RV taken en formatie griffie vanaf 2025

Voorstel aan de raad Nummer: Datum: Griffier:: Onderwerp:

h230330005 28 mei 2024 H.R. Lanning Raadsadviseur participatie

Voorgesteld raadsbesluit: . 1. De taken van de griffie uit te breiden met taken op het gebied van participatie van inwoners zoals opgenomen in de bijlage; 2. De formatie van de griffie per 1-1-2025 uit te breiden met 1 fte in schaal 11 en de dekking voor het bedrag van €109.000,- (CAO-2024) per jaar structureel te dekken uit het begrotingssaldo 20242027. Inleiding Aanleiding De werkgroep vergaderwijze van de gemeenteraad van Harderwijk heeft geadviseerd om de griffietaken uit te breiden met taken op de aandachtsgebieden communicatie en participatie. In de werkconferentie van de gemeenteraad van 25 maart 2023 is hier ook over gesproken, vanuit de gemeenteraad zijn meermaals wensen geuit op het gebied van communicatie en participatie. In dit voorstel worden die wensen geëffectueerd, en wordt de daarvoor benodigde formatie gevraagd. De VNG heeft een landelijk advies uitgebracht over de omvang van een griffie. De omvang van een griffie moet ongeacht de gemeentegrootte altijd minimaal 3 fte zijn. Afhankelijk van het inwoneraantal, de complexiteit van besluiten en het aantal samenwerkingsverbanden wordt een grotere omvang geadviseerd. Volgens de richtlijnen van dit advies zou de griffie in Harderwijk minimaal 5 fte moeten zijn. Op dit moment is de omvang van de griffie in Harderwijk 2,6 fte. Dit is onder de door de VNG gestelde basisnorm van 3 fte.

In dit voorstel wordt gevraagd de formatie uit te breiden naar 3,4 fte - 3,6 fte. De extra formatieruimte is nodig om de ambities van de gemeenteraad op de aandachtsgebieden participatie (inclusief beeldvorming en communicatie) te realiseren. De aanvullende formatie kan ook worden ingezet voor vervanging binnen het team (leveringszekerheid) en voor advisering richting fracties en commissievoorzitters. Ook kunnen piekwerkzaamheden (verkiezingen, begroting, procedure nieuwe burgemeester) beter worden verdeeld over de verschillende medewerkers van de griffie. Kader Artikel 108 gemeentewet. Alternatieven De formatie van de griffie kan ongewijzigd blijven. De raadsgriffie beperkt zich dan tot de primaire taken en blijft bij uitval van medewerkers risico’s lopen. Beoogd effect De positie van de gemeenteraad wordt versterkt doordat de griffie naast de primaire procedurele en procesmatige taken voor de raad ook een meer regisserende rol krijgt op het gebied van participatie. Zo zal de griffie bijvoorbeeld proactief met de organisatie bespreken welke informatie in voorstellen moet worden opgenomen en zal de griffie meer regie nemen op organisatie, timing en inhoud van werk- en informatiebijeenkomsten en bijeenkomst gericht op participatie van en contact met inwoners.

-2-

Argumenten 1. De gewenste ambities op het vlak participatie kunnen worden bereikt. 2. De onderlinge vervanging binnen de griffie kan beter geborgd worden, waardoor er ook een betere en eerlijker werkverdeling kan plaatsvinden tijdens piekmomenten. 3. De raadsadviseurs en griffier komen dan (meer) toe aan hun eigen takenpakket; gericht op de inhoudelijke en strategische advisering ten behoeve van de besluitvorming. Omgevingswet nvt Financiën De kosten vanaf 1-1-2025 voor de structurele formatie-uitbreiding van 1 fte schaal 11 zijn €109.000,- (CAO 2024) per jaar. Binnen de begroting is geen dekking aanwezig, daarom wordt voorgesteld om de dekking van de kosten voor deze formatie uitbreiding structureel te regelen in de Kadernota 2025-2028. Financiële kanttekening De financiële positie van gemeente Harderwijks staat momenteel onder druk, structurele besluiten zullen de ombuigingsopgave vanaf 2026 verhogen. Tevens is bij de afgelopen begroting formatie niet structureel toegekend, in afwachting van de ombuiging zou het ervoor pleiten dat nu ook niet te doen. Tot slot wordt dit besluit genomen zonder integrale afweging van middelen en actuele financiële positie van de gemeente. De impact van dit besluit zal onderdeel uitmaken van het financiële vertrekpunt bij de eerstvolgende kadernota.

Aangezien het begrotingssaldo vanaf 2026 negatief is, zullen er keuzes gemaakt moeten worden dit te herstellen. Duurzaamheid nvt Communicatie nvt Uitvoering De uitbreiding van de formatie wordt vertaald naar het werkplan van de raadsgriffie waarin de taken van de griffie op de aandachtsgebieden participatie (inclusief beeldvorming en communicatie) worden vastgelegd. De uitvoering van het werkplan wordt geëvalueerd in de overleggen met de werkgeverscommissie. De voorzítter van de werkgeverscommissie koppelt hierover terug aan het presidium voor zo ver nodig. Evaluatie Via de werkgeverscommissie wordt de voortgang gemonitord en geëvalueerd. Bijlagen . - bijlage griffietaken communicatie en participatie - raadsbesluit - functieprofiel raadsadviseur - aanvraag Kadernota 2025-2028