2.1 Voorstel invulling rekenkamerfunctie Hardinxveld-Giessendam 2022 - 2026.pdf

Voorstel invulling directeursmodel rekenkamerfunctie gemeente Hardinxveld - Giessendam Lauryan Bakker 28 oktober 2022

Inleiding •

Sinds 2019 geeft Necker met veel plezier invulling aan de rekenkamerfunctie van de gemeente HardinxveldGiessendam. Met Heleen van Rijnbach als directeur en Pim Steenbergen als coördinator/secretaris staat er een team klaar om de gemeenteraad ook voor de komende periode te ondersteunen met relevant onderzoek.

•

In 2019 is de rekenkamerfunctie opgestart, is er een dienstverleningsovereenkomst en een onderzoeksprotocol opgesteld en zijn er kennismakingsgesprekken gevoerd. Tussen 2020 en 2022 heeft de rekenkamerfunctie drie onderzoeken uitgevoerd: Inwoner- en overheidsparticipatie (2020), Woonopgave (2021) en Jeugdhulp en preventie (2022, lopend). Er zijn drie consultatieworkshops gehouden, twee rapportpresentaties gegeven en er heeft rondom de onderzoeken meerdere malen afstemming met de begeleidingscommissie plaatsgevonden.

•

Voor de periode december 2022 – 1 januari 2026 doet Necker graag een aanbod. In dit voorstel leest u verder over de beoogde bemensing, resultaten, communicatie en besteding van het beschikbare budget.

“

Het contact met de begeleidingsgroep vanuit de gemeenteraad van HardinxveldGiessendam is de afgelopen drie jaar waardevol geweest. Deze manier van communiceren tussen raad en rekenkamer levert inhoudelijk goede onderzoeksrapporten op, waarbij de onafhankelijke positie van de rekenkamer overeind blijft. Dit contact breiden we graag uit. Ik kijk uit naar een vervolg van onze plezierige samenwerking.

Heleen van Rijnbach – Directeur rekenkamerfunctie

”

“

Het contact met de raadsleden van Hardinxveld-Giessendam scherpt ons in het uitvoeren van het onderzoek en zorgt ervoor dat we onze conclusies en aanbevelingen goed en praktisch bruikbaar kunnen formuleren, zo versterken we de kaderstellende en controlerende rol van de raad.

Pim Steenbergen – Secretaris en coördinator rekenkamerfunctie

”

Invulling rekenkamer(functie)s Necker geeft voor meerdere gemeenten invulling aan de rekenkamer(functie). Dat betekent dat uw gemeenteraad profiteert van: •

Kennis en expertise op het gebied van rekenkameronderzoek

•

Ervaring met verschillende afstemmingsvormen tussen raad en rekenkamerfunctie

•

Inhoudelijke kennis van verschillende beleidsterreinen en onderwerpen

•

Beproefde efficiënte werkwijze

Inhoud •

Bemensing

•

Resultaat

•

Communicatie

•

Besteding beschikbaar budget

Bemensing

Directeur en secretaris/coördinator Heleen van Rijnbach Directeur In 2019 heeft uw raad Heleen van Rijnbach geselecteerd als directeur van de rekenkamerfunctie. Ook voor de komende periode zet zij zich graag in als directeur. Heleen was van 1997 tot en met december 2017 burgemeester in diverse middelgrote gemeenten en in 2019-2020 waarnemend burgemeester. Daarvoor was ze 4 jaar wethouder. Ze is echt verknocht aan het lokaal bestuur. Ze heeft een brede kennis en ervaring van gemeentelijke (onderzoeks)onderwerpen. Zij was vele jaren vice-voorzitter van de Raad voor de Financiële Verhoudingen (adviesorgaan aan Kabinet en Tweede Kamer). Heleen onderhoudt het contact met de raad en de begeleidingscommissie en verantwoordelijk voor het functioneren van de rekenkamerfunctie.

Pim Steenbergen Secretaris/coördinator Sinds april 2022 is Pim de secretaris en coördinator van de rekenkamerfunctie in Hardinxveld-Giessendam. Pim is een enthousiaste en gedreven bestuurskundige met ervaring in de ondersteuning en advisering van het lokaal bestuur. De dynamiek van het lokale openbaar bestuur kent hij vanuit allerlei perspectieven. Hij is goed in planning en organisatie en krijgt energie van projectmatig werken. De processen en procedures rondom rekenkameronderzoek en de positionering van de rekenkamer richt hij strak in. De rol van ambtelijk secretaris en coördinator past dan ook goed bij hem. Daarnaast zal hij ook als onderzoeker optreden, bij de thema’s waar hij ervaring mee heeft. Pim is ook ambtelijk secretaris van de rekenkamer in Diemen en Vlaardingen. Pim ondersteunt Heleen en is uw eerste aanspreekpunt ten aanzien van het proces.

Onderzoekers In 2019 hebben wij voorgesteld met een vaste onderzoeker te werken. Tijdens de onderzoeken is gebleken dat de continuïteit wordt geborgd door de directeur en dat de geselecteerde onderwerpen juist vroegen om verschillende onderzoekers, met hun specifieke ervaring. Wij stellen voor deze werkwijze voort te zetten en steeds het passende onderzoeksteam bij het geselecteerde onderwerp te kiezen.

Ondersteuning vanuit de griffie In navolging van de afspraken in de periode 2019 – 2022, vragen wij de volgende ondersteuning vanuit de griffie: •

Ondersteuning bij de organisatie van de consultatieronde;

•

Ondersteuning bij (het plannen van) afspraken met de begeleidingscommissie en de driehoek;

•

Assistentie bij het opvragen van stukken en het inplannen van interviews t.a.v. de raad en de griffie;

•

Aanleveren van enige informatie voor ons jaarverslag.

Uiteraard zal de exacte invulling van het bovenstaande voorafgaand aan de start nog eens worden afgestemd met de griffie(r).

Resultaat

Uitgangspunten directeursmodel Om een rekenkamerfunctie met impact te zijn, hanteren wij de onderstaande uitgangspunten: •

Eén vast gezicht: Heleen van Rijnbach als directeur

•

Een flexibel team van ervaren en deskundige onderzoekers

•

Onafhankelijk én betrokken

•

Focus op positionering raad

Werkwijze rekenkamerfunctie De rekenkamerfunctie werkt binnen een vaste jaarcyclus. Stap 1: consultatie onderzoeksprogramma (september – december)

Werkwijze rekenkamerfunctie Stap 2: opstellen en bespreken onderzoeksopzet (december – januari) •

Conceptonderzoeksopzet opstellen

•

Bespreking met begeleidingscommissie

•

Definitieve opzet opstellen en start onderzoek volgens onderzoeksprotocol

Stap 3: jaarlijkse verantwoording (januari – maart*) •

Opstellen jaarverslag

•

Bespreking jaarverslag met begeleidingscommissie en jaarevaluatie

•

De directeur is het hele jaar aanspreekbaar op kwaliteit van het rekenkamerwerk, proces en de onderlinge relatie

* In 2022 is het jaarverslag over 2021 in april aangeboden aan de gemeenteraad.

Keuze in onderzoeksvormen

Communicatie

Communicatie Keuze voor een directeursmodel betekent veel betrokkenheid tussen raad en rekenkamer. Het contact verloopt op verschillende manieren: •

Meerdere malen per jaar afstemming tussen rekenkamerfunctie en begeleidingscommissie, en tussen directeur en voorzitter van de begeleidingscommissie

•

Eén gezicht en primair aanspreekpunt met een directeur

•

Jaarlijks gesprek tussen de directeur en de driehoek

•

Presentatie en toelichting onderzoeken in de raad

•

Verantwoording via onderzoeksprogramma en jaarverslag

•

Evaluatie na drie jaar

Evaluatie 2019 - 2022 De directeur heeft een evaluatiegesprek gehouden met de voorzitter van de begeleidingscommissie, de burgemeester en de griffier. Daarnaast is een evaluerend gesprek gevoerd tussen de griffier, raadsadviseur en Lauryan Bakker (directeur Necker) Hieronder staan de resultaten van deze gesprekken. •

Waardering op basis van de evaluatie 2019 – 2022: onderzoeken van de rekenkamerfunctie zijn van goede kwaliteit en staan in verhouding tot het budget.

•

Wensen op basis van de evaluatie 2019 – 2022: meer frequent en beter communiceren vanuit de rekenkamerfunctie, periodiek contact tussen de directeur en voorzitter van de begeleidingscommissie, volgens planning en afgesproken proces werken, rol directeur in het onderzoeksproces verstevigen, variëren in onderzoeksvorm, meer regionale onderwerpen samen met gemeenten Sliedrecht en Alblasserdam oppakken.

Opvolging evaluatie 2019 – 2022 (1/3) •

Contact vanuit de rekenkamerfunctie: tijdens de evaluatie is afgesproken dat er een aantal contactmomenten aan de reeds bestaande worden toegevoegd. Naast de consultatieworkshop, de onderzoekspresentaties en het overleg met de begeleidingscommissie, wordt er jaarlijks een gesprek tussen de directeur en de driehoek en periodiek afstemming tussen de directeur rekenkamerfunctie en voorzitter begeleidingscommissie georganiseerd. Daarnaast is er vanuit Necker een accounthouder aangewezen, die het contact met de griffier onderhoudt over de opdracht (zie verderop in de offerte).

•

Volgens planning en afgesproken proces werken: de rekenkamerfunctie hanteert een jaarcyclus en heeft daarnaast in het onderzoeksprotocol vastgelegd hoe een onderzoeksproces er uit ziet. De directeur en coördinator zullen in de nieuwe periode speciale aandacht besteden aan het onderzoeksproces gedurende de onderzoeken en de afspraken ook duidelijk communiceren met de onderzoeksteams. De coördinator ziet toe op een soepel proces en onderhoudt het contact hierover met de griffie en de ambtelijke contactpersonen. De directeur wordt in alle communicatie meegenomen. Wanneer een proces – om wat voor reden dan ook, aan de kant van de rekenkamerfunctie of de gemeente – vertraagd, vindt hierover afstemming plaats om tot een oplossing te komen, of om een nieuwe planning te maken en naar de raad te communiceren.

Opvolging evaluatie 2019 – 2022 (2/3) •

Verstevigen rol directeur in het onderzoeksproces: tussen directeur, coördinator en onderzoeksteams zijn nieuwe afspraken gemaakt over de betrokkenheid van de directeur gedurende het onderzoeksproces. Concreet is zij betrokken bij de onderwerpskeuze (en verantwoording daarover), de inrichting van het onderzoek, het meelezen nadat de documentanalyse is afgerond en ter voorbereiding op de interviewfase, bij het lezen van de nota van bevindingen vóór het ambtelijk wederhoor en bij het opstellen van de conclusies en aanbevelingen en het bestuurlijk wederhoor. Uiteraard presenteert de directeur de onderzoeksresultaten (al dan niet samen met de coördinator en het onderzoeksteam) aan de raad. Op deze manier is de directeur in staat voldoende sturing te geven.

•

De afspraken rondom het verstevigen van de directeursrol nemen wij uiteraard serieus. In het team van coördinator en onderzoekers hebben wij onze werkwijze verbeterd, om de directeur ook beter in haar rol te kunnen faciliteren. Mocht u ondanks deze stappen na het eerste onderzoek binnen het nieuwe contract alsnog tegen dezelfde knelpunten aanlopen, dan gaan wij met elkaar in gesprek over een mogelijke nieuwe personele invulling van de directeursrol.

Opvolging evaluatie 2019 – 2022 (3/3) •

Variëren in onderzoeksvorm en regionale onderwerpen gezamenlijk oppakken: de begeleidingscommissie heeft de wens geuit dat er meer gevarieerd wordt in onderzoeksvormen. In de afgelopen drie jaar heeft de rekenkamerfunctie regulier onderzoek uitgevoerd, in combinatie met een duidingssessie en een digitale vragenlijst. Zoals in deze offerte te lezen valt, zijn er meerdere vormen mogelijk. Tijdens de consultatieworkshop zal de directeur hier aandacht voor vragen en de raadsleden vragen waar zij behoefte aan hebben. De rekenkamerfunctie zal voor het onderwerp dat voor 2023 wordt gekozen, expliciet kijken naar andere vormen van onderzoek. Uit de evaluatie kwam ook naar voren dat Hardinxveld-Giessendam het als een kans ziet om regionale thema’s samen op te pakken met Sliedrecht en Alblasserdam. Tot nu toe is dat niet gebeurd, omdat er vanuit de andere gemeenten minder belangstelling voor is en andere thema’s prioriteit kregen. De directeur zal een gezamenlijk thema bij de drie gemeenten onder de aandacht brengen. Uiteraard zullen de raden zelf moeten aangeven of zij een dergelijk thema en de gezamenlijkheid relevant en belangrijk vinden.

•

Jaarlijkse conferentie: omdat er geen behoefte is geweest aan het oppakken van gezamenlijke thema’s of onderzoeken, is er ook niet jaarlijks een gezamenlijke conferentie georganiseerd. Initieel behoorde dit wel tot de werkwijze van de rekenkamerfunctie. Voor Hardinxveld-Giessendam geldt dat er best behoefte is aan een dergelijke bijeenkomst. Niet alleen om onderzoeksresultaten te delen, maar ook voor de ontmoeting tussen de verschillende raden. Zodra de rekenkamerfunctie voor de nieuwe periode van start gaat, wordt er door haar een gesprek geïnitieerd om met elkaar de behoefte ten aanzien van een conferentie of een alternatieve manier van samenkomst te organiseren voor 2023 en verder.

Accounthouderschap Vanuit Necker is er sinds 2022 een accounthouder directeursmodel, ingevuld door één van de directeur-eigenaren van het bureau zelf. Van de accounthouder mag u het volgende verwachten: •

Onderhouden van al het contact omtrent de opdracht (het contract, de dienstverleningsovereenkomst en de facturatie)

•

Eens per jaar en na drie jaar vanuit het bureau een gesprek tussen de accounthouder en de griffier over de voortgang en ervaringen t.a.v. de opdracht

•

Bundeling en terugkoppeling van de ervaringen en afspraken t.a.v. de opdracht naar de directeur en coördinator.

•

Organiseren van het contact en de afstemming tussen de directeuren en secretarissen van de verschillende rekenkamerfuncties die door Necker worden ingevuld. Faciliteren van de uitwisseling van ervaringen en kennis tussen de directeuren en secretarissen.

Het accounthouderschap wordt ingevuld door Lauryan Bakker. Directeur-eigenaar bij Necker, 15 jaar ervaring met rekenkamerwerk en zelf directeur van een rekenkamer in het midden van het land.

Besteding beschikbaar budget

Budgetbesteding (1/2) Verdeling budget •

Het budget dat de gemeenteraad van Hardinxveld-Giessendam beschikbaar stelde voor de rekenkamerfunctie in de periode 2019-2022 is € 20.000,-

•

In de periode 2019 – 2022 is 15% van dit budget besteed aan de instandhouding van de rekenkamerfunctie (overheadkosten) en 85% van het budget aan onderzoek. Uw wens is dat deze verhouding voor de komende periode wordt aangehouden

•

Overheadkosten bestaan uit: consultatieronde, bespreken van de onderzoeksopzet, verantwoording over onderzoeksprogramma, opstellen jaarverslag en gesprekken met begeleidingscommissie en driehoek

•

In de DVO is een bepaling opgenomen voor jaarlijkse indexering van de tarieven voor de directeur, coördinator en onderzoekers. Voorstel is om voor de periode 2022-2026 over te gaan op een jaarlijkse indexering van het totaalbudget met 1,5%, waarmee het budget voor 2023 op 20.300 euro zou komen. Het totaalbudget wordt jaarlijks geïndexeerd, omdat de tarieven jaarlijks geïndexeerd worden door Necker en op deze manier de balans tussen overhead en onderzoek in tact blijft.

Budgetbesteding (2/2)

Activiteit

Bandbreedte kosten

“Regulier” rekenkameronderzoek

€ 10.000 – 20.000

Kosten per onderzoeksactiviteit

Raadsconferentie

€ 4.000 – 10.000

Hiernaast treft u een bandbreedte van de kosten die gepaard gaan met verschillende typen onderzoeksactiviteiten. Omdat elk onderzoek maatwerk is, kan hiervan worden afgeweken. De rekenkamerfunctie legt altijd verantwoording af over haar keuzes (zie ook onder Communicatie).

Quickscan

€ 5.000 – 10.000

Doorwerkingsonderzoek

€ 7.000 – 15.000

Rekenkamerbrief

€ 5.000 – 7.000

Populatieanalyse/modellering

€ 3.000

Raadsworkshop

€ 2.500

Duidingssessie

€ 2.000 – 3.000

Digitale consultatie

€ 3.000 – 4.000

Tot slot

Tot slot De directeur, coördinator, onderzoekers en accounthouder kijken er naar uit om zich ook in de periode december 2022 – 1 januari 2026 voor uw gemeenteraad in te zetten. Ik vertrouw er op u hiermee een passend aanbod te hebben gedaan. •

Deze offerte is geldig tot 20 december 2022

•

Bij gunning stellen we een nieuwe dienstverleningsovereenkomst op, waarin nadere invulling wordt gegeven aan afspraken over onder andere geheimhouding, non-concurrentie, budget, resultaat en facturatie

•

De getekende offerte mag digitaal verzonden worden naar: staf@necker.nl of, per post naar Necker t.a.v. secretariaat: Lunettenbaan 51-53, 3524 GA Utrecht.

Met vriendelijke groet, Necker

Lauryan Bakker Directeur

Voor akkoord:

@ NeckervanNaem