Raadsvoorstel Bewerken en overbrengen archieven gemeente Harderwijk.docx

Voorstel aan college en raad Nummer: Datum: Opsteller: Portefeuillehouder: Onderwerp:

02430000082974 9 november 2021 B.A. Brons Wethouder De Jong Bewerken en overbrengen archieven gemeente Harderwijk

Het college van B&W besluit: 1. In te stemmen met het plan van aanpak “bewerking archieven Harderwijk 2021”. 2. De raad voor te stellen om het benodigde budget voor 2022, groot € 85.576,- dekken ten laste van de algemene reserve en de begroting overeenkomstig aan te passen. 3. Het benodigde budget voor 2023 t/m 2026, groot € 682,836,-, in te brengen in de kadernota 20232026. 4. Machtiging tot opschorting van de overbrenging van archieven aan te vragen conform concept uitgaande brief. Inleiding De gemeente heeft een wettelijk verplichte opgave liggen voor het bewerken van de fysieke archieven en het overbrengen van het te bewaren deel daarvan naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats. Op basis van een bestuurlijk vastgesteld plan van aanpak is de provincie bereid nog één keer opschorting van de overbrengingstermijn toe te staan. Uit een in 2015 gehouden inventarisatie op de aanwezige achterstanden in het bewerken van archieven is geconcludeerd dat er een achterstand bestond van 1.150 m1 archief van de gemeente Harderwijk. De raad heeft op 3 september 2015 € 386.500,- beschikbaar gesteld voor het wegwerken van deze archiefachterstanden. In april 2018 is de archiefbewaarplaats in gebruik genomen en kon worden gestart met de werkzaamheden.

In de evaluatie Archiefbewerking Harderwijk 2018 opgesteld begin 2019, is aangegeven dat de archiveringsachterstand in 2015 en 2016 is toegenomen tot circa 1.300 m1 als gevolg van de overgang naar zaakgericht werken. De belangrijkste constateringen vanuit de evaluatie zijn: • De uitvoering loopt achter op de planning. De belangrijkste oorzaak is dat het terugplaatsen van de archieven met ca. 9 maanden is vertraagd. • Voor de in 2019 te maken kosten van opslag, transport en bestraling van de bouwvergunningen is in het in 2015 beschikbare budget geen rekening gehouden. • Het beschikbaar gestelde budget is niet toereikend voor alle uit te voeren werkzaamheden. In verband met een wisseling van medewerkers en de covid-19 pandemie in 2019 heeft de voortgang om te komen tot verdere uitvoering en actualisatie van het plan van aanpak vertraging opgelopen. Vermeldenswaardig is dat van de achterstand van 1.300 m1 nog 408 m1 resteert. Daarnaast dienen er nog afrondende werkzaamheden met betrekking tot de bouwvergunningen plaats te vinden. Deze zijn niet in het in 2015 beschikbaar gestelde budget opgenomen. Kanttekening daarbij is dat van de nog te bewerken 408 m1, 79 m1 ongeordend is en 30,5 m1 zich in matige staat van ordening bevindt. De bewerking van de 79 m1 is gefocust op het selecteren van permanent te bewaren- en op nog niet vernietigbare archiefbescheiden.

De direct vernietigbare archiefbescheiden worden niet meer geordend. In afstemming met het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe vindt verantwoording van vernietiging op pragmatische wijze plaats.

-2-

Relatie met Businesscase DIV/Domein Sociaal Voor de innovatie van de informatievoorziening en het digitaal informatiebeheer binnen Meerinzicht, het digitaliseren van de informatievoorziening binnen het domein Sociaal en het wegwerken van achterstanden ontstaan vanaf de oprichting Meerinzicht is een businesscase opgesteld. De Businesscase valt uitdrukkelijk buiten de scope van dit voorstel met bijbehorend Plan van Aanpak en kostenraming. Kader • • • •

Archiefwet 1995, artikel 12, lid 1 Archiefwet 1995 (AW), artikel 3 Archiefbesluit 1995, artikel 8 Wet Revitalisering Generiek Toezicht (Wet RGT)

Alternatieven N.v.t. Beoogd effect Eind 2026 zijn minimaal alle archiefonderdelen die daarvoor in aanmerking komen, overgebracht conform de bepalingen in de Archiefwet 1995.De op termijn te vernietigen archiefbescheiden zijn toegankelijk in afwachting van vernietiging en direct vernietigbare archiefbescheiden zijn vernietigd om daarmee te voldoen aan zowel de Archiefwetgeving als de Privacywetgeving. Argumenten 1.1 De gemeente heeft de verplichting om de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden na 20 jaar over te brengen naar de archiefbewaarplaats (Archiefwet 1995, artikel 12, lid 1). Van deze verplichting kan geen permanente ontheffing worden verleend. Op het tijdig overbrengen wordt actief gestuurd door de toezichthouders. Deze toezichtinformatie is openbaar. De laatste jaren is hier meer aandacht voor vanuit de pers. Dit kan leiden tot negatieve beeldvorming (imagoschade). Het voorliggende Plan van Aanpak geeft een kader voor het oppakken van de noodzakelijke archiefbewerkingen. 1.2 Op grond van artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 dient het vernietigen van archiefbescheiden te worden verantwoord. Vernietiging zonder verantwoording wordt gezien als onrechtmatige vernietiging waar de toezichthouders op zullen acteren. Uitkomst van het overleg met het SNWV is om deze verantwoording op een zo’n pragmatische mogelijke wijze in te vullen.

Deze werkzaamheden zijn, gezien het besluit op de inventarisatie 2015, niet meegenomen in het budget dat in 2015 door de raad beschikbaar is gesteld. 1.3 Artikel 3 van de Archiefwet 1995 verplicht overheden onder andere om hun archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te houden. 2 en 3 Het voorbereiden van het plan van aanpak heeft langer geduurd dan verwacht. Het benodigde budget kon daardoor niet meer worden meegenomen in de procedure tot vaststelling van de begroting 2022-2025. Pas in 2023 starten met de Europese aanbesteding en aansluitend met de archiefbewerking is voor de toezichthouders geen optie. Op basis daarvan zal door de provincie dan ook geen machtiging tot opschorting van de overbrenging worden verleend. Het budget uit 2015 is beschikbaar gesteld voor het bewerken van de permanent te bewaren archieven. Maar ook voor de op termijn te vernietigen archiefbescheiden geldt dat deze in afwachting van vernietiging in goede, geordende en toegankelijke staat moeten worden gebracht. Deze dossiers bevatten nog steeds informatie die door de organisatie wordt gebruikt bij het uitvoeren van taken. Daarnaast zijn de kosten die volgen uit het bewerken van de bouwvergunningen niet meegenomen in het budget dat in 2015 beschikbaar is gesteld..

Ook bleek in de praktijk dat de verwerkingssnelheid in het plan van aanpak 2018 te optimistisch was ingeschat en is het volume van de archiefachterstand in 2015 en 2016 verder toegenomen. Een aanzienlijk deel daarvan bestaat uit losse archiefbescheiden. Van de 408 m1 nog te bewerken

archieven is 19% in ongeordende staat en 7,5% is in matig toegankelijke staat. Om de noodzakelijke archiefbewerking te kunnen uitvoeren en invulling te kunnen geven aan de wettelijk verplichte overbrenging van archieven is aanvullend budget nodig. Van Gedeputeerde staten is deels een machtiging ontvangen tot uitstel van de verplichte overbrenging. Deze ontheffing loopt af per 1 januari aanstaande. Inmiddels is ambtelijk contact geweest met de provinciaal toezichthouder. Het concept van het plan van aanpak is positief ontvangen en de betreffende gedeputeerde staat daardoor positief tegenover het opnieuw verlenen van uitstel tot overbrenging. Uitstel wordt dan verleend tot 1 januari 2027. Voorwaarde is wel dat dit is gebaseerd op een vastgesteld plan van aanpak. Gedeputeerde Staten voeren als interbestuurlijk toezichthouder “op afstand” toezicht uit op de enkele medebewindstaken van de gemeente, waaronder het informatie- en archiefbeheer. In tegenstelling tot de streekarchivaris beschikt de interbestuurlijk toezichthouder wel over een interventieladder (bijlage 2). Dit start met stap 1 “Signaleren” en sluit met stap 6 “Sanctie indeplaatsstelling”, waarbij de te nemen maatregelen door de toezichthouder worden genomen op kosten van de zorgdrager. Niet overbrengen is geen alternatief.

In het uitvoeringsprogramma Interbestuurlijk Toezicht 2020-2023 wordt vanuit het thema “basis op orde” aan vier onderdelen prioriteit gegeven bij het uitvoeren van het interbestuurlijk toezicht. Achterstanden in archieftaken is daar één van.

4.1

4.2

4.3

Omgevingswet N.v.t. Financiën Om te kunnen starten in 2022 wordt voor dat jaar gevraagd het benodigde budget te dekken ten laste van de algemene reserve. De andere jaren worden betrokken bij de kadernota en zullen als juridische verplichting aangemeld worden. Duurzaamheid N.v.t. Communicatie Er wordt om opschorting verzocht van de verplichte overbrenging conform bijgaande conceptbrief. De streekarchivaris wordt geïnformeerd over het plan van aanpak. Uitvoering Na positieve besluitvorming starten de werkzaamheden overeenkomstig de in het Plan van Aanpak met bijbehorende kostenraming opgenomen planning. Evaluatie De domeindirecteur Bestuur en Organisatie wordt periodiek geïnformeerd over de voortgang van de archiefbewerking t.o.v. de planning. Bijlagen 1.

Plan van aanpak 2021 - 02430000284319

2

Interventieladder interbestuurlijk toezicht - 02430000284155

3

Conceptbrief aan de provincie.- 02430000284422

4.

Kostenraming – 02430000284385

5.

Concept raadsbesluit - 02430000284547