Raadsvoorstel Controleprotocol 2025 Harderwijk

Voorstel aan college en raad Nummer: Datum: Opsteller: Portefeuillehouder: Onderwerp:

02430000224137 28 juli 2025 W. Ram-Dragt Wethouder W. Mazier Controleprotocol 2025

Het college van B&W besluit: 1. Het VIC-plan (Verbijzonderde Interne Controle-plan) 2025 vast te stellen; 2. De raad voor te stellen het Controleprotocol 2025 vast te stellen, waarin voorgesteld wordt: a. De verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording vast te stellen op 2% van de totale lasten van de gemeente, exclusief de dotaties aan de reserves; b. De rapportagetolerantie vast te stellen op € 50.000. 3. De raad voor te stellen het Normenkader gemeente Harderwijk 2025 vast te stellen. Inleiding Met ingang van de jaarrekening 2023 nemen gemeenten een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. De basis is de Gemeentewet. Voorheen gaf op basis van de Gemeentewet de controlerend accountant een oordeel over zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid. Op 16 april 2025 is in het Staatsblad het Besluit van 21 maart 2025 tot wijziging van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) gepubliceerd. Dit heeft tot gevolg dat vanaf begrotingsjaar 2025 een nieuw kader van toepassing is voor de rechtmatigheidsverantwoording en de goedkeuringstoleranties voor de accountant. Voor de rechtmatigheidsverantwoording van het college betreft het een wijziging in de verantwoordingsgrens.

De verantwoordingsgrens is een door de gemeenteraad vastgestelde norm, ten tijde van de jaarrekening, te berekenen als een bedrag, waarboven het college de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarstukken van 2025. De verantwoordingsgrens die de raad vaststelt moet liggen tussen de bandbreedte van 0% tot 2% van de totale lasten van de gemeente, exclusief de dotaties aan de reserves. Tot en met boekjaar 2024 was dit 3% (inclusief de dotaties aan de reserve). Voorgesteld wordt om de verantwoordingsgrens voor 2025 voor de rechtmatigheidsverantwoording vast te stellen op 2% van de totale lasten van de gemeente, exclusief de dotaties aan de reserves. Hiermee sluiten we aan op de toleranties die worden gehanteerd door de accountant. Tot en met boekjaar 2024 hanteerde de accountant bij haar controle aparte toleranties voor fouten (1%) en onzekerheden (3%). Die worden nu samengevoegd tot één goedkeuringstolerantie van 2% van de totale lasten (excl. toevoegingen aan reserves). Kader Gemeentewet Het college is bevoegd om het VIC-plan vast te stellen. De vaststelling van het controleprotocol en het normenkader 2025 is een bevoegdheid van de raad. Alternatieven 1.1 Het gewijzigd vaststellen van het VIC-plan omdat het college behoefte heeft aan aanvullende controles op één van de processen binnen Harderwijk.

-2-

2.1 De raad voor te stellen om een lager percentage vast te stellen voor de rechtmatigheidsverantwoording, maar daarvoor zijn aanvullende controles nodig zowel door het team VIC als door de accountant, wat meerkosten met zich meebrengt, terwijl het voorgestelde percentage aansluit op dat van de accountant. 2.2 De raad voor te stellen de rapportagetolerantie lager of hoger vast te stellen, maar € 50.000 sluit aan bij onze financiële verordening. Beoogd effect In het controleprotocol worden de goedkeuringstoleranties voor de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording en de rapportage tolerantie opgenomen. Voor 2025 bedraagt de verantwoordingsgrens in de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening 2% van de totale lasten van de gemeente, exclusief mutaties van de reserves. Hiermee sluiten we aan op de toleranties die worden gehanteerd door de accountant. De rapporteringstolerantie in de paragraaf bedrijfsvoering voor de geconstateerde afwijkingen (afwijkingen of onduidelijkheden) wordt vastgesteld op € 50.000,- euro. Dit bedrag wordt ook gehanteerd in de financiële verordening bij artikel 3 lid 4 als rapportagetolerantie bij het overzicht van de incidentele baten en lasten per programma. De rapporteringstolerantie voor de accountantscontrole blijft ongewijzigd. Dat is in de wet verankerd. Argumenten 1.

Het VIC-plan is de controle-leidraad om de getrouwheid en rechtmatigheid van financiële beheershandelingen te waarborgen. Om een rechtmatigheidsverantwoording af te kunnen leggen, dient het college zorg te dragen voor de toetsing van rechtmatigheid van het financiële beheer. Deze toetsing vindt plaats middels de verbijzonderde interne controle op de processen van Harderwijk. Dat geeft antwoord op de vraag; zijn financiële beheershandelingen getrouw en rechtmatig door daartoe bevoegde personen uitgevoerd en zichtbaar geregistreerd in de administraties van Harderwijk? 2.

Harderwijk beschikt hiermee over een actueel controleprotocol. Dit controleprotocol heeft als doel om nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapportagetoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente.

3.

Het normenkader is het kader waarbinnen de rechtmatigheid wordt getoetst. Het normenkader is een inventarisatie van de externe en interne regelgeving die wordt meegenomen in de controle op de rechtmatigheid. Daarmee wordt bepaald welke externe en interne regelgeving onder de jaarrekeningcontrole vallen. Het intern inkoopbeleid en de mandaatregelingen maken conform voorgaande jaren geen onderdeel uit van het normenkader aangezien eventuele afwijkingen hiervan financieel niet meegewogen moeten worden in het eindoordeel bij de jaarrekening.

Omgevingswet Interne bedrijfsvoering. Financiën Niet van toepassing, tenzij door het college een alternatief wordt gekozen. In dat geval zal de financiële impact op de accountantscontrole (meerwerk) en de VIC (aanvullende onderzoeksopdrachten) in beeld moeten worden gebracht. In dat geval zal aan de raad aanvullend budget moeten worden gevraagd.

Duurzaamheid Interne bedrijfsvoering. Inwonerperspectief Interne bedrijfsvoering. Communicatie Het controleprotocol en het normenkader worden via het gebruikelijke proces aan de raad ter besluitvorming voorgelegd. De stukken zijn in de auditcommissie behandeld (auditcommissie van 8 september 2025). Er zijn geen externe partijen die geïnformeerd dienen te worden. Uitvoering De vastgestelde kaders zijn van invloed op de controle van de jaarrekening 2025, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording. Evaluatie Monitoring van de vastgestelde kaders vindt plaats via de gebruikelijke planning- en controlcyclus. Bijlagen 1. VIC-plan gemeente Harderwijk 2025 2. Controleprotocol gemeente Harderwijk 2025 3. Normenkader gemeente Harderwijk 2025