Controleprotocol 2024 Hardinxveld-Giessendam.pdf

Controleprotocol 2024 Raadsvergadering 19 december 2024

INHOUD

1. INLEIDING........................................................................................................................................ 1 1.1

Aanleiding............................................................................................................................... 1

1.2

Doelstelling en wettelijk kader................................................................................................ 1

1.3

Leeswijzer............................................................................................................................... 1

2. Algemene uitgangspunten.............................................................................................................. 2 2.1

Rechtmatigheid....................................................................................................................... 2

2.2

Getrouwheid........................................................................................................................... 2

3. Rechtmatigheidsverantwoording................................................................................................... 3 3.1

Begrip rechtmatigheid............................................................................................................. 3

3.2

Rechtmatigheidscriteria.......................................................................................................... 3

3.3

Verantwoordingsgrens............................................................................................................ 4

3.4

Rapporteringsgrens................................................................................................................ 4

4. Getrouwheidscontrole door accountant........................................................................................6 4.1

Goedkeuringstoleranties......................................................................................................... 6

4.2

Rapporteringstolerantie.......................................................................................................... 6

4.3

Rapportering accountant........................................................................................................ 7

5. Bijlagen............................................................................................................................................. 8 1.

Uitwerking rechtmatigheids- en getrouwheidscriteria..............................................................9

2.

Begrotingscriterium............................................................................................................... 10

3.

Normenkader........................................................................................................................ 11

4.

Toetsingskader..................................................................................................................... 18

5.

Communicatie en periodiek overleg......................................................................................20

1. INLEIDING 1.1 Aanleiding Op grond van artikel 213 Gemeentewet stelt de raad bij verordening regels vast voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. De 'Controleverordening' waarborgt dat de rechtmatigheid (getrouwheid is hier een onderdeel van) van het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie wordt getoetst. Met ingang van verslagjaar 2023 neemt het College van B&W (college) een verantwoording op in de jaarrekening over de rechtmatigheid (exclusief getrouwheid) van de relevante financiële beheershandelingen. De accountant zal toetsen of de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording) getrouw is. Dit is een wijziging ten opzichte van de situatie van 2004 tot en met 2022 waar de accountant een oordeel gaf over de rechtmatigheid en dit vanaf 2023 over is gegaan naar het college. Deze rechtmatigheidsverantwoording komt voort uit de voorstellen van de commissie Depla, in het rapport 'Vernieuwing van de begroting en verantwoording van gemeenten'. Het college is namelijk verantwoordelijk voor een rechtmatige uitvoering van de begroting. Het is daarom ook aan het college om hier verantwoording over af te leggen.

1.2 Doelstelling en wettelijk kader De raad zal ter afkadering van de rechtmatigheidscontrole allerlei zaken nader moeten regelen en vastleggen, zoals de te hanteren verantwoordingsgrens, de rapporteringstolerantie en het voor de rechtmatigheidscontrole toe te passen (lokale) normenkader. De accountantscontrole voor de getrouwheid is overal hetzelfde. Buiten het vaststellen van de goedkeurings- en rapporteringstolerantie zijn hier geen verdere afspraken voor nodig. Naast voorgaande specifieke zaken moeten er ook een aantal algemene zaken geregeld worden, namelijk de wijze en het tijdstip van aanleveren van de te controleren jaarrekening, het te voeren overleg en eventuele tussentijdse rapportages, enzovoorts. De raad kan er voor kiezen om de afspraken voor een deel in de verordening ex. Artikel 213 GW en in het raadbesluit inzake de opdrachtverlening c.q. de (jaarlijkse) verplichte opdrachtbevestiging aan de accountant te laten opnemen. Ook kan de raad de afspraken vastleggen in een zogenoemd controleprotocol. Bij de gemeente Hardinxveld-Giessendam hebben we ervoor gekozen een aantal van deze zaken in een controleprotocol te regelen.

1.3 Leeswijzer In de volgende hoofdstukken behandelen we achtereenvolgens de onderwerpen algemene uitgangspunten voor de controle, de rechtmatigheidsverantwoording waaronder de verantwoordingsgrens en de rapporteringsgrens en de controle op de getrouwheid door de accountant waaronder de goedkeurings- en rapporteringstoleranties en de rapportering door de accountant.

1

2. Algemene uitgangspunten 2.1 Rechtmatigheid Met ingang van verslagjaar 2023 neemt het college een verantwoording op in de jaarrekening over de rechtmatigheid (exclusief getrouwheid) van de relevante financiële beheershandelingen. De accountant zal toetsen of de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording) getrouw is.

2.2 Getrouwheid De accountant toetst in opdracht van de raad of de (financiële) verantwoording voldoet aan de voorschriften. Het gaat er om of er een getrouw beeld wordt gegeven van het resultaat in de jaarrekening en van alle posten op de balans en sinds 2023 ook het getrouwe beeld van de rechtmatigheidsverantwoording. Getrouw wil zeggen in overeenstemming met de werkelijkheid en de administratie en in overeenstemming met de regelgeving omtrent de externe verslaggeving (BBV). Eventuele geconstateerde fouten en onzekerheden moeten binnen bepaalde grenzen blijven, de goedkeuringstoleranties. De accountant toetst niet op doelmatigheid en doeltreffendheid (met andere woorden: zijn de activiteiten op efficiënte wijze uitgevoerd en zijn de gestelde doelen bereikt). Ook beoordeelt de accountant of het jaarverslag en de jaarrekening wel verenigbaar zijn. Dat wil zeggen of er geen tegenstrijdigheden zitten in de tekst bij het jaarverslag en de financiële verantwoording. Samengevat, bij de oordeelsvorming door de accountant wordt een onderscheid gemaakt in:  het getrouwe beeld van de grootte en samenstelling van het vermogen en van de baten en lasten in de jaarrekening;  het getrouwe beeld van de rechtmatigheidsverantwoording;  het opstellen van de jaarrekening conform de (verslaggevings)regels (BBV) en  de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening

2

3. Rechtmatigheidsverantwoording 3.1 Begrip rechtmatigheid De definitie van het begrip rechtmatigheid is: ‘voldoen aan wettelijke kaders en regelgeving’. Hierbij gaat het niet alleen om zogenaamde externe regelgeving, zoals Europese en nationale wetgeving, maar ook om eigen regels van een overheid. Tot deze laatste groep behoren naast verordeningen, beleidsregels, interne afspraken e.d. ook zaken zoals de vastgestelde begroting en formele wijzigingen daarvan. Tegenover het begrip ‘rechtmatig’ staat ‘onrechtmatig’. Van belang is dat onrechtmatig geen synoniem van fraude is. Bij fraude wordt met opzet niet voldaan aan wetten en regels met doorgaans als doel er zelf beter van te worden. Onrechtmatigheid komt vaak voort uit onzorgvuldigheid, gebrek aan prioriteit of onwetendheid, waarbij er geen sprake is van er zelf beter van worden. In het geval van fraude is altijd sprake van onrechtmatig handelen, terwijl onrechtmatigheid niet per definitie gelijk staat met fraude. Het brede juridische begrip rechtmatigheid heeft betrekking op het in overstemming handelen met (alle) geldende internationale verdragen, wetten in formele zin, besluiten, regelingen en verordeningen. In het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is de inhoud en strekking van dit begrip echter aanzienlijk beperkter.

Het doel is om vast te stellen of baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen overeenkomstig relevante (financiële) wet en regelgeving zoals opgenomen in het normenkader. Regels met betrekking tot handelingen en beslissingen van niet-financiële aard (bijvoorbeeld in relatie tot arbeidsomstandighedenwet, algemene verordening persoonsgegevens, archiefwet) maken geen onderdeel uit van het normenkader.

3.2 Rechtmatigheidscriteria In de literatuur en wetsgeschiedenis worden negen aspecten van rechtmatigheid (getrouwheid is hier een onderdeel van) onderscheiden. Zes criteria worden afgedekt door het getrouwe beeld (accountantscontrole) en drie criteria vallen onder de rechtmatigheid (rechtmatigheidsverantwoording). In het onderstaande schema is dit nader toegelicht.

In de Kadernota rechtmatigheid van de Commissie BBV is een nadere uitwerking gegeven van deze begrippen en de manier waarop hier in de praktijk mee om kan worden gegaan. Naar aanleiding van het eerste verslagjaar 2023 waarin de rechtmatigheidsverantwoording 2023 was opgenomen heeft de commissie vragen, ervaringen, aanbevelingen en adviezen ontvangen. Deze hebben geleid tot aanpassingen in de Kadernota rechtmatigheid 2024. De hiervoor genoemde uitwerking is opgenomen in bijlage 1.Onderstaand gaan we nog nader in op de drie rechtmatigheidscriteria. Begrotingscriterium In de toelichting op het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) wordt begrotingsrechtmatigheid omschreven als: 'Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). In de begroting zijn de maxima voor de lasten vermeld die door de raad zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de toereikendheid van het begrotingsbedrag, alsmede het begrotingsjaar van belang zijn.'

3

Bij het begrotingscriterium gaat het om controle op overschrijdingen van de geautoriseerde begroting na begrotingswijzigingen in het boekjaar. Onderdeel van de rechtmatigheidsonderbouwing is vaststellen of er sprake is van dit soort overschrijdingen en of ze passen binnen het gemeentelijk beleid en met reden zijn toegelicht in de jaarrekening. Als de overschrijdingen zijn toegelicht en de jaarrekening wordt vastgesteld door de raad, zijn deze overschrijdingen alsnog rechtmatig. Alleen een begrotingsoverschrijding die onrechtmatig is, wordt vermeld in de rechtmatigheidsverantwoording. In bijlage 2 zijn nadere regels opgenomen voor wanneer een begrotingsafwijking wel of niet wordt meegenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Voorwaardencriterium Het voorwaardecriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse interne en externe regelgeving (zie bijlage 3) en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Het normenkader is in bijlage 4 nader uitgewerkt in een toetsingskader waar de van belang zijnde artikel van de interne regelgeving in zijn opgenomen.

Misbruik & oneigenlijk gebruik criterium De rechtmatigheidseis betreft ook de toetsing op juistheid en volledigheid van de gegevens, die door de belanghebbenden zijn verstrekt om het voldoen aan voorwaarden aan te tonen. Dit ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving (M&O-criterium). Onder misbruik wordt verstaan: Het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Misbruik van overheidsgelden kan gelijk worden gesteld met het plegen van fraude om zich onrechtmatig overheidsgelden toe te eigenen. Bij fraude passen beheersmaatregelen zoals fraudepreventie, handhaving, fraudeopsporing en sancties. Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan: Het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan. De beheersmaatregelen die daarbij passen zijn: handhaving, voorlichting, analyse toepassing en actualisering wet- en regelgeving. Misbruik is onrechtmatig, oneigenlijk gebruik niet.

Wanneer sprake is van misbruik van overheidsgelden moeten deze gelden door de gemeente worden teruggevorderd. Als in de jaarrekening van de gemeente geen terugvordering is verantwoord is er geen sprake van een getrouw beeld en een financiële rechtmatigheidsfout. Wanneer oneigenlijk gebruik van overheidsgelden is geconstateerd, is geen sprake van een rechtmatigheidsfout. In de nota misbruik en oneigenlijk gebruik wordt nader ingegaan op dit onderwerp.

3.3 Verantwoordingsgrens De verantwoordingsgrens is een door de gemeenteraad vastgesteld bedrag. Als het totaal van de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) boven deze grens uitkomt dan moet het college een overzicht van de afwijkingen opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. Voor fouten en onduidelijkheden geldt hetzelfde percentage. Fouten en onduidelijkheden mogen niet bij elkaar opgeteld te worden. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de toevoegingen aan de reserves. De gemeenteraad is vrij om binnen deze bandbreedte de grens te bepalen. De verantwoordingsgrens bepalen we op 1% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de toevoegingen aan de reserves. We sluiten hiermee aan bij de goedkeuringstolerantie voor de accountantscontrole op de getrouwheid.

3.4 Rapporteringsgrens De rapporteringsgrens is de grens die uitgangspunt is voor het rapporteren van fouten en onduidelijkheden in de paragraaf bedrijfsvoering. Geconstateerde fouten en onduidelijkheden die

4

boven de rapporteringsgrens vallen worden opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering. Wanneer de rapporteringsgrens gelijk is aan de verantwoordingsgrens komen er alleen bevindingen in de paragraaf bedrijfsvoering wanneer het totaal van de fouten of onduidelijkheden boven de verantwoordingsgrens uitkomen. Het is daarom mogelijk dat gemeenteraden de rapporteringsgrens lager vaststellen dan de verantwoordingsgrens. Een lagere rapporteringsgrens leidt in beginsel niet tot aanvullende werkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere paragraaf bedrijfsvoering. De rapporteringsgrens kan worden vastgesteld op een percentage van de verantwoordingsgrens of op een maatschappelijk relevant geacht absoluut bedrag. De rapporteringsgrens bepalen we op € 100.000. We sluiten hiermee aan bij de rapporteringstolerantie voor de accountantscontrole op de getrouwheid.

5

4. Getrouwheidscontrole door accountant 4.1 Goedkeuringstoleranties Voor de bepaling welke posten materieel zijn voor de oordeelsvorming over de getrouwheid van de verantwoording is in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) de basis vastgelegd. De raad stelt de te hanteren goedkeuringstolerantie vast. Volgens het Bado dient de door de accountant te hanteren goedkeuringstolerantie te worden vastgesteld op maximaal 1% van de omvangbasis. Zoals ook in de nota van toelichting op het Bado is genoemd, wordt de omvangbasis in zijn algemeenheid door de accountant gekozen, rekening houdend met de soort huishouding en de activiteiten van de organisatie waarvan de jaarrekening wordt gecontroleerd. De omvangbasis voor gemeenten is in het Bado gedefinieerd als de totale lasten van de gemeente inclusief de toevoegingen aan de reserves. Het Bado bepaalt dat de goedkeuringstolerantie ten aanzien van fouten in de jaarrekening 1% van de omvangbasis bedraagt. Ten aanzien van onzekerheden in de controle bedraagt de goedkeuringstolerantie 3% van de omvangbasis. De consequenties van overschrijding van toleranties laat zich in het volgende schema vertalen: Goedkeuringstolerantie

Goedkeurend

Beperking

Afkeurend

> 1% < 3%

Oordeelonthouding -

Fouten in de jaarrekening (% omvangbasis) Onzekerheden in de controle (% omvangbasis)

<= 1% <= 3%

> 3% < 10%

>= 10%

-

>= 3%

Fouten (of het totaal van de fouten) die groter zijn dan 1% en/of onzekerheden die groter zijn dan 3% zijn worden in vaktermen ‘van materieel belang’ genoemd. Fouten (of het totaal van de fouten) die groter zijn dan 3% en/of onzekerheden die groter zijn dan 10% worden ‘van wezenlijk belang’ genoemd. De raad kan de goedkeuringstolerantie lager vaststellen. Dat betreft dan de totale jaarrekening, of een deelverantwoording van een dienst of onderdeel, waarover een aparte accountantscontrole wordt uitgevoerd. Het verlagen van de goedkeuringstolerantie zal als consequentie hebben, dat de accountant sneller een niet goedkeurende verklaring zal afgeven en dat de hoeveelheid uit te voeren werkzaamheden door de organisatie en door de accountant zullen toenemen. De gemeente Hardinxveld-Giessendam maakt hier geen gebruik van. Op basis van de primaire begroting bepalen we de voorlopige goedkeuringstolerantie. Voor fouten komt dat neer op 1% van € 53.479.000 = € 534.790 en voor onzekerheden is dat 3% van € 53.479.000 = € 1.604.370. Bij de jaarstukken zal de definitieve goedkeuringstolerantie bepaald worden.

4.2 Rapporteringstolerantie De rapporteringstolerantie is de tolerantie die uitgangspunt is voor het verslag van bevindingen. Volgens het Bado zijn de bedragen die de accountant hanteert ten behoeve van de rapportering in het verslag van bevindingen, de bedragen die voortvloeien uit de goedkeuringstoleranties. Wanneer de rapporteringstolerantie gelijk is aan de goedkeuringstolerantie komen er alleen bevindingen in het verslag wanneer er geen sprake meer is van een goedkeurende verklaring. Het is daarom mogelijk dat gemeenteraden de rapporteringstolerantie strenger maken (lager dan 1% van de omvangbasis). Een lagere rapporteringstolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen. De rapporteringstolerantie kan worden vastgesteld op een percentage van de goedkeuringstolerantie of op een maatschappelijk relevant geacht absoluut bedrag. De rapporteringstoleranties kunnen zich verder toespitsen op die elementen die de gemeenteraad specifiek nader terug wil zien, zonder dat dit de controletoleranties zelf beïnvloedt. De rapporteringstolerantie bepalen we op € 100.000.

6

4.3 Rapportering accountant Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant als volgt: Managementletter In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interimcontrole uitgevoerd. Over de bevindingen van die tussentijdse controle wordt een verslag uitgebracht in de vorm van een managementletter. Bestuurlijk relevante zaken worden ook aan de Raad gerapporteerd indien deze er zijn. Verslag van bevindingen Overeenkomstig de gemeentewet zendt de accountant de controleverklaring en het verslag van bevindingen aan de Raad en een afschrift daarvan aan het College. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw financieel beheer en verantwoording (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording) daarover waarborgt. Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. Controleverklaring In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven. Zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid.

Deze controleverklaring is bestemd voor de Raad, zodat deze de namens het College van Burgemeester en Wethouders opgestelde jaarstukken kan vaststellen. Procedure In de verordening ex artikel 213 Gemeentewet is in artikel 4, lid 3, de volgende zinsnede opgenomen: Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van de raad (auditcommissie), de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris en de concerncontroller. Voorafgaand aan de accountantscontrole bepaalt de raad jaarlijks de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifieke aandacht dient te besteden. In de door de gemeenteraad vastgestelde verordening auditcommissie is aan de auditcommissie de taak opgedragen te adviseren over het controleprotocol. Het is daarnaast de taak van de auditcommissie om overleg te voeren met de accountant over het controleprotocol. Daarom bespreekt de accountant jaarlijks voor aanvang van het controlejaar het controleprotocol met de auditcommissie. De formele overlegmomenten tussen de accountant en de gemeente zijn in bijlage 5 nader uitgewerkt.

7

5. Bijlagen

8

1. Uitwerking rechtmatigheids- en getrouwheidscriteria Rechtmatigheids-criterium

Omschrijving

Calculatiecriterium

De vastgestelde bedragen zijn juist berekend. Het tijdstip van betaling en de verantwoording van verplichtingen is juist. De persoon of organisatie waar een financiële stroom naar toe is gegaan, is juist (rechthebbende). Alle opbrengsten die verantwoord zouden moeten zijn, zijn ook verantwoord. De financiële beheerhandeling past bij de activiteiten van de gemeente en in relatie tot de kosten is een aanvaardbare tegenprestatie overeengekomen. Juistheid van ontvangen goederen en/ of diensten. Financiële handelingen moeten passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting. Past het totaal binnen de opgestelde en geautoriseerde begroting. Nadere eisen die worden gesteld bij de uitvoering van financiële beheershandelingen. De interne toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt bij het gebruik van overheidsregelingen (= misbruik).

Valuteringscriterium Adresseringscriterium Volledigheidscriterium Aanvaardbaarheidscriterium

Leveringscriterium Begrotingscriterium

Voorwaardencriterium

M&O-criterium

Toetsingskader (voorbeeld) - legesbedragen - facturen - verantwoording van contracten en verplichtingen - betalingsverkeer -

huren en pachten leges en rechten

-

inkoop van goederen en/ of diensten verstrekken van subsidies

-

-

inkoop van goederen en/ of diensten overschrijding van de begroting

subsidievoorwaarden aanbesteding belastingwetgeving subsidieregelingen kwijtschelding uitkeringen aanbesteding

De interne toetsing of derden bij het gebruik van overheidsregelingen geen (rechts)handelingen hebben verricht die in strijd zijn met het doel of de strekking van de regeling (= oneigenlijk gebruik).

9

2. Begrotingscriterium De algemene lijn is dat begrotingsoverschrijdingen die binnen de beleidskaders van de raad passen niet meegewogen worden in het accountantsoordeel. Er kunnen zeven verschillende begrotingsoverschrijdingen worden onderscheiden. In onderstaand overzicht wordt aangegeven wat de consequentie van betreffende overschrijding moet zijn voor het accountantsoordeel. Bij de toetsing van begrotingsafwijkingen kunnen tenminste de volgende 'soorten' begrotingsafwijkingen worden onderkend: Kostenoverschrijdingen betreffende activiteiten die niet passen binnen het bestaande beleid en waarvoor men geen voorstel tot begrotingsaanpassing heeft ingediend. Bijvoorbeeld de doelgroep c.q. de activiteiten zijn in de praktijk aantoonbaar ruimer geïnterpreteerd dan in regelgeving (subsidieregeling, -verordening) was gedefinieerd. Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid, maar waarbij de accountant ondubbelzinnig vaststelt dat die ten onrechte niet tijdig zijn geautoriseerd. Bijvoorbeeld: de verwachte kostenoverschrijding op jaarbasis was via tussentijdse informatie al wel bekend, maar men heeft geen voorstel tot begrotingsaanpassing ingediend en dit is in strijd met de budgetregels zoals afgesproken met de raad.

Kostenoverschrijdingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten, bijvoorbeeld via subsidies of kostendekkende omzet. Kostenoverschrijdingen bij open einde (subsidie)regelingen. Vaak blijkt vanwege dit open karakter in het kader van het opmaken van de jaarrekening een (niet eerder geconstateerde) overschrijding. Kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door extra inkomsten die niet direct gerelateerd zijn. Over de aanwending van deze extra inkomsten heeft de raad nog geen besluit genomen Kostenoverschrijdingen betreffende activiteiten welke achteraf als onrechtmatig moeten worden beschouwd omdat dit bijvoorbeeld bij nader onderzoek van de subsidieverstrekker, belastingdienst of een toezichthouder blijkt (bijvoorbeeld een belastingnaheffing). Het zal hier in de praktijk vaak gaan om interpretatieverschillen bij de uitleg van wet- en regelgeving die na het verantwoordingsjaar aan het licht komen. Er zijn dan geen rechtmatigheidsgevolgen voor dat verantwoordingsjaar. Wel zal de gemeente ervoor moeten zorgen dat de overschrijdingen getrouw in de jaarrekening worden weergegeven. Ook kunnen er gevolgen zijn voor het lopende jaar.

- geconstateerd tijdens verantwoordingsjaar - geconstateerd na verantwoordingsjaar Kostenoverschrijdingen op activeerbare activiteiten (investeringen of totaal geautoriseerd budget) waarvan de gevolgen voornamelijk zichtbaar worden via hogere afschrijvings- en financieringslasten in het jaar zelf of pas in de volgende jaren. - Jaar van investeren - Afschrijvings- en financieringslasten in latere jaren

Onrechtmatig, maar telt niet mee voor het oordeel

Onrechtmatig, en telt mee voor het oordeel X

X

X X X X

X

X

X

10

3. Normenkader Programma’s / producten

Specifieke activiteit

Wetgeving extern

Regelgeving intern van de gemeente HardinxveldGiessendam

1. Bestuur

Algemeen financieel middelenbeheer

   



(incl. ondersteunende processen)

   

Grondwet Burgerlijk Wetboek Gemeentewet Besluit Begroting en Verantwoording Wet gemeenschappelijke regelingen Archiefwet Algemene Wet Bestuursrecht Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen



Financiële verordening gemeente Hardinxveld-Giessendam (art. 212 GW) Controleverordening gemeente Hardinxveld-Giessendam (art. 213 GW) Verordening voor onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid art. 213a van de gemeente HardinxveldGiessendam Programmabegroting 2024-2028 Nota reserves en voorzieningen Verordening op de rekenkamercommissie HardinxveldGiessendam Verordening op het onderzoeksrecht van de raad Reglement van orde van de gemeenteraad Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Organisatieverordening van de griffie van de gemeente Hardinxveld-Giessendam Inspraakverordening Verordening commissie bezwaarschriften Gedragscode voor bestuurders van de gemeente Hardinxveld-Giessendam Archiefverordening van gemeente Hardinxveld-Giessendam Verordening tot regelen van de toekenning van een gemeentelijke onderscheiding Klachtenverordening gemeente Hardinxveld-Giessendam Verordening op de auditcommissie gemeente HardinxveldGiessendam Verordening burgerinitiatief



Treasurystatuut

               

Treasurybeheer



Wet financiering decentrale overheden

11

Programma’s / producten

Specifieke activiteit

Wetgeving extern

Regelgeving intern van de gemeente HardinxveldGiessendam

Arbeidsvoorwaarden en personeelsbeleid

    

     

Ambtenarenwet Fiscale wetgeving Sociale verzekeringswetten CAR / UWO Pensioenwetgeving

   

Bezoldigingsverordening 1991 Organisatiebesluit Vervoersregeling Vergoedingsregeling Reiskostenregeling Burgemeester en Wethouders Verordening regelende het presentiegeld voor de leden van de stembureaus Verordening rechtspositie raads- en burgerleden Hardinxveld-Giessendam 2021 Verordening werkgeverscommissie Sociaal plan Garantieregelingen Hardinxveld-Giessendam

Inkopen en contractbeheer

 

EU-aanbestedingsregels Aanbestedingswet

2. Leven, reizen en documenten

Burgerlijke stand en afgifte documenten

    

Burgerlijk wetboek Gemeentewet Wet GBA Wet rechten burgerlijke stand Paspoortwet

 

Legesverordening 2024 Verordening basisregistratie personen van de gemeente Hardinxveld-Giessendam

3. Openbare orde en veiligheid

Handhaving

   

Gemeentewet Algemene wet bestuursrecht Winkeltijdenwet Drank- en horecawet

 

Algemene plaatselijke verordening Hardinxveld-Giessendam Verordening Binnentreden ter uitvoering van noodverordening Drank- en horecaverordening van de gemeente Hardinxveld-Giessendam Verordening winkeltijden gemeente HardinxveldGiessendam Noodverordening Covid-19 – 14 oktober 2020

  

12

Programma’s / producten

Specifieke activiteit

Wetgeving extern

Brandweer en rampenbestrijding



Brandweerwet 1985

Gebruiksvergunningen

    



Brandveiligheidsverordening 2012



Reglement verkeerscommissie 2009



Gemeentewet Brandweerwet 1985 Wegenverkeerswet 1994 Wegenwet Besluit administratieve bepalingen wegverkeer Wet personenvervoer

Havenbeheer



Binnenschepenwet

  

Verordening vaarwegen Hardinxveld-Giessendam Havenverordening Hardinxveld-Giessendam Verordening haven- en kadegeld 2024

5. Ondernemen en bedrijvigheid

Marktgelden



Gemeentewet

  

Marktverordening Hardinxveld-Giessendam Verordening marktgelden 2024 Reglement marktcommissie Hardinxveld-Giessendam

6. Scholing

Verzorging basis- en speciaal onderwijs

  

Wet primair onderwijs Wet op de basiseducatie Wet gemeentelijk onderwijs Achterstandenbeleid Opleidingen allochtone levende talen Wet Passend Onderwijs



Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs gemeente Hardinxveld-Giessendam 2015 Verordening leerlingenvervoer gemeente HardinxveldGiessendam Nadere regels leerlingenvervoer gemeente HardinxveldGiessendam Verordening overleg lokaal onderwijsbeleid gemeente Hardinxveld-Giessendam Verordening materiële gelijkstelling onderwijs gemeente Hardinxveld-Giessendam

4. Verkeer en vervoer

Wegenbeheer

 

Regelgeving intern van de gemeente HardinxveldGiessendam

   

Verzorgen voortgezet onderwijs

 

Wet op het voortgezet onderwijs Wet educatie- en beroepsonderwijs

13

Programma’s / producten

Specifieke activiteit

Wetgeving extern

Regelgeving intern van de gemeente HardinxveldGiessendam

7. Samenleven

Cultuur en lokale media

 

Mediawet Wet op het specifiek cultuurbeleid



Maatschappelijke Agenda (MAG)

Vreemdelingenzaken



Vreemdelingenwet

Integratie



Wet inburgering

 

Regeling opvang asielzoekers VVTV





Verordening kwijtschelding 2024



Wet maatschappelijke ondersteuning Participatiewet Sociale en Fiscale wetgeving Wet Inkomensvoorziening Kunstenaars Wet op het kredietbeheer

Algemeen welzijn en sport

 

Welzijnswet Wet Markt en Overheid

  

Maatschappelijke Agenda (MAG) Subsidieregeling MAG Verordening tarieven sportaccommodaties 2024

Gehandicaptenzorg



Wet Maatschappelijke ondersteuning Zorgwet

 

Verordening MO Hardinxveld-Giessendam Beleidsregels maatschappelijke ondersteuning HardinxveldGiessendam Nadere regels maatschappelijke ondersteuning HardinxveldGiessendam Verordening beschermd wonen en opvang gemeente

8. Werk en inkomen

9. Zorg en Welzijn

Sociale inkomensvoorzieningen

  



 

14

Programma’s / producten

Specifieke activiteit

Wetgeving extern

Regelgeving intern van de gemeente HardinxveldGiessendam Hardinxveld-Giessendam 2017

Kinderopvang en Jeugdzorg





Wet basisvoorziening kinderopvang (incl. peuterspeelzalen) Algemene wet bijzondere ziektekosten Jeugdwet



Wet milieubeheer



10. Volksgezondheid en milieu

Afvalstoffenbeheer

        

Gewijzigde Verordening jeugdhulp gemeente HardinxveldGiessendam Beleidsregels bij de toepassing van de verordening jeugdhulp Nadere regels jeugdhulp gemeente HardinxveldGiessendam 2018 Verhuiskostenvergoedingsverordening Verordening burgerparticipatie Sociaal Domein Destructieverordening Afvalstoffenverordening 2024 gemeente HardinxveldGiessendam Verordening afvalstoffenheffing 2024 Uitvoeringsbesluit afvalstoffenverordening gemeente Hardinxveld-Giessendam 2024

Rioolbeheer

  

Wet milieubeheer Wet op de waterhuishouding Waterleidingwet



Verordening rioolheffing 2024

Milieubeheer





Geurverordening gemeente Hardinxveld-Giessendam 2017



Wet belastingen op milieugrondslag Wet milieubeheer

 

Gemeentewet Wet op de lijkbezorging

 

Verordening lijkbezorgingsrechten 2024 Beheersverordening gemeentelijke begraafplaatsen Hardinxveld-Giessendam

Grafrechten

15

Programma’s / producten

Specifieke activiteit

Wetgeving extern

Regelgeving intern van de gemeente HardinxveldGiessendam

11. Bouwen, wonen en gebruiken

Grondexploitatie

 





Wet ruimtelijke ordening Besluit op de ruimtelijke ordening Wet Markt en overheid

Intensivering Stedelijke Vernieuwing



Wet ISV

Telecommunicatie



Telecommunicatiewet



Telecommunicatieverordening gemeente HardinxveldGiessendam

Wonen, economie en beheer gemeentelijke panden en accommodaties

      

Leegstandswet Woningwet Huurprijzenwet woonruimte Huisvestingswet Huurwet Huursubsidiewet Besluit woninggebonden subsidies Wet bevordering eigen woningbezit Wet Markt en Overheid Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht (Wabo)

 

Bouwverordening Urgentieverordening Regio AlblasserwaardVijfheerenlanden gemeente Hardinxveld-Giessendam Erfgoedverordening 2010 gemeente HardinxveldGiessendam Subsidieverordening gemeentelijke monumenten Verordening VROM Startersleningen Gemeentelijke uitvoeringsregels startersleningen Verordening Stimuleringsregeling funderingsherstel gemeente Hardinxveld-Giessendam Verordening kwaliteit vergunningverlening, toezicht en handhaving omgevingsrecht gemeente HardinxveldGiessendam

  

12. Woonomgeving



     

Procedureverordening voor advisering tegemoetkoming in planschade Verordening tot wijziging drempelbedrag planschade

Woonwagens

 

Woningwet Wet Markt en Overheid



Verordening op het gebruik van standplaatsen voor woonwagens

Groenbeheer

  

Boswet Kaderwet LNV-subsidies Wet Markt en Overheid



Beleidsnota snippergroen en reststroken

16

Programma’s / producten

Specifieke activiteit

Wetgeving extern

Regelgeving intern van de gemeente HardinxveldGiessendam

Financiering en algemene dekkingsmiddelen

OZB

 

Gemeentewet Wet waardering Onroerende Zaken



Verordening onroerende zaakbelasting 2024

Hondenbelasting



Gemeentewet



Verordening hondenbelasting 2024

Reclame- en precariorechten



Gemeentewet



Verordening precariobelasting 2024

17

4. Toetsingskader Programma’s / producten 1. Bestuur (incl. ondersteunende processen)

2. Leven, reizen en documenten 3. Openbare orde en veiligheid 4. Verkeer en vervoer 5. Ondernemen en bedrijvigheid

6. Scholing

7. Samenleven

Regelgeving intern van de gemeente Hardinxveld-Giessendam

Recht

Hoogte

Duur

Financiële verordening gemeente Hardinxveld-Giessendam

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

Verordening regelende het presentiegeld voor de leden van de stembureaus Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Archiefverordening van gemeente Hardinxveld-Giessendam Bezoldigingsverordening 1991 Legesverordening 2024

n.v.t.

Art. 1 - 3

n.v.t.

Art 9, 10 Art. 14 Art 2 - 3, 22 Art. 2 - 3

Art. 8, 11, 12 n.v.t. Art 6 - 7, 15, 17 - 19, 21 Art. 5, 8 en 9

Art. 12 n.v.t. Art 5 Art. 7

Algemene Plaatselijke Verordening

1:3 - 1:6, 1:8, 6:1

n.v.t.

1:7

Havenverordening Hardinxveld-Giessendam Verordening haven- en kadegeld 2024 Marktverordening Hardinxveld-Giessendam

Art. 33,3 Art. 3, art. 4, art. 8 Art. 6, art. 8 - 10, art. 22

n.v.t. n.v.t. art 5 - 7, art. 9-11, art. 17 Art 14-15 n.v.t. Art. 7

Verordening marktgelden 2024 Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs gemeente Hardinxveld-Giessendam 2015 Verordening leerlingenvervoer gemeente Hardinxveld-Giessendam Verordening materiële financiële gelijkstelling onderwijs gemeente Hardinvxeld-Giessendam Subsidieregeling MAG

Art 3 Art 10

Art. 7-8 Art 32

Art 2 - 3, art 9-13 Art. 2-4

Art 4, art 5, art 8, art 10 Art. 3, 4-8, 11, 12, 15, 16, 25 en 28 Art 8, 14-15 Art. 5-8

Art. 2-4, 6

Art. 7-9

Art. 5,12 14

Art. 4 Art. 9-13

18

8. Werk en inkomen 9. Zorg en Welzijn

Subsidieregeling MAG

Art. 2-4, 6

Art. 7-9

Verordening tarieven sportaccommodaties 2024 Verordening MO Hardinxveld-Giessendam Verordening beschermd wonen en opvang gemeente HardinxveldGiessendam 2017

n.v.t. Art. 1.2 Art. 3.2 - 3.5, 4.1

Art. 1 - 6 Art. 3.2 Art. 4.2, 5.1, 5.2

Art. 2, 6 Art 3 Art 2 - 4 Art. 3

Art. 3 Art 5 - 7 Art 5, 8, 11 n.v.t.

Art. 7 Art 9, 10 Art. 6, 10 n.v.t.

Subsidieverordening gemeentelijke monumenten Verordening staangeld

Art 2, 4, 9 Art. I - IV, X

Art 5 - 7, 12-13 Art.V, XI

Art 8 Art. VI, VIII en IX

Beleidsnota snippergroen en reststroken Verordening onroerende zaakbelasting 2024 Verordening hondenbelasting 2024 Verordening precariobelasting 2024

Hfdst 3.1 Art 1 - 4 Art 1-3 Art 2 - 4, 10 en 13

Hfdst 5 + Bijlage 1 en 6 Art 5 Art 4,5 Art 5-6, 9

10. Volksgezondheid Verordening afvalstoffenheffing 2024 en milieu Verordening rioolheffing 2024 Verordening lijkbezorgingsrechten 2024 11. Bouwen, wonen Procedureverordening voor de advisering en tegemoetkoming in en gebruiken planschade

12. Woonomgeving Financiering en algemene dekkingsmiddelen

Art. 5,12 14 Art. 7 n.v.t. Art. 6.1 6.3

Art. 7 Art. 10, 11 Art. 7, 11, 12

19

5. Communicatie en periodiek overleg Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd. Uit oogpunt van doelmatigheid heeft het de voorkeur zoveel mogelijk gesprekken te combineren. In het kader van het bestuurlijke overleg en de rapportage kunnen de volgende contacten tussen de accountant en het bestuur en management als regel van toepassing zijn. Aantal per jaar

Toelichting

Audit-commissie

Minimaal twee

De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant. De auditcommissie heeft tot taak de contacten tussen de gemeenteraad en de accountant te onderhouden. De auditcommissie is het aanspreekpunt voor de accountant voor de opdrachtformulering. Met de auditcommissie zal voorafgaand aan de controle een overleg plaatsvinden om te komen tot een afstemming betreffende de nadere invulling van de controleopdracht. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemming-) overleg plaats tussen de accountant en de auditcommissie. Eventuele tussentijdse belangrijke bijstellingen van de controle zullen tussentijdse worden teruggekoppeld naar de auditcommissie. Daarnaast zullen de bevindingen van de interim- en de eindejaarscontrole hier worden besproken.

Griffier

PM

Met de griffier vindt overleg plaats over de opdrachtverstrekking (ook als lid van de auditcommissie), informeel voortgangsoverleg naar behoefte.

Gemeentesecretaris

Periodiek De bespreking van de bevindingen van interim-controle (op basis van de concept managementletter) en de eindejaarscontrole (op basis van het concept rapport van bevindingen). Daarnaast kan naar behoefte worden gekozen voor tussentijdse voortgangsgesprekken.

Financieel management

Minimaal drie

De concerncontroller en Domeinmanager bedrijfsvoering en dienstverlening zijn voor de accountant belangrijke gesprekspartners binnen de gemeentelijke organisatie. Bijeenkomsten: pre-audit gesprek, de bespreking van de bevindingen van interim-controle (op basis van de concept managementletter) en de eindejaarscontrole (op basis van het concept rapport van bevindingen). Daarnaast kan naar behoefte worden gekozen voor tussentijdse voortgangsgesprekken.

Portefeuillehouder Financiën

Twee

Bespreking bevindingen interim-controle en eindejaarscontrole.

Ambtelijke organisatie/afdelingen

PM

Alle uit te brengen rapportages/managementletters worden met de daarvoor in aanmerking komende functionarissen “in concept” besproken.

College van burgemeester en wethouders en gemeenteraad

PM

De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om te reageren. Op verzoek zal de accountant verschijnen in de vergaderingen van college en gemeenteraad.

20