OZHZ - aanbiedingsbrief .pdf

Aan: - Provinciale Staten van Zuid-Holland - de raden van de gemeenten in Zuid-Holland Zuid

Uw brief van

Verzenddatum

Uw kenmerk

Dossier Zaaknummer

Z-21-385366

Ontwerpbegroting 2022 en voorlopige

Ons kenmerk

D-21-2135081

jaarrekening 2020 Omgevingsdienst

Behandeld door

Reactie op Onderwerp

14 april 2020

(Gelieve bij correspondentie dit nummer te vermelden)

E. Numan

Zuid-Holland Zuid

Geachte heer, mevrouw, Hierbij sturen wij u de voorlopige jaarrekening 2020 en de ontwerpbegroting 2022 van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid (OZHZ). U kunt de informatie uit deze stukken gebruiken voor uw voorjaarsnota. Beide documenten zijn op 14 april 2021 vastgesteld door het dagelijks bestuur (DB). Procedure Graag ontvangen wij - overeenkomstig de artikelen 25 en 26 van de gemeenschappelijke regeling en de artikelen 58b en 59 van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) - voor 10 juni 2021 uw zienswijze op de ontwerpbegroting 2022. Het algemeen bestuur (AB) zal deze betrekken bij de definitieve begroting 2022. Het AB zal op 8 juli 2021 bij de definitieve vaststelling van de jaarstukken 2020 tevens een besluit nemen over de bestemming van het rekeningresultaat 2020, bezien in samenhang met het meerjarige begrotingsbeeld. In de gemeenschappelijke regeling van OZHZ is de afspraak opgenomen dat u ook in de gelegenheid wordt gesteld een reactie te geven op het voorstel tot bestemming van het rekeningresultaat, en deze te betrekken bij uw zienswijze op de ontwerpbegroting 2022. Uw zienswijze en reactie zien wij met belangstelling tegemoet. Na het AB van 8 juli 2021 stuurt OZHZ de stukken aan de Minister van BZK.

Wij zullen u op dat moment berichten over de besluitvorming inzake de ingekomen zienswijzen (begroting 2022) en reacties (bestemming van het rekeningresultaat 2020). De voorlopige jaarrekening 2020 In de jaarstukken 2020, die bestaan uit het jaarverslag (deel I) en de jaarrekening (deel II), doet OZHZ verslag over de uitvoering van de begroting 2020 en de daarin opgenomen speerpunten en

prestatie-indicatoren. Het jaarverslag is de verantwoording over de behaalde resultaten, zowel beheersmatig als financieel. Inhoudelijk heeft OZHZ al eerder dit jaar verslag gedaan aan alle colleges over de uitvoering van de jaarprogramma’s 2020. De jaarrekening bevat de balans, programmarekening en specifieke verantwoordingen. 2020 stond grotendeels in het teken van COVID-19. Dit heeft veel flexibiliteit en aanpassingsvermogen gevergd van alle medewerkers. Het werk kon daarom goed door blijven gaan. OZHZ heeft op tal van terreinen gewerkt aan een veilige, gezonde en duurzame leefomgeving. Daarbij is extra werk verzet omwille van COVID-19: inspecteurs hielden op verzoek van de gemeenten toezicht op de regionale noodverordening en ondersteunden de veiligheidsregio bij de coördinatie van het toezicht in de regio en de communicatie. OZHZ heeft continu gestuurd op een effectieve en efficiënte inzet van de medewerkers. Bijvoorbeeld door begin 2020 toezichtbezoeken te verschuiven naar een later moment in het jaar. Positief waren ook de resultaten van het medewerkerstevredenheidonderzoek. OZHZ ontving hiervoor het certificaat 'Worldclass Workplace' (voorheen: Beste Werkgever). Er komen ook weer nieuwe vraagstukken op OZHZ af.

De pandemie loopt door in 2021, de Omgevingswet treedt naar verwachting per 1 januari 2022 in werking, de landelijke Commissie Van Aartsen en de provincie Zuid-Holland hebben aanbevelingen gedaan voor de doorontwikkeling van de omgevingsdiensten binnen het VTH-stelsel en gemeenten en provincie schakelen OZHZ in bij het helpen realiseren van hun ambities en maatschappelijke opgaven. OZHZ blijft zich met passie, kennis en kunde inzetten om hieraan een bedrage te kunnen leveren. Het vele extra werk heeft zich vertaald in een hogere omzet. De kosten zijn in mindere mate meegestegen. OZHZ sluit 2020 daarom af met een positief bedrijfsresultaat van € 618.000. Het voorstel tot bestemming van het resultaat staat verderop in deze brief. De accountant is voornemens een goedkeurende verklaring te verstrekken. OZHZ zal u de controleverklaring nog nazenden. Ontwerpbegroting 2022 De gemeenten en gemeenschappelijke regelingen in Zuid-Holland Zuid werken met eenduidige kaders voor de begroting, de jaarlijkse kaderbrief. Daarnaast bepaalt de provincie Zuid-Holland elk jaar de provinciale (financiële) uitgangspunten voor de meerjarenbegroting van OZHZ. Op grond van de regionale en provinciale kaders stelt het AB de begrotingsrichtlijnen vast. De ontwerpbegroting 2022 is gebaseerd op de begrotingsrichtlijnen die het AB op 26 november 2020 vaststelde.

De in de Wgr voorgeschreven algemene financiële en beleidsmatige kaders zijn opgenomen in deel I van de ontwerpbegroting. De begroting is meerjarig in evenwicht. Inhoudelijk kijkt OZHZ in de begroting vooruit op een aantal actuele ontwikkelingen: •

De Omgevingswet.

•

De Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (WKB).

•

De overgang van bodemtaken van provincie naar gemeenten.

•

Uitvoering van de Wet basisregistratie ondergrond.

•

De energieagenda. 2

•

Het vervolg op de onderzoeken naar het VTH-systeem (Commissie Van Aartsen en Twynstra Gudde in opdracht van de provincie Zuid-Holland).

OZHZ zal daarnaast op een passend moment ook de wijziging van de Wgr inzake het versterken van de democratische legitimatie van gemeenschappelijke regelingen agenderen, in afstemming met de andere gemeenschappelijke regelingen in Zuid-Holland Zuid. In de begroting valt de hoge incidentele omzet in 2021 op ten opzichte van het meerjarige beeld. Voor de offerte- en subsidietaken geldt dat het bodemsaneringsprogramma Spoed en Nazorg in 2020 en 2021 een piek heeft. Daarbij gaat het vooral om uitvoerende werkzaamheden die OZHZ uitbesteedt aan externe partijen. Opmerkelijk is ook de hoge incidentele component van de jaarprogramma's. Deels heeft dit te maken met de economische conjunctuur, zoals het aantal vergunningaanvragen bouw. Deels is er echter ook sprake van structurele taken die worden gedekt door incidentele financiering. Ook zijn de kentallen voor de afhandeling van bouwvergunningen toe aan herijking vanwege een toegenomen complexiteit. Tot slot zijn ook de extra taken in het kader van de regionale energiestrategieën veelal incidenteel gedekt. OZHZ gaat voor de zomer 2021 in gesprek met de desbetreffende opdrachtgevers om afspraken te maken over een meer gezonde verhouding tussen het structurele en incidentele budget, op grond van het werkaanbod. Dat brengt OZHZ ook beter in staat om een robuuste organisatie op te bouwen rondom de kerntaken.

Voorstel tot bestemming van het rekeningresultaat 2020 De programmarekening 2020 sluit met een positief saldo van € 618.000. Hieronder staat het voorstel tot bestemming van het rekeningresultaat. Ook de eigen vermogenspositie is meegenomen, met name ten aanzien van het weerstandsvermogen en de bestemmingsreserve frictiekosten ontvlechting. Op peil brengen weerstandsvermogen (€ 65.000) Uit de paragraaf weerstandsvermogen blijkt dat het weerstandsvermogen niet van voldoende omvang is om de risico's op te vangen. Een additioneel bedrag van € 65.000 is nodig. Conform de regionale afspraken wordt het bedrag vrijgemaakt uit de bestemming van het rekeningresultaat. Opschonen archief in het kader van de Archiefwet (€ 300.000) Reeds enige jaren maakt de Regionaal Archivaris kritische opmerkingen over de achterstanden die zijn ontstaan in selectie en vernietiging van dossiers. Het betreft in totaal 538 meter archief over de periode 1995-2016. Het is duidelijk dat deze inhaalslag niet zonder meer gemaakt kan worden zonder dat de reguliere archiefwerkzaamheden in het gedrang komen. Door het opschonen uit te besteden kan binnen 2 jaar de achterstand worden weggewerkt. OZHZ beschikt over een kostenopgave in de vorm van een archiefbeheerplan.

Invoering van het nieuwe werkconcept (€ 200.000) De COVID-crisis heeft het inzicht gebracht dat een gezonde verhouding tussen thuis- en op kantoor werken tot voordelen leidt voor organisatie en medewerkers. Ten eerste kunnen werk en privé gemakkelijker worden gecombineerd. Ten tweede kan het kantoorpand effectiever worden 3

benut. Dat maakt dat OZHZ is begonnen met de doorontwikkeling van het werkconcept. Daarbij is sprake van een integrale benadering met aandacht voor huisvesting, ICT, personeelsbeleid en communicatie. Voor het project is een globale raming opgesteld, in de loop van 2021 worden de scenario's verder uitgewerkt. OZHZ heeft incidentele middelen nodig om hybride werken mogelijk te maken. Incidenteel zijn extra middelen nodig voor de projectorganisatie en investeringen in hardware, meubilair, aanpassing van de kantoorinrichting en daarbij behorende ontwerpkosten. Deze worden deels gedekt uit de reguliere begroting en deels vanuit de te vormen reserve. De structurele kosten worden opgevangen binnen de meerjarenbegroting. OZHZ bekijkt daarnaast welke besparingen verder mogelijk zijn. Vanaf 2025 valt ruimte vrij, omdat dan het huidige inbouwpakket in Post120 is afgeschreven en het huurcontract afloopt. Retourneren eigenaren (€ 53.000) Conform regionale afspraken wordt het restant van het onverdeelde resultaat geretourneerd aan de eigenaren. De resultaatuitkering over het boekjaar 2020 bedraagt € 53.000. Daarnaast zal in 2021 een uitkering worden gedaan aan de deelnemers vanwege vrijval van de bestemmingsreserve frictiekosten. De reserve frictiekosten is gevormd bij de uittreding van de gemeenten Leerdam en Zederik en de beëindiging van de bouwtaken door de gemeente Molenlanden.

De reserve is bedoeld voor improductiviteit ten gevolge van het inwerken van nieuwe medewerkers en het bevorderen van uitstroom of doorstroom naar andere functies. In 2021 is nog sprake van frictiekosten vanwege de grote instroom van nieuwe medewerkers. Daarna kan eventuele frictie worden opgevangen in de meerjarenbegroting. Volgens huidige inzichten kan in 2021 een bedrag van € 600.000 vrijvallen. Dit bedrag zal in 2021 worden uitgekeerd aan de eigenaren. Technische verwerking vindt plaats bij de eerste bestuursrapportage 2021, parallel aan het voorstel tot bestemming van het rekeningresultaat 2020. Nadere informatie OZHZ organiseert samen met de Dienst Gezondheid en Jeugd en de Veiligheidsregio een digitale bijeenkomst om de jaarstukken en begroting toe te lichten. Deze vindt plaats op woensdagavond 19 mei 2021. Nadere informatie hierover is al aan uw griffie toegezonden. Als u vragen heeft of een nadere toelichting wenst op de stukken dan kunt u contact opnemen met onze controller Jeroen den Uijl via telefoonnummer 078 770 3094. Hoogachtend, Het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid, Namens dezen, Mr. R. Visser Secretaris Deze brief is digitaal vastgesteld, hierdoor staat er geen fysieke handtekening in de brief. 4

Bijlagen: -

Ontwerpbegroting 2022 Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid

-

Voorlopige jaarrekening 2020

-

Controleverklaring accountant bij de voorlopige jaarrekening 2020 (wordt nagezonden)

5