Controleprotocol 2025 Hardinxveld-Giessendam.pdf

Controleprotocol 2025 Raadsvergadering 13 november 2025

INHOUD

1. INLEIDING........................................................................................................................................ 1 1.1

Verordening............................................................................................................................ 1

1.2

Controleprotocol..................................................................................................................... 1

1.3

Accountant.............................................................................................................................. 1

2. Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid en rechtmatigheid)........................2 3. Rechtmatigheidsverantwoording................................................................................................... 3 3.1

Begrip rechtmatigheid............................................................................................................. 3

3.2

Rechtmatigheidscriteria.......................................................................................................... 3

3.3

Verantwoordingsgrens............................................................................................................ 4

3.4

Rapporteringsgrens................................................................................................................ 5

4. Getrouwheidscontrole door accountant........................................................................................6 4.1

Goedkeuringstoleranties......................................................................................................... 6

4.2

Verantwoordingsgrens rechtmatigheid...................................................................................6

4.3

Rapporteringstolerantie.......................................................................................................... 7

4.4

Toleranties en Single Information Single Audit.......................................................................7

5. Rapportering.................................................................................................................................... 8 5.1

Rol rapportering college.......................................................................................................... 8

5.2

Rol rapportering accountant................................................................................................... 8

6. Bijlagen........................................................................................................................................... 10 1.

Uitwerking rechtmatigheids- en getrouwheidscriteria............................................................11

2.

Begrotingscriterium............................................................................................................... 12

3.

Normenkader........................................................................................................................ 13

6.

Toetsingskader..................................................................................................................... 21

7.

Communicatie en periodiek overleg......................................................................................24

1. INLEIDING In artikel 213 van de Gemeentewet is opgenomen dat iedere gemeente een controleverordening dient op te stellen. In het verlengde van de controleverordening is dit controleprotocol opgesteld. In dit protocol wordt door de gemeenteraad een aantal zaken geregeld ter afbakening en ondersteuning van de uitvoering van de jaarrekeningcontrole, het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording en daarmede tevens het financieel beheer zoals uitgeoefend door of namens burgemeester en wethouders. Dit protocol heeft een geldigheidsduur voor 2025. Landelijke wetswijzigingen, een verzoek van de gemeenteraad of wijziging van accountant kan aanleiding geven tot tussentijdse aanpassing van het protocol en kunnen tevens aanleiding vormen om de controleverordening te actualiseren. Op 21 maart 2025 is een wetswijziging van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) genomen. Dit besluit heeft gevolgen voor de goedkeuringstolerantie vanaf de jaarrekening 2025.

1.1 Verordening In de Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) HardinxveldGiessendam 2025 (financiële verordening) welke is vastgesteld door de raad op 13 november 2025 zijn in dit controleprotocol benoemde uitgangspunten vastgelegd. Het college van burgemeester en wethouders legt een rechtmatigheidsverantwoording af waarbij de accountant een getrouwheidsoordeel afgeeft over de rechtmatigheidsverantwoording.

1.2 Controleprotocol Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringtoleranties voor de controle van de jaarrekening 2025 van de gemeente Hardinxveld-Giessendam. De raad kan de accountant alleen nadere aanwijzingen geven voor zover deze strenger zijn dan de wettelijke bovengrens. Nadere aanwijzingen vloeien voort uit de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad als opdrachtgever voor de accountantscontrole. De gemeenteraad dient via het vaststellen van dit controleprotocol te (her)bevestigen: De te hanteren goedkeuringstoleranties ten behoeve van de accountantscontrole;  De rapporteringsgrens ten behoeve van het opnemen en toelichten van geconstateerde onrechtmatigheden door het college in de paragraaf bedrijfsvoering;  De te hanteren verantwoordingsgrens ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording door het college.

Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan:  Het college van de gemeente Hardinxveld-Giessendam over de te hanteren verantwoordingsgrens en rapportagegrens voor de controle op de rechtmatigheidscontroles en de daarvoor geldende normstellingen en;  De accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeuringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Hardinxveld-Giessendam..

1.3 Accountant De gemeentewet, art. 213, schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art 197 gemeentewet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. De raad heeft 20 januari 2022 Verstegen Accountants B.V. als accountant voor de gemeente Hardinxveld-Giessendam benoemd. De overeenkomst is ingegaan op 1 januari 2022. De opdracht is gegund voor de boekjaren 2022 t/m 2025 met een optie om de overeenkomst tweemaal 1 jaar te verlengen. In geval van tweemaal verlengen is de controle van de jaarrekening 2027 de laatste te controleren jaarrekening.

1

2. Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid en rechtmatigheid) De in artikel 213 Gemeentewet voorgeschreven accountantscontrole van de jaarrekening richt zich op het afgeven van een oordeel over:  De getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva;  De getrouwheid van de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording;  De inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;  Het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (verder afgekort als het BBV));  De verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening;  De bijlage bij de jaarrekening met verantwoordingsinformatie over specifieke uitkeringen, bedoeld in artikel 58a van het BBV. De accountant stelt de getrouwheid van de jaarrekening vast, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording. Deze rechtmatigheidsverantwoording van het College is een onderdeel van de jaarrekening. In de controleverklaring wordt geen afzonderlijk oordeel meer gegeven over het aspect van de rechtmatigheid.

Het college neemt de rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening en meer specifiek in de paragraaf bedrijfsvoering als onderdeel van het jaarverslag. De accountant zal toetsen of de jaarrekening getrouw is en toetst daarbij ook of de rechtmatigheidsverantwoording een getrouwe weergave geeft. Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213 lid 6 Gemeentewet, het besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), de kadernota rechtmatigheid alsmede de uitgangspunten en standpunten van de commissie BBV en de aanwijzingen en beroepsvoorschriften van het NBA, bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden. Rechtmatigheid richt zich volgens artikel 213 lid 3b van de Gemeentewet op het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten, alsmede de balansmutaties; dat wil zeggen, in overeenstemming met de begroting en de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder de gemeentelijke verordeningen.

2

3. Rechtmatigheidsverantwoording 3.1 Begrip rechtmatigheid De definitie van het begrip rechtmatigheid is: ‘voldoen aan wettelijke kaders en regelgeving’. Hierbij gaat het niet alleen om zogenaamde externe regelgeving, zoals Europese en nationale wetgeving, maar ook om eigen regels van een overheid. Tot deze laatste groep behoren naast verordeningen, beleidsregels, interne afspraken e.d. ook zaken zoals de vastgestelde begroting en formele wijzigingen daarvan. Tegenover het begrip ‘rechtmatig’ staat ‘onrechtmatig’. Van belang is dat onrechtmatig geen synoniem van fraude is. Bij fraude wordt met opzet niet voldaan aan wetten en regels met doorgaans als doel er zelf beter van te worden. Onrechtmatigheid komt vaak voort uit onzorgvuldigheid, gebrek aan prioriteit of onwetendheid, waarbij er geen sprake is van er zelf beter van worden. In het geval van fraude is altijd sprake van onrechtmatig handelen, terwijl onrechtmatigheid niet per definitie gelijk staat met fraude. Het brede juridische begrip rechtmatigheid heeft betrekking op het in overstemming handelen met (alle) geldende internationale verdragen, wetten in formele zin, besluiten, regelingen en verordeningen. In het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is de inhoud en strekking van dit begrip echter aanzienlijk beperkter.

Het doel is om vast te stellen of baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen overeenkomstig relevante (financiële) wet en regelgeving zoals opgenomen in het normenkader. Regels met betrekking tot handelingen en beslissingen van niet-financiële aard (bijvoorbeeld in relatie tot arbeidsomstandighedenwet, algemene verordening persoonsgegevens, archiefwet) maken geen onderdeel uit van het normenkader.

3.2 Rechtmatigheidscriteria In de literatuur en wetsgeschiedenis worden negen aspecten van rechtmatigheid (getrouwheid is hier een onderdeel van) onderscheiden. Zes criteria worden afgedekt door het getrouwe beeld (accountantscontrole) en drie criteria vallen onder de rechtmatigheid (rechtmatigheidsverantwoording). In het onderstaande schema is dit nader toegelicht.

In de Kadernota rechtmatigheid van de Commissie BBV is een nadere uitwerking gegeven van deze begrippen en de manier waarop hier in de praktijk mee om kan worden gegaan. Naar aanleiding van het eerste verslagjaar 2023 waarin de rechtmatigheidsverantwoording 2023 was opgenomen heeft de commissie vragen, ervaringen, aanbevelingen en adviezen ontvangen. Deze hebben geleid tot aanpassingen in de Kadernota rechtmatigheid 2024. In het najaar van 2025 komt er vanuit de commissie BBV een kadernota rechtmatigheid 2025. In dit controleprotocol kan daar nog geen rekening mee worden gehouden. De hiervoor genoemde uitwerking is opgenomen in bijlage 1.Onderstaand gaan we nog nader in op de drie rechtmatigheidscriteria. Begrotingscriterium In de toelichting op het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) wordt begrotingsrechtmatigheid omschreven als: 'Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). In de begroting zijn de maxima voor de lasten vermeld die door de raad zijn vastgesteld.

Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de toereikendheid van het begrotingsbedrag, alsmede het begrotingsjaar van belang zijn.'

3

Bij het begrotingscriterium gaat het om controle op overschrijdingen van de geautoriseerde begroting na begrotingswijzigingen in het boekjaar. Onderdeel van de rechtmatigheidsonderbouwing is vaststellen of er sprake is van dit soort overschrijdingen en of ze passen binnen het gemeentelijk beleid en met reden zijn toegelicht in de jaarrekening. Als de overschrijdingen zijn toegelicht en de jaarrekening wordt vastgesteld door de raad, zijn deze overschrijdingen alsnog rechtmatig. Alleen een begrotingsoverschrijding die onrechtmatig is, wordt vermeld in de rechtmatigheidsverantwoording. In bijlage 2 zijn nadere regels opgenomen voor wanneer een begrotingsafwijking wel of niet wordt meegenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Voorwaardencriterium Het voorwaardecriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse interne en externe regelgeving (zie bijlage 3) en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Het normenkader is in bijlage 4 nader uitgewerkt in een toetsingskader waar de van belang zijnde artikel van de interne regelgeving in zijn opgenomen.

Misbruik & oneigenlijk gebruik criterium De rechtmatigheidseis betreft ook de toetsing op juistheid en volledigheid van de gegevens, die door de belanghebbenden zijn verstrekt om het voldoen aan voorwaarden aan te tonen. Dit ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving (M&O-criterium). Onder misbruik wordt verstaan: Het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Misbruik van overheidsgelden kan gelijk worden gesteld met het plegen van fraude om zich onrechtmatig overheidsgelden toe te eigenen. Bij fraude passen beheersmaatregelen zoals fraudepreventie, handhaving, fraudeopsporing en sancties. Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan: Het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan. De beheersmaatregelen die daarbij passen zijn: handhaving, voorlichting, analyse toepassing en actualisering wet- en regelgeving. Misbruik is onrechtmatig, oneigenlijk gebruik niet.

Wanneer sprake is van misbruik van overheidsgelden moeten deze gelden door de gemeente worden teruggevorderd. Als in de jaarrekening van de gemeente geen terugvordering is verantwoord is er geen sprake van een getrouw beeld en een financiële rechtmatigheidsfout. Wanneer oneigenlijk gebruik van overheidsgelden is geconstateerd, is geen sprake van een rechtmatigheidsfout. In de nota misbruik en oneigenlijk gebruik wordt nader ingegaan op dit onderwerp.

3.3 Verantwoordingsgrens De verantwoordingsgrens is een door de gemeenteraad vastgesteld bedrag. Als het totaal van de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) boven deze grens uitkomt dan moet het college een overzicht van de afwijkingen opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. Voor fouten en onduidelijkheden geldt hetzelfde percentage. Fouten en onduidelijkheden mogen niet bij elkaar opgeteld te worden. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 2% van de totale lasten van de gemeente, exclusief de toevoegingen aan de reserves. De gemeenteraad is vrij om binnen deze bandbreedte de grens te bepalen. De verantwoordingsgrens bepalen we op 2% van de totale lasten van de gemeente, exclusief de toevoegingen aan de reserves. We sluiten hiermee aan bij de goedkeuringstolerantie voor de accountantscontrole op de getrouwheid.

4

3.4 Rapporteringsgrens De rapporteringsgrens is de grens die uitgangspunt is voor het rapporteren van fouten en onduidelijkheden in de paragraaf bedrijfsvoering. Geconstateerde fouten en onduidelijkheden die boven de rapporteringsgrens vallen worden opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering. Wanneer de rapporteringsgrens gelijk is aan de verantwoordingsgrens komen er alleen bevindingen in de paragraaf bedrijfsvoering wanneer het totaal van de fouten of onduidelijkheden boven de verantwoordingsgrens uitkomen. Het is daarom mogelijk dat gemeenteraden de rapporteringsgrens lager vaststellen dan de verantwoordingsgrens. Een lagere rapporteringsgrens leidt in beginsel niet tot aanvullende werkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere paragraaf bedrijfsvoering. De rapporteringsgrens kan worden vastgesteld op een percentage van de verantwoordingsgrens of op een maatschappelijk relevant geacht absoluut bedrag. De rapporteringsgrens bepalen we op € 100.000. We sluiten hiermee aan bij de rapporteringstolerantie voor de accountantscontrole op de getrouwheid.

5

4. Getrouwheidscontrole door accountant 4.1 Goedkeuringstoleranties De definitie van de goedkeuringstolerantie is: “De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed”. In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) zijn bovengrenzen voorgeschreven van de te hanteren goedkeuringstoleranties bij de controle van de jaarrekening. De gemeenteraad mag de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen. Dit moet dan bij dit controleprotocol worden vastgesteld door de raad en worden toegelicht in de controleverklaring van de accountant. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming en de strekking van de controleverklaring. Als de goedkeuringstolerantie niet wordt overschreden, verstrekt de accountant in beginsel een goedkeurende accountantsverklaring. Als de goedkeuringstolerantie wordt overschreden verstrekt de accountant geen goedkeurende accountantsverklaring, maar één van de andere hieronder aangegeven verklaringen. In het hierna opgenomen schema zijn de goedkeuringstoleranties opgenomen zoals vast te stellen voor de te controleren jaren en deze komen overeen met de Bado1. Materialiteit

Goedkeurende verklaring

Verklaring met beperking

≤ 2%

> 2% ≤ 4%

Afwijkingen in de jaarrekening en onzekerheden in de uitvoering van de controle (% lasten)

Verklaring van oordeelonthouding/ Afkeurende verklaring > 4%

De omvang bestaat uit de lasten exclusief de toevoegingen aan de reserves. De definitieve tolerantie wordt bepaald op basis van de daadwerkelijk in het boekjaar gerealiseerde lasten. De percentages worden steeds genomen van de totale begrote programmalasten na laatste begrotingswijziging. Doordat de omvangbasis gedurende het jaar en tussen verschillende begrotingen afwijken, zijn er geen concrete bedragen gekoppeld aan deze goedkeuringstoleranties. Deze bedragen worden bij de start van de werkzaamheden door de accountant bepaald en hoeven niet door de gemeenteraad vastgesteld te worden. De gemeenteraad heeft door middel van dit controleprotocol reeds de kaders vastgesteld.. Op basis van de primaire begroting bepalen we de voorlopige goedkeuringstolerantie. Dat komt dat neer op 2% van € 57.783.000= € 1.155.660. Bij de jaarstukken zal de definitieve goedkeuringstolerantie bepaald worden.

4.2 Verantwoordingsgrens rechtmatigheid Naast de goedkeuringstolerantie wordt de verantwoordingsgrens onderkend. Deze kan als volgt worden gedefinieerd: “De verantwoordingsgrens is een door de gemeenteraad vastgesteld bedrag, waarboven het College de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 2% van de totale lasten van de gemeente, exclusief de dotaties aan de reserves”. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteren burgemeester en wethouders aan de raad over afwijkingen met een verantwoordingsgrens gelijk aan de vastgestelde goedkeuringstoleranties voor fouten en onzekerheden zoals die wordt gehanteerd bij de getrouwheidsgrens, die door de account wordt gehanteerd op basis van het advies van de Commissie Bedrijfsvoering en Auditing Decentrale Overheden en het controleprotocol, van de totale lasten van de gemeente exclusief de dotaties aan de reserves. Dit is ook vastgelegd in de Financiële Verordening 212 artikel 9 lid 2.

1

Bijlage, behorend bij artikel I, onderdeel H Besluit accountantscontrole decentrale overheden

6

4.3 Rapporteringstolerantie Naast de goedkeuringstoleranties wordt een rapporteringstolerantie onderkend. Deze kan als volgt worden gedefinieerd: De rapporteringstolerantie is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringstolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen. De rapporteringstolerantie kan worden vastgesteld op een percentage van de goedkeuringstolerantie of op een maatschappelijk relevant geacht absoluut bedrag. De rapporteringstoleranties kunnen zich verder toespitsen op die elementen die de gemeenteraad specifiek nader terug wil zien, zonder dat dit de controletoleranties zelf beïnvloedt. De rapporteringstolerantie bepalen we op € 100.000. De rapporteringsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording in de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde onrechtmatigheden vanaf € 100.000 nader toegelicht. Conform de werkwijze voor de accountant wordt er in de getrouwheidsverklaring gerapporteerd over elke fout en onzekerheid ≥ € 100.000 in het verslag van bevindingen.

4.4 Toleranties en Single Information Single Audit Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, artikel 5 lid 4, rapporteert de accountant in het rapport van bevindingen ook over de fouten en onzekerheden betreffende de specifieke uitkeringen die onder SiSa vallen. Voor specifieke uitkeringen gelden twee aanvullingen op de bovenstaande rapporteringstolerantie: 1. Specifieke uitkeringen die in het verantwoordingsjaar omvangrijker zijn dan € 125.000 vindt het rijk dermate materieel dat de accountant hierbij altijd een deelwaarneming uit dient te voeren. 2. Er gelden afwijkende rapporteringstoleranties. Deze rapporteringstoleranties zijn:  € 12.500 indien de lasten kleiner dan of gelijk aan € 125.000 zijn;  10% indien de lasten groter dan € 125.000 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000  € 125.000 indien de lasten groter dan € 1.000.000 zijn. Voor het onderdeel van de SiSa audit, geeft de accountant voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid een verklaring.

7

5. Rapportering 5.1 Rol rapportering college Het college zal de rechtmatigheidsverantwoording rapporteren middels de rechtmatigheidsverantwoording en de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording zal inzicht geven in onderstaande punten namelijk;  Fouten: rechtmatigheidsfouten treden op bij financiële beheershandelingen, waarbij de in het normenkader beschreven wet- en regelgeving niet is nageleefd.  Onzekerheden: indien het College van B&W in het kader van de verslaggeving niet kan aangeven of er sprake is van een rechtmatigheidsfout of niet.  Begrotingsonrechtmatigheden: hiervan is sprake als het College van B&W bij de realisatie van doelen en het realiseren van activiteiten afwijkt van de budgetten die door raad zijn vastgesteld. Hiervan is sprake als het lasten- of investeringsbudget is overschreden.

5.2 Rol rapportering accountant Rechtmatigheidsverantwoording De rechtmatigheidsverantwoording bevat beweringen dat transacties en (financiële) beheershandelingen zijn uitgevoerd in overeenstemming met de regelgeving, die is opgenomen in het Normenkader. De rechtmatigheidsverantwoording moet betrouwbare informatie bevatten. De accountant toetst daarom dat de informatie van burgemeester en wethouders in de rechtmatigheidsverantwoording:  Juist, toereikend en volledig is;  Geschikt is voor het doel waarvoor deze wordt verstrekt;  Bij de volksvertegenwoordigers geen ander beeld oproept, dan overeenkomt met de feiten. De gemeenteraad kan haar controlerende rol niet goed invullen als de betrouwbaarheid van de rechtmatigheidsverantwoording niet is gecontroleerd. Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant als volgt: Managementletter In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interimcontrole uitgevoerd. Over de bevindingen van die tussentijdse controle wordt een verslag uitgebracht in de vorm van een managementletter. In de managementletter worden de bevindingen opgenomen over de opzet en bestaan van de administratieve organisatie, aanwezige risico’s en het risicobeheer en de besturing en beheersing van de organisatie. De managementletter wordt verstrekt aan het college.

Bestuurlijk relevante zaken worden, indien deze er zijn, ook aan de Raad gerapporteerd. Verslag van bevindingen Overeenkomstig de gemeentewet zendt de accountant de controleverklaring en het verslag van bevindingen aan de Raad en een afschrift daarvan aan het College. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw financieel beheer en verantwoording (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording) daarover waarborgt. Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. Controleverklaring In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, ten aanzien van de getrouwheid van de jaarrekening. In de controleverklaring zal over de SISA door de accountant wel een verklaring zijn met betrekking tot zowel de rechtmatigheid als de getrouwheid. Deze controleverklaring is bestemd voor de Raad, zodat deze de namens het College van Burgemeester en Wethouders opgestelde jaarstukken kan vaststellen.

8

Procedure In de verordening ex artikel 213 Gemeentewet is in artikel 4, lid 3, de volgende zinsnede opgenomen: Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van de raad (auditcommissie), de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris en de concerncontroller. Voorafgaand aan de accountantscontrole bepaalt de raad jaarlijks de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifieke aandacht dient te besteden. In de door de gemeenteraad vastgestelde verordening auditcommissie is aan de auditcommissie de taak opgedragen te adviseren over het controleprotocol. Het is daarnaast de taak van de auditcommissie om overleg te voeren met de accountant over het controleprotocol. Daarom bespreekt de accountant jaarlijks voor aanvang van het controlejaar het controleprotocol met de auditcommissie. De formele overlegmomenten tussen de accountant en de gemeente zijn in bijlage 5 nader uitgewerkt.

9

6. Bijlagen

10

1. Uitwerking rechtmatigheids- en getrouwheidscriteria Rechtmatigheids-criterium

Omschrijving

Calculatiecriterium

De vastgestelde bedragen zijn juist berekend. Het tijdstip van betaling en de verantwoording van verplichtingen is juist. De persoon of organisatie waar een financiële stroom naar toe is gegaan, is juist (rechthebbende). Alle opbrengsten die verantwoord zouden moeten zijn, zijn ook verantwoord. De financiële beheerhandeling past bij de activiteiten van de gemeente en in relatie tot de kosten is een aanvaardbare tegenprestatie overeengekomen. Juistheid van ontvangen goederen en/ of diensten. Financiële handelingen moeten passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting. Past het totaal binnen de opgestelde en geautoriseerde begroting. Nadere eisen die worden gesteld bij de uitvoering van financiële beheershandelingen. De interne toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt bij het gebruik van overheidsregelingen (= misbruik).

Valuteringscriterium Adresseringscriterium Volledigheidscriterium Aanvaardbaarheidscriterium

Leveringscriterium Begrotingscriterium

Voorwaardencriterium

M&O-criterium

Toetsingskader (voorbeeld) - legesbedragen - facturen - verantwoording van contracten en verplichtingen - betalingsverkeer -

huren en pachten leges en rechten

-

inkoop van goederen en/ of diensten verstrekken van subsidies

-

-

inkoop van goederen en/ of diensten overschrijding van de begroting

subsidievoorwaarden aanbesteding belastingwetgeving subsidieregelingen kwijtschelding uitkeringen aanbesteding

De interne toetsing of derden bij het gebruik van overheidsregelingen geen (rechts)handelingen hebben verricht die in strijd zijn met het doel of de strekking van de regeling (= oneigenlijk gebruik).

11

2. Begrotingscriterium De algemene lijn is dat begrotingsoverschrijdingen die binnen de beleidskaders van de raad passen niet meegewogen worden in het rechtmatigheidsoordeel. Er kunnen verschillende begrotingsoverschrijdingen worden onderscheiden. In onderstaand overzicht wordt aangegeven wat de consequentie van betreffende overschrijding moet zijn voor het accountantsoordeel. Bij de toetsing van begrotingsafwijkingen kunnen tenminste de volgende 'soorten' begrotingsafwijkingen worden onderkend: Kostenoverschrijdingen betreffende activiteiten die niet passen binnen het bestaande beleid en waarvoor men geen voorstel tot begrotingsaanpassing heeft ingediend worden in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. Bijvoorbeeld de doelgroep c.q. de activiteiten zijn in de praktijk aantoonbaar ruimer geïnterpreteerd dan in regelgeving (subsidieregeling, -verordening) was gedefinieerd. Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Dit voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden Bijvoorbeeld: de verwachte kostenoverschrijding op jaarbasis was via tussentijdse informatie al wel bekend, maar men heeft geen voorstel tot begrotingsaanpassing ingediend en dit is in strijd met de budgetregels zoals afgesproken met de raad.

Kostenoverschrijdingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde baten, bijvoorbeeld via subsidies of kostendekkende omzet. Kostenoverschrijdingen bij open einde (subsidie)regelingen. Vaak blijkt vanwege dit open karakter in het kader van het opmaken van de jaarrekening een (niet eerder geconstateerde) overschrijding. Kostenoverschrijdingen zijn geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage. Autonome kostenoverschrijdingen over de jaarschijven heen in grondexploitaties, die ontstaat door fasering. Kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door extra baten die niet direct gerelateerd zijn (dus alle overige kosten overschrijdingen). Over de aanwending van deze extra inkomsten heeft de raad nog geen besluit genomen Voor zowel exploitatiebudgetten als investeringskredieten geldt dat alle onderschrijdingen van baten en lasten én alle overschrijdingen van baten als tijdig gemeld beschouwd wanneer deze in de jaarrekening vermeld zijn en toegelicht zijn. Kostenoverschrijdingen op activeerbare activiteiten (investeringen of totaal geautoriseerd budget) waarvan de gevolgen voornamelijk zichtbaar worden via hogere afschrijvings- en financieringslasten in het jaar zelf of pas in de volgende jaren. Jaar van investeren Afschrijvings- en financieringslasten in latere jaren

Onrechtmatig, maar wordt als acceptabel aangemerkt

Onrechtmatig, en telt mee voor het oordeel

✓

✓

✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓

✓

Daarnaast is vanuit de commissie BBV in de meest recente kadernota rechtmatigheid aangegeven dat onderschrijdingen van lasten of investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten dan begroot in de begroting onrechtmatig is wanneer deze niet tijdig met begrotingswijzigingen is aangepast. Als de raad tijdig wordt geïnformeerd door het college over wijzigingen hierin dan zijn deze rechtmatig. In de Financiële Verordening 212 artikel 12 is nader opgenomen op welke wijze gemeente Hardinxveld-Giessendam omgaat met de overschrijdingen van de baten en/of onderschrijdingen van baten en lasten. Deze zijn niet onrechtmatig, mits zij tijdig zijn gemeld. Melden en toelichten bij de jaarrekening wordt daarbij beschouwd als tijdig.

12

3. Normenkader Programma’s / producten

Specifieke activiteit

Wetgeving extern

Regelgeving intern van de gemeente HardinxveldGiessendam

1. Dienstverlening en bestuur

Algemeen financieel middelenbeheer

   



   

Grondwet Burgerlijk Wetboek Gemeentewet Besluit Begroting en Verantwoording Wet gemeenschappelijke regelingen Archiefwet Algemene Wet Bestuursrecht Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen

      

   

   

Financiële verordening gemeente HardinxveldGiessendam 2025 (art. 212 GW) Controleverordening gemeente HardinxveldGiessendam 2025 (art. 213 GW) Verordening voor onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid (artikel 213a Gemeentewet van de gemeente Hardinxveld-Giessendam 2024 Programmabegroting 2025-2029 Nota reserves en voorzieningen 2021 Verordening op de rekenkamercommissie Hardinxveld-Giessendam 2024 Verordening op het onderzoeksrecht van de raad Reglement van orde voor De Ontmoeting, Het Debat en Het Besluit en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente HardinxveldGiessendam 2024 Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Organisatieverordening van de griffie van de gemeente Hardinxveld-Giessendam Inspraakverordening Verordening behandeling bezwaarschriften gemeente Hardinxveld-Giessendam Gedragscode voor bestuurders van de gemeente HardinxveldGiessendam Archiefverordening van gemeente HardinxveldGiessendam Verordening tot regelen van de toekenning van een gemeentelijke onderscheiding Klachtenverordening gemeente HardinxveldGiessendam Verordening auditcommissie gemeente

13

Programma’s / producten

Specifieke activiteit

Wetgeving extern

Regelgeving intern van de gemeente HardinxveldGiessendam

  Treasurybeheer



Wet financiering decentrale overheden



Arbeidsvoorwaarden en personeelsbeleid

  

Ambtenarenwet Fiscale wetgeving Sociale verzekeringswetten CAR / UWO Pensioenwetgeving

     

 

   

2. Leefomgeving en veiligheid

Hardinxveld-Giessendam Verordening burgerinitiatief Verordening nadeelcompensatie gemeente Hardinxveld-Giessendam Treasurystatuut

Bezoldigingsverordening 1991 Organisatiebesluit Vervoersregeling Vergoedingsregeling Reiskostenregeling Burgemeester en Wethouders Verordening regelende het presentiegeld voor de leden van de stembureaus Verordening rechtspositie raads- en burgerleden Hardinxveld-Giessendam 2024 Verordening werkgeverscommissie Sociaal plan Garantieregelingen Hardinxveld-Giessendam

Inkopen en contractbeheer

 

EU-aanbestedingsregels Aanbestedingswet

Burgerlijke stand en afgifte documenten

   

 

Legesverordening 2025 Verordening basisregistratie personen van de gemeente Hardinxveld-Giessendam



Burgerlijk wetboek Gemeentewet Wet GBA Wet rechten burgerlijke stand Paspoortwet

 

Gemeentewet Algemene wet



Algemene plaatselijke verordening HardinxveldGiessendam 2023

Handhaving

14

Programma’s / producten

Specifieke activiteit

Wetgeving extern

 

bestuursrecht Winkeltijdenwet Drank- en horecawet

Regelgeving intern van de gemeente HardinxveldGiessendam   

Verordening Binnentreden ter uitvoering van noodverordening Drank- en horecaverordening van de gemeente Hardinxveld-Giessendam Verordening winkeltijden gemeente HardinxveldGiessendam

Brandweer en rampenbestrijding



Brandweerwet 1985

Gebruiksvergunningen

 

Gemeentewet Brandweerwet 1985



Brandveiligheidsverordening 2012

Wegenbeheer

  



Reglement verkeerscommissie 2009



Wegenverkeerswet 1994 Wegenwet Besluit administratieve bepalingen wegverkeer Wet personenvervoer

Havenbeheer



Binnenschepenwet

  

Verordening vaarwegen Hardinxveld-Giessendam Havenverordening Hardinxveld-Giessendam Verordening haven- en kadegeld gemeente Hardinxveld-Giessendam 2025

Afvalstoffenbeheer



Wet milieubeheer

 

Destructieverordening Afvalstoffenverordening gemeente HardinxveldGiessendam 2024 Verordening afvalstoffenheffing 2025 Uitvoeringsbesluit afvalstoffenverordening gemeente Hardinxveld-Giessendam 2024

 

Rioolbeheer

 

Wet milieubeheer Wet op de



Verordening rioolheffing 2025

15

Programma’s / producten

Specifieke activiteit

Wetgeving extern





Geurverordening gemeente HardinxveldGiessendam 2017

  

Gemeentewet Wet op de lijkbezorging



Verordening lijkbezorgingsrechten HardinxveldGiessendam 2025 Beheersverordening gemeentelijke begraafplaatsen Hardinxveld-Giessendam 2025

Groenbeheer

  

Boswet Kaderwet LNV-subsidies Wet Markt en Overheid



Beleidsnota snippergroen en reststroken

Verzorging basis- en speciaal onderwijs

  

Wet primair onderwijs Wet op de basiseducatie Wet gemeentelijk onderwijs Achterstandenbeleid Opleidingen allochtone levende talen Wet Passend Onderwijs



Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs gemeente Hardinxveld-Giessendam 2015 Verordening Bekostiging leerlingenvervoer gemeente Hardinxveld-Giessendam Nadere regels verordening bekostiging leerlingenvervoer gemeente HardinxveldGiessendam Verordening overleg lokaal onderwijsbeleid gemeente Hardinxveld-Giessendam Verordening materiële gelijkstelling onderwijs gemeente Hardinxveld-Giessendam

Grafrechten

3. Vitaal en sociaal

waterhuishouding Waterleidingwet Wet belastingen op milieugrondslag Wet milieubeheer

Milieubeheer



Regelgeving intern van de gemeente HardinxveldGiessendam

 



   

Verzorgen voortgezet onderwijs

 

Wet op het voortgezet onderwijs Wet educatie- en beroepsonderwijs

16

Programma’s / producten

Specifieke activiteit

Wetgeving extern

Regelgeving intern van de gemeente HardinxveldGiessendam

Cultuur en lokale media

 

Mediawet Wet op het specifiek cultuurbeleid

 

Maatschappelijke Agenda (MAG) Subsidieregeling Specifieke Cultuurgelden Hardinxveld-Giessendam

Vreemdelingenzaken



Vreemdelingenwet

Integratie



Wet inburgering



Regeling opvang asielzoekers VVTV 

Verordening kwijtschelding 2025



Wet maatschappelijke ondersteuning Participatiewet Sociale en Fiscale wetgeving Wet Inkomensvoorziening Kunstenaars Wet op het kredietbeheer

 

Welzijnswet Wet Markt en Overheid

   

Maatschappelijke Agenda (MAG) Subsidieregeling MAG 2025 Verordening tarieven sportaccommodaties 2025 Subsidieregeling Doorbetaling beschikbaar gestelde specifieke middelen HardinxveldGiessendam Algemene subsidieverordening HardinxveldGiessendam

 Sociale inkomensvoorzieningen

   

Algemeen welzijn en sport



17

Programma’s / producten

Specifieke activiteit

Wetgeving extern

Regelgeving intern van de gemeente HardinxveldGiessendam

Gehandicaptenzorg



 



Kinderopvang en Jeugdzorg

  

Wet Maatschappelijke ondersteuning Zorgwet



Wet basisvoorziening kinderopvang (incl. peuterspeelzalen) Algemene wet bijzondere ziektekosten Jeugdwet

     

4. Ruimte en economie

Marktgelden



Gemeentewet

   

Grondexploitatie

Intensivering Stedelijke Vernieuwing

  

Wet ruimtelijke ordening Besluit op de ruimtelijke ordening Wet Markt en overheid



Wet ISV

 

Verordening MO Hardinxveld-Giessendam Verordening maatschappelijke ondersteuning Hardinxveld-Giessendam Besluit tot wijziging van Verordening beschermd wonen en opvang gemeente HardinxveldGiessendam 2017, eerste wijziging Verordening jeugdhulp 2022 gemeente Hardinxveld-Giessendam Beleidsregels jeugdhulp Hardinxveld-Giessendam Nadere regels jeugdhulp gemeente HardinxveldGiessendam 2022 Subsidieregeling peuteropvang en voorschoolse educatie gemeente Hardinxveld-Giessendam 2024 Verhuiskostenvergoedingsverordening Verordening burgerparticipatie Sociaal Domein Marktverordening Hardinxveld-Giessendam Verordening marktgelden gemeente HardinxveldGiessendam 2025 Reglement marktcommissie HardinxveldGiessendam Verordening staangeld. Verordening nadeelcompensatie gemeente Hardinxveld-Giessendam Verordening tot wijziging drempelbedrag planschade

18

Programma’s / producten

Specifieke activiteit

Wetgeving extern

Regelgeving intern van de gemeente HardinxveldGiessendam

Telecommunicatie



Telecommunicatiewet



Telecommunicatieverordening gemeente Hardinxveld-Giessendam

Wonen, economie en beheer gemeentelijke panden en accommodaties

  

Leegstandswet Woningwet Huurprijzenwet woonruimte Huisvestingswet Huurwet Huursubsidiewet Besluit woninggebonden subsidies Wet bevordering eigen woningbezit Wet Markt en Overheid Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht (Wabo)

 

Bouwverordening Urgentieverordening Regio AlblasserwaardVijfheerenlanden gemeente HardinxveldGiessendam 2025 Erfgoedverordening gemeente HardinxveldGiessendam Subsidieverordening gemeentelijke monumenten Verordening kwaliteit vergunningverlening, toezicht en handhaving omgevingsrecht gemeente Hardinxveld-Giessendam Subsidieregeling isolatie koopwoningen in de gemeente Hardinxveld-Giessendam

      

5. Bedrijfsvoering en Algemene Dekkingsmiddelen

   

Woonwagens

 

Woningwet Wet Markt en Overheid



Verordening op het gebruik van standplaatsen voor woonwagens

OZB

 

Gemeentewet Wet waardering Onroerende Zaken



Verordening onroerende zaakbelasting 2025

Hondenbelasting



Gemeentewet



Verordening hondenbelasting 2025

Reclame- en precariorechten



Gemeentewet



Verordening precariobelasting gemeente Hardinxveld-Giessendam 2025

19

20

6. Toetsingskader Programma’s / producten 1. Dienstverlening en bestuur

Regelgeving intern van de gemeente HardinxveldGiessendam Financiële verordening gemeente Hardinxveld-Giessendam

Recht

Hoogte

Duur

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

Verordening regelende het presentiegeld voor de leden van de stembureaus Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Archiefverordening van gemeente Hardinxveld-Giessendam Bezoldigingsverordening 1991

n.v.t.

Art. 1 - 3

n.v.t.

Art 9, 10 Art. 14 Art 2 - 3, 22

Art. 12 n.v.t. Art 5

Legesverordening 2025

Art. 2 - 3

Art. 8, 11, 12 n.v.t. Art 6 - 7, 15, 17 - 19, 21 Art. 5, 8 en 9

Verordening nadeelcompensatie gemeente HardinxveldGiessendam Algemene subsidieverordening Hardinxveld-Giessendam

Art 2 - 4

Art. 7 - 9

n.v.t.

Art. 2 - 5

Art. 5 - 7

n.v.t.

1:3 - 1:6, 1:8, 6:1

n.v.t.

1:7

Havenverordening Hardinxveld-Giessendam Verordening haven- en kadegeld 2025

Art. 33,3 Art. 3, art. 4, art. 8

n.v.t. Art 14-15

Verordening afvalstoffenheffing 2025 Verordening rioolheffing 2025 Verordening lijkbezorgingsrechten 2025 Beleidsnota snippergroen en reststroken

Art. 2, 6 Art 3 Art 2 - 4 Hfdst 3.1

n.v.t. art 5 - 7, art. 9-11, art. 17 Art. 3 Art 5 - 7 Art 5, 8, 11 Hfdst 5 + Bijlage 1 en 6

2. Leefomgeving en veiligheid Algemene Plaatselijke Verordening

Art. 7

Art. 7 Art 9, 10 Art. 6, 10

21

Programma’s / producten 3. Vitaal en sociaal

4. Ruimte en economie

Regelgeving intern van de gemeente HardinxveldGiessendam Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs gemeente Hardinxveld-Giessendam 2015 Verordening leerlingenvervoer gemeente HardinxveldGiessendam Verordening materiële financiële gelijkstelling onderwijs gemeente Hardinvxeld-Giessendam Subsidieregeling MAG 2025

Recht

Hoogte

Duur

Art 10

Art 32

Art 2 - 3, art 9-13

Art. 3, 4-8, 11, 12, 15, 16, 25 en 28 Art 8, 14-15

Art. 2-4

Art. 5-8

Art. 9-13

Art. 2-4, 6

Art. 7-9

Verordening tarieven sportaccommodaties 2025 Verordening MO Hardinxveld-Giessendam Besluit tot wijziging van Verordening beschermd wonen en opvang gemeente Hardinxveld-Giessendam 2017, eerste wijziging Subsidieregeling peuteropvang en voorschoolse educatie gemeente Hardinxveld-Giessendam 2024 Subsidieregeling Specifieke Cultuurgelden HardinxveldGiessendam Marktverordening Hardinxveld-Giessendam Verordening marktgelden 2025

n.v.t. Art. 1.2 Art. 3.2 - 3.5, 4.1

Art. 1 - 6 Art. 3.2 Art. 4.2, 5.1, 5.2

Art. 5,1014 Art. 7 n.v.t. Art. 6.1 6.3

Art 2-4

Art 5-10

Art. 3

Art. 4 - 5

Art. 6, art. 8 - 10, art. 22 n.v.t. Art 3 Art 4, art 5, art 8, art 10

Art. 7 Art. 7-8

Verordening nadeelcompensatie gemeente HardinxveldGiessendam

Art 2 - 4

Art. 7 - 9

n.v.t.

Subsidieverordening gemeentelijke monumenten

Art 2, 4, 9

Art 5 - 7, 12-13

Art 8

Beleidsnota snippergroen en reststroken Subsidieregeling isolatie koopwoningen in de gemeente Hardinxveld-Giessendam

Hfdst 3.1 Hfdst 5 + Bijlage 1 en 6 Art. 2, 3, 4,5, 6 lid `en 2. Art. 10, 11,12 en 13

Verordening onroerende zaakbelasting 20245Beleidsnota snippergroen en reststroken

Art 1 - 4Hfdst 3.1

Art 5Hfdst 5 + Bijlage 1 en 6

Art. 4

Art. 1113 Art. 6- 12

Art. 6 lid 3, art. 7, 16 Art. 7

22

Programma’s / producten 5. Bedrijfsvoering en algemene dekkingsmiddelen

Regelgeving intern van de gemeente HardinxveldGiessendam Verordening precariobelasting 20245Verordening precariobelasting 2024Verordening hondenbelasting 2024

Recht

Hoogte

Duur

Art 2 - 4, 10 en 13Art 2 - 4, 10 en 13Art 1-3

Art 5-6, 9Art 5-6, 9Art 4,5

Verordening precariobelasting 2024

Art 2 - 4, 10 en 13

Art 5-6, 9

Art. 7, 11, 12Art. 7, 11, 12Art. 10, 11 Art. 7, 11, 12

23

7. Communicatie en periodiek overleg Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd. Uit oogpunt van doelmatigheid heeft het de voorkeur zoveel mogelijk gesprekken te combineren. In het kader van het bestuurlijke overleg en de rapportage kunnen de volgende contacten tussen de accountant en het bestuur en management als regel van toepassing zijn. Aantal per jaar

Toelichting

Audit-commissie

Minimaal twee

De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant. De auditcommissie heeft tot taak de contacten tussen de gemeenteraad en de accountant te onderhouden. De auditcommissie is het aanspreekpunt voor de accountant voor de opdrachtformulering. Met de auditcommissie zal voorafgaand aan de controle een overleg plaatsvinden om te komen tot een afstemming betreffende de nadere invulling van de controleopdracht. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemming-) overleg plaats tussen de accountant en de auditcommissie. Eventuele tussentijdse belangrijke bijstellingen van de controle zullen tussentijdse worden teruggekoppeld naar de auditcommissie. Daarnaast zullen de bevindingen van de interim- en de eindejaarscontrole hier worden besproken.

Griffier

PM

Met de griffier vindt overleg plaats over de opdrachtverstrekking (ook als lid van de auditcommissie), informeel voortgangsoverleg naar behoefte.

Gemeentesecretaris

Periodiek De bespreking van de bevindingen van interim-controle (op basis van de concept managementletter) en de eindejaarscontrole (op basis van het concept rapport van bevindingen). Daarnaast kan naar behoefte worden gekozen voor tussentijdse voortgangsgesprekken.

Financieel management

Minimaal drie

De concerncontroller en Domeinmanager bedrijfsvoering en dienstverlening zijn voor de accountant belangrijke gesprekspartners binnen de gemeentelijke organisatie. Bijeenkomsten: pre-audit gesprek, de bespreking van de bevindingen van interim-controle (op basis van de concept managementletter) en de eindejaarscontrole (op basis van het concept rapport van bevindingen). Daarnaast kan naar behoefte worden gekozen voor tussentijdse voortgangsgesprekken.

Portefeuillehouder Financiën

Twee

Bespreking bevindingen interim-controle en eindejaarscontrole.

Ambtelijke organisatie/ afdelingen

PM

Alle uit te brengen rapportages/managementletters worden met de daarvoor in aanmerking komende functionarissen “in concept” besproken.

College van burgemeester en wethouders en gemeenteraad

PM

De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om te reageren. Op verzoek zal de accountant verschijnen in de vergaderingen van college en gemeenteraad.

24