Raadsvoorstel Wijziging Inkoopbeleid ISNV.docx

Voorstel aan college en raad Nummer: Datum: Opsteller: Portefeuillehouder: Onderwerp:

02430000125297 16 november 2022 Job Looijenga Wethouder W. Mazier Wijziging Inkoopbeleid ISNV

Het college van B&W besluit: De wijziging Inkoopbeleid ISNV ter besluitvorming aan de raad aan te bieden. Inleiding Aanleiding Ons inkoopbeleid dateert uit december 2016. Het inkoopbeleid is in ISNV-verband (Inkoopsamenwerking Noord-Veluwe) opgesteld. Om aan te sluiten op het VNG-model Inkoop- en aanbestedingsbeleid, is het inkoopbeleid aangepast. Kader Deelnemers aan het ISNV-verband zijn de gemeenten: Elburg, Ermelo, Harderwijk, Hattem, Heerde, Nunspeet, Nijkerk, Oldebroek, Putten, Zeewolde en de gemeenschappelijke regelingen: Meerinzicht, H2O en de Omgevingsdienst Noord Veluwe. Beoogd effect Aansluiten op het VNG-model Inkoop- en aanbestedingsbeleid is een standaardiserings- en professionaliseringsslag. Hiermee bereiken we eenheid in het toepassen het beleid gebaseerd op de laatste wet en regelgeving. Argumenten 1.1. Het is van belang dat het inkoopbeleid up tot date is. Want hiermee beschikken we over inkoopbeleid die voldoet aan de meest recente uitgangspunten van de VNG en de aanbestedingswet. 1.2. Het nieuwe Inkoopbeleid bevordert de toepassing van maatschappelijk verantwoord inkopen Het nieuwe inkoopbeleid sluit aan bij het recent getekende convenant m.b.t social return en geeft een grotere keuzemogelijkheid om maatschappelijk verantwoord in te kopen. De keuze zelf vindt in het aanbestedingsteam plaats.

Op het gebied van social return is de nieuwe bouwblokken methode toegevoegd zodat een inschrijver zelf kan berekenen in hoeverre hij al aan de invulling van de social return eis voldoet. De monitoring van de afgesproken SROI verplichting is tevens geborgd. Kanttekeningen Elk inkooptraject is uniek, inkoop blijft maatwerk Men kan niet voor elk inkooptraject dezelfde eisen stellen omdat elk traject anders is. Daarom wordt voor elk inkooptraject maatwerk geleverd. Uitgangspunten daarbij zijn de Aanbestedingswet, het Inkoopbeleid en de Inkoopvoorwaarden. Steeds wordt de optimale verhouding bepaald tussen maatschappelijk verantwoord inkopen (duurzaamheid, social return on investment), lokale ondernemers, kwaliteit en prijs. Wijzigingen t.o.v. huidige inkoopbeleid De aanpassingen t.o.v. het huidige inkoopbeleid zijn hieronder weergeven: Ons inkoopbeleid is gebaseerd op het VNG model Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Aanvullend op het model van de VNG hebben wij een aantal onderwerpen toegevoegd. -2-

Onderstaand treft u een overzicht aan van de belangrijkste wijzigingen in het inkoopbeleid 2022 ten opzichte van het huidige Inkoopbeleid 2022 waarin enkel technische wijzigingen waren doorgevoerd (aanpassing drempelbedragen). Inhoudelijk is dit beleid voor het laatst in 2016 aangepast en vastgesteld per 1 januari 2017. Toegevoegd: - Link m.b.t. de rechtmatigheidsverantwoording in plaats van een goedkeurende accountantsverklaring straks. - 1.1 Het creëren van de meest maatschappelijke waarde voor publieke middelen en Maatschappelijk verantwoord Inkopen en daarmee bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke doelstellingen van de deelnemende organisaties. - 2.2 Inkopen uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. - 2.3 Contractbeer, in ieder geval contracten met een looptijd. - 4.2.1 Duurzaam inkopen Bijdrage aan Duurzame Ontwikkelingsdoelen van de VN (Sustainable Development Goals). - 5.2 Uitbesteden of zelf uitvoeren - 5.3 Doorleggen verantwoording i.r.t inkoop- en aanbestedingsbeleid. - 5.6 Lokale/ regionale ondernemers en MKB, mogelijkheden voor invulling aangevuld. - 5.7 Deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming. - Vrij om onder de Europese drempel zelf de procedure te kiezen, wel gids proportionaliteit van toepassing ‘pas toe of leg uit’. Herzien: - 1.1 Doelstellingen inkoopbeleid conform VNG model aangescherpt.

- 1.5 Verwijzing naar wetsartikelen en aanvulling begrippen. - 2.1 Inkoopproces in een nieuw jasje. - 3.1 Juridisch kader conform VNG model aangescherpt. - 3.2 Verwerkersovereenkomst i.p.v. bewerkersovereenkomst. - 3.3 Algemene beginselen bij inkoop conform VNG model aangescherpt. - 4.1 Integriteit conform VNG model aangescherpt. - 4.2 Maatschappelijk verantwoord inkopen conform VNG model aangescherpt. - 4.2.2. Sociale aspecten bij inkopen geheel aangepast n.a.v. getekend convenant. Tevens zijn er nieuwe bouwblokken bijgevoegd in de bijlage. Daarnaast zin de Expertisepunten voor Social return in de bijlage weergegeven. - 5 Economische uitgangpunten conform VNG model aangescherpt. - 5.7 Drempel voor werken aangepast van € 1.500.000 naar € 3.000.000 voor procedures (meervoudig onderhands en nationaal openbaar) onder de Europese grens. Verwijderd: - Verwijzingen inkoophandboek. Aangezien het handboek flink verouderd was. Templates voor inkopen zijn nu beschikbaar via Mercell S2C (aanbestedings-software). - 1.1 Doelstellingen inkoopbeleid Inkopen op basis van prijs/kwaliteit. - 100 % duurzaam inkopen, niet realistisch en haalbaar. - BIBOB verklaring niet meer van toepassing. Omgevingswet Dit voorstel heeft geen relatie met de Omgevingswet. Financiën Dit voorstel heeft geen directe invloed op de financiën van de gemeente.

Duurzaamheid Dit inkoopbeleid voor alle deelnemers van de ISNV wordt in 2023 aangevuld met een bijlage waarin de duurzaamheidsambitie van de gemeente Harderwijk wordt geconcretiseerd. Deze bijlage wordt aangeboden aan de gemeenteraad. Communicatie Zodra de raad het nieuwe Inkoopbeleid heeft vastgesteld zal door middel van de gemeentepagina de vaststelling van het nieuwe beleid bekend worden gemaakt. Het vaststellen van het beleid is aan de raad terwijl de uitvoering een bevoegdheid van het college is. Daarom verzoeken wij u het beleid aan de raad aan te bieden. Nadat de raad van de gemeente Harderwijk (en alle gemeenteraden en directies van de deelnemers aan de ISNV) het nieuwe inkoopbeleid heeft vastgesteld worden deze gepubliceerd op de site van de gemeente met een link naar de website van de ISNV. Uitvoering Bij offerteaanvragen en opdrachten wordt het inkoopbeleid toegepast. Evaluatie De inkoopcoördinatoren ISNV evalueren het inkoopbeleid voortdurend waarbij twee jaarlijks wordt bepaald of aanpassing en of verbeteringen moeten worden aangebracht. Bijlagen Bijlage 1: Gewijzigd Inkoopbeleid ISNV d.d. 1 augustus 2022, versie 8.5; Bijlage 2: Huidige Inkoopbeleid, d.d. 1 januari 2022, versie 8.4;