7 TOEGEVOEGD OVL - concept-Accountantsverslag 2022 (Bureau OVL).pdf
Tekst van het document
Concept Accountantsverslag 2022 GR Bureau OVL 5 juni 2023
Aan de directie en het bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Bureau Openbare Verlichting T.a.v. de heer M.D. Bal Ambachtsstraat 1e 3371 XA HARDINXVELD-GIESSENDAM
Dordrecht, 5 juni 2023 Ref.: /JSC/
Geachte leden van het bestuur en directie,
Overeenkomstig de door u verstrekte opdracht hebben wij de jaarrekening van de Gemeenschappelijke Regeling Bureau Openbare Verlichting (hierna Bureau OVL) te Hardinxveld-Giessendam gecontroleerd. In deze rapportage brengen wij verslag aan u uit over onze bevindingen. Het is de verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur de jaarrekening op te maken in overeenstemming met het Besluit begroting verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de Wet normering topinkomens (WNT) en de daarop berustende bepalingen. Het is onze verantwoordelijkheid een controleverklaring bij de jaarrekening te verstrekken. Onze controle is uitgevoerd in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en het op 24 mei 2013 vastgestelde normenkader voor financiële rechtmatigheid.
De planning en uitvoering van onze controle is voornamelijk gericht op (ontleend aan Controlestandaard 200 Algehele doelstellingen van een controle): het identificeren en inschatten van risico’s op een afwijking van materieel belang die het gevolg is van fraude of van fouten, op basis van inzicht in Bureau OVL en haar omgeving, met inbegrip van de interne beheersing van Bureau OVL; het verkrijgen van voldoende en geschikte controle-informatie over de vraag of er afwijkingen van materieel belang bestaan, door het opzetten en implementeren van passende manieren van inspelen op de ingeschatte risico’s; het vormen van een oordeel over de financiële overzichten op basis van conclusies die uit de verkregen controle-informatie worden getrokken.
In de controleverklaring brengen wij tot uitdrukking of naar ons oordeel: de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van het vermogen per 31 december 2022 en van het resultaat over 2022 van de Bureau OVL in overeenstemming met het BBV; de jaarrekening voldoet aan de WNT-eisen, zoals opgenomen in de WNT en de daarop berustende bepalingen; de in deze jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties voldoen aan de eisen van financiële rechtmatigheid. Dit houdt in dat de bedragen in overeenstemming zijn met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, voor zover daarvan in het controleprotocol toetsing wordt verlangd; en het jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening. Wij ronden de controle in week 23 af en wij zijn voornemens een goedkeurende controleverklaring af te geven bij de jaarrekening 2022 voor getrouwheid en een verklaring met beperking voor rechtmatigheid onder het voorbehoud dat deze jaarrekening ongewijzigd wordt vastgesteld door het algemeen bestuur. In het geval dat het algemeen bestuur de jaarrekening niet ongewijzigd vaststelt, verzoeken wij u om contact met ons op te nemen over de dan ontstane situatie. Wij vertrouwen erop u met dit verslag voldoende te hebben geïnformeerd en zijn graag bereid om het nader bij u toe te lichten.
Met vriendelijke groet,
drs. J. Schot RA
Accountantsverslag 2022
GR Bureau Openbare Verlichting
Pagina 3
INHOUDSOPGAVE 1.
2.
Controlebevindingen jaarverslaggeving....................................................................................... 5 1.1.
Algemeen ..................................................................................................................................................... 5
1.2.
Bevindingen ................................................................................................................................................. 5
Overige onderwerpen................................................................................................................. 8 2.1.
Naleving wet- en regelgeving ...................................................................................................................... 8
2.2.
Automatisering ............................................................................................................................................ 8
2.3.
Frauderisicobeheersing ............................................................................................................................... 8
2.4.
Rechtmatigheid ............................................................................................................................................ 9
3.
Onafhankelijkheid ...................................................................................................................... 9
4.
Slot ............................................................................................................................................ 9
Accountantsverslag 2022
GR Bureau Openbare Verlichting
Pagina 4
1. Controlebevindingen jaarverslaggeving 1.1. 1.1.1.
Algemeen De jaarrekening De jaarrekening 2022 van Bureau OVL is opgesteld in overeenstemming met het Besluit begroting verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de Wet normering topinkomens (WNT). Belangrijke ontwikkelingen en achtergronden met betrekking tot de posten in de jaarrekening zijn duidelijk en volledig toegelicht in de jaarrekening. De jaarrekening 2022 sluit met een positief resultaat van € 37.441 (2021 € 125.000 positief, waarvan € 102.000 dekking tekort 2020). Per saldo is er € 20.610 onttrokken aan de reserves en het saldo van baten en lasten bedraagt daarmee € 16.831.
1.2. 1.2.1.
Bevindingen Aanbestedingsrechtmatigheid In onze vorige rapportages merkten wij op dat er in de afgelopen 4 jaar boven de Europese drempelwaarde was ingekocht bij Limass B.V. aan personele ondersteuning. Hierbij is toen gemeld dat deze opdracht zou worden beëindigd en dit is in 2022 ook gerealiseerd. Gebleken is dat in 2022 voor € 20.134 aan diensten is geleverd door deze partij. In lijn met vorig jaar merken wij deze opdracht aan als onrechtmatig. Deze opdracht bedraagt meer dan 1% van de toegestane materialiteit en daarom geven wij een oordeel met beperking voor rechtmatigheid bij de jaarrekening 2022.
1.2.2.
Begrotingsrechtmatigheid Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2022, hebben wij de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie BBV. Bureau OVL moet bewaken dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat het college belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig meldt aan de gemeenteraad. Volgens de kadernota rechtmatigheid zijn strikt genomen bestedingen boven het begrotingsbedrag onrechtmatig. Een overschrijding van de begroting hoeft echter niet in alle gevallen te worden meegewogen in het accountantsoordeel. Essentieel is dat de gemeenteraad nadere regels kan stellen wanneer kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten (1), kostenoverschrijdingen passend binnen het beleid (2) en kostenoverschrijdingen bij openeinderegelingen (3) moeten meewegen bij het oordeel van de accountant.
In die gevallen dat het algemeen bestuur geen nader beleid stelt, geldt het uitgangspunt dat deze kostenoverschrijdingen door de accountant niet worden betrokken bij de beslissing of al dan niet een goedkeurend rechtmatigheidsoordeel kan worden afgegeven. Wij hebben hieronder de begrote en werkelijk gerealiseerde baten en lasten uiteengezet: Lasten en baten:
Lasten 2022
Baten 2022
Begroting Realisatie
€ 1.228.000 € 1.951.000
€ 1.245.689 € 1.918.083
Dit betekent een overrealisatie van de baten de lasten. In het kader van de begrotingsrechtmatigheid controleert de accountant op lastenoverschrijdingen per programma. Bureau OVL heeft maar 1 programma. De hogere uitgaven worden gecompenseerd door hogere projectopbrengsten Deze uitgaven tellen op grond van de analyse daarom niet mee in ons oordeel.
1.2.3.
Volledigheid omzet projecten en projectkosten Het personeel van Bureau Openbare Verlichting wordt ingezet op de beheertaken ten aanzien van de openbare verlichting. Deze inzet wordt gedekt vanuit de gemeentelijke bijdragen lichtpunten. Daarnaast is er inzet op projectbasis voor de gemeenten. Hierbij worden de gerealiseerde uren op basis van een afgesproken uurtarief in rekening gebracht bij de opdracht gevende gemeente. Verder zijn er in 2022 projectinkopen gedaan ten behoeve van de gemeente. In beginsel worden de projectinkopen samen met de bestede uren doorbelast aan de gemeenten en verantwoord in de jaarrekening als baten ‘projecten’. Naar aanleiding van onze controle hebben wij geconstateerd dat er geen matching heeft plaatsgevonden tussen de gefactureerde omzet en de gerealiseerde uren en projectinkopen. Hierdoor zijn; Projectinkopen ad. € 46.085 nog niet als te factureren omzet verantwoord; Ingekochte materialen ad. € 50.617 ten behoeve van de projecten nog niet toegerekend aan de omzet projecten; Uren gerealiseerd op projecten voor € 31.988 nog niet als te factureren omzet verantwoord; Tegenover deze posten staan: Verantwoorde projectomzetten ad. € 30.118 waar nog geen urenrealisatie tegenover staat; Nog te betalen projectkosten ad. € 138.538 die nog niet zijn verantwoord onder de lasten;
Accountantsverslag 2022
GR Bureau Openbare Verlichting
Pagina 6
Deze bevindingen zijn gecorrigeerd door bureau OVL in de jaarrekening. Door deze bevindingen heeft de controle een langere doorlooptijd gehad dan gepland. Deze bevindingen liggen deels in lijn met onze bevindingen uit 2021. Voor Bureau OVL is het van belang dat het projectmanagement wordt verbeterd om dergelijke fouten in de toekomst te voorkomen. Wij adviseren daarom om periodiek de projecten te analyseren en hierbij baten en lasten te matchen zodat inzicht ontstaat in de projectresultaten en de onderhanden projecten.
Accountantsverslag 2022
GR Bureau Openbare Verlichting
Pagina 7
2. Overige onderwerpen 2.1.
Naleving wet- en r egelgeving Bij onze controle van de jaarrekening houden wij rekening met het risico van materiële fouten als gevolg van het niet naleven van wet- en regelgeving. Met name richten wij ons daarbij op het Besluit begroting verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en voor de rechtmatigheid van de totstandkoming van baten en lasten en balansmutaties op het door het algemeen bestuur vastgestelde normenkader voor financiële rechtmatigheid. Onze controle heeft geen relevante afwijkingen van wet- en regelgeving aan het licht gebracht. Het betrekken van de naleving van wet- en regelgeving bij onze controlewerkzaamheden is overigens gebaseerd op onze beroepsregels, in het bijzonder hoofdstuk 250 van de Controle- en Overige Standaarden, waaruit wij citeren: “De accountant dient (…) de controle op te zetten en uit te voeren met een professioneel-kritische instelling voor omstandigheden en gebeurtenissen die twijfel oproepen omtrent de vraag of de entiteit zich houdt aan wet- en regelgeving” en “Echter kan niet worden verwacht dat een controleopdracht zal leiden tot ontdekking van overtredingen van alle wet- en regelgeving.”
2.2.
Automatisering Volgens artikel 393, lid 4, BW 2 dienen wij in ons accountantsverslag onze bevindingen te rapporteren aangaande de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Onze beoordeling van de geautomatiseerde gegevensverwerking binnen Bureau OVL, voor zover noodzakelijk voor de jaarrekeningcontrole, heeft geen bevindingen opgeleverd die in dit kader dienen te worden gerapporteerd.
2.3.
Frauderisicobeheersing Ingevolge onze beroepsregels, in het bijzonder hoofdstuk 240 van de Controleen Overige Standaarden, dient de accountant bij de controle van de jaarrekening een aantal specifiek genoemde procedures uit te voeren, gericht op het risico van fraude. Door Bureau OVL is geen frauderisicoanalyse opgesteld. Wij adviseren u deze op te stellen en te bespreken met het bestuur Bij onze controle van de jaarrekening 2022 hebben wij geen aanwijzingen van fraude verkregen die wij op grond van deze regels aan u zouden moeten melden.
Accountantsverslag 2022
GR Bureau Openbare Verlichting
Pagina 8
2.4.
Rechtmatig heid Vanaf boekjaar 2023 is de rechtmatigheidsverantwoording ingevoerd. Het dagelijks bestuur legt dan in de jaarrekening via de rechtmatigheidsverantwoording verantwoording af over de rechtmatigheid. In voorbereiding hierop adviseren wij u om de controleverordening en het controleprotocol te actualiseren. In het controleprotocol moet de verantwoordingsgrens voor rechtmatigheid worden vastgesteld. Deze mag maximaal 3% bedragen van de totale lasten.
3. Onafhankelijkheid Het waken voor onze onafhankelijkheid is primair onze eigen (vaktechnische) verantwoordelijkheid. Aanvullend daarop rapporteren wij u jaarlijks – voor uw beoordeling van onze onafhankelijkheid – de werkzaamheden die door ons zijn verricht naast het controleren van financiële verantwoordingen en het uitoefenen van onze natuurlijke adviesfunctie. Met betrekking tot het verslagjaar 2022 hebben wij geen andere werkzaamheden voor u uitgevoerd.
4. Slot Wij vertrouwen erop u met dit accountantsverslag voldoende te hebben geïnformeerd over onze controlebevindingen.
Accountantsverslag 2022
GR Bureau Openbare Verlichting
Pagina 9