal

Bedragen x €

De afschrijvingen zijn gerealiseerd conform de grondslagen voor waardering en resultaatbepaling. De investeringen zijn gepleegd op basis van bestuurlijke goedkeuring bij eerdere begrotingswijzigingen. De investeringen zijn hieronder weergegeven. Verloop Boekwaarde Investeringen materiële vaste 2019 2020 activa a b c d e

Huisvesting ICT en audiovis. Meubilair Software Bedrijfsmiddelen Totaal

Overige mutaties 2020

Aanschafwaarde 31-12-2020

Afschrijvingen 2020

Boekwaarde 2020

551.981 123.017 253.412 79.372 32.513

2.040 44.011 11.522 74.751 11.385

2.262 7.736 -5.500 -9.997

891.462 518.592 439.283 162.016 43.585

89.290 66.372 46.119 44.487 7.035

464.732 102.917 226.550 104.136 26.866

1.040.295

143.709

-5.500

2.054.938

253.303

925.201

Bedragen x €

a. Huisvesting

In 2020 heeft een investering plaatsgevonden ter gedeeltelijke aanpassing van de vloer in het kantoorpand. Geplande investeringen omwille van het nieuwe werkconcept kunnen aanvangen binnen het resterende krediet.

55 Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 ap ril 20 21

b. ICT en audiovisuele investeringen Post 120 Op deze post zijn investeringen verantwoord die de afgelopen jaren zijn gedaan op omtrent de huisvesting zoals bekabeling en audiovisuele middelen. Ook investeringen in verband met de aanschaf van mobiele apparatuur en digitalisering vanuit de bestemmingsreserve "Digitalisering in relatie tot doorontwikkeling" worden op deze post verantwoord. Het krediet is in 2020 verruimd met € 53.000. In 2020 zijn er investeringen gedaan ten aanzien van video-vergaderapparatuur in de vergaderruimten, aanschaffen in relatie met vervanging en uitrol van nieuwe mobiele telefoons, laptops en diverse randapparatuur. De overschrijding van het krediet past binnen het door het AB vastgestelde investeringskader. c. Meubilair Post 120 Het investeringskrediet betreft de gebruikersinvesteringen in het pand, zoals de douche- en kleedfaciliteiten, de binnentrap, archiefruimte, dakterras, etc. De gedane investeringen hebben betrekking op het werkplekvoorzieningen zoals bureaus, bureaustoelen en meubilair voor de gemeenschappelijke ruimtes. In 2020 is een krediet gevoteerd van € 17.000 voor reguliere vervangingsinvesteringen. In 2020 zijn verdere investeringen gedaan ten aanzien van (zit/sta) werkplekken. d. Software In 2019 is de nieuwe website van OZHZ gelanceerd. De website bevat geïntegreerde nieuwe functionaliteiten, zoals de omgevingskaart (GEO-data).

Tevens is OZHZ eind 2019 gestart met de implementatie van een GEOvoorziening. Verdere implementatie en ingebruikname van de voorziening heeft in 2020 plaatsgevonden. Tevens heeft dashboard-ontwikkeling plaatsgevonden. In 2020 is een bedrag gevoteerd van € 81.000. e. Bedrijfsmiddelen Het krediet betreft de aanschaf van bedrijfsmiddelen, zoals geluidsapparatuur en vervanging van de kapitaalgoederen die bij de start van OZHZ om niet zijn verkregen van PZH. In 2020 is een nieuw krediet gevoteerd van € 3.000. In 2020 hebben investeringen plaatsgevonden in een drone, trillingsmeters en communicatiemiddelen Het restant wordt aangewend voor de reguliere vervanging.

1.3

Financiële vaste activa

OZHZ beschikt niet over financiële vaste activa.

56 Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 ap ril 20 21

2. Vlottende activa 2.1

Voorraden

De in de balans opgenomen voorraden is uitgesplitst naar de volgende categorie: Voorraden a

31-12-2020

31-12-2019

Onderhanden Werk

355.881

640.308

Totaal

355.881

640.308

Bedragen x €

Het onderhanden werk betreft projecten/opdrachten ten behoeve van gemeenten op het gebied van milieuonderzoek. De voorraad bestaat uit nog te factureren uitgevoerde werkzaamheden tegenover ontvangen bijdragen waarvoor nog activiteiten moeten worden verricht.

2.2

Uitzettingen korter dan één jaar

De in de balans opgenomen uitzettingen met een looptijd korter dan één jaar worden als volgt gespecificeerd: Uitzettingen rente typische looptijd korter dan een jaar

31-12-2020

31-12-2019

A B C D E F G H I

Vorderingen op openbare lichamen Verstrekte kasgeldleningen aan openbare lichamen Overige verstrekte kasleningen Rekening-courantverhoudingen met het Rijk Rekening-courantverhoudingen met overige financiële instellingen Overige vorderingen Uitzettingen in 's Rijks schatkist met looptijd < 1 jaar Uitzettingen in de vorm van Nederlands schuldpapier Overige uitzettingen

9.012.218 0 0 0 4.631.521 6.083 0 0 0

827.592 0 0 0 1.984.700 18.990 0 0 0

Totaal

13.649.822

2.831.282

Bedragen x €

De vordering op openbare lichamen betreft voornamelijk de voorschotfacturen aan gemeenten en provincie inzake uitvoering van de wettelijke taken en programma’s en de inwonerbijdrage. Het saldo is fors gestegen omdat de voorschotfacturen van het eerste kwartaal 2021 eind december 2020 zijn verzonden. OZHZ verwacht de gelden begin 2021 te ontvangen.

57 Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 ap ril 20 21

2.3

Liquide middelen

Het saldo van de liquide middelen bestaat uit de volgende componenten: 31-12-2020

31-12-2019

Kas Bank inclusief kruisposten

262 204.343

479 98.581

Totaal

204.605

99.060

Liquide middelen

Bedragen x €

Het banksaldo betreft de ontvangen voorschot- en subsidiebedragen en het nog openstaande crediteurensaldo. Vanwege het schatkistbankieren (zie paragraaf 2.3 financiering) is eveneens sprake van uitzettingen in de Rijksschatkist. Daardoor is het saldo liquide middelen begrenst op € 200.000. In de Financieringsparagraaf (Deel I, hoofdstuk 2, paragraaf 4) worden de beleidsuitgangspunten ten aanzien van het treasurybeleid weergegeven.

2.4

Overlopende activa

De overlopende activa zijn als volgt onderverdeeld: Overlopende Activa

31-12-2020

31-12-2019

0 0 452.766 261.319 22.882

0 0 742.763 285.466 1

736.967

1.028.230

Nog te ontvangen voorschotbedragen die ontstaan door voorfinanciering met een specifiek bestedingsdoel: Europese overheidslichamen Het Rijk Overige Nederlandse overheidslichamen Vooruitbetaalde kosten Nog te ontvangen bedrag Totaal Bedragen x €

Vooruitbetaalde kosten Dit zijn kosten die voor 31 december 2020 betaalbaar zijn gesteld, maar waarvan de lasten betrekking hebben op het dienstjaar 2021. Veelal gaat het om verzekeringspremies, huur kantoorpand, licenties en contributies. Nog te ontvangen bedragen Dit zijn bedragen die ten gunste van het boekjaar 2020 komen, maar waarvan de bedragen in de loop van 2021 worden ontvangen.

58 Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 ap ril 20 21

De nog te ontvangen bedragen bestaan voornamelijk uit vorderingen op overheidslichamen die nog niet zijn gefactureerd. De onderbouwing is als volgt: Nog te ontvangen voorschotbedragen die ontstaan door voorfinanciering met een specifiek bestedingsdoel:

Begin saldo 2020

Gemeente Alblasserdam Gemeente Dordrecht Gemeente Gorinchem Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht Gemeente Hoeksche Waard Gemeente Molenlanden Gemeente Papendrecht Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Sliedrecht Gemeente Zwijndrecht Totaal

Toevoegingen

Ontvangsten

41.451 530.474

360.292

-41.451 -530.474

24.164

18.748

-24.164

52.385 23.534 70.754

17.280 19.094

-52.385 -23.534 -70.754

742.763

452.766

6.224 31.126

-742.763

Eind saldo 2020 360.292 18.748 17.280 19.094 6.224 31.126 452.766

Bedragen x €

59 Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 ap ril 20 21

PASSIVA 1. Vaste financieringsmiddelen 1.1

Eigen vermogen

Het eigen vermogen bestaat uit de Algemene reserve, de bestemmingsreserves en het saldo van de rekening. Conform artikel 54, tweede lid, van het BBV is per reserve het verloop gedurende het boekjaar weergegeven. Er is geen sprake van specifieke bestemmingsreserves die zijn gevormd voor de afschrijving op activa. Eigen vermogen

31-12-2020

Algemene reserve

31-12-2019

915.844

712.152

Bestemmingsreserves

1.975.138

2.520.722

Onverdeeld resultaat

618.375

252.571

3.509.357

3.485.445

Totaal Bedragen x €

In het onderstaand overzicht is het verloop van de reserves in 2020 weergegeven. Omschrijving

31-122019

Bestemming Balans Toevoeging Onttrekking rek 2020 mutaties 2020 2020

31-122020

Algemene reserve Programmabijdrage PZH Materieel budget PZH Doorontwikkeling Digitalisering Verlofstuwmeer Controle energiemaatregelen Frictiekosten ontvlechting Regieplan Informatiegestuurd werken