Raadsvoorstel Vaststellen Archiefverordening gemeente Harderwijk 2021.docx

Voorstel aan college en raad Nummer: Datum: Opsteller: Portefeuillehouder: Onderwerp:

02430000059457 16 maart 2021 B.A. Brons Wethouder De Jong Vaststellen Archiefverordening gemeente Harderwijk 2021

Het college van B&W besluit: De gemeenteraad voor te stellen de Archiefverordening gemeente Harderwijk 2021 vast te stellen.

Inleiding Aanleiding Van het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe (SNWV) zijn modellen van de Archiefverordening 2020 en van de Beheerregeling informatiebeheer 2020 ontvangen. Directe aanleiding hiervoor is het normaliseren van de rechtspositie van ambtenaren (Aanpassingswet Wnra). De Beheerregeling, uitvoeringsbesluit op grond van artikel 7 van de Archiefverordening, wordt na vaststelling van de Archiefverordening aan het college aangeboden. De genoemde aanpassingswet wijzigt artikel 32 van de Archiefwet waardoor de gemeentearchivaris niet langer moet worden benoemd, maar moet worden aangewezen door het college van burgemeester en wethouders. De aanwijzing van de archivaris heeft inmiddels plaatsgevonden door het college van burgemeester van wethouders van de gemeente Elburg (centrumgemeente van de gemeenschappelijke regeling SNWV). Dit is gebeurd op grond van artikel 2, lid 3 van de gemeenschappelijke regeling en deze aanwijzing geldt daarmee voor alle deelnemende gemeenten. Bovengenoemde aanpassing is door het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe (SNWV) aangegrepen om tot een eigen model Archiefverordening en Beheerregeling informatiebeheer te komen. Deze modellen zijn gebaseerd op de huidige regelgeving van de vijf deelnemende gemeenten, die in grote lijnen is overgenomen. In het model is een tweetal artikelen opgenomen afkomstig van het model van de VNG.

Dit betreffen de artikelen 3 en 18 van de model Archiefverordening (inzake de samenhang met het informatiebeleid respectievelijk het advies over het beheer van de archiefbewaarplaats en de niet overgebrachte archiefbescheiden). In de bijlage treft u een volledige opsomming aan van de wijzigingen van het model ten opzichte van de huidige archiefverordening van de gemeente. Kader  

Archiefwet 1995, het Archiefbesluit en de Archiefregeling dragen overheidsorganisaties op hun archieven in goede, toegankelijke en geordende staat te brengen en te bewaren. Gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe.

Alternatieven Met het niet vaststellen van het aangeboden concept van de verordening blijft de oude gelden. Deze is dan niet meer in lijn met de hogere regelgeving. Beoogd effect Met de vaststelling van de verordening is de regelgeving van de gemeente Harderwijk, wat dit punt betreft, weer actueel.

-2-

Argumenten 1. De voorgestelde Archiefverordening is actueel en sluit aan op de hogere regelgeving. Omgevingswet N.v.t. Financiën N.v.t. Duurzaamheid N.v.t. Communicatie Na vaststelling van de Archiefverordening door de gemeenteraad wordt deze gepubliceerd, waarmee deze in werking treedt. Daarnaast wordt de vastgestelde Archiefverordening per e-mail toegezonden aan zowel het streekarchivariaat als aan de provincie als verticaal toezichthouder. Uitvoering Artikel 14 van de model archiefverordening regelt gelijk aan de voorgaande verordening (artikel 13), de toegang tot de ruimten en de gemeentelijke informatiesystemen waarin zich archiefwaardige informatie bevindt. De toezichthouder moet zich een beeld kunnen vormen van de ordening en matadatering van deze informatie als onderdeel van zijn toezichthoudende taak. Deze bevoegdheid is gebaseerd op titel 5.2 van de Algemene wet bestuursrecht, met name artikel 5:17, lid 1: “‘Een toezichthouder is bevoegd inzage te vorderen van zakelijke gegevens en bescheiden”. Deze bevoegdheid wordt beperkt door artikel 5:13 die stelt: “Een toezichthouder maakt van zijn bevoegdheden slechts gebruik voor zover dat redelijkerwijs voor de vervulling van zijn taak nodig is”. Genoemd artikel heeft tot doel om deze bevoegdheid te formaliseren. Hoe hieraan invulling wordt gegeven moet nog worden uitgewerkt.

Dit zal in afstemming met de CISO, privacy officers en ICT plaatsvinden. Evaluatie N.v.t

Bijlagen  Brief van het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe de dato 27 juli 2020  Concept Archiefverordening gemeente Harderwijk 2021  Concept raadsbesluit  Wijzigingen in de verordening en in de memorie van toelichting