Projectplan.pdf

PROJECTPLAN Naam van het project Groot onderhoud route Engelserf, Veldkamp, Nassaulaan Opdrachtgever Gemeente Harderwijk Organisatie eenheid Stadsbedrijf Projectleider Andries Nieuwenhuis / Fred van Tol Projectnummer1

Versie: Datum: 29 november 2020

Registratienummer / DEEL A: ALGEMEEN Legitimatie - waaraan is de opdracht ontleend? - achtergrond (feiten) - maakt het project deel uit van een programma? Welk programma? - door wie wordt de projectopdracht verstrekt? - welke opdracht heeft de opdrachtgever verwoord?

Probleem - wat is de ongewenste situatie?

Doel - wat is de gewenste situatie? - wat zijn de beoogde effecten?

Resultaat - wat moet het eindresultaat van het project zijn; wat krijgt de opdrachtgever in handen?

Afbakening - wat zit niet in de projectopdracht, maar kan wel onduidelijkheid over bestaan?

Projectfasering - uit welke stappen/fasen bestaat het project? (kan per project verschillen)

Het traject N/V/E betreft een verkeersader met veel nu nog onveilige knooppunten. Bij bewoners en stakeholders alsmede vanuit de raad is de vraag gekomen of de kruisingen en fietspaden veiliger kunnen worden aangelegd. Vanuit het verkeersveiligheidsplan zijn knooppunten en kruisingen aangeduid als aandachtspunten. Ook het kruispunt bij de parkeerplaats van winkelcentrum Tweelingstad is onveilig en behoeft aandacht. De beeldkwaliteit van de asfaltverharding is beneden C-niveau gedaald. Het project wordt integraal opgepakt. Onveilige kruisingen en voetgangers-oversteken en een onveilige fietsroute. Slechte verharding aan de Nassaulaan door niet voldoende leefomgeving voor bomen. Een betere en veilige doorstroming van fietsers en voetgangers. Een veilige omgeving voor kinderen van de Willem Alexanderschool. Een veilig ingerichte kruising nabij winkelcentrum Tweelingstad Een duurzame, veilige, toekomstbestendige weginrichting en een duurzame en onderhoudsbestendige wegconstructie.

De aanliggende inritten van het tracé. En de inrichting en afstemming van de kruising Oranjelaan/Engelserf i.r.t. de werkzaamheden van de provincie.

Fase 1 • Voorbereidingsfase (juni - september 2020) VO Inloopavonden omwonenden. Duurzaamheidaspecten Waterhuishouding NUTS voorzieningen

• Voorbereidingskrediet ( zie rubriek geld) Fase 2 Definitiefase (oktober - december 2020) Ontwerpfase Collegevoorstel/ raadsbesluit Fase 3 Besteksfase (januari - juni 2021) Technisch ontwerp Bestek Aanbestedingsstrategie/gunningscriteria Fase 4 Uitvoeringsfase (juli – januari 2022) Realisatie Fase 5 Nazorg ( Januari 2021 - toekomst ) Overdracht van realisatie naar beheer Verwerken nieuwe inrichting in beheersystemen Instandhouding (beheer) van de inrichting De voortgang in de fasering voorbereiding en ontwerp kunnen in overleg met de ambtelijk opdrachtgever gewijzigd worden

Planning - wanneer start het project? - wanneer voortgangsrapportage(s) aan opdrachtgever? - wanneer oplevering eindresultaat?

Beslismomenten wanneer kunnen beslissers (B&W, commissie, raad) invloed uitoefenen?

Zie voorgaande onderdeel “Projectfasering” Inventariseren knelpunten en wensen Oplossingsrichting in overleg met verkeersdeskundige en omwonenden Periodiek rapporteren de projectleiders de voortgang aan de teamleider R&B, afdelingshoofd en wethouder. De portefeuillehouder wordt regelmatig in het PFO door de teamleider R&B en indien nodig door de projectleiders geïnformeerd over de voortgang. Officiële beslismomenten zijn: College en raadsvoorstel

DEEL B: MIDDELEN Geld - wat kost het project in geld? - wat doen we zelf, besteden we uit? - zijn de kosten gedekt? - gedekt via kadernota, grondexploitatie of regulier geld?

Budgetraming van € 1.430.000,Omschrijving

Bedrag

Benodigd krediet Groot onderhoud Engelserf/Veldkamp/Nassaulaan 

Reeds toegekende en gevoteerde dekking:

Verkeer (P103005): kostenplaats 4345/21320B Kadernota 2019 

€ 198.000,-

Aangevraagde en toegekende subsidies:

Provincie: Rijksinvesteringsimpuls verkeersveiligheid E/V/N: 

€ 1.333.540,-

€ 162.530,-

Voorgestelde voeding dekkingsreserve kapitaallasten uit jaarschijf

2020: Openbaar groen (P202002): kostenplaats 4345/57023 Onderhoud groen

€ 136.000,-

Wegen (P202003): kostenplaats 4345/20103 Onderhoud asfaltwegen

€ 200.000,-

Riolering (TV7200): kostenplaats 4345/76020 Riolering jaarlijks onderhoud

€ 30.000,-



Voorgestelde voeding dekkingsreserve kapitaallasten uit jaarschijf

2021: Wegen (P202003): kostenplaats 4345/20103 Onderhoud asfaltwegen (budget 2021)

€ 57.000,-

Overheveling van krediet Stationslaan betreft bijdrage vanuit “budget wegenonderhoud jaarschijf 2021 ( advies van Arno Verweij – herinrichting Stationslaan ) Overheveling van krediet Stationslaan betreft bijdrage vanuit “Verkeersveiligheidsplan” ( advies van Arno Verweij – herinrichting Stationslaan ) Wegen (P202003): kostenplaats 4345/20420 Verv. en onderhoud openbare verlichting Motie Parkeren: Unaniem aangenomen op 18 Juli 2019 betreft locatie 7. Winkelcentrum Tweelingstad zoals aangekondigd in de raadsinformatiebrief van 22 oktober 2020 (K.J. de Groote) Voorgestelde dekking vanuit de algemene reserve. Totale financiële dekking

€ 200.000,€ 200.000,€ 20.000,-

€ 130.000,-

€ 1.333.540,-

Omdat dit een relatief intensief project betreft is accuratie en technische expertise voor wat betreft engineering noodzakelijk. Dit besteden we dan ook uit. De kosten worden deels gedekt uit reguliere onderhouds-budgetten en deels uit de subsidies die aangevraagd en verstrekt zijn.

Organisatie - hoe ziet de projectorganisatie eruit (ambtelijk, bestuurlijk, extern)? - bepaal de overlegstructuren en evt. opdeling in deelprojecten. - welke vorm van projectondersteuning is gewenst?

Portefeuillehouder: J. de Jong (wethouder) Opdrachtgever: C. Klaassen (Domeindirecteur) Teamleider: D.Gielen Projectleider: Andries Nieuwenhuis / Fred van Tol Het project wordt vanuit de integrale benadering voorbereid en uitgevoerd door een werkgroep. De leden van de werkgroep zijn: Domein Stadsbedrijf / Team Realisatie en beheer: Andries Nieuwenhuis Projectleider Fred van Tol Projectleider Johan Dirksen Riolering Gerrit de Vries Riolering Edwin Gerrits AutoCAD VO Klaas Jan Bakema Adviseur openbare ruimte Bart Borgman Wijkbeheerder Hayal Donmez Secretariaat / projectondersteuning Domein Ruimte Willem van Blijderveen

Kwaliteit - welke (SMART) eisen en verwachtingen worden door de opdrachtgever aan het eindresultaat gesteld? - hoe wordt tussentijds gemeten/ gemonitord?(gebruik de voortgangsrapportage) - is er over het project juridisch overleg nodig? Hoe wordt de juridische kwaliteit geborgd?

Verkeerskundige

BO : Bart Bijvank

Communicatie

Financien: Vincent Zijlstra

Financieel medewerker team R&B

• Het totale project wordt binnen het beschikbare krediet uitgevoerd. Kredietverantwoording bij budgetrapportage. • De technische kwaliteit >voldoende, te beoordelen door projectleider Team R&B en bij overdracht door beheerders. • Geen formele klachten van omwonenden. • Geen negatieve stukken in de krant. Om de 4 weken wordt voortgang op hoofdlijnen besproken en bijzondere afwijkingen gemeld tijdens projectleidersoverleg. Juridische inzet is eventueel nodig voor kapvergunning en verkeersbesluiten.

Informatie - hoe vindt projectcommunicatie plaats? - hoe vindt burgerparticipatie plaats? - hoe wordt de projectdocumentatie

Informatieavond(en) voor omwonenden en direct betrokken. Vroegtijdig omwonenden en direct betrokkenen betrekken bij het VO en DO. Daarnaast, nieuwsbrieven, nieuwsberichten op de gemeentepagina en op

beheerst?

internet met uitleg project, proces en procedure voor Harderwijk. Beheersing projectdocumentatie: De projectdocumentatie zal een centrale locatie op de H-schijf, die toegankelijk is voor de projectleden, worden opgeslagen. De projectassistente zal deze gegevens beheren en tevens de ‘analoge ’projectarchivering voor haar rekening nemen.

Tijd

Naam/functie/domein:

Uren begroot:

Jaarschijf:

- wat kost het project in uren? - wie besteedt er tijd aan? - betreft het één of meerdere jaren? - wat doen we zelf, besteden we uit?

Andries Nieuwenhuis / Projectleider / R&B

350

2020/2021

Fred van Tol / Projectleider / R&B

350

2020/2021

Johan Dirksen / Riolering / R&B

30

2020

Gerrit de Vries / Riolering / R&B

30

2020

Edwin Gerrits / Tekenaar / R&B

150

2020

Klaas-Jan Bakema / Groen / R&B

40

2020

Bart Borgman / Beheer / Stadsbedrijf

20

2020

Hayal Donmez / Projectondersteuning / R&B

40

2020/2021

Willem van Blijderveen / Verkeer / Ruimte

35

2020/2021

Bart Bijvank / Communicatie / BO

15

2021

Vincent Zijlstra / Finan. Medew. / Financien

10

2020/2021

De kosten komen NIET ten last van het krediet!!

Randvoorwaarden - is er beleid vastgesteld waarmee je rekening moet houden? - zijn er zaken die buiten de invloed van de projectleider liggen en die de opdrachtgever moet invullen?

Risicobeheersing - bevat het project potentiële risico’s en wat zijn maatregelen? - is er een aparte risicoanalyse nodig?

Beleid t.a.v. toegankelijkheid mindervaliden en slechtzienden moet geïmplementeerd worden. Tevens is het Programma van Eisen openbare ruimte van toepassing.

Risico: Onvoldoende beschikbare middelen

Maatregel:  Tijdig inzichtelijk maken, rapporteren en aanvragen extra krediet.



Ondergrondse situatie blijkt praktisch anders dan onderzocht.

 Kort op de praktische werkzaamheden zitten, tijdig rapporteren en oplossen



Aanblijvende onduidelijkheid vanuit provincie in aanpak N303



Bereikbaarheid percelen en bedrijven





Leidende en sturende rol aannemen in aanpak en initiatie van project N/V/E  Door middel van de aanbestedingsvorm is al in een vroeg stadium aandacht voor de bereikbaarheid. Dit meewegen in het gunningscriterium

Subsidiemogelijkheden - zijn er mogelijkheden subsidie te ontvangen en zo ja, hoe ziet het aanvraagtraject eruit? - is de Subsidiewijzer geraadpleegd?



Op de bomenkap komt bezwaar



Vanuit stakeholders of bewoners komen tijdens de aanleg bezwaren





In het plan worden ca. 20 bomen gekapt en komen ca. 25 bomen weer terug. D.m.v. een boomrapport is goed te onderbouwen waarom we de bomen kappen. Met daarbij de aantekening dat we niet inboeten op de hoeveelheid bomen. Dit wordt juist uitgebreid. Het plan is opgesteld naar de wensen van bewoners en stakeholders. Komt er tijdens de aanleg een bezwaar gaan we kijken of de situatie sterk afwijkt en of het bezwaar terecht en makkelijk inpasbaar is.

Zie rubriek “Geld”

Mandatering van bevoegdheden De bedoeling is dat de projectleider zelf beslissingen kan nemen die in het kader van dit project noodzakelijk zijn. Maar soms liggen de bevoegdheden (in mandaat) bij leidinggevenden. Gebruik het formulier ‘Besluit ondermandaat projecten’ om aan te geven welke bevoegdheden door welke leidinggevende aan de projectleider van dit project in ondermandaat worden gegeven.

Bijlagen bij projectplan (kruis aan indien het projectplan is voorzien van bijlagen)

activiteitenplanning mijlpalenplan capaciteitenplanning risicoanalyse

□ □ □ □

□ □ □ □

financieel plan 3D animatie voorlopig ontwerp collegevoorstel

Overige opmerkingen

DEEL C: FORMELE OPDRACHTVERSTREKKING Opdrachtverstrekking Ambtelijk opdrachtgever Naam : Daniël Gielen Datum : 1 december 2020 Paraaf :

Paraaf betrokken leidinggevende(n) Organisatie eenheid

Datum

Paraaf

Deel deze zaak met: 1. opdrachtgever 2. financiële administratie

(is noodzakelijk voor inrichten projectadministraties!)