OVL - accountantsverklaring 2021.pdf

Accountantsverslag 2021

Aan de directie en het bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Bureau Openbare Verlichting T.a.v. de heer M.D. Bal Ambachtsstraat 1e 3371 XA HARDINXVELD-GIESSENDAM

Dordrecht, 17 mei 2022 Ref.: 1080/JSC/AH

Geachte leden van het bestuur en directie,

Overeenkomstig uw opdracht, hebben wij de jaarrekening 2021 van Gemeenschappelijke Regeling Bureau Openbare Verlichting (hierna Bureau Openbare Verlichting) gecontroleerd. Het is de verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur de jaarrekening op te maken in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Het is onze verantwoordelijkheid een controleverklaring bij de jaarrekening te verstrekken. In overeenstemming met artikel 393 lid 4 Burgerlijk Wetboek Boek 2 en Controlestandaard 260 Communicatie met de met governance belaste personen, brengen wij verslag aan u uit over onze bevindingen. Wij hebben een goedkeurende controleverklaring voor getrouwheid en een afkeuring voor rechtmatigheid afgegeven bij de jaarrekening 2021. De onderbouwing voor ons afkeurend oordeel is in de controleverklaring uiteengezet en zullen wij in dit rapport nader toelichten. Onze controle is uitgevoerd in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en de Regeling Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) 2021. Bij de uitvoering van onze controlewerkzaamheden hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel vastgesteld op € 15.150 voor fouten en voor onzekerheden op € 45.450.

Afwijkingen als gevolg van fraude of fouten zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve redenen materieel zijn. De door ons gecontroleerde jaarrekening geeft een eigen vermogen aan per 31 december 2021 van € 139.575 en een gerealiseerd resultaat over 2021 van € 125.159 positief.

Wij benadrukken dat dit accountantsverslag uitsluitend bedoeld is om u te informeren over onze controlebevindingen en aanbevelingen. Externe toezichthoudende instanties en andere belanghebbenden kunnen u vragen om een afschrift voor hun beoordeling van de financiële stand van zaken van Bureau Openbare Verlichting en van de risico’s in de bedrijfsvoering. Wij benadrukken dat wij niet aansprakelijk zijn voor eventuele gevolgen van externe verspreiding. Wij vertrouwen erop u met dit verslag voldoende te hebben geïnformeerd en zijn graag bereid om het nader toe te lichten.

Hoogachtend,

drs. J. Schot RA

Accountantsverslag 2021

GR Bureau Openbare Verlichting

Pagina 3

INHOUDSOPGAVE 1.

Inleiding ..................................................................................................................................... 5

2.

Rechtmatigheidsverantwoording 2022 ........................................................................................ 5

3.

Controlebevindingen jaarverslaggeving....................................................................................... 7 3.1.

Controlebevindingen..................................................................................................................... 7

3.2.

Gecorrigeerde fouten.................................................................................................................... 8

4.

Bevindingen interne beheersing ................................................................................................. 9

5.

Overige onderwerpen............................................................................................................... 10 5.1.

Naleving wet- en regelgeving ...................................................................................................... 10

5.2.

Automatisering............................................................................................................................ 10

5.3.

Frauderisicobeheersing ............................................................................................................... 10

6.

Onafhankelijkheid .................................................................................................................... 11

7.

Slot .......................................................................................................................................... 11

Accountantsverslag 2021

GR Bureau Openbare Verlichting

Pagina 4

1. Inleiding De jaarrekening 2021 sluit met een positief resultaat van € 125.000. Hiervan heeft € 23.000 betrekking op 2021 en € 102.000 betreft dekking door de deelnemende gemeenten van het tekort 2020. Per saldo is het resultaat toerekenbaar aan 2021 daarmee € 21.000 positiever dan begroot. 2021 was intern een turbulent jaar voor Bureau Openbare Verlichting. Na 7 jaar is afscheid genomen van de algemeen manager en is het management ingevuld door twee interimmanagers.

2. Rechtmatigheidsverantwoording 2022 Boekjaar 2021 is het laatste jaar waarover gemeenten en gemeenschappelijke regelingen van de accountant een controleverklaring bij de jaarrekening ontvangen met zowel een getrouwheidsoordeel als een rechtmatigheidsoordeel. Door een wetswijziging wordt vanaf 2022 het college van B&W (en het bestuur bij gemeenschappelijke regelingen) zelf verantwoordelijk voor het in de jaarrekening afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid. Het betreft de rechtmatigheid van het gevoerde bestuur en de rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Dit betekent dat ook Bureau Openbare Verlichting met ingang van de jaarrekening 2022 alleen nog een controleverklaring bij de jaarrekening ontvangt met een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening. Wel wordt vanaf 2022 de rechtmatigheidsverantwoording van het bestuur onderdeel van de getrouwheidstoetsing door de accountant. De rechtmatigheidsverantwoording van het bestuur maakt dan immers onderdeel uit van de jaarrekening. De daadwerkelijke invoeringsdatum is overigens nog wel onder voorbehoud van parlementaire goedkeuring. De wetswijziging onderstreept de politieke aanspreekbaarheid van het bestuur op rechtmatigheid. Daarnaast wil de overheid het gesprek over de rechtmatigheid verplaatsen richting het management en het bestuur.

Op die manier kan het bestuur haar controlerende rol beter invullen is de verwachting en is de accountant (weer) alleen verantwoordelijk voor de getrouwheidstoetsing. Voor een goede voorbereiding op de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording moeten de volgende stappen worden gezet: actualiseren van de controleverordening; actualiseren van het controleprotocol; bepalen van de verantwoordingsgrens en rapportagegrens rechtmatigheid. De verantwoordingsgrens mag maximaal 3% bedragen van de verantwoorde lasten inclusief reservemutaties; actualiseren van het normen- en toetsingskader; opstellen/actualiseren van het intern controleplan.

Accountantsverslag 2021

GR Bureau Openbare Verlichting

Pagina 5

Inmiddels heeft de commissie BBV de kadernota rechtmatigheid 2022 gepubliceerd. In deze kadernota zijn stellige uitspraken (deze moeten gevolgd worden) en aanbevelingen (opvolging is aanbevolen) opgenomen. Een tweetal stellige uitspraken willen wij onder uw aandacht brengen: 1.

Voorwaarden die direct van invloed zijn op de verslaggeving c.q. het getrouwe beeld van de jaarrekening worden niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.

2.

Het bestuur legt in de financiële verordening vast op welke wijze om wordt gegaan met begrotingsonrechtmatigheden. Hieruit moet blijken hoe afwijkingen geïnterpreteerd worden in het kader van het uitoefenen van het budgetrecht door het bestuur.

De eerste stellige uitspraak hierboven heeft als uitwerking dat rechtmatigheidsfouten die impact hebben op het getrouwe beeld van de jaarrekening meegenomen worden in het accountantsoordeel en niet in de rechtmatigheidsverantwoording. Voor deze aspecten blijft dan ook de materialiteit voor getrouwheid (1% van de lasten) van toepassing. Ten aanzien van de tweede stellige uitspraak hierboven is door de commissie BBV toegelicht dat zodra het bestuur de verantwoording en de jaarstukken vaststelt ook wordt ingestemd met alle begrotingsonrechtmatigheden. Voor deze werkwijze kan worden gekozen, waardoor geen aparte begrotingswijzigingen worden voorgelegd aan het bestuur. De algemene lijn is dat ook begrotingsonrechtmatigheden die binnen de beleidskaders van het bestuur passen in de rechtmatigheidsverantwoording moeten worden opgenomen (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar niet worden toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording. Uitgangspunt is en blijft dat begrotingswijzigingen volgens de Gemeentewet tijdens het jaar zelf nog door het bestuur moeten worden vastgesteld. Indien een wijziging niet meer in het jaar zelf is vastgesteld zijn bestedingen afwijkend van het begrotingsbedrag strikt genomen onrechtmatig. Uitgangspunt is dus dat iedere afwijking van de begroting onrechtmatig is.

Het is dus van belang dat met het bestuur goede afspraken worden gemaakt over de begrotingskaders en omgang met begrotingswijzigingen.

Accountantsverslag 2021

GR Bureau Openbare Verlichting

Pagina 6

3. Controlebevindingen jaarverslaggeving 3.1. 3.1.1.

Contr olebevindingen Aanbestedingsrechtmatigheid In onze vorige rapportages merkten wij op dat er in de afgelopen 4 jaar boven de Europese drempelwaarde was ingekocht bij Limass B.V. aan personele ondersteuning. Hierbij is toen gemeld dat deze opdracht zou worden beëindigd. Om die reden is de inkoop toen niet als onrechtmatig aangemerkt. Er is wel gerapporteerd dat bij een eventuele nieuwe opdracht aan deze partij beoordeling nodig was van een aanbestedingsjurist. Gebleken is dat in 2021 voor € 52.679 aan diensten is geleverd door deze partij. Er is niet beoordeeld of deze opdracht passend is binnen de Europese aanbestedingsregels. Gelet hierop merken wij deze opdracht aan als onrechtmatig. Deze opdracht bedraagt meer dan 3,5% van de toegestane materialiteit en daarom geven wij een afkeurend oordeel voor rechtmatigheid bij de jaarrekening 2021.

3.1.2.

Volledigheid omzet projecten Het personeel van Bureau Openbare Verlichting wordt ingezet op de beheertaken ten aanzien van de openbare verlichting. Deze inzet wordt gedekt vanuit de gemeentelijke bijdragen lichtpunten. Daarnaast is er inzet op projectbasis voor de gemeenten. Hierbij worden de gerealiseerde uren op basis van een afgesproken uurtarief in rekening gebracht bij de opdracht gevende gemeente. Naar aanleiding van onze controle hebben wij geconstateerd dat: niet alle medewerkers gedurende 2021 al hun uren hebben geregistreerd; niet alle geregistreerde uren maal het tarief hebben geleid tot projectomzet. Deze bevindingen zijn teruggelegd bij het management van Bureau Openbare Verlichting. Naar aanleiding van deze bevindingen is een analyse uitgevoerd op de ontbrekende uren. Daar waar is geconstateerd dat er projecturen ten onrechte niet zijn verantwoord zijn alsnog uren geregistreerd. Per saldo is er alsnog voor € 4.755 aan projecturen geregistreerd. Deze uren zijn in boekjaar 2022 verantwoord in de omzet. Omdat dit uren 2021 betreffen merken wij dit aan als een fout. Verder zijn de projecten op volledigheid omzet geanalyseerd. Hierbij is vastgesteld dat voor € 66.452 aan omzet nog gefactureerd en verantwoord moet worden over 2021. Omdat hier ook sprake is van projecten met meerwerk is afgesproken dat de organisatie eerst afstemming zoekt met betreffende gemeenten.

Op datum van afronding van de controle is voor € 5.143 aan omzet nog geen afstemming gerealiseerd. Deze omzet is daarom nog niet verantwoord in 2021. Wij merken deze omzet daarom aan als onzeker. Voor € 61.310 aan omzet is alsnog overeenstemming bereikt en hiervan is € 58.811 alsnog verantwoord in de jaarrekening 2021. De resterende € 2.500 merken wij aan als fout.

Accountantsverslag 2021

GR Bureau Openbare Verlichting

Pagina 7

Deze laatste post is pas laat afgestemd en daarom niet meer verantwoord. Samenvattend: Betreft

Effect op activa €

Effect Effect op Rechtmatigheid Toelichting op resultaat passiva € €

EU aanbesteding

€ 52.679

3.1.1

Projectenuren niet volledig

€ 4.755

€ 4.755

€ 4.755

3.1.2

Projectenomzet niet volledig

€ 2.500

€ 2.500

€ 2.500

3.1.2

Totaal

€ 7.255

€ 7.255

€ 59.934

Materialiteit voor fouten

€ 15.150

€ 15.150

Oordeel

Goedkeurend getrouwheid

Afkeurend rechtmatigheid

€ 5.143

€ 5.143

Onzekerheden: Projectenomzet niet volledig

€ 5.143

Materialiteit voor onzekerheden

3.2.

3.1.2

€ 45.450

Onzekerheid lager dan materialiteit

Gecorrigeerde fouten Tijdens de jaarrekeningcontrole zijn naar aanleiding van onze controle enkele financiële correcties doorgevoerd. Op verzoek van het controleteam zijn verder een aantal tekstuele wijzigingen en aanvullingen doorgevoerd, onder meer in het jaarverslag en de grondslagen en toelichting bij de jaarrekening. Betreft

Effect op activa €

Effect op passiva €

Effect op resultaat €

Toelichting

Omzet projecten

€ 58.811

€ 58.811

Zie 3.1

Totaal

€ 58.811

€ 58.811

Het resultaat wordt hoger

Accountantsverslag 2021

GR Bureau Openbare Verlichting

Pagina 8

4. Bevindingen interne beheersing Vanuit onze controleopdracht hebben wij aandacht besteed aan de kwaliteit van de interne beheersingsmaatregelen die een directe relatie hebben met de jaarrekening van Bureau Openbare Verlichting. Deze interne beheersingsmaatregelen zijn voornamelijk ingebed in de volgende processen: opbrengsten uit projecten en het beheer en onderhoud van de openbare verlichting; personeels- en salarisadministratie; inkopen en betalingsverkeer. De bevindingen en aanbevelingen brengen we in dit accountantsverslag onder uw aandacht. 4.1.1.

Opbrengsten Bureau Openbare Verlichting voert in opdracht van de aangesloten gemeenten opdrachten uit op projectbasis. Zoals gerapporteerd in hoofdstuk 3 is geconstateerd dat de urenregistratie niet volledig was en dat niet alle gerealiseerde uren waren gefactureerd en verantwoord in het boekjaar 2021. Naar aanleiding van onze controle hebben wij daarom de volgende aanbevelingen: 1. Bewaak de volledigheid van de urenregistratie van het personeel en stel periodiek zichtbaar vast dat alle verloonde of ingehuurde uren ook verantwoord zijn in de urenregistratie. 2. Bewaak zichtbaar de volledigheid van de facturatie door periodiek de gefactureerde omzet te vergelijken met de gerealiseerde uren en aan projecten toerekenbare kosten. 3. Bewaak de bestedingen in relatie tot de overeengekomen opdrachten en stem waar nodig tijdig meerwerk af met de gemeenten. Van het management hebben wij begrepen dat voor 2022 al de nodige acties zijn ondernomen om invulling te geven aan bovenstaande adviezen. Gedurende de controle hebben wij een constructieve opstelling ervaren van de organisaties om de bevindingen op te volgen.

4.1.2.

Inkoop en aanbestedingen Bij de factuurcontrole hebben wij opgemerkt dat in een aantal gevallen geen recente opdrachtdocumentatie aanwezig is. Hierbij hebben wij niet kunnen vaststellen dat de juiste tarieven worden gehanteerd bij de facturatie. Verder is de onderbouwing van de prestatielevering een aandachtspunt voor Bureau Openbare Verlichting.

Accountantsverslag 2021

GR Bureau Openbare Verlichting

Pagina 9

Ons advies is om zorg te dragen voor vastlegging van actuele opdrachtdocumentatie en prestatiebewijzen. Hierbij geven wij in overweging om beleid op dit punt op te stellen en bijvoorbeeld een drempelbedrag vast te stellen waarboven opdrachtdocumentatie en prestatiedocumentatie vereist is. Dit adviespunt uit de voorgaande rapportage is nog niet opgevolgd door de organisatie.

5. Overige onderwerpen 5.1.

Naleving wet- en r egelgeving Bij onze controle van de jaarrekening houden wij rekening met het risico van materiële fouten als gevolg van het niet naleven van wet- en regelgeving. Met name richten wij ons daarbij op het Besluit begroting verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en voor de rechtmatigheid van de totstandkoming van baten en lasten en balansmutaties op het door het bestuur vastgestelde normenkader voor financiële rechtmatigheid. Onze controle heeft behalve de gerapporteerde rechtmatigheidsfouten geen relevante afwijkingen van wet- en regelgeving aan het licht gebracht.

5.2.

Automatisering Volgens artikel 393, lid 4, BW 2 dienen wij in ons accountantsverslag onze bevindingen te rapporteren aangaande de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Onze beoordeling van de geautomatiseerde gegevensverwerking binnen Bureau Openbare Verlichting, voor zover noodzakelijk voor de jaarrekeningcontrole, heeft geen bevindingen opgeleverd die in dit kader dienen te worden gerapporteerd. Bevindingen en aanbevelingen aangaande de voor specifieke (administratieve) processen relevante automatiseringsaspecten zijn verwerkt in de desbetreffende paragrafen van dit verslag.

5.3.

Frauderisicobeheersing Ingevolge onze beroepsregels, in het bijzonder hoofdstuk 240 van de Controleen Overige Standaarden, dient de accountant bij de controle van de jaarrekening een aantal specifiek genoemde procedures uit te voeren, gericht op het risico van fraude. Bij onze controle van de jaarrekening 2021 hebben wij geen aanwijzingen van fraude verkregen die wij op grond van deze regels aan u zouden moeten melden.

Accountantsverslag 2021

GR Bureau Openbare Verlichting

Pagina 10

6. Onafhankelijkheid Het waken voor onze onafhankelijkheid is primair onze eigen (vaktechnische) verantwoordelijkheid. Aanvullend daarop rapporteren wij u jaarlijks – voor uw beoordeling van onze onafhankelijkheid – de werkzaamheden die door ons zijn verricht naast het controleren van financiële verantwoordingen en het uitoefenen van onze natuurlijke adviesfunctie. Met betrekking tot het verslagjaar 2021 heeft Verstegen de financiële administratie en salarisadministratie verzorgd voor Bureau Openbare Verlichting. Door middel van gescheiden teams op zowel uitvoerend, als partnerniveau, is onze onafhankelijkheid gewaarborgd.

7. Slot Wij vertrouwen erop u met dit accountantsverslag voldoende te hebben geïnformeerd over onze controlebevindingen.

Accountantsverslag 2021

GR Bureau Openbare Verlichting

Pagina 11