6 Waardlanden - accountantsverslag.pdf
Tekst van het document
Accountantsverslag 2022 GR Waardlanden 26 april 2023
Aan het bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling bedrijfsvoeringsorganisatie Reinigingsdienst Waardlanden Postbus 555 4200 AN GORINCHEM
Dordrecht, 26 april 2023 Ref.: 526/JSC/AH
Geacht bestuur,
Overeenkomstig de door u verstrekte opdracht hebben wij de jaarrekening van de Gemeenschappelijke Regeling bedrijfsvoeringsorganisatie Reinigingsdienst Waardlanden (hierna Waardlanden) te Gorinchem gecontroleerd. In deze rapportage brengen wij verslag aan u uit over onze bevindingen. Het is de verantwoordelijkheid van het bestuur de jaarrekening op te maken in overeenstemming met het Besluit begroting verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de Wet normering topinkomens (WNT) en de daarop berustende bepalingen. Het is onze verantwoordelijkheid een controleverklaring bij de jaarrekening te verstrekken. Onze controle is uitgevoerd in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en het op 8 december 2022 vastgestelde normenkader voor financiële rechtmatigheid.
De planning en uitvoering van onze controle is voornamelijk gericht op (ontleend aan Controlestandaard 200 Algehele doelstellingen van een controle): het identificeren en inschatten van risico’s op een afwijking van materieel belang die het gevolg is van fraude of van fouten, op basis van inzicht in Waardlanden en haar omgeving, met inbegrip van de interne beheersing van Waardlanden; het verkrijgen van voldoende en geschikte controle-informatie over de vraag of er afwijkingen van materieel belang bestaan, door het opzetten en implementeren van passende manieren van inspelen op de ingeschatte risico’s; het vormen van een oordeel over de financiële overzichten op basis van conclusies die uit de verkregen controle-informatie worden getrokken.
In de controleverklaring brengen wij tot uitdrukking of naar ons oordeel: de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van het vermogen per 31 december 2022 en van het resultaat over 2022 van Waardlanden in overeenstemming met het BBV; de jaarrekening voldoet aan de WNT-eisen, zoals opgenomen in de WNT en de daarop berustende bepalingen; de in deze jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties voldoen aan de eisen van financiële rechtmatigheid. Dit houdt in dat de bedragen in overeenstemming zijn met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, voor zover daarvan in het controleprotocol toetsing wordt verlangd; en het jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening. De controle is afgerond en wij geven een goedkeurende controleverklaring af voor getrouwheid en een afkeurende verklaring voor rechtmatigheid bij de jaarrekening 2022. Wij vertrouwen erop u met dit verslag voldoende te hebben geïnformeerd en zijn graag bereid om het nader bij u toe te lichten. Met vriendelijke groet,
drs. J. Schot RA
Accountantsverslag 2022
Waardlanden
Pagina 3
INHOUDSOPGAVE 1.
Controlebevindingen jaarverslaggeving....................................................................................... 5 1.1.
Inleiding ......................................................................................................................................... 5
1.2.
Algemeen ...................................................................................................................................... 5
1.3.
Bevindingen................................................................................................................................... 7
2.
Bevindingen interne beheersing ................................................................................................. 9
3.
Overige onderwerpen............................................................................................................... 10 3.1.
Naleving wet- en regelgeving ...................................................................................................... 10
3.2.
Automatisering............................................................................................................................ 10
3.3.
Frauderisicobeheersing ............................................................................................................... 11
3.4.
Rechtmatigheid ........................................................................................................................... 11
4.
Onafhankelijkheid .................................................................................................................... 11
5.
Slot .......................................................................................................................................... 11
Accountantsverslag 2022
Waardlanden
Pagina 4
1. Controlebevindingen jaarverslaggeving 1.1.
Inleiding Het jaar 2022 stond in het teken van de verdere implementatie van de routekaart en het nieuwe Afval- en Grondstoffenbeleid. Doelstelling van dit nieuwe beleid is het naar beneden krijgen van de hoeveelheid restafval. De financiële functie heeft in 2022 te maken gehad met personele wisselingen en ziekte-uitval. Dit in combinatie met een gewijzigd boekhoudschema heeft druk gegeven op de financiële functie. In 2022 kon er daarom geen tussentijdse informatie worden verstrekt. Dit heeft mede gezorgd voor het niet tijdig onderkennen van de overschrijding op het krediet Groot-Ammers. Desondanks is het gelukt om mede met hulp van externe inhuur tijdig de jaarstukken 2022 op te leveren. Met het aantrekken van nieuwe medewerkers in 2022 en 2023 verwacht Waardlanden vanaf 2023 weer beter in control te zijn ten aanzien van de financiële functie.
1.2. 1.2.1.
Algemeen Ons oordeel De jaarrekening van Waardlanden geeft een getrouw beeld van het vermogen en het resultaat. Wij verstrekken dan ook een goedkeurende verklaring voor getrouwheid. Ten aanzien van de rechtmatigheid zijn afwijkingen geconstateerd die leiden tot een afkeurende verklaring. Dit betreft: De investeringen in het nieuwe afvalbrengstation in Groot-Ammers zijn in totaal € 648.500 hoger uitgevallen dan het op 3 juni 2021 toegekende krediet door het bestuur. Bij het bestuur is in 2022 geen aanvullend krediet aangevraagd en de hogere uitgaven worden daarom als onrechtmatig aangemerkt. In 2022 zijn voor een bedrag van € 83.775 aan lasten recycling verantwoord. Deze opdracht is niet Europees aanbesteed door Waardlanden. De totale inkoopwaarde van deze opdracht over de afgelopen 4 jaar overschrijdt de EU-aanbestedingsgrens. Deze uitgaven worden daarom als onrechtmatig aangemerkt. Het saldo van bovenstaande rechtmatigheidsfouten bedraagt meer dan 3% van de voorgeschreven controletolerantie en leidt daarom tot een afkeurend rechtmatigheidsoordeel. De afwijking van het krediet is begin 2023 alsnog gemeld aan het bestuur.
1.2.2.
Het resultaat Waardlanden heeft een positief resultaat gerealiseerd van € 647.000 ten opzichte van een begroot resultaat van nihil. In de jaarstukken is toegelicht dat dit voornamelijk wordt veroorzaakt door een onderschrijding op de incidentele uitgaven strategienota ad. € 1.143.000. Deze uitgaven zullen naar verwachting in 2023 gerealiseerd worden en daarom is in het voorstel resultaatsbestemming voorgesteld om dit bedrag toe te voegen aan een nieuwe bestemmingsreserve ‘diftar’. Gecorrigeerd voor dit bedrag is het resultaat € 496.500 negatief. Uit de toelichting in de jaarstukken blijkt dat hogere brandstofkosten zorgen voor € 226.000 hogere uitgaven. Verder is er over 2021 geen dividend uitgekeerd door de BV, dit was begroot op € 150.000. Het resterende verschil wordt veroorzaakt door diverse afwijkingen, zoals toegelicht in hoofdstuk 3.2 van de jaarstukken. In het resultaatsvoorstel is voorgesteld om € 636.550 te onttrekken aan de algemene reserve. Deze zal hierdoor negatief worden. Wij hebben begrepen dat dit naar verwachting in 2023 weer positief zal worden door verwachte positieve resultaten in 2023.
1.2.3.
De jaarrekening De jaarrekening 2022 van Waardlanden is opgesteld in overeenstemming met het Besluit begroting verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de Wet normering topinkomens (WNT). Belangrijke ontwikkelingen en achtergronden met betrekking tot de posten in de jaarrekening zijn duidelijk en volledig toegelicht in de jaarrekening.
Accountantsverslag 2022
Waardlanden
Pagina 6
1.3.
Bevindingen
1.3.1.
Gecorrigeerde posten Tijdens de jaarrekeningcontrole zijn naar aanleiding van onze controle enkele financiële correcties doorgevoerd. Op verzoek van het controleteam zijn verder een aantal tekstuele wijzigingen en aanvullingen doorgevoerd, onder meer in het jaarverslag en de toelichting bij de jaarrekening.
Betreft
Effect op activa €
Verplichting verlofuren
Overlopende activa
Effect op passiva €
Effect op resultaat €
€ 79.000
-€ 79.000 De verplichting verlofuren was berekend op basis van een te laag uurtarief
-€ 730.000
Netto vlottende schulden
Vooruitbetaalde facturen stonden nog open op de crediteuren en zijn daarom gecorrigeerd.
-€ 730.000
Verwerkingslasten
-€ 1.706.000 De afrekening verwerkingslasten (teruggave) € 1.706.000 met de gemeenten was verantwoord onder de verwerkingslasten in plaats van in mindering gebracht op de baten.
Verwerkingsbaten
Algemene baten
€ 206.000 Er waren baten afwijkend van de begroting gepresenteerd. -€ 206.000 Dit is aangepast in de jaarrekening
Overige baten
Totaal
Toelichting
-€ 730.000
-€ 651.000
-€ 79.000 Het resultaat wordt lager
Verder is in overleg met het controleteam en de deelnemende gemeenten het resultaatsvoorstel aangepast en wordt in de definitieve jaarrekening nu voorgesteld om de niet bestede middelen strategienota toe te voegen aan een nieuwe bestemmingsreserve ‘diftar’.
Accountantsverslag 2022
Waardlanden
Pagina 7
1.3.2.
Niet-geco rrigeerde po sten In de jaarrekening resteren enkele controlebevindingen die individueel en gecumuleerd lager zijn dan de materialiteit en daarom niet behoeven te worden gecorrigeerd in de jaarrekening. Effect op activa €
Betreft Baten Nedvang
-€ 26.000
Effect op resultaat €
Toelichting
-€ 26.000
Een geraamde afrekening Nedvang is gebaseerd op een te hoog tarief. Deze baten worden verrekend met de verwerkingsbaten van de gemeenten.
Verwerkingsbaten
-€ 26.000
€ 26.000
Verplichting personeel
€ 16.000
-€ 16.000
Een personele verplichting vanwege een in 2021 afgesloten VSO is te laag verantwoord.
-€ 26.000 -€ 10.000
-€ 16.000
Het resultaat wordt lager
Totaal
1.3.3.
Effect op passiva €
Rechtmatigheid Begrotingsrechtmatigheid Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2022, hebben wij de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. Volgens de kadernota rechtmatigheid zijn strikt genomen bestedingen boven het begrotingsbedrag onrechtmatig. Een overschrijding van de begroting hoeft echter niet in alle gevallen te worden meegewogen in het accountantsoordeel. Essentieel is dat het bestuur nadere regels kan stellen wanneer kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten (1), kostenoverschrijdingen passend binnen het beleid (2) en kostenoverschrijdingen bij open einderegelingen (3) moeten meewegen bij het oordeel van de accountant. In die gevallen dat het bestuur geen nader beleid stelt, geldt het uitgangspunt dat deze kostenoverschrijdingen door de accountant niet worden betrokken bij de beslissing of al dan niet een goedkeurend rechtmatigheidsoordeel kan worden afgegeven. Uit de jaarrekening blijkt dat de kosten per saldo € 1,4 miljoen lager zijn dan begroot en daarmee passen binnen de begroting. Waardlanden kent overigens maar 1 programma. In de jaarstukken is in paragraaf 2.3.5. toegelicht dat de investeringsuitgaven in het nieuwe afvalbrengstation in Groot-Ammers waar een krediet voor was toegekend van € 3,1 miljoen met € 648.500 is overschreden.
Deze overschrijding is niet tijdig in 2022 gemeld aan het bestuur en moet daarom als onrechtmatig worden aangemerkt. In 2023 is het bestuur hier over geïnformeerd. Uw bestuur moet overschrijdingen bij het vaststellen van de jaarrekening nog wel autoriseren.
Accountantsverslag 2022
Waardlanden
Pagina 8
EU aanbestedingen Waardlanden is als GR aanbestedingsplichtig. Als onderdeel voor onze rechtmatigheidsverklaring voeren wij een controle uit op het volgen van de EU- aanbestedingsregels. Hierbij is gebleken dat er uitgaven zijn gedaan voor € 83.775 in 2022 voor recycling. Deze opdracht is niet Europees aanbesteed. De totale inkoopwaarde van deze opdracht ligt over de afgelopen 4 jaar boven de EU-aanbestedingsgrens en moet daarom als onrechtmatig worden aangemerkt Uit gesprekken met uw medewerkers is gebleken dat de EU-aanbestedingen inmiddels extra aandacht krijgen van uw organisatie en dat waar nodig extern advies wordt ingewonnen ten aanzien van de aanbestedingen. De naleving van de nationale aanbestedingswetgeving is een aandachtspunt voor Waardlanden. Bij diverse opdrachten is niet aanbesteed en ontbreekt de motivering waarom in afwijking van de Gids proportionaliteit niet gekozen is voor een vorm van meervoudige aanbesteding.
2. Bevindingen interne beheersing Zoals vermeld in de inleiding was 2022 een turbulent jaar voor Waardlanden wat betreft de financiële functie. Wij noemen: personeelsverloop op zowel het niveau van het management als het uitvoerend personeel; ziekte-uitval van de controller; aanpassing van het rekeningschema; in gebruikname nieuwe salarisapplicatie door gemeente Gorinchem (zij voeren de salarisadministratie uit voor Waardlanden). Bovenstaande ontwikkelingen hebben impact gehad op de financiële beheersing gedurende het jaar. Zo zijn er in 2022 geen tussentijdse cijfers opgesteld omdat er onzekerheid was over de juistheid van de cijfers. Verder bleken er relatief veel kleine omissies in de nieuwe salarisapplicatie en daardoor correcties op de salarisverwerking. Het niet opstellen van tussentijdse cijfers heeft er mede toe geleid dat de hiervoor gerapporteerde kredietafwijking niet tijdig is gesignaleerd en gerapporteerd. Het management van Waardlanden verwacht in 2023 meer stabiliteit te hebben op de financiële functie, waardoor de kwaliteit van de administratie en het budgetbeheer moet verbeteren.
Accountantsverslag 2022
Waardlanden
Pagina 9
In het vierde kwartaal van 2022 is een tussentijdse controle uitgevoerd waarbij de interne beheersing van Waardlanden is beoordeeld. De bevindingen en aanbevelingen brengen we in dit accountantsverslag onder uw aandacht. 1.
Uit onze detailwerkzaamheden op de investeringen, verwerkingslasten en overige bedrijfslasten blijkt dat de schriftelijke vastlegging van opdrachten een belangrijk aandachtspunt blijft voor uw organisatie. Het ontbreken van schriftelijke opdrachten maakt toetsing achteraf van de facturen aan de gemaakte afspraken lastig.
2.
De onderbouwing van prestatielevering is een blijvend aandachtspunt voor uw organisatie. Bij diverse facturen ontbreekt onderbouwing van de prestatielevering. Wij hebben vastgesteld dat deze facturen wel passend zijn bij de bedrijfsvoering van Waardlanden.
3.
In 2021 hebben wij gerapporteerd over de forse aantal overuren. Met de instroom van nieuw personeel in de loop van 2022 en ook nog 2023 verwacht het management dat de overuren zullen worden teruggedrongen.
3. Overige onderwerpen 3.1.
Naleving wet- en r egelgeving Bij onze controle van de jaarrekening houden wij rekening met het risico van materiële fouten als gevolg van het niet naleven van wet- en regelgeving. Met name richten wij ons daarbij op het Besluit begroting verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en voor de rechtmatigheid van de totstandkoming van baten en lasten en balansmutaties op het door het bestuur vastgestelde normenkader voor financiële rechtmatigheid. Onze controle heeft behalve de hiervoor gerapporteerde rechtmatigheidsfouten geen relevante afwijkingen van wet- en regelgeving aan het licht gebracht. Het betrekken van de naleving van wet- en regelgeving bij onze controlewerkzaamheden is overigens gebaseerd op onze beroepsregels, in het bijzonder hoofdstuk 250 van de Controle- en Overige Standaarden, waaruit wij citeren: “De accountant dient (…) de controle op te zetten en uit te voeren met een professioneel-kritische instelling voor omstandigheden en gebeurtenissen die twijfel oproepen omtrent de vraag of de entiteit zich houdt aan wet- en regelgeving” en “Echter kan niet worden verwacht dat een controleopdracht zal leiden tot ontdekking van overtredingen van alle wet- en regelgeving.”
3.2.
Automatisering Volgens artikel 393, lid 4, BW 2 dienen wij in ons accountantsverslag onze bevindingen te rapporteren aangaande de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Onze beoordeling van de geautomatiseerde gegevensverwerking binnen Waardlanden, voor zover noodzakelijk voor de jaarrekeningcontrole, heeft geen bevindingen opgeleverd die in dit kader dienen te worden gerapporteerd.
Accountantsverslag 2022
Waardlanden
Pagina 10
3.3.
Frauderisicobeheersing Ingevolge onze beroepsregels, in het bijzonder hoofdstuk 240 van de Controleen Overige Standaarden, dient de accountant bij de controle van de jaarrekening een aantal specifiek genoemde procedures uit te voeren, gericht op het risico van fraude. Door Waardlanden is de frauderisicoanalyse in 2020 geactualiseerd en afgestemd met het bestuur. Hiermee is invulling gegeven aan de verantwoordelijkheid van directie en bestuur ten aanzien van frauderisicobeheersing. Het is van belang dat deze analyse periodiek wordt geactualiseerd en afgestemd met het bestuur. Bij onze controle van de jaarrekening 2022 hebben wij geen aanwijzingen van fraude verkregen die wij op grond van deze regels aan u zouden moeten melden.
3.4.
Rechtmatig heid Op 8 december 2022 is door uw bestuur het normenkader rechtmatigheid vastgesteld. Vanaf boekjaar 2023 is de rechtmatigheidsverantwoording ingevoerd. Het bestuur legt dan in de jaarrekening via de rechtmatigheidsverantwoording verantwoording af over de rechtmatigheid. In voorbereiding hierop adviseren wij u om de controleverordening en het controleprotocol te actualiseren. In het controleprotocol moet de verantwoordingsgrens voor rechtmatigheid worden vastgesteld. Deze mag maximaal 3% bedragen van de totale lasten.
4. Onafhankelijkheid Het waken voor onze onafhankelijkheid is primair onze eigen (vaktechnische) verantwoordelijkheid. Aanvullend daarop rapporteren wij u jaarlijks – voor uw beoordeling van onze onafhankelijkheid – de werkzaamheden die door ons zijn verricht naast het controleren van financiële verantwoordingen en het uitoefenen van onze natuurlijke adviesfunctie. Met betrekking tot het verslagjaar 2022 hebben wij geen andere werkzaamheden voor u uitgevoerd.
5. Slot Wij vertrouwen erop u met dit accountantsverslag voldoende te hebben geïnformeerd over onze controlebevindingen.
Accountantsverslag 2022
Waardlanden
Pagina 11