Nota frauderisicoanalyse Hardinxveld-Giessendam 2026.pdf

Nota Frauderisicoanalyse Raad 9 juli 2026

INHOUDSOPGAVE

1. 1. INLEIDING.............................................................................................................................................2 1.1 FRAUDERISICOANALYSE..........................................................................................................2 1.2 FRAUDE.......................................................................................................................................2 1.3 MISBRUIK & ONEIGENLIJK GEBRUIK.......................................................................................3 1.4 DOEL............................................................................................................................................3 2. WERKWIJZE INVENTARISEREN FRAUDERISICO'S........................................................................5 2.1 HOE KAN FRAUDE PLAATSVINDEN.........................................................................................6 2.2 SOFT CONTROLS.......................................................................................................................7 2.3 FRAUDE CONTINGENTIEPLAN.................................................................................................8 3.

UITKOMSTEN.......................................................................................................................................9 3.1 UITKOMST STAP 1: INVENTARISEREN HOOFDPROCESSEN...............................................9 3.2 UITKOMSTEN STAP 2: IN BEELD BRENGEN FRAUDERISICOFACTOREN EN M&O RISICO'S PER HOOFDPROCES................................................................................................9 3.3 UITKOMSTEN STAP 3/4/5/6......................................................................................................10

1.

INLEIDING

1.1

FRAUDERISICOANALYSE

De frauderisicoanalyse wordt periodiek geactualiseerd met het doel:  Het ontwikkelen van bewustwording bij management en medewerkers;  lnzicht bieden in de organisatiebrede analyse van de frauderisico's en beheersmaatregelen;  Het definiëren van duidelijke procedures voor de te nemen stappen bij (het vermoeden van) fraude inclusief de taken en verantwoordelijkheden van iedereen in dat proces. Deze frauderisicoanalyse is opgesteld voor de gemeente Hardinxveld-Giessendam. In het vervolg van deze nota wordt met organisatie de gemeente Hardinxveld-Giessendam bedoeld. Met fraude hangen echter een aantal andere begrippen samen die deels overlappen met fraude en allen vormen zijn van niet integer gedrag. Hieronder is de relatie tussen deze begrippen weergegeven (zie figuur 1), waarna voor de voor deze frauderisicoanalyse relevante begrippen een definitie en uitleg is opgenomen.

Figuur 1. Relatie fraude met ander vormen van niet integer gedrag.

1.2

FRAUDE

Het begrip fraude is niet in de wet gedefinieerd. Dit betekent dat er geen wettelijke bepaling is die de term fraude beschrijft. Toch heeft iedereen wel een beeld bij wat fraude is. Om een effectief fraudebeleid te kunnen voeren is het belangrijk een eenduidige definitie van fraude te hanteren. Op die manier kan ook binnen onze organisatie op een effectieve manier het gesprek over fraude(risico's) plaatsvinden.

Frauderisicoanalyse 2026

2

Zie onderstaande de definitie van fraude1 zoals wij die hanteren voor ons beleid.

In de praktijk betekent dit dat fraude op 2 manieren kan plaatsvinden:  Het vervreemden van middelen die eigenlijk toebehoren aan de organisatie (geld, andere bezittingen of toegekende rechten)  Zogenaamde verslaggevingsfraude: het bewust onjuist informatie in officiële uitingen zetten met als doel gebruikers van die informatie te misleiden

1.3

MISBRUIK & ONEIGENLIJK GEBRUIK

Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) is een begrip dat voortkomt uit de rechtmatigheidscontrole van de jaarrekening. Het betreft het bewust misbruik of oneigenlijk gebruik maken van wet- en regelgeving (de zogenaamde mazen of grijze gebieden in wet- en regelgeving). Onderstaand is de definitie van misbruik en van oneigenlijk gebruik opgenomen2

Wij hebben een separaat M&O beleid reeds vastgesteld waarin onze visie en filosofie met betrekking tot misbruik en oneigenlijk gebruik opgenomen is. De risicoanalyse ten aanzien van misbruik en oneigenlijk gebruik is geïntegreerd in deze frauderisicoanalyse.

1.4

DOEL

Deze frauderisicoanalyse is uitgevoerd met als doel de mogelijkheden van frauduleuze handelingen door personen binnen de organisatie (college, directie, management en medewerkers) en buiten de organisatie (leveranciers, bedrijven en particulieren) inzichtelijk te maken en aan te geven welke beheersmaatregelen de organisatie in werking heeft gesteld om eventuele risico te mitigeren. Bij de frauderisicoanalyse en het nemen van beheersmaatregelen moeten grenzen aangegeven worden. Enerzijds is het onmogelijk vooraf alle mogelijke vormen van frauduleus handelen te kennen, laat staan te voorkomen. Anderzijds is een uitgebreide analyse en een zo volledig mogelijke set aan beheersmaatregelen een zeer kostbare zaak die leidt tot extra en soms overbodige regelgeving. Het is zoeken naar de juiste balans tussen het beoogde effect (nut en noodzaak) en de inspanningen (kosten en regelgeving) om dat effect te bereiken.

1 2

Deze definitie is conform de VNG publicatie "Gemeente Governance Fraude" Gebaseerd op de kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV

Frauderisicoanalyse 2026

3

Een prioritering binnen de risicoanalyse en de beheersmaatregelen is dus van belang. De invalshoeken om tot prioritering te komen zijn: 1. het belang per taakgebied vaststellen, dit kan zowel financieel als immaterieel (imago) zijn; 2. de kwetsbaarheid van college, bestuur, directie, management en medewerkers analyseren; 3. balans tussen effect maatregelen en daarmee samenhangende inspanningen/kosten. Om misverstanden te voorkomen: deze frauderisicoanalyse geeft geen inzicht in het bestaan van concrete fraudezaken of fraudeverdenkingen.

Frauderisicoanalyse 2026

4

2.

WERKWIJZE INVENTARISEREN FRAUDERISICO'S

Het inventariseren van frauderisico's kent een logisch proces. Zo wordt eerst inzichtelijk gemaakt welke hoofdprocessen de organisatie heeft, vervolgens welk frauderisicofactoren aanwezig zijn voor deze processen en tot slot of deze frauderisicofactoren leiden tot frauderisico's. Onderstaand is dit schematisch weergegeven:

Stap 1 lnventariseren hoofdprocessen Om de hoofdprocessen te inventariseren wordt kwantitatief (op basis van de financiële omvang van het betreffende proces) en kwalitatief (op basis van niet-financiële overwegingen) beoordeeld of processen relevant zijn voor de begroting of jaarrekening van de organisatie. Voor de kwantitatieve beoordeling wordt hiervoor de goedkeuringstolerantie van 2% van de totale lasten (excl. toevoegingen aan reserves) gehanteerd, zoals door de gemeenteraden en het bestuur vastgesteld. Stap 2 In beeld brengen frauderisicofactoren en M&O risico's per hoofdproces Frauderisicofactoren zijn wat anders dan frauderisico's. Frauderisicofactoren zijn te omschrijven als gebeurtenissen of omstandigheden die wijzen op een stimulans of druk om fraude te plegen of die een gelegenheid scheppen om te frauderen. Frauderisicofactoren kunnen daarmee dus een aanwijzing zijn voor een frauderisico. Daarnaast wordt in deze stap beoordeeld of er risico's op misbruik of oneigenlijk gebruik aanwezig zijn. Stap 3 Beoordelen frauderisicofactoren langs de zijden van de fraudedriehoek (de waarschijnlijkheid van een frauderisico) Frauderisico's zijn die risico's waarin de frauderisicofactoren er voor zorgen dat er een verhoogde kans bestaat op een fraude groter dan de goedkeuringstolerantie.

Dit risico is daarmee de resultante van de waarschijnlijkheid van een frauderisico en de impact van het frauderisico. In deze stap wordt de waarschijnlijkheid daarom langs de zijden van de fraudedriehoek beoordeeld. Op die manier wordt inzichtelijk gemaakt of sprake is van verhoogde druk/motivatie, rationalisatie en/of gelegenheid. Stap 4 Beoordelen van de omvang van risico's (de mogelijke impact van het frauderisico)

Bij het uitvoeren frauderisicoanalyse gaat het niet om het risico dat iemand een keer een pen mee naar huis neemt of een privé printje of kopie maakt op kantoor. Het gaat om het risico op een dusdanige fraude dat het beeld van de jaarrekening voor de gebruikers ervan verstoord wordt. Om die reden is het gebruikelijk frauderisico's te beoordelen in relatie tot de goedkeuringstolerantie. In deze stap wordt daarom de potentiële impact van het frauderisico beoordeeld. Stap 5 Concluderen of sprake is van een frauderisico

In deze stap wordt de waarschijnlijkheid van het frauderisico en de potentiële impact samengebracht om te beoordelen of sprake is van een frauderisico. Voor het risico op fraude geldt, anders dan voor het

Frauderisicoanalyse 2026

5

risico op fouten, niet dat sprake kan zijn van een 'middel' risico. Een frauderisico is er, of het is er niet. Om die reden is de zogenaamde 'heatmap' voor frauderisico's als volgt weer te geven: Voor alle risico's waarvoor de potentiële impact naar verwachting kleiner is dan de goedkeuringstolerantie is sprake van een normaal risico: een eventueel fraudegeval zal naar de huidige inschatting het beeld van de jaarrekening als geheel niet verstoren. Voor de risico's waarbij de potentiële impact naar verwachting hoog is (groter dan de goedkeuringstolerantie) is vervolgens gekeken naar de kans. Overal waar de kans groter is dan niveau 'laag' is sprake van een verhoogd frauderisico. Daar waar de kans 'laag' is kan het risico op een fraude groter dan de goedkeuringstolerantie als dusdanig laag worden verondersteld dat dit niet leidt tot een verhoogd frauderisico. Stap 6 lnventariseren beheersmaatregelen Tot deze stap worden alleen inherente risico's (het risico voordat de interne beheersing heeft gewerkt) geïnventariseerd. In deze stap ligt de nadruk op het beoordelen of voor de aanwezige frauderisico's interne beheersingsmaatregelen aanwezig zijn die het risico in opzet ondervangen. lndien dit het geval is dan worden deze beheersmaatregelen op werking getoetst via de verbijzonderde interne controle.

Zijn geen beheersmaatregelen aanwezig of werken de beheersmaatregelen in de praktijk niet, dan zullen aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden uitgevoerd moeten worden om het risico tot een aanvaardbaar niveau terug te brengen.

2.1

HOE KAN FRAUDE PLAATSVINDEN

Fraude kent vele oorzaken en verschijningsvormen. ledereen kent de voorbeelden uit de media waarbij medewerkers uit de organisatie via valse facturen geld naar zichzelf overgemaakt hebben of waar een ambtenaar is omgekocht door een aannemer om zo een opdracht te krijgen. Alle vormen kennen echter een gemeenschappelijke achtergrond: ze zijn altijd gebaseerd op een samenspel van de drie elementen van de fraudedriehoek (zie figuur 2). De factoren druk en rationalisatie hangen af van de persoon (de 'fraudeur') en van zijn persoonlijke situatie. De organisatie kan deze factoren daarom beperkt beïnvloeden. Dat betekent overigens niet dat de organisatie geen aandacht voor deze factoren dient te hebben. De organisatie kan de factor gelegenheid echter het meest beïnvloeden. Het is namelijk de organisatie die via haar processen potentieel de gelegenheid biedt om te frauderen.  Druk: Oplopende druk kan tot fraude leiden. Druk kan zowel door werk gerelateerde zaken (werkdruk, prestige, etc.) als door problemen binnen de privésfeer (schulden, overlijden, verslaving, etc.) veroorzaakt worden.  Rationalisatie: Hiermee wordt bedoeld het begrijpen en het willen nakomen van normen.

Frauderisicoanalyse 2026

6



Mensen gaan maar al te graag op zoek naar argumenten om hun (wan)gedrag te rechtvaardigen. Voor deze rechtvaardiging speelt o.m. het voorbeeldgedrag van de leiding van de organisatie (zgn. tone at the top) een belangrijke rol. Ook de organisatiecultuur bepaalt mede het gedrag van mensen. Medewerkers spiegelen hun eigen gedrag immers aan dit van hun collega's (tone of the peers): 'Als anderen het doen, mag ik dit toch ook?'. Gelegenheid: Een fraudepleger maakt vakkundig gebruik van de gebreken in het interne controlesysteem om fraude te plegen. Gebreken kunnen bestaan doordat bepaalde procedures leemtes bevatten of niet worden nageleefd of er kan een gebrek aan toezicht zijn. Allemaal gelegenheden voor de fraudepleger.

2.2

SOFT CONTROLS

Soft controls dragen, naast procedures en richtlijnen, bij aan het voorkomen van fraude binnen onze organisatie. Soft controls gaan over cultuur en gedragingen van management en medewerkers en de invloed hiervan op het bereiken van organisatiedoelstellingen. Soft controls zijn daarom een essentiële randvoorwaarde voor een effectieve interne beheersing. Daarmee zijn soft controls vooral van invloed op het aspect 'rationalisatie' van de fraudedriehoek. In het kader van soft controls hanteren wij het model van 'Kaptein' die onderscheid maakt in 8 soorten soft controls.

Figuur 3. 8 basis soft controls volgens Kaptein

Frauderisicoanalyse 2026

7

Preventie Binnen de organisatie wordt op meerdere manieren invulling aan preventie gegeven. Enerzijds door het vaststellen van beleidsregels. Zo is er een integriteitsbeleid en is voor alle medewerkers helder dat ze bij indiensttreding een verklaring omtrent gedrag (VOG) moeten overleggenen de eed moeten afleggen. Tevens is een integriteitscoördinator (intern) benoemd en is een externe vertrouwenspersoon aangesteld. Ook is in processen beschreven wat ieders rol binnen dat proces is. Naast een VOG (vast personeel en ingehuurd personeel) kunnen in de procedure ook referenties worden opgevraagd of een antecedentenonderzoek worden uitgevoerd. Daarnaast worden exitgesprekken gevoerd, waarbij ook wordt gevraagd naar redenen van vertrek (mogelijk cultuur gerelateerd). Verder vindt periodiek een medewerkers tevredenheidsonderzoek plaats. In dit onderzoek wordt in ieder geval vragen rondom cultuur meegenomen. Verder beoogt het college, directie en management voorbeeldgedrag te tonen in het dagelijks doen het laten. Detectie Binnen de organisatie is sprake van een organisatie met een open werksfeer. Dit zorgt ervoor dat gedrag op de werkvloer transparant is en dat signalen snel opgepikt kunnen worden. In de verschillende werkoverleggen vindt dan ook in voorkomende gevallen casusbespreking plaats en worden dilemma's met elkaar gedeeld.

Respons Bij de organisatie wordt veel aandacht besteed aan de tone-at-the-top (college, directie en managers) en de doorvertaling hiervan lager in de organisatie. Dit met als uitgangspunten (organisatieplan 2025) passie, lef, aandacht, verbinding en vertrouwen. Daarbij wordt gewerkt in zelforganiseerde teams, waarbij sturing is georganiseerd. O.a. door domeinmanagers. Verder wordt in de gesprekkencyclus (HR) aandacht besteed aan cultuur (soft controls).

2.3 FRAUDE CONTINGENTIEPLAN Bij het constateren van fraude in de organisatie vindt in ieder geval melding plaats aan de concerncontroller en de gemeentesecretaris. Afhankelijk van de aard en omvang en de te nemen maatregelen wordt ook het college geïnformeerd. Zo nodig wordt, met name afhankelijk van de omvang en de impact, een externe organisatie ingeschakeld om een onderzoek naar de fraude te doen. Bij het constateren van fraude is de aard en omvang bepalend voor de overige maatregelen die getroffen worden. Daarbij kan gedacht worden aan:  Het blokkeren van accounts voor het netwerk en de mobiele apparaten;  Het blokkeren van toegangsbadges voor het gemeentehuis en de werkplaats;  Op non-actief stellen van de betrokken perso(o)n(en).

Frauderisicoanalyse 2026

8

3.

UITKOMSTEN

In hoofdstuk 3 is aangegeven welke stappen worden doorlopen om de risico's op fraude en M&O te

inventariseren en identificeren. In dit hoofdstuk zijn de uitkomsten van deze stappen opgenomen.

3.1

UITKOMST STAP 1: INVENTARISEREN HOOFDPROCESSEN

Op basis van kwalitatieve en kwantitatieve criteria zijn de volgende processen geïdentificeerd die relevant zijn voor de jaarrekening van de organisatie:  Algemene risico's  Belastingen (OZB/Afvalstoffenheffing/Rioolheffing)  Overige belastingen  Ontvangen subsidies en bijdragen  Huren en pachten  Haven- en marktgelden  Burgerzaken  lnkoop en aanbesteding  Leerlingenvervoer  Omgevingsvergunningen  Inkomensoverdrachten  Salarissen  Grondexploitatie  Jeugd en Wmo  Participatiewet  Treasury

3.2

UITKOMSTEN STAP 2: IN BEELD BRENGEN FRAUDERISICOFACTOREN EN M&O RISICO'S PER HOOFDPROCES

Onderstaand is aangegeven hoeveel frauderisicofactoren per proces zijn geïdentificeerd (zie figuur 3). In totaal is sprake van 77 frauderisicofactoren en 11 M&O risico's. Het aantal frauderisicofactoren als zodanig geeft geen andere indicatie dan de gevoeligheid van een proces voor fraude of M&O.

Frauderisicoanalyse 2026

9

Figuur 4. Aantal frauderisicofactoren en M&O risico's per hoofdproces

3.3

UITKOMSTEN STAP 3/4/5/6

In het document frauderisicoanalyse is de afweging gemaakt van de kans en impact van de frauderisicofactoren. Op basis hiervan zijn een 5-tal verhoogde frauderisico's geïdentificeerd. Onderstaand zijn deze verhoogde frauderisico's toegelicht:

1

2

Proces

Frauderisicofactor

Reikwijdte risico

Aanwezige beheersingsmaatregel

Netto risico

Algemeen

Doorbreking van de interne beheersing door het management (Controlestandaard 240)

Jaarrekening als geheel

Waar nodig is in processen beheersmaatregelen, zoals het vier ogen principe, ingericht. Vanuit de audit is daarop toezicht. De onafhankelijke rol van control is in het organisatiebesluit geborgd. Daarnaast is er een klokkenluidersregeling.

Significant frauderisico

Specifieke

De verantwoording van de

Beperkt frauderisico

Ontvangen

1b: doorbreking van interne beheersing door gemandateerden (geautoriseerden) Dit risico doet zich met name voor op: - Memoriaalboekingen, waarbij gestuurd kan worden op het resultaat. - Begrotingsrechtmatigheid, door het overboeken tussen budgetten en/.of het opvoeren van verplichtingen en/of het onterecht aanmerken van afwijkingen als acceptabel of tijdig. Het risico dat

Frauderisicoanalyse 2026

10

3

Proces

Frauderisicofactor

Reikwijdte risico

subsidies en bijdragen

subsidievoorwaarden niet transacties worden nageleefd en/of subsidies onrechtmatig worden gedeclareerd. Dit laatste betreft: - het onjuist invullen van de sisa bijlage waardoor er een te hoge doeluitkering wordt geclaimd. - het niet volledig in de jaarrekening opnemen van de (te ontvangen) doeluitkering om zo het (positieve) resultaat op de opvang niet te laten zien in de jaarrekening

lnkopen en aanbestedingen

Het risico dat de Europese en/of interne aanbestedingsrichtlijnen niet worden nageleefd om

Diverse inkopen

gunning aan bevriende partij mogelijk te maken.

Aanwezige beheersingsmaatregel

Netto risico

subsidies gebeurd altijd door een inhoudelijk deskundige en een financieel adviseur. Hierdoor is er in de basis sprake van functiescheiding.

Op basis van aanbestedingsbeleid is ingeregeld dat bij opdrachten boven de € 10,000 meervoudig onderhands moet worden aanbesteed. Verder wordt via de verbijzonderde interne controle een spendanalyse inclusief analyse opgesteld/

Significant frauderisico

Voor inkoop- en aanbesteding wordt het regionale inkoop- en aanbestedingsbeleid Drechtsteden gevolgd. Daarbij horen ook de Algemene Inkoopwaarden. Bij onderhandse aanbestedingen altijd meerdere opdrachtgevers gevraagd om een offerte uit te brengen. Via de verbijzonderde interne controle wordt dit op de inkopen ook getoetst. Een verdere beheersmaatregel is het vergroten van de kennis van aanbestedingswetgeving om onbedoelde fouten te voorkomen.

4

Grondverkopen

Het risico dat de mogelijke verwachte verliezen op onderhandenwerk posities (bestaat uit grex en overige majeure projecten) niet tijdig zichtbaar worden gemaakt door het verschuiven van kosten van verlieslatende projecten naar winstgevende projecten.

Frauderisicoanalyse 2026

Jaarrekeningpost voorraden

De onafhankelijke toets op het BBV wordt uitgevoerd door financieel adviseur bij team Financiën. Daarbij wordt ook de concerncontroller betrokken..

Geen verhoogd frauderisico

11

5

Proces

Frauderisicofactor

Reikwijdte risico

Grond aan – en verkopen

Het risico dat het aan – en Jaarrekeningpost verkopen van grond/grondvoorraden posities niet onafhankelijk plaatsvindt of dat een schijn van afhankelijkheid ontstaat (niet zakelijke prijzen).

Aanwezige beheersingsmaatregel

Netto risico

De jaarlijkse actualisatie van het (t-)MPG vormt een analyse op de ontwikkelingen van de grondexploitaties. Daarnaast worden de grondprijzen afzonderlijk door het college vastgesteld. Ook worden er taxatierapporten gemaakt. Via de verbijzonderde interne controle wordt hier ook op getoetst.

Geen verhoogd frauderisico

Naast deze frauderisico's is tevens sprake van de volgende 4 M&O risico's. Bij deze risico's is een inschatting gemaakt van de potentiële impact van het risico. Zie voor onderbouwing van deze risico's het bestand frauderisicoanalyse. Alleen de risico's waarvan de impact op 'hoog' wordt geschat wordt de beheersmaatregel in de verbijzonderde interne controle betrokken dan wel worden, in het geval van het niet aanwezig zijn van een beheersmaatregel, vervangende interne controles uitgevoerd.

Frauderisicoanalyse 2026

12

Hieronder zijn de 4 M&O risico's met impact hoog opgenomen inclusief de aanwezige beheersmaatregelen.

1

2

3

Proces

M&O risico

Reikwijdte risico

Aanwezige beheersingsmaatregel

Netto risico

Uitgaande subsidies

Risico dat de gemeente subsidies die niet voldoen aan de verordening. Bijvoorbeeld voor doeleinden die niet zijn benoemd.

Subsidies

Een (groot) deel van de subsidies betreft zogenaamde begrotingssubsidies, welke aan o.a. bibliotheek en Servanda worden verstrekt. Daarnaast worden incidentele subsidies, na indienen aanvraag, verstrekt aan instellingen en verenigingen. Het invoeren en bijhouden van stamgegevens van betrokkenen wordt door de SGD gedaan.

Laag

lnkopen en aanbesteding

Het risico dat op basis van onjuiste informatie een bestelling of opdracht wordt geplaatst. Daarbij gaat het om de kredietwaardigheid, kwaliteit en betrouwbaarheid van een leverancier, Dat kan bijvoorbeeld zijn door het onjuist of onvolledig verschaffen van informatie over bijvoorbeeld de onderneming, het product, de kredietwaardigheid of de leveringsvoorwaarden.

Specifieke transacties

Bij het contracteren van een (onbekende) leverancier wordt gescreend of een leverancier kredietwaardig is. Tevens wordt getoetst of de leverancier de kwaliteit kan leveren die gevraagd wordt. Dit geldt vooral voor opdrachten boven de nationale grenswaarden.

Laag

Het risico dat onjuist of onvolledige informatie wordt verstrekt teneinde voor een grondpositie in aanmerking te komen.

Jaarrekening post voorraden

Grondverkopen

In het proces van de verbijzonderde interne controle wordt hier specifiek aandacht aan besteed.

De jaarlijkse actualisatie van het (t-)MPG vormt een analyse op de ontwikkelingen van de grondexploitaties. Daarnaast worden de grondprijzen afzonderlijk door het college vastgesteld. Ook worden er taxatierapporten gemaakt. Via de verbijzonderde interne controle wordt hier ook op getoetst

Laag

Van bovenstaande beheersmaatregelen wordt opzet, bestaan en werking getoetst tijdens de VIC.

Frauderisicoanalyse 2026

13