Uitvoeringsagenda subsidiebeleid september 2023

Uitvoeringsagenda Subsidiebeleid Harderwijk 2023 Deze uitvoeringsagenda hoort bij het ‘Subsidiebeleid Harderwijk 2023’ (hierna ook: 'Het Subsidiebeleid’). Het Subsidiebeleid beschrijft hoe de gemeente Harderwijk zo goed mogelijk op een efficiënte, effectieve en integere wijze subsidiemiddelen kan inzetten en hoe het proces zo goed mogelijk kan worden ingericht. Het Subsidiebeleid geeft de kaders en daarmee de doelstellingen en uitgangspunten. Hiermee maakt de gemeente Harderwijk het beleid helder, inzichtelijk en transparant voor iedereen. De uitvoeringsagenda volgt de indeling van de uitgangspunten die in het Subsidiebeleid staan. Per uitgangspunt staan de bijbehorende acties zo concreet mogelijk uitgewerkt. Daarnaast zijn het verwerven van subsidies en de samenwerking binnen Ermelo, Harderwijk, Zeewolde en Meerinzicht actiepunten die in de uitvoeringsagenda terugkomen. De uitvoeringsagenda is niet in beton gegoten: flexibiliteit is nodig. Om in te spelen op actuele ontwikkelingen en aan te sluiten bij initiatieven. Tijdens de looptijd wordt de uitvoeringsagenda zo nodig geactualiseerd.

Uitvoeringsagenda Subsidiebeleid Harderwijk 2023 Beleidsuitgangspunten 1. Versterken positie maatschappelijke (vrijwilligers)organisaties

Actiepunten Subsidieregelingen voor zover nodig aanvullen met voorwaarden die zien op de plicht tot samenwerking met andere maatschappelijke organisaties en die zien op de plicht van cofinanciering. Het spelersveld in beeld brengen in relatie tot beleidsnota’s

2. Zo eenvoudig mogelijk

Verkennen mogelijkheden van verstrekken van één gezamenlijke subsidie aan meerdere organisaties/keten van organisaties. Waarbij er 1 aanvrager is en andere partijen samenwerkingspartners zijn. En het verkennen van het bundelen van meerdere subsidies aan één organisatie in één besluit. Informatievoorziening op de website up to date en toegankelijk houden

Digitalisering subsidieproces

Toelichting Welke regelingen kent de gemeente Harderwijk. En welke ontwikkelingen zien we? Als beleidsnota’s worden gemaakt/aangepast, wordt het spelersveld in kaart gebracht. Als subsidie wordt ingezet om beleidsdoelen te realiseren, moet er een relatie bestaan tussen de beleidsdoelen die in de nota’s worden vastgelegd en de te verstrekken subsidie. Het spelersveld zorgt ervoor dat zoveel mogelijk alle partijen in beeld zijn. Onderzoeken of dit een effectievere manier voor het inzetten van het instrument subsidie is? Over het subsidieproces, subsidiebeleid, subsidieaanvraag, beleidsdoelstellingen etc. Via digitale formulieren t.b.v. toegankelijkheid subsidieaanvragers, complete dossiervorming etc.

Verantwoordelijke Beleidsadviseurs, subsidiebureau, CJT. Initiatief bij beleidsadviseur Beleidsadviseurs

Beleidsadviseurs, subsidiebureau, CJT Initiatief bij beleidsadviseurs Subsidiebureau

Subsidiebureau en communicatie/dienstverl ening Initiatief bij subsidiebureau

Terminologie van de verschillende subsidieregelingen op elkaar afstemmen

Eenduidigheid in de regelingen.

Verantwoording subsidies zo eenvoudig mogelijk.

Wijze van verantwoorden. Steekproef verder uitwerken en welke accountantsverklaring is wanneer nodig. Hoe om te gaan met reservevorming.

Subsidiebureau, beleidsadviseurs, CJT Gezamenlijk initiatief Subsidiebureau, beleidsadviseurs en financiën. Initiatief bij subsidiebureau

Duidelijk aangeven wat er wordt gevraagd ten aanzien van de verantwoording van de subsidie door de ontvanger. 3. Uitgaan van vertrouwen op basis van zakelijkheid

Streven is 100% van alle aanvragen tijdig afhandelen

Dit geldt voor aanvraag van subsidie en vaststelling van subsidie

De raad vanuit haar budgetrecht bij een nieuwe subsidieaanvraag boven de € 50.000,- vooraf op de hoogte stellen van de bijbehorende prestatieafspraken en deze in concept bij de aanvraag voor te leggen aan de raad

uitvoering aangenomen motie van 6 juli 2023

Bij langlopende subsidies de raad op de hoogte stellen van wijzigingen in subsidieafspraken. Beoordeling noodzaak subsidies. Door middel van onder andere (tussen)evaluaties met de partners en de koppeling tussen subsidie en de beleidsdoelen.

uitvoering aangenomen motie van 6 juli 2023 Is subsidie nog steeds het juiste instrument? Zijn de gesubsidieerde organisaties de juiste partners? De gemeente verstrekt óf subsidie óf koopt in. We onderzoeken of het geld

Onderzoeken welke geldstromen er zijn en of de juiste vorm subsidie/inkoop wordt gebruikt.

Subsidiebureau en Beleidsadviseurs Initiatief bij subsidiebureau Beleidsadviseurs

Beleidsadviseurs Beleidsadviseurs, subsidiebureau Initiatief bij beleidsadviseurs Subsidiebureau en beleidsadviseurs

Beoordelen of voor de geldstroom subsidie de juiste grondslag wordt gehanteerd.

We hanteren een redelijke verhouding tussen het eigen vermogen en de hoogte van de subsidie. We gaan uitwerken op welke wijze dit (bij de aanvraag) bij subsidie kan worden vormgegeven/uitgevraagd.

Afspraken over reservevorming opnemen in de verleningsbeschikking of in de subsidieovereenkomst.

De gemeente bekijkt samen met de professionele organisatie hoe de kwaliteit van de activiteiten kan worden gewaarborgd. Aansluiting bij kwaliteitseisen vanuit de brancheorganisaties ligt daarbij voor de hand.

4. Transparantie

Actueel subsidieregister

op de juiste manier wordt uitgegeven aan de hand van de criteria die voor subsidie en inkoop gelden. Er wordt geen geld op andere manieren dan via inkoop of subsidie uitgegeven. Is er bij een subsidie sprake van 1 van de mogelijke manieren van verlening: begrotingssubsidie, incidentele subsidie, subsidieregeling of subsidieverordening. Is de subsidie nodig of kan een instelling de activiteiten zelf bekostigen.

Onderzoeken of we in bepaalde gevallen een egalisatiereserve willen vragen.

Onderzoeken welke kwaliteitseisen er zijn en welke kwaliteitseisen we als voorwaarden willen opnemen in de subsidiebeschikking. Het subsidieregister staat op de gemeentelijke website en zal per kwartaal worden geactualiseerd. Subsidies

Initiatief bij beleidsadviseurs

Subsidiebureau, beleidsadviseurs, CJT

Initiatief bij beleidsadviseurs

Subsidiebureau, beleidsadviseurs, financiën Initiatief bij beleidsadviseurs Subsidiebureau, beleidsadviseurs, financiën Initiatief bij beleidsadviseurs Beleidsadviseurs

Subsidiebureau

worden daarbij gekoppeld aan de beleidsdoelen. Eenduidige richtlijnen voor het opstellen van het subsidieregister Optimaliseren van de digitale dossiervorming

Proactief communiceren op B1 niveau over nieuwe subsidieregelingen of openstelling bestaande regelingen. Verkennen van benodigde en gangbare communicatie routes

5. Partnerschap: Harderwijk zijn we samen

In subsidiebeschikkingen expliciet aangeven wat de link tussen onze beleidsdoelen (breed) en de subsidieverlening is, tenzij wordt beschikt o.b.v. subsidieregelingen waarin het doel al expliciet wordt benoemd en voorwaarde is voor subsidiëring.

Samenwerking onderling stimuleren.

6. Eén subsidieproces

Subsidieverordeningen en -regelingen worden opgesteld conform Sjabloon om een zo eenduidig mogelijke weergave te krijgen.

Conform de Wet open overheid. Dossiervorming vindt plaats in het digitaal volgsysteem Stratech. Stratech wordt niet meer ondersteund per 2024. Er zal daarom een (nieuw) digitaal zaak- en volgsysteem voor de subsidies komen. Waarin het dossier van begin tot eind is te volgen. Onderzoeken hoe we de doelgroepen die subsidie kunnen aanvragen beter kunnen bereiken.

Sjablonen aanvullen in de beschikking en uitvraag doen aan de beleidsadviseurs voordat de beschikking wordt verstuurd. In gesprek met organisaties en inwoners onderzoeken of en hoe we elkaar onderling kunnen versterken. Eventueel opnemen in subsidieafspraken Er is een sjabloon gemaakt voor het opstellen van

Subsidiebureau Subsidiebureau

Subsidiebureau, communicatie, beleidsadviseurs Initiatief bij subsidiebureau en beleidsadviseurs Beleidsadviseurs geven link door aan Subsidiebureau

Beleidsadviseurs

Subsidiebureau, CJT beleidsadviseurs

Afspraken maken over het verwerven van subsidies door en voor de gemeente en deze implementeren in de organisatie.

Proces begrotingssubsidies en incidentele subsidies optimaliseren.

Digitalisering subsidieproces optimaliseren.

7. Integriteit

Uitgaan van verantwoord vertrouwen. Aanvraag wordt ingediend op basis van juiste gegevens, men is zich bewust van consequentie bij aanvragen. Indien er aanleiding voor is dan wordt er gebruikgemaakt van de Wet Bibob.

subsidieverordeningen en subsidieregelingen. De beleidsadviseurs gebruiken het sjabloon. Het subsidiebureau beoordeelt de uitvoerbaarheid. Het CJT kan hierbij adviseren en checkt de verordeningen en regelingen. Er is een subsidieverwerver aangesteld. Deze persoon zal het proces en de afspraken bij het verwerven van subsidie opstellen samen met de andere medewerkers van het subsidiebureau en de beleidsadviseurs. Het subsidiebureau zal samen met de beleidsadviseurs en het CJT onderzoeken hoe het proces rondom deze subsidie kan worden geoptimaliseerd. Het subsidiebureau zal het digitale subsidieproces verder optimaliseren. Zowel qua systeem als digitaal aanvraagproces. Aanpassen aanvraagformulier ondertekening Proces hieromtrent vormen

Initiatief bij beleidsadviseurs

Subsidiebureau, beleidsadviseurs, CJT, teamleiders

Initiatief bij subsidiebureau

Beleidsadviseurs, subsidiebureau, CJT Initiatief bij subsidiebureau

Subsidiebureau, CJT, ICT Initiatief bij subsidiebureau Subsidiebureau

CJT, Subsidiebureau, Bibob coördinator, beleidsadviseur

Het gebruik maken van Digi-D en E-herkenning zodra het proces is gedigitaliseerd.

8. Duurzaamheid In nieuwe of aan te passen subsidieregelingen wordt gekeken of er ontwikkelingen op gebied van duurzaamheid en/of een goede aansluiting op de omgevingsvisie in de subsidieregeling kan of moet worden opgenomen.

Als subsidie digitaal wordt aangevraagd, zal Digi-D of E-herkenning moeten worden gebruikt. In overleg met beleidsadviseurs wordt gevraagd of er een bepaling over duurzaamheid kan worden opgenomen. In het sjabloon voor de regelingen wordt duurzaamheid als aandachtspunt opgenomen.

Tijdens netwerkbijeenkomsten en overleggen over prestatieafspraken, mogelijkheden voor duurzaamheid bespreken en eventueel voorwaarden in subsidiebeschikking en subsidieovereenkomst opnemen. 9. Inclusie Bij nieuw of aan te passen subsidieregelingen wordt gekeken of de regeling inclusief is.

Evaluatie Samenwerking EHZ

Initiatief bij allen, indien van toepassing Subsidiebureau

Beleidsadviseurs, subsidiebureau en CJT

Initiatief bij beleidsadviseurs

Beleidsadviseurs

Beleidsadviseurs zorgen ervoor dat de regeling (voor zover van toepassing/mogelijk) inclusief is.

Beleidsadviseurs

Bij evaluatie/aanpassing van het beleid nagaan hoe subsidies een rol spelen

Beleidsadviseurs

Tijdens netwerkbijeenkomsten en overleggen over prestatieafspraken bezien of sprake is van inclusiviteit bij de activiteiten die worden gesubsidieerd. Evaluatie van het Subsidiebeleid twee jaar na vaststelling van het beleid door de gemeenteraad. Onderzoeken verdergaande samenwerking binnen EHZM verband

Beleidsadviseurs Start evaluatie september 2025. Er zijn overleggen met Ermelo over het uitvoeren van bepaalde taken door het subsidiebureau. De bedoeling is dat er ook gesprekken zullen worden gevoerd met Zeewolde en Meerinzicht om zo te

Subsidiebureau (Netwerk)directie, Subsidiebureau en medewerkers subsidie EHZM Initiatief bij allen

kijken hoe we de samenwerking verder vorm kunnen geven. Harmonisatie software/werkproces in digitaal systeem.

Binnen EHZM wordt onderzocht welk softwarepakket het werkproces van de subsidies kan ondersteunen, nu Stratech vanaf 2024 niet meer wordt ondersteund. De werkprocessen zullen dan ook zoveel mogelijk worden geharmoniseerd.

Subsidiebureau en medewerkers subsidie EHZM, I-adviseur, Financiën, inkoop. Initiatief bij allen