Raadsvoorstel Deelname GR NoVA en opheffing Streekarchivariaat

Voorstel aan college en raad Nummer: Datum: Opsteller: Portefeuillehouder: Onderwerp:

02430000192040 8 oktober 2024 B.A. Brons Wethouder W. Mazier Deelname aan gemeenschappelijke regeling Noord-Veluws Archief (GR NoVA) en opheffing Streekarchivariaat Noordwest Veluwe (SNWV)

Het college van B&W besluit: 1. kennis te nemen van het ontwerp van de gemeenschappelijke regeling “bedrijfsvoeringsorganisatie Noord-Veluws Archief”, afgekort “GR NoVA” inclusief bijbehorende stukken: a. directiereglement; b. reglement van orde; c. financiële verordening; d. producten- en dienstencatalogus; 2. akkoord te gaan met de verdeling van de incidentele kosten voor de oprichting van de BVO NoVA en dekking vanuit de algemene reserve van het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe; 3. de gemeenteraad conform bijgevoegd ontwerpbesluit voor te stellen om: a. kennis te nemen van het ontwerp van de gemeenschappelijke regeling “bedrijfsvoeringsorganisatie Noord-Veluws Archief”, afgekort “GR NoVA” inclusief bijbehorende stukken: i. directiereglement; ii. financiële verordening; iii. producten- en dienstencatalogus; iv. reglement van orde; b. kennis te nemen van het voornemen tot gelijktijdige opheffing van de gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe; c. een zienswijze te geven op het ontwerp van bovengenoemde regeling inclusief bijbehorende stukken conform de concept zienswijzebrief (bijlage 8). d. akkoord te gaan met de structurele bijdrage, conform kostenmodel opgenomen in de financiële verordening en in samenhang daarmee akkoord te gaan met een verhoging van de structurele bijdrage voor 2025 van € 6.910,-.

Inleiding Aanleiding De gemeenten Elburg, Ermelo, Harderwijk, Nunspeet en Oldebroek hebben hun wettelijke taken rondom het archiefbeheer belegd bij de centrumgemeenteregeling Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe (SNWV). In 2017 heeft een externe inspectie van het informatiebeheer van de SNWV geresulteerd in de aanbeveling aan de archiefcommissie van het SNWV om de huidige centrumgemeenteregeling uit 2007 te herzien. De in 2022 gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) verplicht overheden om de bestaande gemeenschappelijke regelingen aan de Wgr aan te passen. Bovendien stellen digitalisering en wijzigende maatschappelijke opvattingen over (digitale) toegankelijkheid van informatie nieuwe eisen aan het informatiebeheer en archieven, niet alleen qua technische oplossingen, maar ook qua benodigde expertise en positionering van de archiefdienst ten opzichte van de ambtelijke organisaties van de deelnemende gemeenten en in de samenleving. Niet alleen overheidsarchieven maar ook particuliere archieven zijn relevant om een volledig tijdsbeeld te kunnen schetsen hoe de samenleving in een bepaalde periode heeft gefunctioneerd. In de nieuwe regeling wordt om die reden ten aanzien van het doel, de taken en verantwoordelijkheden van de nieuwe archiefdienst, naast de strikt wettelijke hoofdtaken, ook meer ruimte geboden om particuliere -2-

archieven te kunnen verwerven, binnen de daarvoor bestuurlijk vastgelegde kaders door de deelnemende gemeenten. Deze formalisering sluit aan bij de al bestaande praktijk binnen de GR SNWV. De doelen en taken van de nieuw te vormen bedrijfsvoeringsorganisatie zijn verwoord in artikel 3 en 4 van de GR en uitgewerkt in de producten- en dienstencatalogus. Proces In 2021 heeft de archiefcommissie van het SNWV opdracht gegeven voor het laten opstellen van een extern adviesrapport over de toekomst en de gewenste rechtsvorm voor het SNWV. In haar rapport van begin 2022 stelt adviesbureau KB&P voor om te kiezen voor de variant van de bedrijfsvoeringsorganisatie. Tijdens de vergadering van de archiefcommissie d.d. 9 februari 2022 hebben de portefeuillehouders van de deelnemende gemeenten het advies van KB&P unaniem onderschreven en opdracht gegeven om deze variant nader te verkennen en uit te werken. Dit besluit is door de colleges van B&W van de deelnemende gemeenten in het najaar van 2023 met een collegebesluit bekrachtigd. In 2022 hebben Epe, Hattem en Heerde na een uitgebreide verkenning besloten om de toetreding tot, c.q. de fusie met de gemeenschappelijke regeling SNWV in gang te zetten. Op 5 september j.l. heeft de archiefcommissie groen licht gegeven voor de start van het bestuurlijke besluitvormingsproces om te komen tot een nieuwe gefuseerde archiefdienst.

Harderwijk is vanaf maart dit jaar ambtelijk intensief betrokken geweest bij het verder verfijnen van de opgestelde concepten om de belangen van Harderwijk zo goed mogelijk te borgen. Door aanpassing van de GR-tekst en de onderliggende stukken is het maximale resultaat behaald in overleg en afstemming met de 7 andere deelnemers van de op te richten GR NoVA. Kader • • •

Wet gemeenschappelijke regelingen; Nota verbonden partijen; Archiefwet 1995.

Alternatieven Alternatief is het voorzetten van het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe en van het Streekarchief Epe, Hattem en Heerde als zelfstandige regelingen. Hiermee zijn de voordelen (zie de argumenten onder 1) van de nieuwe GR NoVA niet te behalen. Evengoed dient de huidige GR SNWV dan te worden aangepast aan de gewijzigde Wgr. Beoogd effect De oprichting van bedrijfsvoeringsorganisatie GR NoVA en het opheffen van de huidige centrumregeling SNWV per 1 juli 2025. Argumenten 1. 1 Een gezamenlijke archiefdienst biedt schaalvoordelen. Het bijeenbrengen van voldoende adequate, efficiënte en betaalbare voorzieningen voor het duurzame beheer van informatie en archiefcollecties in het kader van de Archiefwet 1995 is alleen middels schaalvergroting te bereiken; 1.2 Het aangaan van de gemeenschappelijke regeling biedt een toekomstbestendige archiefdienst. Door het aangaan van deze gemeenschappelijke regeling ontstaat voor de acht deelnemende gemeenten een robuuste en toekomstbestendige archiefdienst met voldoende expertise om de duurzame toegankelijkheid van zowel fysieke als digitale (overheids-)informatie te waarborgen. Door beide archiefdiensten samen te voegen kan de technische infrastructuur en de benodigde expertise voor het duurzaam toegankelijk houden van te bewaren informatie gezamenlijk georganiseerd worden, waarmee

door schaalvoordelen en efficiëntere inzet van mensen en middelen meer kwaliteit en continuïteit geleverd kan worden; 1.3 In de gemeenschappelijke regeling worden afspraken vastgelegd over de werking van GR NoVA. Inzet van Harderwijk was en is dat de deelnemende gemeenten in control zijn op de organisatie, de taken, de bevoegdheden van, en de financiële kaders voor de bedrijfsvoeringsorganisatie. De voorliggende concepten zijn daarvan een uitwerking. Voor besluitvorming t.a.v. de strategische documenten ‘financiële verordening’, ‘acquisitieplan’ en ‘meerjarenplannen’ is unanimiteit vereist. De ontwerptekst van GR NoVA met bijbehorende stukken zijn getoetst aan de Nota verbonden partijen. Vanuit dat kader worden geen bezwaren gezien tegen het aangaan van deze publiekrechtelijke samenwerking. De samenwerking wordt met name aangegaan uit publiek belang en om effectiviteit en efficiency te bereiken. Dat zijn kernpunten in de Nota verbonden partijen om een samenwerking aan te gaan. 1.4 De gemeenschappelijke regeling is in lijn met de nieuwe Wgr. De Wgr verplicht gemeenten om hun gemeenschappelijke regelingen in lijn te brengen met deze nieuwe wet. Door het in procedure brengen van deze gemeenschappelijke regeling kan aan deze verplichting worden voldaan; 2. Incidentele kosten De oprichting van de GR NoVA brengt kosten met zich mee.

Naast de projectleiding betreft dit met name ondersteuning om de bedrijfsvoeringstaken, die voor het SNWV momenteel zijn ondergebracht binnen de gemeente Elburg, over te zetten naar de nieuwe organisatie. Van het totaal aan incidentele kosten zal naar schatting € 235.000,- voor rekening van de vijf SNWV-gemeenten komen. Een specificatie van deze kosten is opgenomen in bijlage 6. Binnen het SNWV is een algemene reserve van € 236.321,- aanwezig per 1 januari 2024. Deze is daarmee (net) voldoende voor de dekking van de incidentele kosten van de huidige SNWV-gemeenten. Afrekening zal plaatsvinden op basis van werkelijk gemaakte kosten en worden opgenomen in de jaarrekeningen 2024 en 2025 van SNWV. Conform artikel 7.1 en 7.2 van de huidige centrumregeling van SNWV wordt de jaarrekening vastgesteld door het college van Elburg, nadat instemming is verkregen van alle deelnemende gemeenten. 3.a Voor de argumenten wordt verwezen naar de argumenten genoemd onder 1. 3.b Opheffing SNWV De activiteiten die nu ondergebracht zijn in het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe gaan over naar de nieuwe organisatie GR NoVA. Hiermee kan het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe worden opgeheven. Het totaal aan implementatiekosten NoVA omvat ook het beëindigen van het SNWV. Extra kosten hiervoor worden niet verwacht zolang alle 5 gemeenten akkoord gaan met opheffing.

De gemeenten Epe, Hattem en Heerde zullen een identiek besluit gaan nemen ter opheffing van de GR SEHH. 3.c Zienswijze In het concept van de financiële verordening staat in artikel 13 dat er ten minste 2 reserves gevormd kunnen worden. Dit laat veel ruimte aan het bestuur om meer reserves te vormen. In de Nota verbonden partijen is opgenomen dat Harderwijk de voorkeur heeft dat verbonden partijen zelf geen

weerstandsvermogen aanhouden en dat de middelen zoveel mogelijk bij de deelnemende gemeenten worden gehouden. Ongelimiteerd reserves kunnen instellen wordt ongewenst geacht. Dat er reserves ingesteld kunnen worden moet als een gegeven worden beschouwd. Maar het begrenzen van het aantal reserves en het maximeren van de totale omvang ervan is de inzet van Harderwijk. Om die reden wordt voorgesteld om in artikel 13 van de financiële verordening het woord “tenminste” te verwijderen en aan dit artikel toe te voegen dat de omvang van het totaal aan reserves maximaal 10% van de begroting mag omvatten. 3.d Structurele bijdrage Om te komen tot een voor alle acht deelnemers van de nieuwe organisatie GR NoVA aanvaardbare kostenverdeelsystematiek is intensief ambtelijk en bestuurlijk overleg gevoerd. Breed leefde de voorkeur voor een verdeelsleutel op basis van inwoners, wat voor Harderwijk een kostenverhoging van bijna 25% zou betekenen. Harderwijk stelde dat een kostenverdeling op basis van inwoners bij de huidige decentrale structuur met zes archieflocaties geen recht doet aan de realiteit. Uiteindelijk is unaniem besloten om tot 2028 geen wijziging aan te brengen in de huidige kostenverdeelsystematiek, onder de voorwaarde om aan dit besluit een besluit tot centralisatie in 2028 te koppelen.

In een daartoe uitgewerkte businesscase is het streven om tot maximale (kosten)efficiëntie en schaalvoordelen op de middellange en lange termijn te komen. Omgevingswet Niet van toepassing Financiën Incidentele kosten De oprichting van de GR NoVA brengt kosten met zich mee. Naast de projectleiding betreft dit met name ondersteuning om de bedrijfsvoeringstaken, die voor het SNWV momenteel zijn ondergebracht bij de gemeente Elburg, over te zetten naar de nieuwe organisatie NoVA. Een gespecificeerd overzicht van de kosten en de verdeling daarvan onder de deelnemers aan de GR NoVA is opgenomen in bijlage 6. Structurele kosten/bijdrage De structurele kosten van de GR NoVA zijn voor 2025 totaal geraamd op € 1.858.000,-. Van deze kosten is het aandeel voor de gemeente Harderwijk € 327.210,-. Een specificatie van de kostenverdeling is opgenomen in de Financiële Verordening in artikel 5. De structurele bijdrage in 2025 is gelijk aan de begrote bijdrage in 2024,met toepassing van de loon- en prijsindex van 4,52%, wat concreet een stijging betekent van € 313.063,- in 2024 naar € 327.210,- in 2025. Ten opzichte van het primitief begrote bedrag is dit een stijging van € 6.910,-. Duurzaamheid Niet van toepassing Communicatie Communicatie over de oprichting van de GR NoVA vindt in deze fase nog niet plaats.

Dat zal vanuit de projectorganisatie worden gecommuniceerd nadat de besluitvormingsfase in de 8 gemeenten is afgerond en de nieuwe archiefdienst NoVA is opgericht. Uitvoering/planning De planning van de start van de bedrijfsvoeringsorganisatie is voor een groot deel afhankelijk van de besluitvormingsprocessen binnen de 8 deelnemende gemeenten. Per fase wordt geëvalueerd of de

planning nog haalbaar is. Het toekomstig bestuur van NoVA bewaakt de voortgang en stelt waar nodig de planning bij. Het voorkeursscenario gaat uit van 1 juli 2025. In de archiefcommissie SNWV en SEHH van 5 september 2024 is unaniem besloten om tot 2028 geen wijziging aan te brengen in de huidige kostenverdeelsystematiek, onder de voorwaarde om aan dit besluit een besluit tot centralisatie in 2028 te koppelen. In een daartoe uitgewerkte businesscase is het streven om tot maximale (kosten)efficiëntie en schaalvoordelen op de middellange en lange termijn te komen. Evaluatie Dit is in deze fase nog niet van toepassing. Bijlagen 1. Tekst gemeenschappelijke regeling NoVA (02430000663739) 2. Directiereglement BVO NoVA (02430000663742) 3. Reglement van Orde BVO NoVA (02430000663740) 4. Financiële verordening NoVA (02430000663741) 5. Product- en dienstencatalogus NoVA (02430000663743) 6. Specificatie incidentele kosten en kostenverdeling (02430000666774) 7. Conceptbrief met zienswijze (02430000667051)