raadsvoorstel verordening en overeenkomst

Routeformulier raad Onderwerp:

Verordening Rekenkamer Ermelo Harderwijk 2024 en Samenwerkingsovereenkomst Rekenkamer Ermelo – Harderwijk 2024

NIET INVULLEN Registratienummer:

02430000138939 / 02430000467114

Paraaf secretaris: Algemeen Datum:

2 oktober 2023

Opsteller:

J. Kooij

Telefoon:

0341 411 911

Raadsgriffier

H. R. Lanning

Tekst voorstel openbaar:

ja

Eventuele uitzonderingen: Indien niet openbaar, redenen: Is het voorstel inhoudelijk besproken met de portefeuillehouder:

nee

Met wie is overleg gepleegd en wat is het resultaat:

Financieel adviseurs Ermelo en Harderwijk, griffie Ermelo, griffie Harderwijk en griffie Zeewolde

College Portefeuillehouder:

nvt

Is het een besluit ingevolge de WKPB:

nee

Begrotingswijziging:

nee

Op lijst ingekomen stukken:

nee

Wijziging productraming:

nee

Vindt er communicatie over het besluit plaats? Zo ja, hoe?

Via het Presidium is dit voorstel aan de raad gedaan. Over het financieringsvoorstel is overlegd met de financieel adviseurs van 2 gemeenten. De auditcommissie heeft ingestemd met het voorstel. De rekenkamercommissie wordt geïnformeerd over het raadsbesluit via de griffie.

Raad Gewenste datum in commissie:

Voorstel om rechtsreeks in de raad te agenderen

Naam commissie: Gewenste datum in raad:

9 nov 2023

Voorstel aan raad Nummer: Datum: Opsteller: Portefeuillehouder: Onderwerp:

02430000138939 14 september 2023 J. Kooij Burgemeester Joon Verordening Rekenkamer Ermelo Harderwijk 2024 en Samenwerkingsovereenkomst Rekenkamer Ermelo Harderwijk 2024

Voorstel van Presidium aan de raad: 1. 2. 3.

Verordening gemeentelijke rekenkamer Ermelo Harderwijk 2024 vast te stellen; Samenwerkingsovereenkomst Rekenkamer Ermelo Harderwijk 2024 vast te stellen; G.J. Put benoemen als voorzitter, J.G. Calmeyer Meijburg als lid en H. Delzenne als lid met ingang van 1 januari 2024.

Inleiding Aanleiding De nieuwe wet versterking decentrale rekenkamers is op 1 januari 2023 ingegaan. De gemeentewet is gewijzigd als het gaat om de rekenkamers. Voor 1 januari 2024 moeten de aanpassingen doorgevoerd worden. Voorgesteld wordt de huidige situatie en werkwijze van een gezamenlijke rekenkamercommissie voor Ermelo en Harderwijk zo veel mogelijk voort te zetten, met enkele aanpassingen waardoor aan de wet wordt voldaan. Er is een voortel opgenomen om het budget jaarlijks te gaan indexeren. De gemeentelijke rekenkamer is straks is net als de rekenkamercommissie van nu, een onafhankelijk orgaan dat zelfstandig onderzoek doet ten behoeve van de controlerende taak van de gemeenteraad. Onderstaand zijn de veranderingen ten opzichte van de huidige rekenkamercommissie genoemd: Rekenkamercommissie wordt rekenkamer Het is na 1 januari 2024 niet langer meer mogelijk dat raadsleden lid zijn van een lokale rekenkamercommissie. De functie rekenkamercommissie wordt geschrapt, de functie rekenkamer komt daarvoor in de plaats. In Ermelo en Harderwijk waren raadsleden al geen lid van de rekenkamercommissie, de tenaamstelling wijzigt echter wel door de wetswijziging. Benoemingstermijn leden rekenkamer De wettelijke benoemingstermijn wordt zes jaar. Dit wordt openomen in de verordening. De raad kan kiezen om herbenoeming wel of niet mogelijk te maken.

Op dit moment is de benoemingstermijn 3 jaar met nog 1 keer de mogelijkheid voor herbenoeming. De raad wordt voorgesteld wordt om in de verordening de benoemingstermijn van 6 jaar vast te leggen, zonder de mogelijkheid van herbenoeming. Daardoor wordt na 6 jaar een lid of voorzitter altijd vervangen in die functie. Dit maakt het nog wel mogelijk dat een zittend lid wordt voorgedragen als voorzitter, dan is er weer sprake van een benoeming van 6 jaar. In die situatie is iemand dus wel langer dan 6 jaar verbonden aan de rekenkamer. Gezien de wettelijke bepaling om te benoemen voor 6 jaar is het voor de raad niet mogelijk om voor een kortere periode dan voor 6 jaar te benoemen. In het huidige rooster van aftreden is sprake van een evenwichtige verdeling van aftreden waardoor de continuïteit niet in gevaar komt. De huidige voorzitter en leden van de rekenkamercommissie hebben afgesproken het huidige rooster van aftreden te handhaven, en vrijwillig af te treden. Dat betekent dat de functie van voorzitter vacant is vanaf de zomer 2024. Voor het lid de heer Delzenne is een vacature in de zomer van 2026 en voor het lid Calmeyer Meijburg komt de vacature vrij met ingang van de zomer van 2028. Mocht na overleg met de auditcommissie een -2-

van de huidige leden worden voordragen als voorzitter, dan wijzigt na de benoemingsbesluiten in de raden het rooster van aftreden. Er wordt dan door de rekenkamer afgestemd met de beide auditcommissies hoe het rooster van aftreden evenwichtig blijft, en dat zal ook terug komen in het raadsvoorstel bij de benoeming. Indexering Budget Op dit moment is sprake van een budget van € 1,- per inwoner. Omdat Harderwijk nu een groeiende

gemeente is, neemt het budget steeds iets toe. Ermelo groeit echter (op dit moment) minder hard dan Harderwijk. Tot op heden was het budget toereikend, omdat regelmatig de benodigde tijd van onderzoeken uitliep waardoor de kosten over langere periode zijn uitgespreid en doordat restanten van het budget tot 50 procent van het beschikbare budget kunnen worden overgeheveld naar het volgende jaar. Met het oog op de toekomst, gelet op de marktwerking en de hoger wordende kosten voor onderzoeken wordt voorgesteld het budget te gaan indexeren, zodat het mogelijk blijft onderzoeken uit te voeren. De afgelopen jaren is vanwege incidentele redenen niet al het budget benut. Dat kwam vooral door langere doorlooptijd van onderzoeken door bijvoorbeeld Corona en door capaciteitsproblemen in ambtelijke organisaties. Daardoor werden bijvoorbeeld stukken later aangeleverd en liepen planningen uit. De rekenkamer wil meer gaan sturen op de doorlooptijd van onderzoeken. Daarmee voorziet de rekenkamer een structureel probleem in bekostiging, zeker gelet op de huidige marktwerking en de kosten voor onderzoeken.

Voorgesteld wordt het budget elk jaar op 1 januari te indexeren op basis van de prijsmutatie Bruto Binnenlands Product (pBBP) volgens de meicirculaire van het ministerie van Binnenlandse Zaken van het voorafgaande jaar en jaarlijks aangepast aan het aantal inwoners per 1 januari van het betreffende jaar. (Zie artikel 2 van de Samenwerkingsovereenkomst). Indexering vergoeding leden

De huidige vergoeding is € 250,- per vergadering voor een lid en € 300,- per vergadering voor de voorzitter. Voorgesteld wordt deze jaarlijks te indexeren met dezelfde indexering die geldt voor de vergoeding voor raadsleden (artikel 7 verordening). Overleg rekenkamer en auditcommissie Voorgesteld wordt in de samenwerkingsovereenkomst op te nemen dat er minimaal 1 x per jaar overleg is met de auditcommissie van elke deelnemende gemeente. In de vorige overeenkomst was opgenomen dat dit minimaal 2 x per jaar moest zijn, in de praktijk is dat echter 1 x per jaar, en betrokken zijn tevreden bij deze frequentie. Als er aanleiding toe is kan er altijd vaker overlegd worden. Jaarlijkse informatie aanbevelingen aan het college Met de recente wetswijziging moet het college jaarlijks aan de raad laten weten wat er is gedaan met de aanbevelingen van de rekenkamer aan het college (gemeentewet artikel 185a). De rekenkamercommissie overlegt jaarlijks met de auditcommissie van de gemeenteraad. Voorgesteld wordt deze rapportage dan te bespreken. De auditcommissie kan hierover eventueel advies uit brengen aan de gemeenteraad. Jaarlijkse informatie aanbevelingen aan de raad Voorgesteld wordt om de monitoring van aanbevelingen van de rekenkamer aan de raad aan te laten sluiten bij de wel verplichte monitoring van aanbevelingen aan het college.

De griffier kan monitoren wat de raad heeft gedaan met de aanbevelingen van de rekenkamercommissie en dit jaarlijks in een overzicht aanbieden aan de raad. Dit kan opgenomen worden in de instructie voor de raadsgriffier in de zin van artikel 107a lid 2 van de gemeentewet, bij de eerstvolgende wijziging hiervan kan het opstellen van deze rapportage worden toegevoegd. Voorgesteld wordt deze rapportage jaarlijks te bespreken met de rekenkamer en de auditcommissie. De auditcommissie kan hierover eventueel advies uitbrengen aan de gemeenteraad. -3-

Onderstaande aspecten wijzigen niet: Vergoeding van de leden

Er worden reiskosten vergoed voor € 0.21 per kilometer, gelijk aan de belastingvrije kilometervergoeding voor reiskosten. Daarnaast wordt na afloop van een onderzoek een percentage van 15% van de onderzoekskosten gedeclareerd door de leden voor de begeleiding en sturing van het onderzoek. Dit betreft werkzaamheden zoals onder andere het afnemen van interviews, het formuleren van conclusies en aanbevelingen, het opstellen van persberichten en dergelijke. Van dit percentage van 15% wordt 60% gedeclareerd door de trekker van het onderzoek, de andere leden declareren beide maximaal 20%. Voorgesteld wordt de afspraken over de vergoeding niet te wijzigen. Zeewolde Bij veel onderzoeken wordt ook de uitvoeringsorganisatie Meerinzicht betrokken waar ook Zeewolde onderdeel van uit maakt. Op dit moment heeft Zeewolde voor de rekenkamercommissie een overeenkomst afgesloten met de rekenkamer Vallei en Veluwerand. Het is geheel aan de raad van Zeewolde of men een verzoek doet om aan te sluiten bij de rekenkamercommissie Ermelo – Harderwijk. Op dit moment zijn er contactuele verplichtingen met een andere rekenkamercommissie. De raad van Zeewolde onderzoekt of men met in 2026 zou kunnen aansluiten bij de rekenkamer Ermelo – Harderwijk. Dit is dus nu niet opgenomen in deze samenwerkingsovereenkomst.

Onderzoeksprotocol en regelement van orde Het is aan de gemeentelijke rekenkamer om het onderzoeksprotocol en het reglement van orde vast te stellen, zoals de rekenkamercommissie destijds ook heeft gedaan. Dit wordt gepubliceerd en ter kennisname naar de gemeenteraden gezonden. Kader Gemeentewet artikel 81, 107a lid 2,149,185. Alternatieven -Het is mogelijk om meer of minder leden van de rekenkamer te benoemen. Als in de toekomst een extra gemeente zou willen aansluiten kan overwogen worden een extra lid te benoemen. -Het is mogelijk een andere vergoeding voor de voorzitter en de leden van de rekenkamer vast te stellen, bijvoorbeeld een vergoeding per maand of per uur. Op dit moment wordt aangesloten bij de huidige vergoedingen. -Het is mogelijk om in plaats van één benoemingstermijn van 6 jaar meerdere benoemingstermijnen van 6 jaar te mogelijk te maken. Op dit moment wordt aangesloten bij de huidige werkwijze van de rekenkamercommissie Ermelo – Harderwijk. Eerder ging het om een benoeming voor 3 jaar en was een herbenoeming voor 3 jaar mogelijk, nu gaat het om een benoeming van 6 jaar. -De monitoring van aanbevelingen aan de raad is facultatief, deze kan ook vervallen. Voorgesteld wordt om de monitoring van aanbevelingen van de rekenkamer aan de raad aan te laten sluiten bij de wel verplichte monitoring van aanbevelingen aan het college.

-Voorgesteld wordt de secretaris op een van de griffies van de deelnemende gemeenten onder te brengen. Het is ook mogelijk om deze door het college van B&W te laten benoemen en (gemeentewet 81 j lid 2) , waarbij het niet is toegestaan dat deze functionaris ook andere werkzaamheden voor B&W uitvoert. Beoogd effect De gemeentelijke rekenkamer is helpt de gemeenteraad bij de controlerende taak. Door deze besluitvorming blijft de effectiviteit van de rekenkamer gewaarborgd en wordt voldaan aan de wet. Argumenten 1. Argument beslispunt 1: De verordening treedt in werking per 1 januari 2024, de verplichte einddatum volgens de wet.

-4-

2.

3.

Argument beslispunt 2: De samenwerkingsovereenkomst is geactualiseerd gezien de wetswijzigingen en op het punt van indexatie van het zodat het mogelijk blijft onderzoeken uit te voeren. Argument beslispunt 5: De wettelijke benoemingsperiode voor een voorzitter en voor een lid is 6 jaar. Uitgangspunt is echter het huidige rooster van aftreden te zodat de niet de gehele commissie tegelijk aftreedt maar de continuïteit wordt geborgd.

Financiën De financieel adviseurs van de gemeente Ermelo, (gastheergemeente voor de rekenkamer) en van de gemeente Harderwijk hebben aangegeven dat het indexatievoorstel uitvoerbaar is. Duurzaamheid Dit voorstel heeft geen gevolgen voor duurzaamheid. Communicatie Na het raadsbesluit over de verordening wordt deze gepubliceerd. De website wordt aangepast. Nadat de rekenkamer het onderzoeksprotocol en reglement van orde heeft vastgesteld wordt dit gepubliceerd en naar de gemeenteraden gezonden. Evaluatie De rekenkamer wordt in 2025 weer extern geëvalueerd, 3 jaar na de interne evaluatie van de rekenkamercommissie. Bijlagen -raadsbesluit Verordening gemeentelijke rekenkamer Ermelo Harderwijk 2024 -raadsbesluit Samenwerkingsovereenkomst Rekenkamer Ermelo Harderwijk 2024 -raadsbesluit benoeming leden en voorzitter

-5-