Bijlage Raadsvoorstel Plan van Aanpak.pdf

Bijlage 1 Plan van Aanpak In de motie is door de gemeenteraad ook gevraagd om een prioritering van de adviezen. Die prioritering is ontleend aan de mate waarin de uitvoering bijdraagt aan collectiviteit, cultuur, coördinatie, consistentie en communicatie. Daarmee kunnen we ons en elkaar goed richten op de uitvoering van de adviezen. De focus (of 'stip op de horizon') is door de samenhang in de adviezen in het rapport volstrekt helder. De uitvoering van dit Plan van Aanpak leidt tot allerlei acties, deelthema's, (interne) werkgroepen enzovoorts, soms eenmalig, soms langer lopen of in een jaar continu aandacht vragen. Het plan van aanpak is geen statisch document: het ziet er over enkele maanden anders uit dan nu. Relatie met vele andere processen en thema's Wat we beogen met de uitvoering van dit plan van aanpak staat uiteraard niet op zichzelf. Er is een relatie met vele andere processen en thema's. Denk bijvoorbeeld aan regionale samenwerking en positionering van onze gemeente in allerlei netwerken, de prioritering en uitvoering van onze grote projecten, het opstellen van een omgevingsvisie, het verbeteren van de P&C-cyclus en verhogen van de kwaliteit en totstandkoming van P&C-producten.

Ieder werkt vanuit de eigen rol en verantwoordelijkheid Zoals aangegeven, is ten behoeve van de uitvoering, een onderscheid gemaakt tussen uitvoering van adviezen in of door college, gemeenteraad en organisatie. Waarbij de inhoudelijke en personele aansturing van de organisatie plaatsvindt vanuit de tweehoofdige directie. Op hun beurt maken zij de voortgang inzichtelijk richting het college. In de dagelijkse praktijk is er de afstemming met de portefeuillehouder P&O en voor de voortgang van de uitvoering van de adviezen vindt afstemming met de burgemeester plaats. De driehoek van burgemeester, griffier en secretaris speelt een faciliterende en verbindende rol tussen college, gemeenteraad en organisatie. Steeds is van belang om vanuit de eigen rol en verantwoordelijkheid te werken: rolvast en waar dit niet gebeurt, elkaar daar op aan te spreken.

1

Gemeenteraad Wat al gedaan/gestart Heidag op 5 juli. Het programma wordt voorbereid door een voorbereidingsgroep uit gemeenteraad

Wat heeft prioriteit

Wat wordt later opgepakt

Inrichten proces toekomstvisie Opstellen toekomstvisie Bevorderen van dualistisch debat en gedrag in gemeenteraad Aandacht voor verhoudingen coalitie & oppositie Laat coalitievorming extern begeleiden (informateur, formateur)

2

Organisatie Wat al gedaan/gestart Introductie sturen = kiezen als leidend principe geduid. Tweehoofdige directie van start en daarmee meer aandacht voor organisatieontwikkeling, cultuur en persoons- en teamontwikkeling. Inmiddels zijn 2 'benen op tafel' bijeenkomsten georganiseerd (in maart en april) waarin is verkend wat thema's zijn (zie handboek) en hoe de organisatie eruit moet zien (sturingsrollen). Vanuit ieder team wordt deelgenomen. In mei en juni volgen 2 bijeenkomsten, onder meer over cultuur.

Wat heeft prioriteit

Wat wordt later opgepakt

Opstellen handboek organisatie/veranderplan met thema's in samenspraak met medewerkers.

Uitvoering van thema's uit het handboek waaronder budgethoudersregeling en mandaatregeling, werken volgens kernwaarden, gesprekscyclus, afspraken over samenwerken, elkaar aanspreken, vertaling van (regionaal) HRM beleid naar dagelijkse afspraken

Inrichten van coördinerende/sturingsrollen met helder mandaat en escalatiemogelijkheid. Communiceren over ontwikkelingen (en andere actualiteiten) via wekelijkse terugkoppeling (Her)introductie van de servicenormen ten gunste van de dienstverlening aan inwoners, ondernemers en instellingen

Monitoren van werken volgens de servicenormen (continue proces)

Verdere kwaliteitsverbetering van de P&C cyclus in de aanloop naar de begroting 2026

Versterken van de strategische financiële functie

Werken met evaluatie, niet alleen van (leiderschaps)gedrag, ook van projecten, processen en thema's waaraan gezamenlijk wordt gewerkt. Dit bevordert het leervermogen en integraliteit. Bepalen wat wordt overgenomen uit het koersdocument en vervolgdocument en wat niet en dit transparant maken.

3

College Wat al gedaan/gestart Besluit instellen tweehoofdige directie Werken volgens een nieuwe portefeuilleverdeling Externe begeleiding college – teamtraject college en directie

Wat heeft prioriteit Besluitvorming over versterking organisatie

Wat wordt later opgepakt

Continue aandacht voor samenwerking, evaluatie, rolvastheid, verhouding samenwerking organisatie, leiderschapsstijlen. Regelmatig evalueren van collegebijeenkomsten en reflectie op ieders rol. Werken met bestuurlijke agenda zodat integrale opgaves zichtbaar zijn. Onder meer via themasessies of opiniërende bespreking in college. Verantwoording van financiële budgetten. De besteding van de door de gemeenteraad toegekende budgetten is geregistreerd, zo constateren de onderzoekers. Deze budgetten zijn echter niet met een specifiek raadsbesluit vastgesteld, maar met het vaststellen van de begrotingen door de gemeenteraad goedgekeurd. Over 2023 wordt dit alsnog aan de gemeenteraad voorgelegd via de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening

Regulier overleg tussen college en Ondernemingsraad Reguliere verantwoording aan de gemeenteraad over organisatieontwikkeling, bijvoorbeeld in een jaarlijkse Ontmoeting

4