Verslagen 2022 en 2023 SAP-SPH

Overleg SPH-SAP-gemeente 12 december 2022 Aan het overleg namen deel: namens SPH: dhr. P. den Besten, voorzitter, mw. M. van de Wal, secretaris, dhr. N. Falch. algemeen lid namens SAP: dhr. A. Binnenmars, voorzitter, mw. J. Wassink, secretaris, dhr. J. Cornelissen, penningmeester, dhr. M. Landman, algemeen lid. namens de gemeente Harderwijk: dhr. M. Pijnenburg, wethouder Cultuur, dhr. D. te Winkel, projectleider Stad als Podium, mw. M. Lensen, beleidsadviseur Cultuur onafhankelijk voorzitter: dhr. K. Kokkeler

Afspraken, conclusies 1. Opening. Voorzitter: wanneer is dit overleg (waarvan vanavond de eerste bijeenkomst) geslaagd? SPH, SAP en gemeente kunnen zich vinden in: ‘Wanneer er vóór 1 januari 2023 een intentieovereenkomst tot samengaan van beide organisaties ligt, met daarin opgenomen, helder en concreet, de nog te nemen stappen, met een tijdspad, en duidelijk over de inhoud.’ 2. Innovatie. SAP en SPH onderschrijven het belang van innovatie van het podiumkunstenaanbod en van de organisatie daarvan. De Cultuurnota is daar ook duidelijk in. In die innovatie is het SAP-concept leading, waarbij ‘SAP’ wordt gedefinieerd als ‘dat waar alle partners voor staan’. SPH vindt het belangrijk dat de evaluatie van SAP op korte termijn plaatsvindt. 3. Midden-theaterfunctie. Begrip kan worden opgevat als een gebouw en/of als programmering. De voorzitter concludeert dat er hierover op hoofdlijnen geen verschil van inzicht is: het gaat om de programmering, een podium is ondersteunend daaraan. Dat podium hoeft niet uitsluitend een theaterfunctie te hebben, het kan ook een multifunctionele voorziening zijn. 4. Samenspel en samenhang In 2017 is een nadrukkelijke knip gemaakt tussen programmering en stenen. Inmiddels is duidelijk dat deze twee componenten van podiumkunstprogrammering niet los van elkaar kunnen worden gezien.

SAP geeft aan dat dit inzicht ook gevolgen heeft voor de visie van de Stichting SAP: niet meer alleen programmering. SPH ziet noodzaak voor een facilitair team binnen de toekomstige organisatie en voor een organisch proces met een deadline.

5. Vooruitblik 2e overleg Vorm van de toekomstige organisatie: SPH houdt vast aan de oprichting van een nieuwe entiteit in plaats van de twee bestaande stichtingen, onder meer vanwege verplichtingen als werkgever. Ziet de toekomstige organisatie als uitvoerder van gemeentelijk beleid. SAP geeft aan nog onvoldoende overtuigd te zijn van het nut en de noodzaak van het oprichten van een nieuwe stichting. Logischer is om eerst de strategie te bepalen en dan de beste daarbij passende juridische constellatie te kiezen. Aan SPH wordt gevraagd de argumenten voor hun voorkeur te overleggen. SPH zal dit intern bespreken met de penningmeester die vanwege ziekte niet bij het overleg aanwezig is. Hier volgende keer over verder praten. Een jurist van de gemeente kijkt naar de voors en tegens. Directie toekomstige organisatie: SAP geeft aan dat positie van W. Volmer als directeur voorwaarde is. SPH ziet rol P. Smit als aanvullend op die van W. Volmer, als hoofd facilitair bedrijf. Agendapunten volgend overleg: - Juridische check - Intentieverklaring - Verdere agendapunten uiterlijk donderdagochtend aanleveren bij D. te Winkel (mailadres bekend).

Overleg SPH-SAP-gemeente 19 december 2022 van 17.30 tot ca. 19.30 uur, Stadhuis, Harderwijk. Aan het overleg namen deel: namens SPH: dhr. P. den Besten, voorzitter, dhr. G. Laman, penningmeester (online) dhr. N. Falch. algemeen lid namens SAP: dhr. A. Binnenmars, voorzitter, dhr. J. Cornelissen, penningmeester, mw. J. Wassink, algemeen lid, dhr. M. Landman, algemeen lid. namens de gemeente Harderwijk: dhr. M. Pijnenburg, wethouder Cultuur, dhr. D. te Winkel, projectleider Stad als Podium, mw. M. Lensen, beleidsadviseur Cultuur onafhankelijk voorzitter: dhr. K. Kokkeler

Afspraken, conclusies

1. Opening 2. Mededelingen -

Mw. Van der Wal (secretaris bestuur SPH) is afwezig wegens ziekte. Tijdens de eerste bijeenkomst is afgesproken dat de jurist van de gemeente zou kijken naar de opties rond de stichtingsvorm. Dit is bij nader inzien niet gedaan omdat

1. de mogelijkheden rond deze organisatievorm zo talrijk zijn, dat het rapport veel te omvangrijk zou worden. De jurist adviseert om eerst de vorm te kiezen die de voorkeur van beide partijen geniet, en vervolgens daarop juridisch advies te vragen. Overleg met de jurist had plaats voordat de heer G. Laman zijn notitie had ingestuurd. 2. de jurist gespecialiseerd is in bestuursrecht en niet in ondernemingsrecht, en hij daarom verwijst naar een specialist. 3. Verslag 1e bijeenkomst op 12 december jl. (ter goedkeuring bijgevoegd) De volgende opmerkingen worden bij het verslag van de bijeenkomst op 12 december gemaakt. Het verslag wordt overeenkomstig aangepast en bij dit verslag gevoegd.

1

-

-

-

Middentheaterfunctie: de heer Falch verzoekt om duidelijker aan te geven dat een podium wel een theaterfunctie behoeft, ondanks dat dit niet de enige functie van het betreffende gebouw hoeft te zijn. Toets van de door SPH voorgestelde juridische structuur (oprichten van een nieuwe stichting) : de heer Binnenmars verzoekt toe te voegen dat de jurist zou kijken naar voors en tegens van deze vorm. Laatste opmerking van het verslag over de heer W. Volmer: de heer Den Besten verzoekt om aan de laatste zin toe te voegen ‘als hoofd facilitair bedrijf’. De zin wordt dan: “SPH ziet rol P. Smit als aanvullend op die van W. Volmer, als hoofd facilitair bedrijf.”

4. Juridische structuur De heer Laman licht toe waarop zijn eerdere standpunt was gebaseerd. Intussen is hem duidelijk geworden dat deze informatie niet per se doorslaggevend is voor het lopende proces. Van belang blijft dat de stichting die straks ‘overblijft’, de rechtsopvolger is van SPH in verband met afgegeven vergunningen, lopende overeenkomsten en dergelijke. Eerst één bestuur voor de twee stichtingen lijkt heel praktisch om zaken te kunnen afhandelen. Op basis hiervan zou vóór of rond 1 januari een intentieverklaring kunnen worden ondertekend. De volgende stap zou er dan als volgt uitzien: aanvankelijk 3 bestuursleden uit elk bestuur ‘meenemen’ onder leiding van een nieuwe, onafhankelijk voorzitter, en op reële termijn (concreet: maximaal 6 maanden) overgaan naar een bestuur van in totaal 5 bestuursleden. De statutenwijziging zou plaatsvinden vóór 1 april 2023 en het overgaan naar een bestuur van 5 leden met ingang van 1 juli 2023 (tevens de scheiding van het programmeringsjaar). Dee structuur waarover nu wordt gesproken wijkt af van datgene wat in het Vervlechtingsvoorstel is opgenomen. Met de in het Vervlechtingsvoorstel beschreven structuur werd beoogd om de ontvangende rechtspersoon (SAP) de mogelijkheid te bieden verplichtingen en/of middelen wel of niet over te nemen en/of om vooraf tot een reorganisatie te komen. Er is nu consensus over een ander model.

Relevant zijn de intenties achter het Voorstel. Beide partijen moeten uiteraard voorwaarden kunnen stellen. De gemeente (bij monde van de wethouder) kan zich vinden in de deadlines die genoemd zijn (1 januari, 1 april, 1 juli), vindt het tempo ook goed, maar hecht echter wel aan zorgvuldigheid. Daarmee stemmen beide partijen in. SAP geeft aan dan wel juridisch advies noodzakelijk te achten, waarin (tenminste) het volgende aan bod komt: 1. zijn er voorbehouden bij het geschetste model? 2. komt dit model overeen met wat gebruikelijk is? 3. een risicoanalyse. In de intentieverklaring zou de gemeente iets moeten zeggen over onvoorziene zaken en over een vorm van garantstelling?). De wethouder geeft aan dat dit ambtelijk en bestuurlijk moet worden afgestemd.

2

De inschatting is, dat een dergelijk juridisch advies inclusief risicoanalyse er eind januari zou moeten kunnen liggen. Dit hoeft niet vertragend te werken op het proces. Met betrekking tot het nieuw te vormen bestuur geeft SAP aan dat jonge bestuursleden schaars zijn en dat de expertises van mevrouw Wassink en de heren Cornelissen en Landman zeer waardevol zijn voor een bestuur. Alle aanwezige bestuursleden van SAP en SPH verklaren nadrukkelijk achter de onder dit agendapunt omschreven stap te staan. 5. Overige bespreekpunten Voorts kwamen onder punten 4 en 5 (de discussie volgde niet strikt de agendering) nog de volgende zaken aan de orde. Estrado: SPH geeft aan dat de verkoop van Estrado weer kan worden opgepakt. Een positief resultaat van de verkoop kan worden toegewezen aan de algemene reserves voor onvoorziene risico’s en toekomstige investeringen (en wordt dus meegenomen naar de ‘overblijvende’ stichting). Er ligt nog geen plan en er zijn geen toezeggingen gedaan voor toekomstig gebruik. Catharinakapel: SPH vraagt naar afspraken met ander partijen over de exploitatie van de Catharinakapel. Hierover doen geruchten de ronde. De gemeente (de wethouder) geeft aan dat er geen afspraken met andere partijen zijn gemaakt over de exploitatie van de Catharinakapel.

Wel is gesproken over het Klooster als cultuurplein en een eventueel ander gebruik van de omliggende panden door culturele instellingen (in het geval van de Catharinakapel naast/aanvullend aan het gebruik als podium). SPH geeft aan hierbij niet te zijn betrokken – wethouder merkt op dat SPH indertijd wel is uitgenodigd, maar dat daarop geen reactie is ontvangen. Het nieuwe bestuur zal uiteraard worden betrokken bij verdere ontwikkelingen. SPH geeft aan dat een gebruik van Estrado en/of de Catharinakapel anders dan zoals deze locaties momenteel worden gebruikt, gevolgen zou kunnen hebben voor het personeel van SPH. Bouw en Infra Park: huur wordt significant hoger in een huurvoorstel voor twee jaar vanaf 1 januari 2023. Daar staat tegenover dat er per geprogrammeerde voorstelling wordt gehuurd, dus dat met een goede planning geen onvoordelige voorstellingen op het B&I-Park hoeven plaats te vinden. Intussen is de gemeente in gesprek met B&I-Park. Vertrouwensvraag: is er daadwerkelijk behoefte aan de kennis en kunde van SPH? Hierop antwoordt zowel SAP als de gemeente volmondig met ‘ja’. Nieuwe voorzitter SAP Op de vacature zijn twee reacties ontvangen. De procedure is opgeschort vanwege het vervlechtingsproces. De nieuwe voorzitter van de ‘overblijvende’ stichting komt niet uit de bestaande besturen. 3

6. Intentieovereenkomst/ -verklaring SPH vindt de benaming ‘intentieovereenkomst’ prematuur: eerst een intentieverklaring, dan een intentieovereenkomst, die dan ook bindend is. De gemeente geeft aan dat het concept een voorgenomen besluit behelst en niet vrijblijvend is. De benaming is daarbij minder relevant. SAP: het wordt handig gevonden als de gemeente een partij zou kunnen zijn van deze afspraken. SPH: een aantal zaken hoeft niet in de verklaring te worden opgenomen, bijvoorbeeld de subsidiebedragen. Een volgend concept, met afspraken op hoofdlijnen, wordt deze week aan partijen toegestuurd, waarop een reactie kan worden gegeven. Er wordt een voorbehoud gemaakt voor de juridische toets. Na 1 januari is er nog tijd om details in te vullen. Voor het volgende overleg, waarin inbegrepen het aangaan van de verklaring, wordt ter plekke de afspraak gemaakt voor maandag 9 januari 2023 van 17.30 tot 19.00 (met broodjes). 7. Wat verder nog ter tafel komt SAP: een strakke overeenkomst is wenselijk. Hiermee stemt iedereen in.

4

Overleg SPH-SAP-gemeente 9 januari 2023 van 17.30 tot 19.00 uur, Stadhuis Harderwijk Aan het overleg namen deel: namens SPH: dhr. P. den Besten, voorzitter, dhr. N. Falch. algemeen lid namens SAP: dhr. A. Binnenmars, voorzitter, dhr. J. Cornelissen, penningmeester, mw. J. Wassink, algemeen lid, dhr. M. Landman, algemeen lid. namens de gemeente Harderwijk: dhr. M. Pijnenburg, wethouder Cultuur, dhr. D. te Winkel, projectleider Stad als Podium, mw. M. Lensen, beleidsadviseur Cultuur onafhankelijk voorzitter: dhr. K. Kokkeler

Afspraken, conclusies

1. Opening 2. Mededelingen Mevrouw M. van der Wal (secretaris bestuur SPH) is verhinderd, de heer G. Laman (adviseur bestuur SPH) is afwezig wegens ziekte. 3. Verslag 2e bijeenkomst op 19 december jl. (ter goedkeuring bijgevoegd) De volgende opmerkingen worden bij het verslag van de bijeenkomst op 19 december gemaakt. Het verslag wordt overeenkomstig aangepast en bij dit verslag gevoegd. - Mevrouw Wassink is geen secretaris van het bestuur van SAP, maar algemeen lid. - SPH verzoekt de volgende wijzigingen in het verslag op te nemen: o Toevoegen aanvangstijd en locatie o Onder ‘mededelingen’, in de zin ‘Overleg met de jurist had plaats voordat de heer G. Laman zijn notitie had ingestuurd’, het woord ‘voordat’ vervangen door ‘nadat’. Deze wijziging wordt niet in het verslag doorgevoerd, omdat er daarmee een feitelijke onjuistheid in het verslag zou worden opgenomen. De opmerking betreft het contact dat mevrouw Lensen had met de eigen jurist van de gemeente. Dit contact had plaats op 13 december 2022. De heer Laman heeft zijn notitie toegestuurd op 15 december 2022. o Onder punt 4: het woord ‘mijlpalen’ vervangen door het woord ‘deadlines’. 1

o

o

o

Onder punt 5: de zin na ‘SPH geeft aan dat de verkoop van Estrado weer kan worden opgepakt’, wijzigen in ‘. Een positief resultaat van de verkoop kan worden toegewezen aan de algemene reserves voor onvoorziene risico’s en toekomstige investeringen (en wordt dus meegenomen naar de ‘overblijvende’ stichting).’ Onder punt 5: in de zin ‘SPH geeft aan dat een gebruik van Estrado en/of de Catharinakapel anders dan als podium….’, de woorden ‘als podium’ wijzigen in ‘anders dan zoals deze locaties momenteel worden gebruikt’. Onder punt 6: in de zin ‘SPH vindt de benaming ‘intentieovereenkomst’ te sterk’, de woorden ‘te sterk’ wijzigen in ‘prematuur’, en daarachter toe te voegen ‘eerst een intentieverklaring, dan een intentieovereenkomst, die dan ook bindend is’.

SPH geeft aan graag de statuten van SAP te ontvangen. De akte van oprichting van SAP zal bij het verslag worden meegestuurd.

4. Terugkoppeling overleg gemeente met juridisch adviseur Nysingh Mevrouw Lensen heeft contact gehad met Nysing, het juridisch adviesbureau van de gemeente, en heeft gesproken met een advocaat op het gebied van ondernemingsrecht. Uit dat eerste, verkennende gesprek het volgende: - Het wordt afgeraden dat de gemeente de intentieverklaring en -overeenkomst meetekent als volwaardige partij in de verklaring/overeenkomst. De gemeente is geen partij in de fusie. De betrokkenheid van de gemeente spreekt uit het proces (zie o.a. de verslagen) en kan desgewenst worden aangegeven door als gemeente te tekenen ‘voor gezien’. Daarmee zijn alle rollen zuiver. - Ook in het kader van ‘alle rollen zuiver’ zou SAP eigenlijk de opdrachtgever moeten zijn van de risico-analyse. Het opdrachtgeverschap staat los van wie het onderzoek betaalt en van hoe en met wie de uitkomsten worden gedeeld. - De risico-analyse zou de vorm kunnen krijgen van een due-diligenceonderzoek op een aantal cruciale punten. 100% garantie dat er geen verrassingen om de hoek komen kijken na de fusie, is niet te geven, maar door het onderzoek te focussen op die punten die grotere risico’s in zich dragen (bv personeel, fiscale zaken, overeenkomsten), worden de belangrijkste risico’s wel in beeld gebracht. - De vraag of de vorm van de fusie de juiste is, kan na afloop van het onderzoek worden beantwoord.

- Er is een kostenindicatie van het onderzoek gevraagd, deze kan pas worden afgegeven na een gesprek met de formele opdrachtgever waarin de opdracht wordt geformuleerd. Afgesproken wordt, dat bij het opdrachtgesprek met Nysingh vanuit SAP de heren Cornelissen en Landman zullen aanschuiven. SAP hecht eraan dat ook vanuit SPH iemand aanwezig is. De heer Den Besten geeft z.s.m. door wie vanuit het bestuur dat zal zijn, waarschijnlijk hijzelf of de heer Laman. Op een suggestie vanuit SPH dat ook de wederzijdse accountants hierin worden meegenomen, geeft SAP aan hierop graag de regie te houden. De accountants zullen tijdens de onderzoeksfase ongetwijfeld hierbij worden betrokken.

2

5. Concept intentieverklaring (op 23 december toegestuurd) Per abuis zijn de wijzigingen die SAP heeft voorgesteld, in rood weergegeven en meegestuurd in een document dat ‘intentieovereenkomst’ heet. Uitgangspunt voor dit overleg is het op 23 december toegestuurde concept van de intentieverklaring. De heer Te Winkel zal de opmerkingen in de verklaring verwerken en deze nog deze week rondsturen. Nadere voorwaarden worden uitgewerkt in de overeenkomst. SPH merkt op, dat datgene wat in de eerste opsomming onder punt f staat genoteerd (een subsidiebedrag van € 650.000 voor 2022) niet meer relevant is en in het onderhavige document ook overbodig. Bovendien zouden opmerkingen over concrete bedragen en dergelijke de gemeente ook tot partij in de overeenkomst maken. De heer Te Winkel geeft aan, dat genoemde passage was opgenomen als beschrijving van een politiek proces en het bijbehorende synergieproces. Bij de uitgangspunten, punt c, merkt SPH op, dat bij een teruggang naar een bestuur met 5 leden, dit bestuur mogelijk nog maar één lid vanuit SPH telt. SPH vindt dit te weinig pariteit. Een alternatief zou kunnen zijn om niet met ingang van 1 juli 2023, maar met ingang van 1 januari 2024 terug te gaan naar 5 leden. Dan is er een ‘ingroeiperiode’ van een jaar en daarna speelt de pariteit aanmerkelijk minder. SAP kan zich hierin vinden.

Bij punt d merkt SPH op, dat de kennis en kunde van SPH overeind moet worden gehouden. SPH hecht daarom aan de zinsnede ‘borging van de kwaliteit van de personele organisatie, zodat voldoende kennis en kunde vanuit de SPH-organisatie in de nieuwe organisatie behouden blijft’. Mogelijk moet dit een nieuw punt in de uitgangspunten worden. Bij punt e vraagt SPH, wat de toegevoegde waarde van dit punt is. De heer Te Winkel geeft aan, dat de bedoeling is, het vastgoed buiten de fusie te houden. Dit is ook mogelijk doordat de verkoop naar verwachting plaatsvindt voordat de fusie plaatsvindt. SAP stelt voor het woord ‘verkoopt’ te vervangen door ‘bereikt overeenstemming over de verkoop van’. SPH geeft nog aan het overzichtelijker te vinden als de twee opsommingen niet dezelfde letteraanduiding krijgen. SAP vraagt, of er iets is vastgelegd over de terughuur van Estrado. SPH geeft aan dat de verhuurtermijn na de overdracht van het pand aanvankelijk voor ten hoogste één jaar zou zijn, in verband met de vervlechting. Dat zou nu langer kunnen zijn en ook moeten zijn. Huurafspraken zijn voor een deel het domein van de gemeenteraad. SPH stelt voor dat SAP en SPH hierin gezamenlijk optrekken. De tekst onder punt h wordt herschreven, zodat deze de actuele situatie beter weergeeft.

Ook de tekst onder punt (1)b, derde bullet, over flexibilisering van het budget, wordt in een positieve constructie herschreven.

3

6. Omzetten intentieverklaring in intentieovereenkomst, w.o. - kaders, uitgangspunten en voorwaarden die partijen wensen vast te leggen - door partijen gevraagde garantie(s) van de gemeente. SAP en SPH spreken af om met elkaar in overleg te gaan over de zaken die moeten worden opgenomen in de Intentieovereenkomst. Dit betreft vooral de uitwerking van de kaders die zijn vastgelegd in de Intentieverklaring. De gemeente neemt geen deel aan deze gesprekken, maar is wel beschikbaar voor ondersteuning en kan optreden als ‘penvoerder’ voor het opstellen van het nieuwe document. Met betrekking tot de garanties van de gemeente, merkt de gemeente op, dat er geen carte blanche kan worden gegeven. Een voorstel om dit te regelen, zou als volgt kunnen luiden: - de gemeente handelt de vastgoedkwestie rond Estrado met SPH af. - Het vorige college heeft in 2017 een garantie afgegeven rond het personeel. Deze garantie kan worden gehandhaafd, met de bepaling dat deze tot uiterlijk 1 januari 2024 geldt, en slechts voor zover partijen niet zelf de reserves hebben om deze problemen op te lossen. Er bestaat immers ook voor de werkgever een inspanningsverplichting om de schade zoveel mogelijk te beperken.

SAP geeft aan dit iets scherper te willen formuleren, wil deze garantie na de formele fusie nog één vol jaar laten gelden voor personeel dat meekomt vanuit SPH naar SAP (dus niet voor eventueel nieuw aan te nemen personeel). SPH vult aan: voor personeel in dienst bij SPH op 1 april 2023. Kosten zouden 50/50 met gemeente kunnen worden gedeeld. SAP geeft aan dat het zonde zou zijn als er geen middelen beschikbaar zijn voor innovatie omdat deze in personeelsproblemen gaan zitten. Gemeente bij monde van de wethouder geeft aan dit wel te begrijpen, maar al het geld dat in een dergelijke regeling gaat zitten, gaat dan niet naar cultuur. Een en ander zal in de overeenkomst worden opgenomen, oproep aan allen om na te denken over de formulering. - De gemeente zal nogmaals met het Bouw en Infrapark in overleg gaan over de aangekondigde prijsverhogingen. Poging om deze over een langere periode te spreiden. SPH geeft aan a.s. donderdag (12 januari) een gesprek te hebben met Bouw en Infrapark over de huurovereenkomst. Het is belangrijk de zaal in elk geval ‘veilig te stellen’ tot juli 2023. Afgesproken wordt, dat de heer Te Winkel bij dit gesprek zal aansluiten en dat SAP op dit moment nog op de achtergrond blijft. 7.

Subsidie 2023 De gemeente geeft aan wat er aan subsidie beschikbaar is gesteld voor 2023: SAP 643.420 Catharinakapel 100.365 Estrado 98.670 Totaal 842.455 Afgesproken wordt, dat hierover separaat een overleg wordt ingepland tussen SAP, SPH en gemeente. Mevrouw Lensen stuurt hiervoor een datumprikker rond. Streven is naar pragmatische afspraken. 4

8. Communicatie Het initiatief voor communicatie naar buiten ligt bij SPH en SAP gezamenlijk. De intentie is, om hiermee in elk geval nog te wachten tot de risico-analyse is afgerond. De fusie komt voor die tijd ook nog niet formeel bij college en raad. Op eventuele raadsvragen kan worden geantwoord met dat er ‘constructieve gesprekken plaatsvinden met perspectief op een positieve uitkomst’. 9. Wat verder ter tafel komt SPH en SAP bespreken de planning van de jaarrekeningen. SPH geeft aan dat bij het jaargesprek over 2021 met de gemeente is afgesproken dat wordt gekeken naar de mogelijkheid om bij de jaarrekening een goedkeurende accountantsverklaring te krijgen. SAP vraagt, of de heer Den Besten sowieso aanwezig is bij de twee nog te plannen afspraken (d.w.z. de afspraak met Nysingh en de afspraak met SAP en de gemeente over de subsidie 2023). Hierop antwoordt de heer Den Besten bevestigend. De Intentieverklaring wordt deze week in finale vorm rondgestuurd en partijen tekenen ‘van huis uit’. Voor het ondertekenen van de Intentieovereenkomst wordt een principe-afspraak gemaakt voor maandagavond 6 maart, van 17.30 tot 19.00 uur. Indien nodig wordt deze afspraak aangepast.

5

Overleg SPH-SAP-gemeente 6 maart 2023 van 17.30 tot 19.00 uur, Stadhuis Harderwijk Aan het overleg namen deel: namens SPH: dhr. P. den Besten, voorzitter, dhr. N. Falch. algemeen lid, mw. M. van der Wal, algemeen lid, namens SAP: dhr. A. Binnenmars, voorzitter, dhr. J. Cornelissen, penningmeester, mw. J. Wassink, algemeen lid, namens de gemeente Harderwijk: dhr. M. Pijnenburg, wethouder Cultuur, dhr. D. te Winkel, projectleider Stad als Podium, mw. M. Lensen, beleidsadviseur Cultuur (verslag) onafhankelijk voorzitter: dhr. K. Kokkeler

Afspraken, conclusies

1. Opening 2. Mededelingen Op de vraag van de voorzitter naar de voortgang buiten deze bestuurlijke overleggen om, merkt de heer Den Besten op, dat de gesprekken over de fusie heel positief verlopen, organisch en in goede sfeer. In verband met het vertrek van mw. A. de Raat als interimdirecteur van Stichting Podia Harderwijk is, vooruitlopend op de fusie, de heer W. Volmer benoemd als interim-directeur. Over zijn inzet is de heer Den Besten ook zeer positief. Er lijkt een klik met het personeel. De heer A. Binnenmars beaamt dit, en de heer J. Cornelissen merkt op, dat de communicatie rond de veranderingen ook goed loopt. De heren Den Besten en Cornelissen zijn aanspreekpunt voor de heer Volmer. 3. Verslag 3e bijeenkomst op 9 januari jl. De volgende opmerkingen worden gemaakt bij het verslag van de bijeenkomst op 9 januari. - Op pagina 2 staat de toezegging dat de statuten van Stichting Stad als Podium met het concept-verslag worden meegestuurd. De heer Den Besten heeft deze niet ontvangen. In reactie op deze opmerking zijn de statuten van SAP staande de vergadering nogmaals gemaild aan de bestuursleden van SPH.

1

-

Op pagina 4 staat: “personeelsleden in dienst tot 1 april 2023”. De heer Den Besten geeft aan dit te willen lezen als “personeelsleden in dienst op 1 april 2023”. Het bestuur van SAP en de gemeente gaan hierin mee.

4. Voortgang due diligence onderzoek door Nysingh (info ter vergadering) De heer Cornelissen meldt, dat mr. J. de Leur van Nysingh een vragenlijst heeft gestuurd. Hiernaar is door beide besturen gekeken, de lijst is teruggestuurd en in de week van 13 maart is hierover een terugkoppeling. Er lijken geen bijzonderheden te zijn. Het proces verloopt verder als volgt: eventuele vragen komen in de terugkoppeling aan de orde. Naar verwachting kan het onderzoek voor 1 april worden afgerond 5. Fusie, w.o. nog op te stellen of aan te leveren documenten en planning notaris De heer Cornelissen heeft op maandag 13 maart een afspraak bij de notaris (Kern Notarissen) over het concept voor de nieuwe statuten. Deze worden nog aan de gemeente voorgelegd. Wat betreft de zoektocht naar een nieuwe voorzitter: van de twee beschikbare kandidaten heeft één zich teruggetrokken. De andere kandidaat is ‘on hold’ gezet. Er moet nog een profiel worden opgesteld. De wethouder merkt op, dat de onafhankelijkheid van de voorzitter gediend is met iemand die niet al te veel ‘Harderwijk-bagage’ met zich meebrengt. De heer Den Besten geeft aan dat de voorzitter ook een sparring partner voor de directeur moet zijn. De voorzitter vraagt wat er gebeurt tot het proces kan worden voortgezet. De heer Binnenmars geeft aan dat hij in elk geval aanblijft tot er een nieuwe voorzitter kan aantreden.

In het daarop volgende gesprek blijkt, dat de heer Binnenmars openstaat voor een termijn van nog twee jaar, en dat beide besturen hiermee kunnen instemmen. Op deze manier blijft de continuïteit gewaarborgd. De heer Den Besten geeft aan dat SPH de veranderde getalsmatige verhoudingen in het nieuwe bestuur, die het gevolg zijn van deze beweging, acceptabel vindt. Aanvankelijk was de bedoeling immers: een onafhankelijk voorzitter, 3 bestuursleden vanuit SPH en 3 bestuursleden vanuit SAP. Dat wordt nu: 3 bestuursleden vanuit SPH en 4 bestuursleden vanuit SAP, onder wie de voorzitter. Dan kan er aan het eind van dit kalenderjaar worden gekeken naar hoe er kan worden overgegaan naar een bestuur met 5 leden met ingang van 1 januari 2024. De gemeente ondersteunt deze gedachte. De heren Den Besten en Falch geven aan, dat er meer contact met de directie zal moeten zijn over personele zaken dan tot dusver binnen SPH. De verkoop van Estrado is een bestuursbesluit van SPH. Het genomen besluit wordt aan mw. Lensen toegestuurd. De koopovereenkomst zal op 30 maart passeren . Belangrijk is nu wel de huurovereenkomst. Mw. Lensen zal de betreffende collega vragen, de conceptovereenkomst zo snel mogelijk ook aan SPH te sturen. Tevens zal op korte termijn worden gekeken naar de nog af te handelen subsidie SPH 2021.

2

6. Communicatie Opnieuw wordt aangegeven dat het moment voor het persbericht na de fusie is. Gedacht wordt aan 1 mei, er is geen aanleiding om daar grote haast mee te maken. De beide besturen zullen het persbericht uitdoen, de gemeente kan meekijken. Het voornemen is, om alle wijzigingen (de verkoop van Estrado, de nieuwe statuten etc) in één persbericht op te nemen.

7. Stand van zaken rond Bouw & Infrapark De wethouder geeft aan dat het college heeft overlegd over de situatie bij het Bouw en Infrapark. Daarbij is duidelijk dat het concept Stad als Podium leidend is, en dat een gebouwde voorziening niet absoluut noodzakelijk is. Stad als Podium is ook onderscheidend en passend bij (de ambities van) Harderwijk. Als de locatie Bouw en Infrapark een overloopfunctie heeft (d.w.z. voor die voorstellingen waarvoor een grotere locatie echt nodig is), dan zijn er toch wel wat investeringen nodig. Op dinsdag 7 maart heeft de wethouder een gesprek met de heer E. Kerssies en op woensdag 8 maart de heer Volmer. De heer Den Besten geeft aan in overleg met de gemeente te willen blijven over de uitkomst van deze gesprekken. De heer Binnenmars adviseert om bij de heer Kerssies te benadrukken dat een verbeterde theaterfunctie ook voor het B&IP zelf veel mogelijkheden biedt. 8. Wat verder ter tafel komt Afgesproken wordt, om elkaar in deze setting weer te zien op donderdag 30 maart, van 17.00-18.00 (zonder broodjes), teneinde de voortgang te bespreken van - het due diligence-onderzoek - de te passeren/gepasseerde akten - de verkoop/huurovereenkomsten Estrado - het B&IP - de personele situatie.

3