Raadsvoorstel Deelname GR NoVa en opheffing SNWV 2e fase

Voorstel aan college en raad Nummer: Datum: Opsteller: Portefeuillehouder: Onderwerp:

02430000204545 23 januari 2025 B.A. Brons Wethouder W. Mazier Deelname aan gemeenschappelijke regeling Noord-Veluws Archief (GR NoVA) en opheffing Streekarchivariaat Noordwest Veluwe (SNWV) – 2de fase bestuurlijke besluitvorming.

Het college van B&W besluit: 1. De reactie op de ingediende zienswijzen, zoals opgenomen in de nota van zienswijzen (bijlage 1), op het ontwerp van de gemeenschappelijke regeling “bedrijfsvoeringsorganisatie Noord-Veluws Archief”, afgekort “GR NoVA” inclusief bijbehorende stukken (directiereglement, reglement van orde, financiële verordening en de producten- en dienstencatalogus) vast te stellen. 2. Op basis van de ingediende zienswijzen de volgende wijziging in de financiële verordening door te voeren: artikel 13 van de financiële verordening wordt aangepast door het aantal reserves te maximeren op 2 en de hoogte van het totaal van de reserves te maximeren op 10% van de begroting. 3. In te stemmen met een ambtelijk voorstel om de volgende wijziging in de financiële verordening door te voeren met inachtneming van eventuele wensen en bedenkingen van de raad: in artikel 3, lid 3 van de financiële verordening ‘septembercirculaire’ vervangen door ‘meicirculaire’. 4. Kennis te nemen van het opgestelde en bijgevoegde liquiditeitsplan gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat Noordwest Veluwe. 5. De raad voor te stellen om: a. kennis te nemen van de nota van zienswijzen en het als gevolg daarvan wijzigen van de financiële verordening en kennis te nemen van het liquidatieplan Streekarchivariaat Noordwest Veluwe; b.

geen wensen en bedenkingen in te dienen in verband met het wijzigen van artikel 3, lid 3 van de financiële verordening waarbij ‘septembercirculaire’ wordt vervangen door meicirculaire’; c. toestemming te verlenen voor het treffen van de GR NoVA, per 1 juli 2025. Inleiding Aanleiding In uw vergadering van 8 oktober 2024 heeft u het besluit genomen om het ontwerp van de gemeenschappelijke regeling “bedrijfsvoeringsorganisatie Noord-Veluws Archief”, inclusief bijlagen: reglement van orde, directiereglement, financiële verordening en de producten- en diensten catalogus voor een zienswijze voor te leggen aan de gemeenteraad. In haar vergadering van 7 november 2024, agendapunt 7, heeft de gemeenteraad besloten tot een zienswijze op de financiële verordening (=1ste fase bestuurlijke besluitvorming). Inmiddels heeft behandeling in alle 8 gemeenteraden plaatsgevonden en zijn er 2 inhoudelijke zienswijzen ingediend door de gemeenten Harderwijk en Epe over de financiële organisatie van de GR NoVA. In dit voorstel wordt u over de zienswijzen geïnformeerd. Daarnaast wordt u gevraagd om de volgende stap te nemen in het besluitvormingsproces ten aanzien van de oprichting van de nieuwe GR NoVA. Deze stap houdt in dat aan de gemeenteraad om toestemming wordt gevraagd om deel te nemen aan de GR NoVA .

De laatste fase in het bestuurlijk besluitvormingsproces (= 3de fase bestuurlijke besluitvorming) is het definitief besluit van het college om deel te nemen aan de GR NoVA en de GR SNWV op te heffen.

-2-

Kader Wet gemeenschappelijke regelingen Gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe (GR SNWV) Alternatieven Reëel gezien zijn er geen alternatieven gelet op het al doorlopen (bestuurlijk) traject om te komen tot een fusie van beide archiefdiensten per 1 juli 2025. Beoogd effect Het beoogd effect is dat de volgende stap in het besluitvormingsproces voor de oprichting van de GR NoVA genomen wordt. Argumenten 1. In bijgaande nota van zienswijzen zijn de ingediende zienswijzen per gemeente opgenomen met daarbij een voorstel hoe om te gaan met de zienswijze van Harderwijk. Vanuit de ingediende zienswijze wordt het voorstel voor aanpassing van artikel 13 van de financiële verordening overgenomen. Hieronder het voorstel: Was

Wordt

Artikel 13, Reserves en Voorzieningen 1. Het bestuur kan ten minste twee soorten reserves instellen, te weten: a. Algemene Reserve b. Bestemmingsreserve

Artikel 13, Reserves en Voorzieningen 1. Het bestuur kan twee soorten reserves instellen, te weten: a. Algemene Reserve b. Bestemmingsreserve 2.

2.

3.

4.

Het totaal van de reserves mag een maximale omvang van 10% van de begroting bedragen.

De onderbouwing voor de wijziging van de financiële verordening, zoals door de gemeenteraad van Harderwijk per zienswijze aangegeven, wordt door het gezamenlijk bestuurlijk overleg SNWV en SEHH ondersteund. Begrenzing van het aantal en met name de omvang van de reservepositie van gemeenschappelijke regelingen is van belang voor het beheersbaar houden van de financiën van de GR. Dit sluit ook aan op de door de gemeenteraad van Epe middels zienswijze ingediende verzoek om te sturen op het beheersbaar houden van de financiën van het NoVA. Er is een wijziging doorgevoerd in artikel 3 van de financiële verordening. Argument voor deze wijziging is dat in april de financiële kaders al naar de gemeenteraden toe moeten. De meicirculaire is dan nog niet beschikbaar. Vandaar dat gewerkt zal worden met de septembercirculaire. Artikel 18, lid 3 van de nog niet vastgestelde gemeenschappelijke regeling NoVA bepaalt dat: “De financiële verordening wordt vastgesteld dan wel gewijzigd door het bestuur met instemming van alle afzonderlijke colleges, gehoord de raden, met inachtneming van de eventuele wensen en bedenkingen van de raden. De eerste vaststelling vindt plaats in de eerste bestuursvergadering van het Noord-Veluws Archief." Voorgesteld wordt om deze procedure te volgen voor deze ambtelijke wijziging.

Het besluit tot opheffing van de GR SNWV moet worden genomen door de colleges van alle deelnemende gemeenten. In geval van opheffing stelt het college van de centrumgemeente (Elburg) conform de GR SNWV, na overleg met de colleges van de andere deelnemende gemeenten, een liquidatieplan vast. Daarbij is bepaald dat opheffing tot stand komt nadat de gemeenten aan de verplichtingen voortvloeiende uit het liquidatieplan hebben voldaan. Het liquidatieplan is opgesteld in afstemming met de deelnemers en wordt ter kennisname aangeboden.

5.

a. De zienswijze die door de gemeenteraad van Harderwijk in de 1ste fase van de bestuurlijke besluitvorming is ingediend en de onderbouwing daarvan, wordt door het gezamenlijk bestuurlijk overleg SNWV en SEHH ondersteund. Begrenzing van het aantal en met name de omvang van de reservepositie van gemeenschappelijke regelingen is van belang voor het beheersbaar houden van de financiën van de GR. Als gevolg van deze zienswijze wordt de financiële verordening op dit punt gewijzigd. Bij opheffing van de huidige GR SNWV, wordt conform artikel 8, lid 2 door de centrumgemeente een liquidatieplan vastgesteld. Dit wordt u ter kennisname aangeboden. b. Argument voor deze wijziging is dat in april de financiële kaders al naar de gemeenteraden toe moeten. De meicirculaire is dan nog niet beschikbaar. Vandaar dat gewerkt zal worden met de septembercirculaire. c. In deze fase van de bestuurlijke besluitvorming wordt aan de gemeenteraad toestemming gevraagd om als college deel te kunnen nemen aan de collegeregeling GR NoVA. De gemeenteraad heeft 13 weken de tijd om toestemming te verlenen (of te onthouden) aan het college voor deelname aan de GR NoVA. De gemeenteraad kan alleen toestemming onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang (art. 1, lid 4 Wgr). Daar is in dit geval geen sprake van.

Omgevingswet Dit voorstel heeft geen raakvlakken met de Omgevingswet. Financiën Liquidatieplan Er is een liquidatieplan opgesteld voor de opheffing van de huidige regeling. Met dit liquidatieplan wordt een ordelijke afwikkeling van de opheffing van het SNWV geborgd, waarbij duidelijkheid bij deelnemende gemeenten is over de verdeling van activa en passiva en afwikkeling van verplichtingen. Voor meer informatie hierover wordt verwezen naar het bijgaande liquidatieplan SNWV (bijlage 2). Gebruiksruimten NoVA Door de adviseur vastgoed van het team Ruimtelijk projectbureau en de facilitair verantwoordelijke van de locatie Harderwijk, is over dit onderwerp een gesprek geweest met medewerkers van het SNWV. Doel van het overleg was het doorspreken van de komende ontwikkelingen en een start te maken met de inventarisatie van wat er nu is en wat er nog aanvullend nodig is. Afgesproken is dat van de kant van het SNWV een brief komt waarin in ieder geval wordt opgenomen de aanleiding en onderbouwing van het nu gestarte proces, wat daarin concreet van de gemeente Harderwijk verwacht wordt en nodig is, op basis van welke afspraken/regelingen wij gehouden zijn tot het beschikbaar stellen van ruimtes en middelen, etc. Op basis van deze brief zal nader onderzoek worden gedaan naar wat er v.w.b.

de locatie Harderwijk mogelijk is en welke kosten daaraan voor de gemeente Harderwijk verbonden zijn. Implementatiekosten oprichten NoVA In het college-en raadsvoorstel van 17 september 2024 bent u geïnformeerd over de implementatiekosten voor oprichting van Gr NoVA, de structurele kosten van NoVA en de dekking van beide onderdelen. In de afgelopen periode is ook nog specifiek onderzocht of er nog aanvullende financiële aandachtspunten zijn in het kader van de oprichting van NoVA. Voor deze punten is echter nog nadere afstemming en/of nader onderzoek nodig of deze aandachtspunten gaan leiden tot extra kosten. Zodra dit duidelijk is zal u hierover worden geïnformeerd en zal een voorstel hiervoor aan u worden voorgelegd. Overige financiële aandachtspunten oprichting NoVA

• Afsluiten archief Het archief opgebouwd door SNWV en SEHH zelf (dus niet van de deelnemende gemeenten) moet worden afgesloten per 1 juli 2025. De organisaties SNWV en SEHH zijn geen zelfstandige organen, aangezien beide een centrumregeling zijn. Daarmee zijn resp. de gemeenten Elburg en Epe zorgdrager van en verantwoordelijk voor het archief van het SNWV en SEHH. Het betreft niet overgedragen archief en daarmee is het wettelijk de taak van de zorgdrager om deze archieven op orde te brengen. De kosten voor het afsluiten van het archief zijn dan ook voor rekening van de beide centrumgemeenten. Vanuit de projectorganisatie is geopperd dat het redelijk is dat de kosten hiervoor worden gedeeld met de overige gemeenten aangesloten bij het SNWV respectievelijk het SEHH. Vanuit de gemeente zijn hier geen toezeggingen over gedaan. • Vervangen visuele uitingen Ook de visuele uitingen zullen per gemeente aangepast moeten worden. Voor de ene gemeente vraagt dit meer aanpassing dan voor een andere gemeente. Dit zal vanuit de projectorganisatie worden afgestemd met de gemeente. De kosten hiervoor komen voor rekening van elke afzonderlijke gemeente. Duurzaamheid Dit voorstel raakt niet de duurzaamheidsdoelstellingen van de gemeente.

Communicatie Het SNWV verzorgt zowel intern (bij de 8 gemeenten en NoVA) als extern, na iedere fase in de besluitvorming de communicatie in de vorm van een communicatiebericht. Uitvoering Het doel is om de nieuwe GR NoVA per 1 juli 2025 op te richten, onder gelijktijdige opheffing van de twee oude centrumgemeenteregelingen SNWV en SEHH. Deze planning is voor een groot deel afhankelijk van de interne besluitvormingsprocessen binnen de 8 deelnemende gemeenten. Evaluatie Evaluatie van deze fase in de bestuurlijke besluitvorming Bijlagen 1. Nota van Zienswijzen 2. Liquidatieplan SNWV 3. Financiële verordening NoVA