Raadsvoorstel Strategisch kader 800 jaar Harderwijk (2031)

Voorstel aan college en raad Nummer: Datum: Opsteller: Portefeuillehouder: Onderwerp:

02430000224490 23 maart 2026 I.E. Petrova Burgemeester J. Joon Strategisch kader 800 jaar Harderwijk (2031)

Het college van B&W besluit: 1. Instemmen met het Strategisch kader 800 jaar Harderwijk en dit ter kennisneming naar de raad aan te bieden (bijlage 1). 2. De raad voor te stellen om voor de jaren 2026 en 2027 een bedrag van € 60.000,- per jaar beschikbaar te stellen voor de voorbereidingen van de viering en deze te dekken door onttrekking aan de bestemmingsreserve “Viering 800 jaar Harderwijk” (bijlage 2). 3. De raad voor te stellen de middelen aan te wenden voor het opstarten van de organisatie en het aanstellen van een kwartiermaker. Inleiding Aanleiding In 2031 viert Harderwijk haar 800-jarig stadsjubileum. Dit bijzondere moment biedt de kans om samen stil te staan bij de rijke geschiedenis van de stad én vooruit te kijken naar de toekomst. Om van dit jubileumjaar een betekenisvolle en goed georganiseerde viering te maken, is het belangrijk om tijdig te starten met de voorbereidingen. Zo kan het college zorgen voor continuïteit, kwaliteit en een programmering die recht doet aan deze mijlpaal. Kader Dit voorstel valt binnen de in de Kadernota 2026 genoemde ontwikkeling rondom de viering van 800 jaar Harderwijk en de daarvoor ingestelde bestemmingsreserve. Daarnaast wordt, mede naar aanleiding van de aangenomen motie over 700 jaar Hierden, ook ruimte geboden om dit jubileum in de programmering mee te nemen.

Het voorstel sluit tevens aan bij de ambities zoals vastgesteld in de Omgevingsvisie van de gemeente Harderwijk. Conform de aangenomen motie zal binnen het nieuwe deelprogramma Evenementen richting worden gegeven aan het ontwikkelen van kwalitatieve evenementen vanuit de Harderwijkse samenleving. Alternatieven Het is mogelijk om de voorbereidingen voor '800 jaar Harderwijk' op een later moment te starten (bijvoorbeeld in 2027) of om geen 800 jaar Harderwijk te vieren.

Beoogd effect Het tijdig aanstellen van een kwartiermaker die start met het betrekken en enthousiasmeren van inwoners, verenigingen, ondernemers, culturele organisaties en maatschappelijke partners uit Harderwijk en Hierden. Deze kwartiermaker haalt ideeën en plannen op in de stad en het dorp, en werkt aan een passende financiële structuur en een effectief organisatiemodel, zoals een fonds of stichting. Het doel is om van het jubileum een breed gedragen viering te maken, vóór en dóór Harderwijk en Hierden, waarbij stadstrots, verbondenheid en inclusie centraal staan en iedere inwoner de mogelijkheid heeft om mee te doen. Argumenten 1. Door nu in te stemmen met het kader, wordt de viering van 800 jaar Harderwijk officieel erkend als een strategische investering in de lokale gemeenschap en economie, in plaats van slechts een tijdelijk feest en stelt de gemeente in staat om proactief verbindingen te leggen tussen vroege initiatieven uit de stad en de eigen ambities. Het uitvoeren van de motie 700 jaar Hierden krijgt een plek in het in het jubileumjaar, vormt het hoofdthema voor de activiteiten in het dorp Hierden en is een belangrijk onderdeel van het hoofdthema 800 jaar Harderwijk.Het organiseren van de Internationale Hanzedagen vindt ook plaats in 2031.Door de programmering van deze twee evenementen te combineren ontstaan kansen voor efficiënte inzet van middelen.

Dit strategische kader fungeert als formele richtlijn voor de kwartiermaker bij de verdere uitrol van de organisatie en opzet van het programma. 2. Door nu budget vrij te maken voor de jaren 2026 en 2027 en alvast een kwartiermaker aan te stellen, kan de gemeente direct inspelen op de vragen, wensen en ideeën die in de stad al leven. De inzet van een kwartiermaker is cruciaal om abstracte ambities te vertalen naar een concreet uitvoeringsplan. Hierbij ligt de focus op het creëren van een stevig fundament, bestaande uit:

-2-

Organisatorische inrichting: Het opzetten van de juiste structuur en samenwerkingsverbanden. Financiële borging: Het maken van een begroting voor de plannen en het verkennen en inrichten van financieringsvormen. De rol van de kwartiermaker is tijdelijk en evolueert mee met de voortgang van het initiatief. Zodra de organisatorische en financiële kaders staan, verandert de functie in een projectleidersrol. Hiermee verschuift de focus definitief van het 'voorbereiden en pionieren' naar het 'beheersen en uitvoeren'. 1. Vroege inzet van een kwartiermaker is noodzakelijk om juist die doelgroepen en wijken te bereiken die doorgaans minder in beeld zijn, zodat iedere Harderwijker en Hierdenaar kan meedoen. 2. Gezien de ambitie om circa 50% van het totale projectbudget uit subsidies, sponsoring en fondsen te halen, is een vroege aanstelling cruciaal om dit acquisitietraject tijdig op te starten. 3. De kwartiermaker zorgt voor de nodige afstemming tussen gemeentelijke projecten en initiatieven uit de samenleving, wat de efficiëntie van de inzet van middelen vergroot. 3. De middelen zullen ingezet worden voor de inhuur van een kwartiermaker en externe kosten (zoals communicatiekosten, onderzoek etc.). De verdeling is afhankelijk van de behoefte aan externe expertise versus de benodigde opstartkosten voor promotie en participatie in deze eerste fase.

In de beginfase is de inzet van een kwartiermaker noodzakelijk om het fundament voor de viering te leggen. De kwartiermaker richt zich op het opstellen van een integraal plan, het vormgeven van het programma, het sluitend maken van de begroting en het smeden van de eerste verbindingen met partners in de stad. Zodra deze structuur staat en de kaders helder zijn, zal deze rol in een later stadium overgaan naar een projectleider die verantwoordelijk is voor de daadwerkelijke uitvoering van het plan en het programma. Vóór dat moment zal er opnieuw advisering plaatsvinden.

Omgevingswet Op dit voorstel is de Omgevingswet niet van toepassing. Financiën Indicatie totale projectkosten Uit benchmarkonderzoek naar vergelijkbare jubileumvieringen blijkt dat de huidige reserve van € 1 miljoen vermoedelijk niet toereikend is om de totale ambitie — inclusief de Internationale Hanzedagen en een evenement met nationale uitstraling — te realiseren. Op basis van deze benchmark wordt de totale benodigde gemeentelijke inzet geschat op circa € 2,7 miljoen. Dit bedrag is opgebouwd uit €1 miljoen aan kosten voor de voorbereiding en organisatie en € 1,7 miljoen voor de activiteiten en festiviteiten zelf. Belangrijk hierbij is dat deze cijfers uitsluitend gebaseerd zijn op referentiekaders van andere steden; er ligt op dit moment nog geen gedetailleerde begroting voor Harderwijk aan ten grondslag. Het is de taak van de aan te stellen kwartiermaker om, parallel aan het opstellen van het plan en het programma, een sluitende en realistische begroting te ontwikkelen. Hierbij zal tevens de strategie voor externe subsidie en sponsoring worden uitgewerkt, met als doel om boven op het gemeentelijke budget circa 50% aan extra middelen te werven. Zodra het definitieve programma en de bijbehorende begroting door de kwartiermaker zijn uitgewerkt, zullen deze aan de raad worden voorgelegd voor finale besluitvorming en de definitieve toekenning van middelen.

Nadere advisering volgt op basis van een uitgewerkt projectplan (met begroting). Voor het opstellen van het integrale plan door een kwartiermaker wordt een beroep gedaan op de bestaande bestemmingsreserve van € 1.000.000,- (hernoemd bij de Kadernota 2026 naar “Viering 800 jaar Harderwijk”) voor in totaal € 120.000,-. Naast de gemeentelijke inzet wordt actief ingezet op cofinanciering door de provincie Gelderland. De eerste contacten zijn hiertoe reeds gelegd. Om een succesvolle subsidieaanvraag te waarborgen, gelden de volgende uitgangspunten: Provinciale relevantie: De nadruk ligt hierbij op de aantoonbare meerwaarde voor de provinciale ambities. Strategische profilering: Het project dient aan te sluiten bij de vigerende koers van het Gelders coalitieakkoord om de kans op toekenning te maximaliseren. Budget voorbereiding Voor bovengenoemde voorbereiding zijn voor de periode 2026 en 2027 middelen nodig bestaande uit: • €100.000 - inhuur kwartiermaker (inhuur voor 1 jaar (lopend van half 2026, tot half 2027), gemiddeld ca. 12 u/wk, uurtarief ca. €150-€160) • €20.000 - externe kosten (zoals communicatiekosten, onderzoek etc.)

Voorgesteld wordt deze middelen evenredig te verdelen over de twee jaarschijven. Mochten de genoemde kosten voor inhuur of externe kosten hoger of lager uitvallen, dan kunnen deze onderling uitgewisseld worden. Financiële onderbouwing voorbereidingsfase (2026-2027) Om de voorbereidingen van '800 jaar Harderwijk' op te starten, wordt voorgesteld om in totaal € 120.000,beschikbaar te stellen voor de jaren 2026 en 2027. Deze middelen worden als volgt ingezet en gedekt:

Post

2026

2027

Totaal

Toelichting

Inhuur kwartiermaker

€ 50.000

€ 50.000

€ 100.000

Op basis van ca. 12 uur per week tegen een tarief van €150-€160 .

Externe kosten

€ 10.000

€ 10.000

€ 20.000

Communicatie, onderzoek en participatiekosten.

Totaal benodigd

€ 60.000

€ 60.000

€ 120.000

Evenredige verdeling over de twee jaarschijven.

Dekking: Onttrekking reserve

€ 60.000

€ 60.000

€ 120.000

Ten laste van de reserve "Viering 800 jaar Harderwijk".

1

Verloop Bestemmingsreserve "Viering 800 jaar Harderwijk"

• • •

Huidig saldo reserve: € 1.000.000,Beoogde claim (voorstel 2026/2027): € 120.000,Resterend saldo voor verdere uitvoering: € 880.000,-

Kanttekening bij totale projectkosten Hoewel de huidige reserve € 1 miljoen bedraagt, wijst benchmarkonderzoek uit dat de totale ambitie (inclusief de Internationale Hanzedagen) naar schatting € 2,7 miljoen aan gemeentelijke inzet zal vergen. De kwartiermaker heeft de taak om een strategie te ontwikkelen om circa 50% van het totale budget via externe sponsoring en subsidies te werven. Aanwezige bestemmingsreserve: Er is momenteel € 1.000.000,- beschikbaar (reserve "Viering 800 jaar Harderwijk"). Aanvullende financieringsbehoefte: Voor het resterende bedrag zal in een later stadium, op basis van de definitieve programmakeuzes, een dekkingsvoorstel worden gedaan. Duurzaamheid In alle organisatieonderdelen in het jubileumjaar wordt aandacht aan duurzaamheid besteed.

Inwonerperspectief Inwoners en partners worden de makers van het programma ("met en door de stad"). De kwartiermaker heeft de specifieke opdracht om ook doelgroepen en wijken te betrekken die doorgaans minder in beeld zijn.

Uitvoering Aannemen van de kwartiermaker en van start gaan met de verschillende fasen uit het strategisch kader. Evaluatie Gedurende de diverse fasen in het project zal regelmatig geëvalueerd worden. Bijlagen 1. Strategisch kader “800 jaar Harderwijk” 2031 2. Raadsbesluit