4b OZHZ Begroting 2025.pdf

Bezuiniging wettelijke taken en inwonerbijdrage

Met de uitvoering van wettelijke taken en inwonerbijdrage is een budget van circa € 28,9 mln. Gemoeid (stand jaarrekening 2023). Gegeven de financiële positie van gemeenten is de kans op bezuinigingen medium (50%). Met

23

Ontwerpbegroting 2025. Vastgesteld door het DB op 11 april 2024

inbegrip van onderstaande beheersmaatregelen is de financiële impact medium (€ 347.000). Daarbij is ervan uitgegaan dat het effect gedurende een periode van 2 jaar kan worden gedekt uit het weerstandsvermogen. Beheersmaatregelen -

De gemeenten hebben een minimaal regionaal uitvoeringsniveau (RUN) vastgesteld voor de uitvoering van milieutaken. Daarmee is een zekere mate van continuïteit gewaarborgd.

-

PZH heeft in dit kader de nota Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH) vastgesteld.

-

Daarnaast zijn in de bijdrageverordening bepalingen opgenomen ten aanzien van de meerjarige budgetten. Opdrachtgevers die individueel meer willen bezuinigen dan de norm van 2% per jaar, dienen een frictievergoeding te betalen.

-

Het capaciteitsbeleid van OZHZ. Voor de wettelijke taken geldt dat budgetten binnen zekere marges mogen fluctueren. Doelstelling is om 90% van de benodigde capaciteit in te vullen met eigen formatie.

-

Voor het restant wordt de zogenaamde “flexibele schil” ingezet.

-

Structurele effecten worden opgevangen in het tarief.

Benodigde weerstandscapaciteit Vanwege bovengenoemde beheersmaatregelen beperkt de benodigde weerstandscapaciteit zich grotendeels tot de schaalnadelen, in geval van bezuinigingen. Inschatting is een bedrag van circa € 174.000. 2.

Overige omzet

De overige taken betreffen onder meer de offertetaken en subsidies. Met de uitvoering is een budget van circa € 2 mln. per jaar gemoeid. De kans op bezuinigingen is hoog (75%). Gerekend over een periode van 1 jaar en met inbegrip van onderstaande beheersmaatregelen wordt de financiële impact ingeschat op hoog (€ 603.000). Beheersmaatregelen Voor de adviestaken geldt dat er tot nu toe geen sprake is van enige verplichting naar gemeenten om werk bij OZHZ neer te leggen. Doelstelling is om 90% van de benodigde capaciteit in te vullen met eigen formatie. Voor het restant wordt de zogenaamde “flexibele schil” ingezet. Daarmee kan flexibel worden ingespeeld op omzetfluctuaties. Benodigde weerstandscapaciteit Vanwege bovengenoemde beheersmaatregelen beperkt de benodigde weerstandscapaciteit zich tot de schaalnadelen, in geval van bezuinigingen. Op basis van de jaarrekening is de inschatting circa € 453.000. 3.

Ziekteverzuim

In de begroting wordt uitgegaan van een norm voor ziekteverzuim van 5%. In geval van een hoger ziekteverzuim, is er sprake van productiviteitsverlies. Een laag risico is reëel gezien de ervaringscijfers over 2023 (uitkomst ziekteverzuim over 2023 is 4,6%); de financiële impact met inbegrip van onderstaande beheersmaatregelen is groot (€ 495.000), gerekend over een periode van een jaar. De kans wordt ingeschat op laag (25%). Beheersmaatregelen: -

Het verzuimbeleid van OZHZ.

-

Monitoren ziekteverzuim gedurende het jaar.

-

De norm van 5% is financieel vertaald in de begroting.

Benodigde weerstandscapaciteit Door bovengenoemde beheersmaatregel is een weerstandscapaciteit benodigd van circa € 124.000.

24

Ontwerpbegroting 2025. Vastgesteld door het DB op 11 april 2024

4.

Herziening omgevingsrecht

De Omgevingswet heeft betrekking op bouwen, ruimtelijke ordening, milieu, water, natuur, infrastructuur en ontgrondingen en raakt daarmee rechtstreeks het werkdomein van OZHZ. Thans lopende separate wetstrajecten als de eerdergenoemde Wkb en de VTH-kwaliteitseisen zullen op termijn (deels of geheel) onderdeel worden van de Omgevingswet. Gekozen is voor een Omgevingswet als raamwerk, waarbij uitwerking van diverse vraagstukken en onderwerpen die voor de uitvoeringspraktijk cruciaal zijn, in onderliggende regelgeving plaatsvindt. Op dit moment is er nog veel onzekerheid over de impact voor OZHZ en zijn opdrachtgevers. Beheersmaatregelen Het capaciteitsbeleid van OZHZ. Voor de wettelijke taken geldt dat budgetten binnen zekere marges mogen fluctueren. Doelstelling is om 90% van de benodigde capaciteit in te vullen met eigen formatie. Voor het restant wordt de zogenaamde “flexibele schil” ingezet. Benodigde weerstandscapaciteit Gegeven de onzekerheden kan de financiële impact nog niet worden bepaald.

2.4

Weerstandscapaciteit versus benodigde weerstandscapaciteit

De weerstandscapaciteit van OZHZ bestaat uit de algemene reserve en de post onvoorzien. De omvang van het weerstandsvermogen per ultimo 2023 bedroeg € 974.000. Na verrekening met het negatieve resultaat 2023 (-/- € 629.000 resteert een weerstandsvermogen van € 345.000. Gegeven het risicoprofiel is een weerstandsvermogen van € 750.000 benodigd. Door toevoeging van de positieve resultaten 2024 tot en met 2026 komt het weerstandsvermogen ultimo 2026 uit op het vereiste niveau.

25

Ontwerpbegroting 2025. Vastgesteld door het DB op 11 april 2024

3.

Onderhoud kapitaalgoederen

De omvang van de kapitaalgoederen is relatief beperkt, aangezien OZHZ de kapitaalgoederen grotendeels huurt of leaset. Het gaat daarbij om:  

Het huurcontract inzake de locatie Post 120. De uitbesteding van de ICT-dienstverlening bij de SGD (en derhalve geen eigen investering in een netwerk, rekencentrum en generieke hardware).



Leasecontracten voor het wagenpark.

Onderstaand een overzicht van de materiële vaste activa per categorie.

Bedragen x € Onderstaand zijn de meerjarig geplande investeringen aangegeven: Groep

2024

2025

2026

2027

2028

meubilair

32.091

30.000

30.000

30.000

20.000

huisvesting

15.000

15.000

185.000

185.000

185.000

185.000

185.000

25.000

25.000

25.000

240.000

240.000

230.000

ICT vaartuigen

1.196.860

software

107.500

182.000

bedrijfsmiddelen

30.000

40.000

1.566.451

452.000

TOTAAL

De kapitaalgoederen van OZHZ betreffen voornamelijk gedane investeringen in de sfeer van huisvesting: OZHZ heeft in 2021 en 2022 fors geïnvesteerd om het kantoor geschikt te maken voor het hybride werken. Daarbij hoorden niet alleen de investeringen in het gebouw, maar ook de aanschaf van laptops voor alle medewerkers, docking stations voor alle werkplekken op kantoor, verbeterde audio-visuele apparatuur in de vergader- en projectruimtes, etc. Deze apparatuur schrijft snel af, dus dat betekent dat er jaarlijks geinvesteerd moet worden in vernieuwing van dit soort hardware, mobiele telefoons, tablets, etc. Voor wat betreft meubilair worden jaarlijks diverse nieuwe bureaustoelen en bureaus aangeschaft voor de arboverantwoorde thuiswerkplek en op het kantoor van OZHZ. Daarnaast leert de ervaring dat er gemiddeld 3 tot 5 aangepaste bureaustoelen moeten worden aangeschaft voor medewerkers met bijzondere beperkingen. Ook is voorzien dat de komende drie jaar de sloten van alle locker-kastjes moeten worden vervangen.

26

Ontwerpbegroting 2025. Vastgesteld door het DB op 11 april 2024

Op het gebied van huisvesting zullen er aanpassingen moeten worden gedaan in de pantries, nu de wegwerpbekers zijn vervangen door aardewerken bekers en er meer afwas-capaciteit nodig is. Ook zullen in nauw overleg met de duurzaamheidsadviseurs van OZHZ nog andere energiebesparende maatregelen worden genomen. Bij de vorming van OZHZ zijn de vaar- en voertuigen en specifieke apparatuur “om niet“ overgenomen van de provincie. De onderhoud- en gebruikskosten van deze activa worden gedekt uit de provinciale bijdrage. Binnen de materiële budgetten die vanuit de provincie zijn opgenomen bij OZHZ zijn middelen vrijgemaakt om de kapitaallasten te kunnen opvangen van de noodzakelijke vervangingen van de kapitaalgoederen. Bij de start van OZHZ is met de provincie overeengekomen dat de provincie de eerstkomende vervanging van het vaartuig De Pandion voor zijn rekening neemt. Inmiddels is de bouw van de vervangende Pandion in volle gang, en is de verwachting dat deze in het voorjaar van 2024 te water zal worden gelaten. De totale investering in de Pandion bedraagt € 2,4 mln; het laatste deel van deze investering zal worden gedaan in 2024 na oplevering. De meeste softewarekosten zijn licentiekosten, die gedekt worden binnen de exploitatie van OZHZ (zie in het overzicht van baten en lasten).

Een enkele keer is echter sprake van ontwikkelkosten die gemaakt moeten worden om een specifiek softewareproduct “werkend” te krijgen. Zo wordt voorzien dat in 2024 geïnvesteerd moet worden in het bouwen van diverse dashboards op de cijfers in Afas Profit: hierdoor krijgt OZHZ gemakkelijk en acurater ( “real time”) inzicht in de financiële stand van zaken, en kunnen gemakkelijker rapportages gemaakt worden voor interne sturing en voor externe verantwoording aan deelnemers en subsidieverstrekkers. In 2024 zal een nieuw DMS worden aangekocht als opvolger van Decos Join: de licentiekosten daarvan vallen in de reguliere exploitatie, maar voordat dit pakket concreet in gebruik kan worden genomen, zullen er veel manuren (door de leverancier) moeten worden gemaakt om het pakket zodanig in te richten dat het gemakkelijk bruikbaar is door álle medewerkers van OZHZ, de juiste koppelingen zijn gemaakt met andere gebruikte applicaties, etc. Deze ontwikkelkosten worden beschouwd als investering en worden gemaakt in 2024 en 2025. Onder Overige bedrijfsmiddelen zijn investeringen opgenomen in nieuw meetmiddelen waardoor OZHZ medewerkers zelf tot op zeker hoogte watermonsters kunnen nemen , en de vervangen van meetmiddelen, portofoons en andere apparatuur die in het verleden is aangeschaft en conform verwachting aan het einde van hun levensduur zijn.

De materiële vaste activa worden gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs, verminderd met de van derden ontvangen investeringsbijdragen en afschrijvingen. De verkrijgingsprijs bestaat uit de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van het product of dienst en de overige kosten die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegekend. Afschrijving vindt lineair plaats op basis van de geschatte economische levensduur. Specifieke investeringsbijdragen van derden worden op de desbetreffende investering in mindering gebracht. De bijdrage van PZH aan de vaartuigen is geen investeringsbijdrage maar een bijdrage in de kapitaallasten en wordt derhalve niet op de investering in mindering gebracht.

27

Ontwerpbegroting 2025. Vastgesteld door het DB op 11 april 2024

De gehanteerde afschrijvingstermijnen zijn bepaald op basis van artikel 10, zesde lid, van de Financiële verordening: •

20 jaar voor motorvaartuigen.

•

15 jaar voor technische installaties in bedrijfsgebouwen.

•

10 jaar voor kantoorinstallaties en kantoormeubilair.

•

5 jaar voor informatieregister en digitaal archief.

•

5 jaar voor transportmiddelen en aanhangwagens.

•

3 jaar voor automatiserings- en onderzoeksapparatuur.

•

3 jaar voor software 3.

•

5 jaar voor overige materiële vaste activa 4.

3

Software is niet opgenomen als categorie in de financiële verordening. Dit wordt opgenomen bij de eerstvolgende aanpassing.

4

De overige materiële vaste activa is niet opgenomen als categorie in de financiële verordening. Dit wordt opgenomen bij de

eerstvolgende aanpassing.

28

Ontwerpbegroting 2025. Vastgesteld door het DB op 11 april 2024

4.

Financiering

De financieringsparagraaf in de begroting is een belangrijk instrument voor het sturen, beheersen en controleren van de financieringsfunctie. In het Treasurystatuut Omgevingsdienst Zuid-Holland-Zuid (vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 30 november 2016) zijn het begrippenkader en de doelstellingen van de treasury functie geformuleerd en geconcretiseerd naar de verschillende deelgebieden van treasury, risicobeheer, financiën en kasbeheer. Ook zijn de organisatorische randvoorwaarden weergegeven. Tot slot zijn in het statuut de uitgangspunten vastgelegd voor de informatie die noodzakelijk is om het gehele proces beheersbaar en meetbaar te houden.

4.1 Algemene ontwikkelingen De treasury functie is gebaseerd op de Wet Fido. Een belangrijk element is het meer zicht krijgen op de ontwikkeling van de financieringspositie, zowel op de korte als lange termijn. Dit betreft met name het in beeld brengen van de behoefte aan financieringsmiddelen, gerelateerd aan de investeringsplanning en de inzet van vrijvallende dan wel beschikbaar komende financieringsmiddelen. Per 16 december 2013 is het Schatkistbankieren ingegaan. Decentrale overheden zijn verplicht om dagelijks overtollige kasgelden over te boeken naar het Rijk.

4.2 Risicobeheer Algemene uitgangspunten met betrekking tot het risicobeheer zijn: 

Leningen en garanties uit hoofde van de "publieke taak" worden uitsluitend verstrekt aan door het Algemeen Bestuur goedgekeurde derde partijen;



Uit hoofde van de treasury functie kunnen middelen worden uitgezet indien deze uitzettingen een prudent



Het gebruik van derivaten is niet toegestaan.

karakter hebben en niet gericht zijn op het genereren van inkomen door het lopen van overmatig risico;

4.3 Renterisicobeheer Algemene uitgangspunten met betrekking tot het renterisicobeheer zijn: 

Geen overschrijding van de renterisico norm conform de Wet Fido;



Nieuwe leningen/uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitsplanning;



De rente typische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening/uitzetting wordt zo veel mogelijk afgestemd op de actuele rentestand en de rentevisie;



Streven naar spreiding in de rent typische looptijden en uitzettingen.

4.4 Kasgeldlimiet Met de kasgeldlimiet is in de wet Fido een norm gesteld voor het maximumbedrag waarop de organisatie haar financiële bedrijfsvoering met kortlopende middelen (looptijd < 1 jaar) mag financieren. Deze norm bedraagt 8,5% van het begrotingstotaal aan lasten voor bestemming, dus met uitzondering van de stortingen in de reserves. Voor 2025 bedraagt deze limiet 8,5% van € 33,3 miljoen = € 2,8 miljoen.

4.5 Renterisico norm Het renterisico op de lange financiering wordt wettelijk begrensd door de renterisico norm. Als lange financiering wordt volgens de wet Fido aangemerkt: alle financieringsvormen met een rente typische looptijd groter dan 1 jaar.

29

Ontwerpbegroting 2025. Vastgesteld door het DB op 11 april 2024

Het renterisico wordt gedefinieerd als het minimum van de netto nieuw aangetrokken schuld en de betaalde aflossingen, vermeerderd met het saldo van de contractuele renteherzieningen op de opgenomen en uitgezette geldleningen. Het renterisico op de lange termijn wordt beperkt tot de in de wet genoemde 20% van de restant hoofdsom van de rente typische langlopende leningen. Achterliggende reden voor het gebruik van de renterisico norm is de spreiding van het renterisico over de jaren. OZHZ heeft geen financieringsvormen met een rentetypische looptijd van langer dan een jaar en verwacht deze ook niet aan te gaan in 2025. De renterisico norm bedraagt voor 2025: € 6,7 miljoen.

4.6 Relatiebeheer Het betalingsverkeer is geconcentreerd bij de NV Bank voor Nederlandse Gemeenten. In 2013 heeft OZHZ een (verplichte) overeenkomst afgesloten met het ministerie van Financiën inzake het schatkistbankieren.

4.7 Leningenportefeuille Voor het begrotingsjaar 2025 heeft OZHZ geen langlopende leningen in de portefeuille. De liquiditeitspositie is momenteel ruim voldoende. Tot slot kan, op grond van onderstaande financiële indicatoren, worden geconcludeerd dat de vermogenspositie van OZHZ op orde is.

Een lage netto schuldquote houdt in dat OZHZ een flexibele begroting heeft. Concreet zitten middelen maar voor een beperkt deel vast in onderdelen als kapitaallasten en is bijsturing van de begroting dus voor een deel mogelijk. De solvabiliteitsratio is de verhouding tussen eigen vermogen en de totale passiva. Bij een tekort aan eigen vermogen staan de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling garant voor het aanvullen van het eigen vermogen. De structurele exploitatieruimte is de post onvoorzien, die onderdeel is van het weerstandsvermogen.

4.8 Schatkistbankieren Conform het Schatkistbankieren zijn decentrale overheden verplicht om dagelijks overtollige kasgelden over te boeken naar het Rijk. OZHZ mag gemiddeld € 1 mln. aan middelen aanhouden buiten de schatkist (het zogenaamde drempelbedrag). Om te voorkomen dat OZHZ het drempelbedrag overschrijdt zijn de afspraken met de BNG inzake de afroming en overboeking aangescherpt. BNG roomt het banksaldo dagelijks automatisch af vanaf 200.000 euro en boekt het overschot over naar de schatkistrekening bij het Rijk.

30

Ontwerpbegroting 2025. Vastgesteld door het DB op 11 april 2024

5.

Bedrijfsvoering

De Nota Bedrijfsvoering 2022 - 2026 van OZHZ geeft de kaders weer voor de bedrijfsvoering. Verdere uitwerking vindt plaats in de paragrafen bedrijfsvoering, financiering, weerstandsvermogen en onderhoud kapitaalgoederen van deze begroting.

5.1 Personeel & Organisatie HR-agenda 2024-2025 De HR-agenda zal zich in 2024-2025 wederom vooral richten op het realiseren van voldoende capaciteit door actieve werving en het behouden van medewerkers. Net als in voorgaande jaren verwacht OZHZ in 2024 in te moeten zetten op het op orde brengen en behouden van de capaciteit. De toename van het werkaanbod in aantal, omvang en complexiteit gaat gepaard met een grote krapte op de arbeidsmarkt. Dit is niet alleen het geval bij complexe technische functies zoals adviseur lucht en adviseur externe veiligheid, maar ook bij adviseurs op gebied van bedrijfsvoering. De huidige arbeidsmarkt leidt ook tot krapte op de inhuurmarkt en hoge tarieven. De normale inhuur buffer bij vacatures komt daarbij onder druk te staan. OZHZ speelt hierop in door middel van diverse wervingscampagnes, optimalisatie van de samenwerking met SGD en het inzetten van recruitmentbureaus. Daarnaast zet OZHZ in op samenwerking met de andere omgevingsdiensten binnen de provincie en door deel te nemen aan de landelijke employerbranding campagne (vergroten van de naamsbekendheid van omgevingsdiensten).

Voor het behoud van medewerkers maakt OZHZ gebruik van diverse methodes, onder andere via begeleiding door een mentor bij jonge startende medewerkers die daar behoefte aan hebben, een opleidingsprogramma voor jonge startende medewerkers en een aanschouwelijk onboardingsprogramma waarin nieuwe medewerkers de organisatie en collega's leren kennen. Daarnaast biedt OZHZ voldoende opleidings- en ontwikkelmogelijkheden binnen de organisatie. Ook wordt er komende jaren gekeken nar het functiewaarderings- en beloningssysteem, deze is aan herziening toe. Dit is geen uitputtende opsomming, uit exitgesprekken met vertrekkende medewerkers haalt OZHZ nieuwe signalen op die vertrekpunt zijn voor nieuwe (doelgroep) acties om medewerkers te behouden. De medewerkers moeten ook zijn toegerust om hun taken met de vereiste kwaliteit te kunnen uitvoeren. Opleiding en training zijn belangrijk om te kunnen blijven voldoen aan de verplichte VTH-kwaliteitseisen die gemeenten en provincie in hun verordeningen hebben opgenomen. Naast het capaciteitsvraagstuk richt de HRagenda zich dus ook op gemotiveerde en vitale medewerkers. Dit ziet op de aanpak van het ziekteverzuim, de doorgroeimogelijkheden en vitaliteitsbeleid.

Aanpak van het ziekteverzuim Vanwege een relatief hoog ziekteverzuimpercentage in 2022 (6,6%) is met de arbodienst Bezig de strategie uitgezet om de medewerkers zo snel mogelijk weer op de been te krijgen. Intensivering van het casemanagement en een breder aanbod aan ondersteuning voor de medewerkers (ook als het gaat om problematiek in de persoonlijke of privésfeer) werpt zijn vruchten af. In 2023 is het ziekteverzuimpercentage gedaald naar 4,6%. Hiermee valt het percentage onder de norm van 5%. In 2024 is het de uitdaging om het middellang verzuim (6 weken tot 1 jaar) te voorkomen en terug te brengen. In 2023 is een onderzoek naar Psychsociale Arbeidsbelasting uitgevoerd. Hieruit bleek dat vooral werkdruk een belangrijk issue is voor de medewerkers van OZHZ. Daar staat tegenover dat de sfeer en ervaren steun binnen de organisatie zeer groot is. Directie en management zullen samen met de medewerkers maatregelen nemen om de werkdruk te verlichten. Naar aanleiding van de resultaten uit het PSA onderzoek is er een plan van aanpak

31

Ontwerpbegroting 2025. Vastgesteld door het DB op 11 april 2024

opgesteld dat in 2024 en 2025 in uitvoering wordt gebracht en samen opgaat met de acties die reeds in 2023 zijn opgestart. Capaciteitsbeleid De omzet van OZHZ is per taakveld in verschillende mate variabel. Voor de wettelijke taken geldt dat budgetten binnen zekere marges mogen fluctueren. Voor de adviestaken geldt dat er tot dusver geen sprake is van enige verplichting voor gemeenten en provincie om opdrachten bij OZHZ neer te leggen. Ook subsidieontvangsten hebben een variabel karakter. Tegen deze achtergrond streeft OZHZ flexibilisering na ten aanzien van de eigen interne capaciteit. Daarbij wordt onderscheid gemaakt in de verschillende taakvelden; onderdelen met een meer variabele omzet (bijvoorbeeld bouw en expertise en advies) hebben een hogere flexibele schil, dan de onderdelen die de wettelijke milieutaken uitvoeren. Onderstaande figuur geeft het capaciteitsbeleid samengevat weer:

3. Flexibele incidentele capaciteit (flexibele schil)

2. Flexibele formatie Benodigde capaciteit (formatie) in begroting.

1. Vaste formatie

Doelstelling is een totale flexibele capaciteit (flexibele formatieve en flexibele incidentele capaciteit) van gemiddeld 10%. De inhuur van extern personeel vindt plaats volgens het principe van een dynamisch aankoop systeem. Dit geldt voor alle vormen van inhuur voor de operationele taken. Daarnaast worden afspraken gemaakt met de andere omgevingsdiensten in Zuid-Holland om over en weer personeel te kunnen detacheren in die gevallen waarin vraag en aanbod op elkaar kunnen worden afgestemd. De relatief forse investering in het inwerken van nieuwe medewerkers, de hogere omzet, en de incidentele projecten spelen naar verwachting in 2025 een rol als het gaat om de verhouding vaste/flexibele formatie. Tegelijk betekent dat ook een risico omdat inhuurtarieven fors blijven stijgen én omdat het steeds lastiger wordt om goede inhuurkwaliteit te vinden. Daarom acht OZHZ het noodzakelijk om opnieuw naar de onderliggende parameters te kijken die van belang zijn voor de formatieberekening in de begroting (norm ziekteverzuim, improductieve uren i.v.m. inwerken, extra verlof t.g.v. de CAO, etc.).

5.2 Data en ICT Informatiegestuurd werken OZHZ heeft de ambitie om in 2025 professioneel met data te werken en professionele dataproducten te hebben. Stapsgewijs gaat de organisatie van spreadsheets naar volwaardige dataproducten, goede datakwaliteit (samen met andere organisaties), data-analyses en overzichten (dashboards). Hier blijft OZHZ ook in 2024 aan werken.

32

Ontwerpbegroting 2025. Vastgesteld door het DB op 11 april 2024

Ter ondersteuning van deze ambitie werkt OZHZ met ingang van 2023 met een aparte programmalijn binnen de Ontwikkelaanpak, het Programma Beter benutten van data. Per 1 januari 2024 is een nieuwe Unit Data en ICT in het leven geroepen, waarin de geschetste stappen van extra focus en expertise voorzien worden. De capaciteit voor de data-ambitie is met 3 fte uitgebreid. Belangrijke aandachtsgebieden voor de nieuwe unit zijn: •

Heldere en stevige regie op Data en ICT.

•

Duidelijkheid waar data het verschil moet maken voor OZHZ.

•

Meer inzicht en overzicht in data en ICT (denk aan datakwaliteit en ICT architectuur).

Aanbestedingstrajecten De aanbesteding voor de vervanging van het DMS van OZHZ is in 2023 gepubliceerd. Daartoe heeft een marktverkenning plaatsgevonden gevolgd door een niet-openbare procedure. Daarnaast is een voorbereidende verkenning in gang gezet gericht op de migratie van de documenten in Join en de mogelijkheid om afscheid te gaan nemen van legacy applicaties. Gunning en verdere invulling van de migratie vindt plaats vanaf 2024. De nieuwe Unit Data en ICT werkt nauw samen met inkoop om tijdig aanbestedingstrajecten uit te voeren en idealiter te combineren met noodzakelijke functionele verbeteringen voor OZHZ. Op dit moment zijn in dat kader in ieder geval OpenWave en Afas Profit de eerste applicaties waar aandacht aan geschonken wordt. Dienstverlening SGD De DVO eindigt van rechtswege op 31 december 2025. OZHZ heeft de SGD bericht de looptijd van de DVO te willen verlengen tot en met 31 december 2027. Parallel hieraan vindt de verdere uitwerking plaats naar aanleiding van de evaluatie van de bedrijfsvoering van SGD die eind 2023 is uitgevoerd en waarover in 2024 bestuurlijke besluitvorming plaatsvindt. Vanuit het perspectief van OZHZ is met name van belang de strategische oriëntatie op de samenwerkingsverhouding tussen SGD, gemeenten en de regionale samenwerkingsverbanden, als onderdeel van de benoemde strategische vraagstukken.

Deze bepaalt sterk of de positie van OZHZ binnen de samenwerking in de Drechtsteden / Zuid-Holland Zuid wezenlijk anders gaat zijn en of OZHZ zich op enig moment zal moeten heroriënteren op de huidige dienstverleningsrelatie (geheel of ten dele) met SGD. Gelijktijdig met de verdere uitwerking van het dienstverlenings- en financieringsmodel van SGD, waarover in de zomer van 2024 meer bekend is, bezint OZHZ zich op de organisatie van de processen en diensten die nu bij SGD zijn belegd, mede in het licht van de initiatieven om de samenwerking met de andere omgevingsdiensten in ZuidHolland verder te versterken. Dit laatste is onderdeel van de bestuursopdracht van de gezamenlijke besturen van de omgevingsdiensten. Daarbij is uiteraard ook relevant hoe de Ontwikkelagenda van de SGD eruit komt te zien en in welke mate deze Ontwikkelagenda past bij de ambitie en strategische doelstellingen die OZHZ voor zich ziet voor de komende jaren. ICT Beweegt In 2023 zijn de voorbereidingen voor de migratie van de (digitale) werkplek die wordt afgenomen bij SGD gestart. Als ook migratie van het rekencentrum van het SGD waarin enkele belangrijke applicaties van OZHZ gehost worden. De migratie zelf zal in 2024 plaatsvinden. Mede naar aanleiding van ICT Beweegt zal de ICT-dienstverlening van SGD aan OZHZ gaan wijzigen. Ook dat zal in 2024 verder zijn uitwerking krijgen. 33

Ontwerpbegroting 2025. Vastgesteld door het DB op 11 april 2024

Informatiebeveiliging en privacy Het beleid over privacy en informatiebeveiliging is vastgelegd in een aantal beleidsdocumenten die het DB in 2020 en 2021 vaststelde. Het privacybeleid heeft zowel betrekking op de AVG als op de Wet politiegegevens. De rapportage en aanbevelingen van de Functionaris Gegevensbescherming (FG) en eigen bevindingen van OZHZ zorgen voor continue borging en verbetering van de naleving van de AVG. Veranderingen in de regionale samenwerking en de juridische kwalificatie van omgevingsdiensten als 'verwerker' maken dat het privacybeleid in 2024 wordt herzien. Bij de partijen in de Drechtsteden, en dus ook bij OZHZ, is het kunnen voldoen aan de Baseline Informatiebeveiliging (BIO) een belangrijk aandachtspunt waaraan gewerkt wordt. De CISO rapporteert daarover elk kwartaal aan het hoogste management van de gemeenten en OZHZ. Op grond van een Europese richtlijn wordt het voldoen aan de BIO straks ook verplicht. OZHZ bereidt zich hierop voor in 2024. Opschoning van het archief Het toezicht op de informatiehuishouding van OZHZ is ingevolge de archiefverordening van OZHZ belegd bij de gemeentearchivaris van Dordrecht. Deze brengt jaarlijks verslag uit aan het DB over de kwaliteit van de archieffunctie. De archivaris concludeerde in 2023 dat het informatie- en archiefbeheer van OZHZ grotendeels goed op orde is.

Deze conclusie is onder meer gebaseerd op het feit dat OZHZ in de afgelopen jaren de door de Archiefwet- en regelgeving vereiste ordeningsstructuur en het metadataschema vastgesteld heeft. Ook beschikt OZHZ over JOIN Zaak & Document voor de duurzame archivering van digitale archiefbescheiden. Verder oordeelde de archivaris dat er een goed calamiteitenplan aanwezig is om de risico's op schade aan de archieven als gevolg van een eventuele calamiteit te kunnen minimaliseren. De archivaris sprak wel zorg uit over het stilvallen van de kwaliteitscontroles en de opgave ten aanzien van de selectie en vernietiging van dossiers, zowel papier als digitaal. In de afgelopen jaren is een forse inhaalslag gemaakt ten aanzien van het archief in eigen huis; in 2024 zal een projectplan opgesteld worden om het papieren archief dat op externe locatie (Oasis te Almere) staat te bewerken. Daarnaast worden de kwaliteitscontroles opnieuw opgestart en wordt selectie en vernietiging van de digitale dossiers opgezet, in samenwerking met het project Implementatie DMS, dat volgt op de aanbesteding die in 2023 heeft plaatsgevonden.

Openbaarheid conform de Wet open overheid (Woo) In artikel 3.5 (Openbaarheidsparagraaf) van de Wet open overheid (Woo) wordt voorgeschreven dat bestuursorganen in de jaarlijkse begroting aandacht besteden aan de beleidsvoornemens inzake de uitvoering van deze wet en in de jaarlijkse verantwoording verslag doen van de uitvoering ervan, mede in relatie tot de beleidsvoornemens. Deze begroting en jaarlijkse verantwoording vloeien voort uit het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). In de memorie van toelichting bij de Woo staat onder andere dat met dit artikel beoogd wordt een impuls te geven aan de actieve openbaarheid door voor te schrijven dat bestuursorganen in hun begroting en verantwoordingsverslag aan moeten geven hoe zij rekening houden met de bepalingen uit de Woo. De openbaarheidsparagraaf Woo moet in de begroting en jaarstukken worden opgenomen via een afzonderlijke paragraaf, zoals de in artikelen 9 en 26 van het BBV genoemde paragrafen. Deze verplichting geldt sinds de jaarstukken 2022. OZHZ handelt de meeste ingekomen verzoeken op basis van de Woo af op basis van het verleende mandaat van de gemeenten en provincie Zuid-Holland. In de jaarstukken wordt daarvan verslag gedaan. Daarnaast kan op basis van de Woo een verzoek worden ingediend bij de bestuursorganen van de gemeenschappelijke regeling. Dat komt echter zelden voor.

De Woo is op 1 mei 2022 in werking getreden. Het doel van de wet is overheden transparanter te maken. De Woo-contactpersoon is een nieuwe rol per 1 mei 2022. De Woo-contactpersoon beantwoordt op laagdrempelige

34

Ontwerpbegroting 2025. Vastgesteld door het DB op 11 april 2024

wijze vragen over de bij de gemeente beschikbare informatie. Bij OZHZ is de manager van de unit Bedrijfsondersteuning aangewezen als Woo-contactpersoon. Medewerkers van OZHZ zijn getraind in de toepassing van de Woo en hanteren actuele werkprocessen en -instructies. Veel meer dan de Wob legt de Woo de nadruk op actieve openbaarmaking. Actieve openbaarmaking betreft het uit eigen beweging (digitaal) publiceren van overheidsinformatie. De Woo bevat een verplichting om 17 gespecificeerde informatiecategorieën openbaar te maken. Deze verplichting zal echter niet voor alle categorieën tegelijk gaan gelden. Een en ander wordt gefaseerd ingevoerd. De precieze fasering (na de eerste fase) is op dit moment nog steeds niet volledig bekend. Veel documenten uit die eerste fase worden overigens ook nu al actief bekendgemaakt, zoals gegevens over de organisatie, stukken van het algemeen bestuur, enzovoort. In de gemeenschappelijke regeling van OZHZ, zoals die naar verwachting halverwege 2024 gaat gelden, zijn, naar aanleiding van de ingekomen zienswijzen, de openbaarmakingsbepalingen aangevuld voor wat betreft de stukken van het DB en AB. In de context waarin OZHZ werkt is het overigens veelal aan de gemeenten en provincie om aan te geven hoe zij willen omgaan met de actieve openbaarmaking van verzoeken en openbaargemaakte informatie met betrekking tot de VTH- en andere opgedragen taken.

Met Dordrecht zijn daarover bijvoorbeeld in 2022 al afspraken gemaakt over de publicatie op hun website. Daarnaast vindt actieve openbaarmaking van onder andere sanctiebesluiten al enkele jaren plaats op basis van een door alle colleges vastgesteld openbaarmakingsbeleid. In het kader van het landelijke traject IBP Versterking VTH-stelsel wordt in 2024 de actieve openbaarmaking van sanctiebesluiten verder ontwikkeld en uitgerold. Op basis daarvan zal OZHZ een voorstel doen over aanpassing van het in Zuid-Holland Zuid door de gemeenten vastgestelde beleid. Actieve openbaarmaking van beschikkingen wordt op enig moment ook verplicht volgens de Woo, maar dat zal naar verwachting nog enkele jaren duren. OZHZ nam dat aspect al mee in het programma van eisen voor de aanbesteding van een nieuw DMS, waaronder de mogelijkheid om te kunnen aansluiten op een nog te ontwikkelen landelijk platform. Een van de aspecten die dan speelt is de verplichting om documenten te anonimiseren. OZHZ test daartoe een anonimiseringstool. Deze is overigens met name noodzakelijk vanwege de vele verzoeken om informatie die OZHZ elk jaar ontvangt, met name over bodemrapporten. Een geautomatiseerde tool, mits van goede kwaliteit en goed ingeregeld, maakt het handmatig anonimiseren zoveel mogelijk overbodig, wat fouten en risico's voorkomt.

5.3 Communicatie In 2024 zet OZHZ communicatie weer in als strategisch middel. Voor expertise en advies, maar ook voor een aantal projecten binnen toezicht. Een paar voorbeelden: •

Het voorkomen van overtredingen door ondernemers vooraf goed te informeren.

•

Het in beweging krijgen van ondernemers om stookinstallaties (op tijd) te laten keuren.

•

Het bewustmaken van risico’s van ZZS en het belang van minimalisatie.

•

Het in beweging krijgen van ondernemers om méér energie te besparen dan verplicht.

35

Ontwerpbegroting 2025. Vastgesteld door het DB op 11 april 2024

OZHZ continueert het werken met gedragsinzichten. Er is veel wetenschappelijk onderzoek beschikbaar over hoe je bepaalde doelgroepen in beweging krijgt. Zulke inzichten passen we vaker toe in ons werk. Dit kan vaak al direct en heel concreet, bijvoorbeeld in brieven over periodiek onderzoek naar de constructieve veiligheid van publieksgebouwen aan eigenaren. Dat wordt namelijk wettelijk verplicht. Bij meer complexe vraagstukken is vaak aanvullend gedragsonderzoek nodig. Daarover zijn we in contact met het gedragslab van DCMR. Daarnaast geven we dit vorm in samenwerking met andere omgevingsdiensten, gemeenten en provincie. OZHZ optimaliseert de corporate communicatiemiddelen (website, LinkedIn en Instagram). Ook zetten we sterk in op arbeidsmarktcommunicatie. Dat doen we samen met de omgevingsdiensten in Zuid-Holland in de vorm van de Betere Wereldbaan. In 2024 vergroten we de transparantie op het gebied van vergunningen, zetten we nog meer in op communicatie met de omgeving en zorgen we opnieuw voor een betere schrijfvaardigheid van onze medewerkers. Voor projecten ontwikkelt OZHZ op maat gemaakte communicatiestrategieën met passende middelen. Het aantal persvragen neemt toe, de zwaarte ervan ook. Dat heeft hoge prioriteit. Interne communicatie We blijven inzetten op interne communicatie. Het hybride werken is inmiddels goed geland binnen de organisatie.

Ook met communicatie zorgen we voor het behouden van deze prettige werkomgeving. Dit kan op verschillende manieren: van interne bijeenkomsten tot aan het promoten van intranetgebruik. Van duidelijkheid over de werkafspraken tot aan het stimuleren van verbindende initiatieven. We zijn extra alert op de behoefte van medewerkers, zeker nu het door de grote krapte op de arbeidsmarkt extra belangrijk is om medewerkers te binden en te boeien. Het is belangrijk dat mensen zich verbonden (blijven) voelen met de organisatie. Interne communicatie draagt bij aan het versterken van de verbinding tussen medewerkers en de organisatie. Interne communicatie en externe communicatie is altijd verbonden met elkaar.

5.4 Huisvesting In 2024 is de overstap gemaakt naar herbruikbare bekers en het volledig stoppen met wegwerpbekers. Er is een kleine investering gedaan in twee extra vaatwassers en bekers. Hiermee dragen we bij aan het verminderen van de afvalberg en plastic in het milieu. OZHZ heeft een rol in het toezicht op energiebesparende maatregelen van bedrijven. Om een beter beeld te krijgen wat je als huurder kan doen in een verzamelpand, werkt team Duurzaamheid en unit Bedrijfsondersteuning aan advies om energiebesparende maatregelen te nemen in ons eigen kantoor. In een eerste schouw is duidelijk geworden dat er kansen liggen voor het verlagen van ons eigen energieverbruik. De huur en servicekosten zijn door de uitzonderlijke inflatie de afgelopen twee jaar navenant gestegen. De verwachting is dat de prijsstijging blijvend zijn.

Het hybride werkconcept is omarmd door onze medewerkers. De aanpassingen aan ons kantoor worden continue bijgesteld aan de behoefte waar dat kan. Zo is extra ruimte gemaakt voor aanlandplekken waar je kortdurend met je laptop rustig kan zitten om te werken.

36

Ontwerpbegroting 2025. Vastgesteld door het DB op 11 april 2024

5.5 Interne beheersing Rechtmatigheidsverantwoording Decentrale overheidsorganen zouden met ingang van boekjaar 2023 een rechtmatigheidsverantwoording moeten afgeven bij de jaarrekening. Op dit moment is nog steeds sprake van een niet afgerond wetgevingstraject betreffende de rechtmatigheidsverantwoording. Zowel het BBV als het BADO zijn hierop nog niet aangepast. De Algemene Rekenkamer heeft een discussie met het ministerie van BZK die eerst beslecht zal moeten worden en mogelijk ook tot aanpassingen van deze beide Besluiten zal moeten leiden. Momenteel is het nog niet duidelijk of de wetgeving met terugwerkend kracht ingaat per 1-1-2023 of dat de rechtmatigheidsverantwoording pas op 1-12024 in gaat. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft gevolgen voor de (interne) beheersing van de organisatie en ook de rol van de accountant verandert hierdoor. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de inrichting en uitvoering van processen, controleert de rechtmatigheid en rapporteert hierover. De accountant toetst de rechtmatigheidsverantwoording op getrouwheid en neemt dit mee in de accountantsverklaring. OZHZ heeft zich ingezet om over 2023 zelf verantwoording af te leggen over de rechtmatigheid en is dan ook in afwachting van de afronding van het wetgevingstraject.

OZHZ ziet de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording als een kans om de controlerende rol van het algemeen bestuur te versterken en te investeren in een verdere ontwikkeling van de bedrijfsvoering. In de herstructurering van de organisatie is nadrukkelijk voorgesorteerd op de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Er is een helder onderscheid gemaakt in de control en financiële functie. Ook de combi functie van concerncontroller en unitmanager hield op te bestaan. De concerncontroller en het control team zijn meer onafhankelijk gepositioneerd onder de directie. Er is een intern controleplan opgesteld, dat in 2023 is uitgevoerd. Uitgangspunt daarbij is de minimale variant waarbij de beheersing is gericht op het kunnen afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording, zoals in 2021 door het AB is vastgesteld. Ondanks dat OZHZ heeft gekozen voor de minimale variant komt er veel af op de organisatie. In 2024 wil OZHZ in het gesprek met de accountant over hoe de interne controle voldoende kwaliteit heeft om de rechtmatigheidsverantwoording te onderbouwen maar wat ook past bij de omvang van de organisatie. Kwaliteitszorg Externe ontwikkelingen en ambities van de organisatie vragen om heroriëntatie op het huidige kwaliteitsmanagementsysteem van OZHZ.

OZHZ wil deze meer gaan richten op de organisatiedoelen, breder inbedden in de organisatie en laten aansluiten bij landelijke ontwikkelingen die spelen. Deze heroriëntatie is niet goed uitvoerbaar naast de verplichtingen die kleven aan het huidige kwaliteitsmanagementsysteem en de opgaven waarvoor OZHZ op dit moment staat. Plan was om in 2023 een project te starten om het kwaliteitsmanagementsysteem aan te passen. Startpunt daarbij is een evaluatie van het huidige kwaliteitssysteem. Consequentie daarvan is wel dat het kwaliteitscertificaat komt te vervallen. Als een geschikt nieuw kwaliteitsmodel is gekozen en ingevoerd, dan kan OZHZ desgewenst in fases toewerken naar hernieuwde certificering. Als toelichting op het bovenstaande geldt het volgende. OZHZ heeft te maken met aanzienlijke uitdagingen. Voorbeelden zijn de implementatie van nieuwe taken, de landelijke kwaliteitsverbetering van het VTH-stelsel, de hoge inflatie en de krapte op de arbeidsmarkt. Een goed functionerend kwaliteitsmanagementsysteem kan een belangrijke bijdrage leveren. In de huidige opzet is dat niet het geval.

37

Ontwerpbegroting 2025. Vastgesteld door het DB op 11 april 2024

Alhoewel OZHZ het kwaliteitsmanagementsysteem ziet als een zeer waardevol instrument is er tegelijkertijd het gevoel dat het meer kan worden gericht op de belangrijkste organisatieprioriteiten. Ook komt de inspanning nu vooral van het kwaliteitsteam en minder vanuit de brede organisatie. Wens van de directie is om het KMS te veranderen tot een systeem dat meer leeft op de werkvloer en dat gericht is op het behalen van de belangrijkste organisatiedoelen. In het kader van de landelijke verbetering van het VTH-stelsel (het Interbestuurlijk Programma, IBP) is inmiddels een systeem van onafhankelijke visitaties van omgevingsdiensten ontwikkeld, aanhakend bij de landelijke VTHkwaliteitseisen en inzichten uit recente onderzoeksrapporten zoals het advies van de Commissie Van Aartsen en de Algemene Rekenkamer. OZHZ is eind oktober / begin november 2023 gevisiteerd. Vervolgens is een plan van aanpak opgesteld waarvan de voortgang ook als kpi in deze begroting is opgenomen. Bezien moet worden of en welke rol een intern kwaliteitsmanagementsysteem kan hebben in deze context. OZHZ heeft meerdere instrumenten voor de interne planning en control, zoals de jaarplannen en voortgangsrapportages per opdrachtgever, dashboards en in- en externe audits. Deze instrumenten zeggen iets over het presteren van de organisatie, maar zijn als zodanig geen onderdeel van het kwaliteitsmanagementsysteem.

Integratie van deze instrumenten in het kwaliteitsmanagementsysteem is wenselijk, met tevens de wens om een goed evenwicht aan te brengen tussen zelf doen (leren) en uitbesteden (efficiency).

38

Ontwerpbegroting 2025. Vastgesteld door het DB op 11 april 2024

V

BIJLAGEN

Bijlage 1 Omzet 2024 en 2025 Inwonerbijdrage

2024 Structureel

Omschrijving Gemeente Alblasserdam Gemeente Dordrecht Gemeente Gorinchem Gemeente Hardinxveld-Giessendam Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht Gemeente Hoeksche Waard Gemeente Molenlanden Gemeente Papendrecht Gemeente Sliedrecht Gemeente Zwijndrecht Provincie Zuid-Holland

78.731 465.479 143.902 70.815 121.479 339.951 172.054 126.673 98.176 175.119 715.551 2.507.930

2025 Structureel 82.085 485.308 150.032 73.831 126.655 354.433 179.384 132.070 102.359 182.579 746.033 2.614.768

Jaarprogramma (* € 1.000)

Omschrijving Gemeente Alblasserdam Gemeente Dordrecht Gemeente Gorinchem Gemeente Hardinxveld-Giessendam Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht Gemeente Hoeksche Waard Gemeente Molenlanden Gemeente Papendrecht Gemeente Sliedrecht Gemeente Zwijndrecht Provincie Zuid-Holland

2024 Structureel Incidenteel

2025 Structureel Incident

1.864.290 9.348.899 690.202 526.900 608.757 1.975.492 1.981.514 642.036 640.224 1.081.213 7.804.217 27.163.74

1.943.709 9.747.162 719.605 549.346 634.690 2.059.648 2.065.927 669.387 667.497 1.127.273 8.136.676 28.320.921

25.132 778.531 34.439 17.468 37.063 68.743 100.797 248.166 19.133 1.426 889.439 2.220.338

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

39

Ontwerpbegroting 2025. Vastgesteld door het DB op 11 april 2024

De overheveling van de bodemtaken van PZH naar de gemeenten is verwerkt in de jaarprogramma budgetten 2024. Het gaat om de volgende bedragen.

40

Ontwerpbegroting 2025. Vastgesteld door het DB op 11 april 2024

Bijlage 2 Informatie voor verbonden partijen

41

Ontwerpbegroting 2025. Vastgesteld door het DB op 11 april 2024

Bijlage 3 Balans meerjarig

42

Ontwerpbegroting 2025. Vastgesteld door het DB op 11 april 2024

43

Ontwerpbegroting 2025. Vastgesteld door het DB op 11 april 2024

Bijlage 4 Begroting 2025 Structureel en incidenteel

44

Ontwerpbegroting 2025. Vastgesteld door het DB op 11 april 2024