Raadsvoorstel verordening samenwerkingsovereenkomst Rekenkamer Ermelo Harderwijk Zeewolde 2026 en benoeming lid

Voorstel aan de gemeenteraad Nummer: Datum: Opsteller: Portefeuillehouder: Onderwerp:

11 december 2025 H.R. Lanning Burgemeester Joon Verordening Rekenkamer Ermelo Harderwijk Zeewolde 2026 en Samenwerkingsovereenkomst Rekenkamer Ermelo Harderwijk Zeewolde 2026

Voorstel van Presidium aan de raad: 1. Verordening gemeentelijke rekenkamer Ermelo Harderwijk Zeewolde 2026 vast te stellen; 2. Samenwerkingsovereenkomst Rekenkamer Ermelo Harderwijk Zeewolde 2026 vast te stellen; 3. De heer J.J. Kram te benoemen als lid van de rekenkamer Ermelo Harderwijk Zeewolde met ingang van 1 januari 2026, voor zes jaren minus de tijd waarin hij lid was van de rekenkamer Ermelo Harderwijk. 4. De auditcommissie van de gemeenteraad te verzoeken om de procedure voor de werving en selectie van een voorzitter en een lid van de rekenkamer per direct op te starten. Inleiding Aanleiding De gemeenteraad van Zeewolde heeft besloten om zich met ingang van 2026 aan te sluiten bij de samenwerking die bestaat tussen de gemeenteraden van Ermelo en Harderwijk voor wat betreft de rekenkamer. De bedoeling is samen met de gemeenteraden van Ermelo en Harderwijk de rekenkamer Ermelo Harderwijk Zeewolde in te stellen. Voorgesteld wordt om deze rekenkamer zoveel mogelijk een voortzetting te laten zijn van de gezamenlijke rekenkamer Ermelo Harderwijk, In de samenwerkingsovereenkomst van de drie gemeenteraden is een voorstel opgenomen om het budget van de rekenkamer vast te stellen op €1,00 per inwoner (peildatum 1 januari van ieder jaar) en dit budget jaarlijks te indexeren.

De gemeentelijke rekenkamer is een onafhankelijk orgaan dat zelfstandig onderzoek doet ten behoeve van de controlerende taak van de gemeenteraad. Hieronder een aantal bijzonderheden met betrekking tot de rekenkamer Ermelo Harderwijk Zeewolde: Benoemingstermijn leden rekenkamer De wettelijke benoemingstermijn is zes jaren. Dit is opgenomen in de verordening. De gemeenteraad kan kiezen om herbenoeming wel of niet mogelijk te maken. De raad wordt voorgesteld wordt om in de verordening de benoemingstermijn van 6 jaar vast te leggen, met de mogelijkheid van herbenoeming voor maximaal 6 jaren (één termijn). Gezien de wettelijke bepaling om te benoemen voor 6 jaren is het voor de raad niet mogelijk om voor een kortere periode dan voor 6 jaren te benoemen. Het verdient aanbeveling om in het rooster van aftreden een evenwichtige verdeling van aftreden af te spreken waardoor de continuïteit niet in gevaar komt. Het huidige en enig lid van de rekenkamer Ermelo Harderwijk, de heer J.J. Kram zet zijn werkzaamheden voort in de rekenkamer Ermelo Harderwijk Zeewolde onder een nieuwe benoeming maar met aftrek van de periode dat hij al lid was van de rekenkamer Ermelo Harderwijk. Er dienen nog een voorzitter en nieuw lid benoemd te worden, de benoemingstermijn van zowel de voorzitter als het nieuwe lid is dan niet gelijk aan de benoemingstermijn van het huidige lid.

Mocht na overleg met de auditcommissie een van de huidige leden worden voordragen als voorzitter, dan wijzigt na de benoemingsbesluiten in de raden het rooster van aftreden. Er wordt dan door de rekenkamer -2-

afgestemd met de auditcommissies hoe het rooster van aftreden evenwichtig blijft, en dat zal ook terug komen in het raadsvoorstel bij de benoeming. Vaststelling en indexering Budget Voor de rekenkamer Ermelo Harderwijk geldt een budget van € 1,- per inwoner. Voorstel is deze maatstaf

ook toe te passen voor de rekenkamer Ermelo Harderwijk Zeewolde. Met het oog op de toekomst, gelet op de marktwerking en de hoger wordende kosten voor onderzoeken wordt voorgesteld het budget te gaan indexeren, zodat het mogelijk blijft om kwalitatief hoogwaardige onderzoeken uit te voeren. De rekenkamer wil sturen op de doorlooptijd van onderzoeken. Als er geen indexatie van het budget plaatsvindt voorziet de rekenkamer een structureel probleem in de bekostiging, zeker gelet op de huidige marktwerking en de kosten voor onderzoeken. Voorgesteld wordt het budget elk jaar op 1 januari te indexeren op basis van de prijsmutatie Bruto Binnenlands Product (pBBP) volgens de meicirculaire van het ministerie van Binnenlandse Zaken van het voorafgaande jaar en jaarlijks aangepast aan het aantal inwoners per 1 januari van het betreffende jaar. (Zie artikel 2 van de Samenwerkingsovereenkomst). Indexering vergoeding leden

De huidige vergoeding is € 250,- per vergadering voor een lid en € 300,- per vergadering voor de voorzitter. Voorgesteld wordt deze jaarlijks te indexeren met dezelfde indexering die geldt voor de vergoeding voor raadsleden (artikel 7 verordening). Op basis van de eerste evaluatie van de rekenkamer Ermelo Harderwijk Zeewolde zal aan de gemeenteraden in 2027 een voorstel worden voorgelegd over de vergoeding die de voorzitter en de leden van de rekenkamer voor hun werkzaamheden ontvangen. Overleg rekenkamer en auditcommissie Voorgesteld wordt in de samenwerkingsovereenkomst op te nemen dat er minimaal 1 x per jaar overleg is met de auditcommissie van elke deelnemende gemeente. Als er aanleiding toe is kan er altijd vaker overlegd worden. Jaarlijkse informatie aanbevelingen aan het college Het college moet jaarlijks aan de raad laten weten wat er is gedaan met de aanbevelingen van de rekenkamer aan het college (gemeentewet artikel 185a). De rekenkamer overlegt jaarlijks met de auditcommissie van de gemeenteraad. Voorgesteld wordt deze rapportage dan te bespreken. De auditcommissie kan hierover eventueel advies uit brengen aan de gemeenteraad. Jaarlijkse informatie aanbevelingen aan de raad Voorgesteld wordt om de monitoring van aanbevelingen van de rekenkamer aan de gemeenteraad aan te laten sluiten bij de wel verplichte monitoring van aanbevelingen aan het college.

De griffier kan monitoren wat de gemeenteraad heeft gedaan met de aanbevelingen van de rekenkamercommissie en dit jaarlijks in een overzicht aanbieden aan de gemeenteraad. Dit kan opgenomen worden in de instructie voor de raadsgriffier in de zin van artikel 107a lid 2 van de gemeentewet, bij de eerstvolgende wijziging hiervan kan het opstellen van deze rapportage worden toegevoegd. Voorgesteld wordt deze rapportage jaarlijks te bespreken met de rekenkamer en de auditcommissie. De auditcommissie kan hierover eventueel advies uitbrengen aan de gemeenteraad. Overige aspecten: Vergoeding van de leden

Er worden reiskosten vergoed voor € 0.21 per kilometer, gelijk aan de belastingvrije kilometervergoeding voor reiskosten. Daarnaast wordt na afloop van een onderzoek een percentage van 15% van de onderzoekskosten gedeclareerd door de leden voor de begeleiding en sturing van het onderzoek. Dit betreft werkzaamheden zoals onder andere het afnemen van interviews, het formuleren van conclusies en aanbevelingen, het opstellen van persberichten en dergelijke. Van dit percentage van 15% wordt 60% gedeclareerd door de trekker van het onderzoek, de andere leden declareren beide maximaal 20%. Voorgesteld wordt de afspraken over de vergoeding niet te wijzigen.

Onderzoeksprotocol en regelement van orde Het is aan de gemeentelijke rekenkamer om het onderzoeksprotocol en het reglement van orde vast te stellen. Dit wordt gepubliceerd en ter kennisneming naar de gemeenteraden gezonden. Kader Gemeentewet artikel 81, 107a lid 2,149,185. Alternatieven -Het is mogelijk om meer of minder leden van de rekenkamer te benoemen. Als in de toekomst een extra gemeente zou willen aansluiten kan overwogen worden een extra lid te benoemen. -Het is mogelijk een andere vergoeding voor de voorzitter en de leden van de rekenkamer vast te stellen, bijvoorbeeld een vergoeding per maand of per uur. Op dit moment wordt aangesloten bij de huidige vergoedingen. -Het is mogelijk om in plaats van twee benoemingstermijnen van 6 jaren slecht één benoemingstermijn van 6 jaren mogelijk te maken. Eerder ging het om een benoeming voor 3 jaren en was een herbenoeming voor 3 jaren mogelijk, nu gaat het om een benoeming van 6 jaren. -De monitoring van aanbevelingen aan de raad is facultatief, deze kan ook vervallen. Voorgesteld wordt om de monitoring van aanbevelingen van de rekenkamer aan de raad aan te laten sluiten bij de wel verplichte monitoring van aanbevelingen aan het college. -Voorgesteld wordt de secretaris/onderzoeker op één van de griffies van de deelnemende gemeenten onder te brengen.

Het is ook mogelijk om deze door het college van B&W te laten benoemen en (gemeentewet 81 j lid 2) , waarbij het niet is toegestaan dat deze functionaris ook andere werkzaamheden voor B&W uitvoert. Beoogd effect De gemeentelijke rekenkamer helpt de gemeenteraad bij de controlerende taak. Door deze besluitvorming blijft de effectiviteit van de rekenkamer gewaarborgd en wordt voldaan aan de wet. Argumenten 1. Argument beslispunt 1: De verordening treedt in werking per 1 januari 2026 2. Argument beslispunt 2: De samenwerkingsovereenkomst is geactualiseerd op het punt van indexatie van het zodat het mogelijk blijft onderzoeken uit te voeren. 3. Argument beslispunt 3: De wettelijke benoemingsperiode voor een voorzitter en voor een lid is 6 jaren. Uitgangspunt is een rooster van aftreden te hanteren waarbij niet de gehele rekenkamer tegelijk aftreedt maar de continuïteit wordt geborgd. Financiën De financieel adviseurs van de gemeente Ermelo, (gastheergemeente voor de rekenkamer), van de gemeente Harderwijk en van de gemeente Zeewolde hebben aangegeven dat het indexatievoorstel uitvoerbaar is. Duurzaamheid Dit voorstel heeft geen gevolgen voor duurzaamheid. Communicatie Na het raadsbesluit over de verordening wordt deze gepubliceerd. De website wordt aangepast.

Nadat de rekenkamer het onderzoeksprotocol en reglement van orde heeft vastgesteld wordt dit gepubliceerd en naar de gemeenteraden gezonden. Evaluatie De rekenkamer wordt in 2029 weer extern geëvalueerd en in 2027 vindt een interne evaluatie van de rekenkamer plaats.

Bijlagen -raadsbesluit Verordening gemeentelijke rekenkamer Ermelo Harderwijk Zeewolde 2026 -raadsbesluit Samenwerkingsovereenkomst Rekenkamer Ermelo Harderwijk Zeewolde 2026 -raadsbesluit benoeming lid