Bijlage 3 Communicatie en periodiek overleg 2021.pdf

Bijlage 3: Communicatie- en periodiek overleg Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd voor het boekjaar 2021. Uit oogpunt van doelmatigheid heeft het de voorkeur zoveel mogelijk gesprekken te combineren. In het kader van het bestuurlijke overleg en de rapportage kunnen de volgende contacten tussen de accountant en het bestuur en management als regel van toepassing zijn.

Audit-commissie

Griffier Gemeentesecretaris

Financieel management

Portefeuillehouder Financiën Ambtelijke organisatie/afdelingen College van burgemeester en wethouders en gemeenteraad

Aantal per jaar Minimaal twee

Toelichting

PM

Alle uit te brengen rapportages/managementletters worden met de daarvoor in aanmerking komende functionarissen “in concept” besproken. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om te reageren. Op verzoek zal de accountant verschijnen in de vergaderingen van college en gemeenteraad.

De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant. De auditcommissie heeft tot taak de contacten tussen de gemeenteraad en de accountant te onderhouden. De auditcommissie is het aanspreekpunt voor de accountant voor de opdrachtformulering. Met de auditcommissie zal voorafgaand aan de controle een overleg plaatsvinden om te komen tot een afstemming betreffende de nadere invulling van de controleopdracht. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemming-) overleg plaats tussen de accountant en de auditcommissie. Eventuele tussentijdse belangrijke bijstellingen van de controle zullen tussentijdse worden teruggekoppeld naar de auditcommissie. Daarnaast zullen de bevindingen van de interim- en de eindejaarscontrole hier worden besproken. PM Met de griffier vindt overleg plaats over de opdrachtverstrekking (ook als lid van de auditcommissie), informeel voortgangsoverleg naar behoefte. Periodiek De bespreking van de bevindingen van interim-controle (op basis van de concept managementletter) en de eindejaarscontrole (op basis van het concept rapport van bevindingen). Daarnaast kan naar behoefte worden gekozen voor tussentijdse voortgangsgesprekken. Minimaal Concerncontrol en het Financieel management zijn voor de accountant drie belangrijke gesprekspartners binnen de gemeentelijke organisatie.

Bijeenkomsten: pre-audit gesprek, de bespreking van de bevindingen van interim-controle (op basis van de concept managementletter) en de eindejaarscontrole (op basis van het concept rapport van bevindingen). Daarnaast kan naar behoefte worden gekozen voor tussentijdse voortgangsgesprekken. Twee Bespreking bevindingen interim-controle en eindejaarscontrole.

PM