160 Raadsinformatienota Huis van de Gemeente.pdf

RAADSINFORMATIENOTA

College van burgemeester en wethouders Vergadering van: 14 april 2026 Gemeente Hardinxveld-Giessendam Zaaknummer: 2026-0039018 Inleiding Conform het door uw raad aangenomen amendement ontvangt u per kwartaal een voortgangsrapportage over het project Huis van de Gemeente Hardinxveld-Giessendam. Deze raadsinformatienota bevat de rapportage over het eerste kwartaal van 2026. Het project bevindt zich momenteel in de definitiefase. In samenwerking met Synarchis wordt gewerkt aan de uitwerking van het Programma van Eisen (PvE). De afronding hiervan wordt verwacht in het tweede kwartaal van 2026. Per maart 2026 is de projectleiding overgedragen. Deze wissel sluit aan bij de overgang naar een volgende projectfase, waarin andere accenten en vaardigheden worden gevraagd, zoals de verdere uitwerking richting ontwerp en realisatie. De overdracht heeft plaatsgevonden en vraagt in deze fase ook verdere afstemming binnen het projectteam. Kernboodschap De belangrijkste werkzaamheden in het afgelopen kwartaal zijn gericht op: • het verder uitwerken en afstemmen van het Programma van Eisen; • het aanscherpen van de projectstructuur en werkafspraken binnen het projectteam; • het voorbereiden van het Plan van Aanpak voor het gehele project. De afronding van het Programma van Eisen is voorzien in het tweede kwartaal van 2026, gelijktijdig met de afronding van het dienstverleningsconcept.

Daarbij wordt bewust gekozen voor een zorgvuldig proces met voldoende ruimte voor afstemming tussen de betrokken disciplines. Momenteel worden de constructeur en installatieadviseur gecontracteerd. Gezamenlijk met de architect starten zij vervolgens met de uitwerking van het PvE tot een Technisch Ontwerp (TO). Parallel hieraan wordt gewerkt aan het bestaande Huis van de Gemeente. De volgende activiteiten zijn opgestart of inmiddels opgeleverd: • opdracht gevelreiniging; • eerste concept technische omschrijving dakrenovatie en verduurzaming; • rapportage duurzaamheidsonderzoek metselwerk en kozijnen; • uitwerking plan van aanpak en aanbestedingsstrategie zonnepanelen; • uitwerking plan van aanpak ecologie; • vervolgonderzoek stikstofdepositie. Financieel overzicht Per 31 maart 2026 is € 214.013,23 uitgegeven aan voorbereidingskosten (onderzoeken, adviseurs, projectmanagement). Risico’s • Budget en kostenontwikkeling Er is aandacht nodig voor mogelijke kostenstijgingen in de markt. Beheersing: periodieke financiële actualisaties en het bewaken van het beschikbare budget. • Vergunningstraject Het verkrijgen van de noodzakelijke vergunning(en) vraagt tijdige afstemming. Stikstof is daarbij een aandachtspunt. Beheersing: vooroverleg met betrokken instanties en tijdige voorbereiding van benodigde stukken.

• •

Operationele impact tijdens de werkzaamheden Tijdens de uitvoeringsfase kan tijdelijke overlast ontstaan voor medewerkers en bezoekers. Beheersing: fasering van werkzaamheden en het tijdig organiseren van tijdelijke huisvesting. Draagvlak en communicatie Complexe huisvestingsprojecten vragen om goede communicatie naar medewerkers en bestuur. Beheersing: actief communicatie- en participatietraject richting interne en externe stakeholders.

Projectorganisatie en inrichting van de samenwerking De projectorganisatie bestaat uit een projectleider, externe adviseurs (waaronder Synarchis en overige specialisten) en ambtelijke ondersteuning vanuit diverse interne afdelingen. Naar aanleiding van de wisseling in de projectleiding is ook de projectorganisatie en wijze van samenwerken opnieuw bekeken. Dit kan leiden tot enkele aanpassingen in organisatie en werkwijze, met als doel een goede aansluiting op de komende projectfasen. Planning In eerdere raadsinformatiebrieven is aangekondigd dat in januari/februari een raadsbijeenkomst zou worden georganiseerd over het Programma van Eisen. Het Programma van Eisen is op dit moment nog niet gereed. Daarom wordt de bijeenkomst verplaatst en gepland in Q3 2026. Vanwege de wisseling in projectleiderschap wordt momenteel de planning voor het project herzien. Deze zal gedeeld worden in de eerstvolgende raadsinformatienota. Informatievoorziening en communicatie De gemeenteraad wordt ieder kwartaal geïnformeerd via een raadsinformatienota. De volgende voortgangsrapportage verschijnt in juli 2026. Er wordt gewerkt aan een intern en extern communicatieplan als onderdeel van het Plan van Aanpak om medewerkers en externe partijen tijdig mee te nemen in ontwerpkeuzes, fasering en tijdelijke huisvesting.

-2-