Raadsvoorstel Actualisatie financiële verordening & controleprotocol gemeente Harderwijk 2024

Voorstel aan college en raad Nummer: Datum: Opsteller: Portefeuillehouder: Onderwerp:

02430000187657 20 januari 2025 H. van ‘t Hul Wethouder W. Mazier Actualisatie financiële verordening & controleprotocol gemeente Harderwijk 2024

Het college van B&W besluit: 1. Het VIC-plan (Verbijzonderde Interne Controle-plan) 2024 vast te stellen; 2. De raad voor te stellen de Financiële verordening gemeente Harderwijk 2024 vast te stellen; 3. De raad voor te stellen het Controleprotocol gemeente Harderwijk 2024, inclusief de daarin opgenomen verantwoordingsgrens en rapportagegrens, vast te stellen; 4. De raad voor te stellen het Normenkader gemeente Harderwijk 2024 vast te stellen; 5. De raad voor te stellen om uit het onder punt 4 genoemde normenkader het inkoopbeleid, inclusief de inkoopregels en de verordening doelmatigheid en doeltreffendheid buiten werking te stellen voor de rechtmatigheidsverantwoording. Inleiding Met ingang van de jaarrekening 2023 nemen gemeenten een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. De basis is de (gewijzigde) Gemeentewet. Voorheen gaf op basis van de Gemeentewet de controlerend accountant een oordeel over zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid. Een onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording betreft de begrotingsrechtmatigheid. Deze ziet er op toe dat het college de taken uitvoert binnen de daarvoor door de raad beschikbaar gestelde middelen. Als gevolg van nieuwe duiding door de Commissie BBV over het begrip 'begrotingsrechtmatigheid' stellen wij voor om de Financiële verordening op dit onderdeel te wijzigen.

Anders dreigt een groot deel van de uitgaven en opbrengsten in 2024 formeel als onrechtmatig te worden beoordeeld. De aangepaste verordening treedt met terugwerkende kracht in werking vanaf 1 januari 2024. Bevoegdheid Het college is bevoegd om het VIC-plan vasttestellen. De vaststelling van de financiële verordening, het controleprotocol en normenkader 2024 is een bevoegdheid van de raad. Beoogd effect Met de financiële Verordening geeft de raad uitgangspunten voor het financiële beleid, de financiële organisatie en het financiële beheer van de gemeente. Op 7 december 2023 stelde de raad de financiële verordening 2023 vast. Nadien is er vanuit de Commissie BBV meer duidelijkheid gekomen over het begrip 'begrotingsrechtmatigheid'. Dit heeft tot gevolg dat de financiële verordening op dit onderdeel met terugwerkende kracht aangepast moet worden. Dit is toegestaan vanuit de Commissie BBV. Tevens wordt de financiële verordening aangepast op het punt van stellige uitspraken van de Commissie BBV in de Notitie Overhead 2023. In het controleprotocol worden de goedkeuringstoleranties voor de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording en de rapportage tolerantie opgenomen.

Voor 2024 bedraagt de verantwoordingsgrens in de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. De rapporteringstolerantie in de paragraaf bedrijfsvoering voor de geconstateerde afwijkingen (afwijkingen of onduidelijkheden) wordt vastgesteld op € 50.000,- euro. Dit bedrag wordt ook gehanteerd in de financiële verordening bij artikel 3 lid 4 als rapportagetolerantie bij het overzicht van de incidentele baten en lasten per programma. De rapporteringstolerantie voor de accountantscontrole blijft ongewijzigd. Dat is in de wet verankerd. -2-

Argumenten 1.1 Het VIC-plan is de controle-leidraad om de getrouwheid en rechtmatigheid van financiële beheershandelingen te waarborgen. Om een rechtmatigheidsverantwoording af te kunnen leggen, dient het college zorg te dragen voor de toetsing van rechtmatigheid van het financiële beheer. Deze toetsing vindt plaats middels de verbijzonderde interne controle op de processen van Harderwijk. Dat geeft antwoord op de vraag; zijn financiële beheershandelingen getrouw en rechtmatig door daartoe bevoegde personen uitgevoerd en zichtbaar geregistreerd in de administraties van Harderwijk? 2.1 Door de Financiële Verordening op een aantal punten te wijzigen zullen lastenonderschrijdingen, daarmee samenhangende batenonderschrijdingen en batenoverschrijdingen, net als in eerdere jaren, niet leiden tot onrechtmatigheden. Eind 2023 is er landelijk veel discussie gevoerd over de nieuw verschenen 'Kadernota Rechtmatigheid 2023' van de Commissie BBV. Het initiële uitgangspunt van deze 'Kadernota Rechtmatigheid 2023' was dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig moet worden beschouwd. Het gaat om overschrijdingen van de lasten en daarnaast om onderschrijding van de lasten, over- en onderschrijding van de baten voor zover deze bekend zijn of bekend behoorden te zijn.

Dit is nieuwe, strengere wet- en regelgeving ten opzichte van eerdere jaren waarin begrotingsrechtmatigheid door de accountant alleen werd getoetst op overschrijdingen van de lasten. De effecten hiervan hebben we in de Financiële verordening vertaald welke uw raad op 7 december 2023 heeft vastgesteld. Tegelijkertijd heeft de commissie BBV nadere duiding op het begrip begrotingsrechtmatigheid gegeven. Hierin geven zij aan dat het mogelijk is om in de financiële verordening op te nemen op welke momenten de raad wordt geïnformeerd over afwijkingen ten opzichte van de begroting. Dit kan ook bij de jaarrekening zijn, zolang het expliciet in de financiële verordening is opgenomen. De gemeente Harderwijk heeft dit nu niet expliciet vastgelegd. Met deze wijziging van de verordening doen wij dat alsnog. Wij informeren uw raad namelijk gedurende onze gehele P&C cyclus bij de bestuursrapportages of andere tussentijdse rapportages. Door dit expliciet in de financiële verordening op te nemen zullen lastenonderschrijdingen, batenonderschrijdingen en batenoverschrijdingen, net als in eerdere jaren, niet leiden tot onrechtmatigheden. Dit is een logische redenering, want een meeropbrengst uit bouwleges of een aanvulling vanuit het gemeentefonds dat hoger is dan begroot is niet onrechtmatig. Ook een lastenonderschrijding door schaarste in de markt is dat niet.

Lastenoverschrijdingen zijn in beginsel wel onrechtmatig en dat blijft zo. Dit geldt voor zowel de exploitatie (op programmaniveau) als bij kredieten. 2.2 De methode van toerekenen van overhead bij kostprijsberekening wordt met deze aanpassing van de financiële verordening geregeld. In de notitie Overhead 2023 van de Commissie BBV zijn een 2-tal stellige uitspraken opgenomen, die een aanvulling op het gebied van kostprijsberekening in de financiële verordening noodzakelijk maken: • Voor de berekening van de tarieven voor lokale heffingen moet de methodiek voor de toerekening van overhead worden gebruikt zoals deze is opgenomen in de financiële verordening; • De methodiek voor het toerekenen van overhead, zoals opgenomen in het overzicht overhead, aan lokale heffingen en rechten mag niet afwijken van de overige methodieken voor het toerekenen van overhead aan overige taakvelden van de begroting. Tevens adviseert de commissie BBV adviseert één enkele methodiek te gebruiken voor het toerekenen van overhead, zoals opgenomen in het overzicht overhead, aan lokale heffingen en rechten, grondexploitaties en andere producten. In de praktijk verandert er niks. Gemeente Harderwijk heeft maar één manier van het toerekenen van de overhead aan de taakvelden en dus ook aan de lokale heffingen en grondexploitatie. Het opnemen van artikel 12 lid 5 is een formele besluit.

Het financiële beleid van gemeente Harderwijk is hiermee weer in overeenstemming met de BBV.

3.1 Harderwijk beschikt hiermee over een actuele controle verordening. Dit controleprotocol heeft als doel om nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapportage toleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente. 4.1. Het normenkader is het kader waarbinnen de rechtmatigheid wordt getoetst. Het normenkader is een inventarisatie van de externe en interne regelgeving die wordt meegenomen in de controle op de rechtmatigheid. Daarmee wordt bepaald welke externe en interne regelgeving onder de jaarrekeningcontrole vallen. 5.1 Afzonderlijk besluit met kaderstellend karakter Tot en met 2022 selecteerde de accountant uit het normenkader de voor de accountantscontrole relevante wet- en regelgeving. Dit is nu niet meer nodig omdat het college van af 2023 een rechtmatigheidsverantwoording opstelt op basis van het vastgestelde normenkader. Waar de accountant voorheen op relevantie kon screenen, heeft het college die bevoegdheid niet. Daarom is het normenkader, inclusief afzonderlijke besluiten met kaderstellend karakter, leidend voor het college.

Door het inkoopbeleid en de verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid buiten werking te stellen voor de rechtmatigheidsverantwoording, past de jaarrekening controle in de opdracht van de VIC-controle (uitgevoerd door MIZ) en in de opdracht van de accountantscontrole (uitgevoerd door Eshuis accountants). Dit komt overeen met de controles tot en met 2023 en volstaat om te komen tot een gedegen controle op basis waarvan het college de rechtmatigheidsverantwoording kan opstellen. Kanttekeningen 1.1 Dit is waarschijnlijk niet de laatste (tussentijdse) wijziging van de Financiële Verordening. Deze wijziging is de uitkomst van opgedane ervaringen vanuit de wetgeving. Richtlijnen vanuit o.a. de Commissie BBV en jurisprudentie zullen ook in de toekomst aanleiding kunnen zijn van verdere verfijning en uitwerking in de verordeningen. Omgevingswet Niet van toepassing Financiën Niet van toepassing Duurzaamheid Niet van toepassing Communicatie De financiële verordening, het controleprotocol en het normenkader worden via het gebruikelijke proces aan de raad ter besluitvorming voorgelegd. De stukken zijn in de auditcommissie behandeld (auditcommissie van 20 januari 2025). Er zijn geen externe partijen die geïnformeerd dienen te worden. Het raadsbesluit tot wijziging van de financiële verordening zal worden gepubliceerd.

Uitvoering De vastgestelde kaders zijn van invloed op de controle van de jaarrekening 2024, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording. Evaluatie Monitoring van de vastgestelde kaders vindt plaats via de gebruikelijke planning- en controlcyclus

Bijlagen

1. 2. 3. 4.

Was-wordt-lijst, DSM-nummer h240401764 VIC-plan gemeente Harderwijk 2024, Controleprotocol gemeente Harderwijk 2024 Normenkader gemeente Harderwijk 2024