Projectplan ombuigingsplan 2021-2024.pdf

,»»4,

gemeente harderwijk

PROJECTPLAN Naam van het project Ombuigingsplan Opdrachtgever Jan Peter Wassens Organisatie eenheid Gemeente Harderwijk Projectleider Cees Klaassen

Registratienummer: h210007136 Datum: 2 februari 2021 Versie: 3

DEEL A: ALGEMEEN

Legitimatie

In de begroting 2021-2024 is geconstateerd dat er geen structureel sluitend meerjarenperspectief ligt voor de gemeente Harderwijk. In de begroting en vervolgens in aanvullende advisering is richting college en Raad aangegeven op welke wijze er mogelijk invulling gegeven zou kunnen worden aan de ombuiging. Er is besloten om bij de Kadernota 2022 de definitieve invullingen van de ombuiging te betrekken.

Probleem

Er is geen structureel sluitend meerjarenperspectief. Bij de begroting 2021-2024 bedroeg het om te buigen bedrag C1.975.000. Daarnaast zijn er nog een aantal andere ontwikkelingen welke mogelijk invloed hebben op de hoogte van het om te buigen bedrag. Tevens zijn er tijdens de raadsvergadering nog moties en amendementen aangenomen, welke ook moeten worden betrokken bij het proces van ombuigingen.

Doel

Een structureel sluitend meerjarenperspectief bij begroting 2022-2025 zonder taakstellingen.

Resultaat

Een ombuigingsplan met voorstellen om het volledige om te buigen bedrag (zie fase 1) te realiseren incl. keuzemogelijkheden. Het totaalpakket wordt voorgelegd in de vorm van de Kadernota 2022-2025 die in september 2022 in de gemeenteraad wordt behandeld.

Uitgangspunten/ afbakening

Uitgangspunt 1: Bedrijfsvoering volgt beleid. Ombuigingen worden uit beleidsvelden opgehaald. Daarna wordt gekeken of dit mogelijk leidt tot vermindering van de bedrijfsvoeringskosten (waaronder personele inzet). Niet andersom: beleidsmatige ambitie handhaven en snijden in de formatie leidt tot niet realiseerbaar beleid. Uitgangspunt 2: alles beleidsvelden worden beoordeeld op mogelijke ombuigingen, er worden geen beleidsvelden of onderwerpen uitgezonderd. Zowel de uitgavenkant als de inkomstenkant zullen beoordeeld worden op mogelijke bijdragen aan de ombuigingstaakstelling. Uitgangspunt 3: de kadernota 2022-2025 bevat in principe slechts de voorgestelde ombuigingen. Het kan zijn dat er juridisch verplichte zaken opgenomen moeten worden. Voorgesteld nieuw beleid verhoogt de ombuigingsopgave (oud voor nieuw). Uitgangspunt 4: de primitieve meerjarenbegroting 2022-2025 bevat geen nieuw beleid. Dit is een “technische doorvertaling” van bestaand beleid. Het opstellen ervan kan dus “gewoon” in juni starten. Het is de vraag op welke wijze de ombuigingen terecht komen in de

begroting. Zo mogelijk in de primitieve mjb 2022-2025 en als alternatief via een begrotingswijziging.

Projectfasering

Het project kent verschillende fasen, waarbij fases niet achtereenvolgens maar een eigen planning kennen. Fase 1: Start a. Vorming kernteam - Januari 2021 (afgerond) b. Projectplan opstellen - eind januari 2021 Het projectplan zal na vaststelling in het DT aan het college, de raad en de OR worden aangeboden. Fase 2: Scherpstellen omvang opdracht Naast realisering van de taakstelling ad f 1.975.000 structureel (zie fase 3) bestaan er nog een aantal potentiële claims op de begroting die waarschijnlijk (deels op basis van besluitvorming) eveneens bij de eerstvolgende kadernota betrokken moeten worden. Hierbij zullen ook eventueel bestaande taakstellingen en bedrijfsvoeringsproblematiek worden meegenomen. Deze worden simultaan aan fase 3 in beeld gebracht. Daarnaast verdient het aanbeveling om bestuur en politiek keuzes aan te reiken. We kunnen dus niet volstaan met een ombuigingsplan dat “precies past” en zullen aanvullende alternatieve ombuigingsvoorstellen moeten ontwikkelen. Bovenop invulling van de taakstelling van f 1.975.000 en afdekking van de overige claims op de begroting. Hoeveel meer? Vooralsnog gaan we ervan uit dat het aanvullende bedrag aan alternatieve ombuigingen minimaal f 500.000 structureel moet zijn. In fase 5 wordt zonodig (als in de eerdere fases deze ruimte nog niet is gevonden) hierop aanvullend gezocht naar mogelijkheden.

a. Opstellen voorstel - Februari 2021 - Er wordt een overzicht gemaakt van de aanvullende potentiële claims op de begroting. Hierbij wordt geadviseerd hoe hier mee om te gaan. Na bespreking in de kerngroep wordt deze lijst met advies kerngroep in het DT gebracht.

b. Scherpstellen met DT - Begin Maart 2021 - Het DT bespreekt de lijst en de adviezen, controleert de lijst op volledigheid en stelt vast hoe zij om wil gaan met deze (potentiële) claims. Hierover wordt geadviseerd aan het college.

c. Behandelen in het College - Half Maart 2021 - Het college besluit over het advies. Fase 3 A: Invulling taakstelling C 1.975.000 (sociaal domein fase 3B) binnen Gemeente Harderwijk a. Nagaan voorstellen uit 2021 - Februari 2021 - Er zijn twee voorstellen gedaan in oktober 2020 om reeds in 2021 al een bezuiniging te bewerkstelligen. Niet indexeren (f250.000) en het niet op diepte houden van de havens (f185.000) (zie Raadsvoorstel ombuigingsplan begroting 2021-2024). Er moet z.s.m. nagegaan worden of en hoe deze voorstellen nog in 2021 doorgevoerd moeten worden.

b. Ombuigingsvoorstellen per domein in kaart brengen - begin Maart 2021 - Per domein moeten ombuigingsvoorstellen in kaart gebracht worden. De domeindirecteur en financieel adviseurs (eventueel ook teamleiders) nemen beleid en bijbehorende budgetten onder de loep en komen met ombuigingsvoorstellen. Coördinatie vindt plaats vanuit de kerngroep. Op regelniveau zal aangegeven worden welke invloed dit heeft op het

coalitieakkoord waarna bij de keuzeruimte politieke afwegingen gemaakt kunnen worden.

c. Ombuigingsvoorstellen bedrijfsvoering in kaart brengen - begin Maart 2021 - Vanuit de ombuigingsvoorstellen op beleid zullen ombuigingsvoorstellen op de bedrijfsvoering voortvloeien. De kerngroep zal dit in kaart brengen, zonodig wordt dit bij de ombuigingsvoorstellen van beleid onder b direct betrokken.

Fase 3B: Invulling taakstelling C 1.975.000 aandeel sociaal domein -Maart 2021 - In overleg met de directeur Samenleving, de financieel adviseur, concerncontroller en projectleider Ombuigingsplan wordt in kaart gebracht op welke wijze de voorgestelde ombuiging kan worden gerealiseerd.

Fase 4. Bedrijfsvoering Meerinzicht - Maart 2021 - In overleg met Ermelo en Zeewolde zal de projectleider in het OGON afstemmen welke ombuigingen binnen Meerinzicht gerealiseerd kunnen worden. Zie paragraaf informatie: In de commissie BA wordt na behandeling in B&W de stand van zaken omtrent het ombuigingsplan toegelicht (ca. Mei 2021)

Fase 5 Zonodig alternatieve ombuigingsmogelijkheden onderzoeken- April 2021 Naast de voorstellen die gedaan zijn, op zoek gaan naar alternatieve/innovatieve ombuigingsmogelijkheden met het DT en het College. Hierbij wordt er van tevoren een beroep gedaan op de gehele organisatie om hierin mee te denken (in afstemming met communicatie opzetten- februari). Indien er tussentijds voorstellen voor nieuw beleid worden ingebracht dienen deze budgettair neutraal te zijn. Dat wil zeggen oud voor nieuw inwisselen danwel politiek haalbare voorstellen voor inkomstenverhoging. In deze fase zal ook uitvoering gegeven worden aan de motie 12-I Betrek inkomsten bij de ombuigingen die is aangenomen op 12-11-2020.

Fase 6 Totaalpakket voorleggen in de vorm van Kadernota 2022-2025 - September 2021- Hierin zullen de voorstellen worden gedaan aan DT, College en Raad (formele planning hieronder)

16 juni - 1e DT behandeling 23 juni - 2e DT behandeling 29 juni - 1e College behandeling 6 juli - 2e College behandeling 16 september - Besluitvorming Kadernota in de raad.

Planning

Januari 2021: Plan van aanpak aanbieden aan DT, College, Raad, OR. Januari t/m april 2021: Realiseren ombuigingsplan (zie projectfasering). 10 maart 2021: Fase 2 en 3A: DT bespreking scherpstellen opdracht, reed opgehaalde ombuigingen per domein en bedrijfsvoering. 7 april 2021: DT wordt bijgepraat over de stand van zaken. 20 april 2021: Stand van zaken ombuigingsplan in het College. 11 mei 2021: Stand van zaken ombuigingsplan in de Raad (op technische informatieavond jaarrekening, maar wel gescheiden behandelen). 12 mei 2021: DT wordt bijgepraat over de stand van zaken. 16 juni - 1e DT behandeling 23 juni - 2e DT behandeling

23 juni - na DT behandeling ter advisering aan de OR aanbieden 29 juni - 1e College behandeling 6 juli - 2e College behandeling 16 september - Besluitvorming Kadernota in de raad.

Beslismomenten

16 juni - 1e DT behandeling 23 juni - 2e DT behandeling 29 juni - 1e College behandeling 6 juli - 2e College behandeling 16 september - Besluitvorming Kadernota in de raad.

DEEL B: MIDDELEN

Geld

Het uitvoeren van het project kost alleen personele inzet. Zie paragraaf Tijd.

Organisatie

Kerngroepleden: Projectleider: Cees Klaassen (directeur B&O) Lid: Gert van Lohuizen (financieel adviseur) Lid: Jan Willem van Lenthe (concerncontroller) Lid: Tina Stuart (adviseur concerncontrol) De kerngroep komt elke twee weken bij elkaar om de voortgang te monitoren.

Kwaliteit

Een structureel sluitend meerjarenperspectief bij begroting 2022-2025 zonder taakstellingen waarbij geen vraagstukken worden doorgeschoven naar een volgende collegeperiode De ombuigingen zijn realistisch en binnen de aangegeven tijdsspanne politiek, beleidsmatig, financieel en juridisch realiseerbaar.

Informatie

a. maandelijks wordt de OR geüpdatet over de vorderingen van het proces door de WOR bestuurder. b. maandelijks wordt het DT geüpdatet over de vorderingen van het proces door de projectleider. c. maandelijks wordt het college van B&W geüpdatet over de vorderingen van het proces door de projectleider. d. de raad krijgt in de commissie Beleid Algemeen een toelichting op het projectplan (11 mei 2021). Vervolgens worden bij de Kadernota 2022-2025 de besprekingen over de voorstellen en alternatieven gehouden. De raad wordt niet tussentijds geüpdatet tenzij daar aanleiding voor is. e. de kerngroep adviseert om in dit traject geen burgerparticipatie toe te passen vanwege de snelheid waarmee de ombuiging tot stand moet komen. Mogelijk kan er na dit traject burgerparticipatie overwogen worden om keuzes tussen nieuw beleid te maken bij de Kadernota 2023 indien burgerparticipatie gewenst wordt door de raad.

Tijd

Naam/functie/domein:

Uren begroot:

Jaarschijf:

Cees Klaassen, directeur B&O (HWK)

100

2021

Gert van Lohuizen, financieel adviseur (MIZ)

200

2021

Jan Willem van Lenthe, concerncontroller (HWK)

200

2021

Tina Stuart, adviseur concerncontrol (HWK)

200

2021

Daarnaast zal een beroep worden gedaan op de tijd en inventiviteit van directie, teamleiders en beleidsadviseurs om ombuigingsvoorstellen aan te leveren. Hierbij zal ter ondersteuning ook een beroep worden gedaan op andere financiële adviseurs.

Randvoorwaarden

1. Nieuw beleid vanuit domeinen: Indien er toch aanvullend nieuw beleid gewenst wordt, wordt er voor minimaal hetzelfde bedrag aan aanvullende bezuinigingen vanuit hetzelfde domein aangeleverd.

2. Nieuw beleid vanuit B&W: Indien er aanvullend nieuw beleid gewenst wordt, wordt er voor minimaal hetzelfde bedrag aan aanvullende bezuinigingen vanuit dezelfde portefeuille/wethouder aangeleverd.

3. Nieuw beleid vanuit de Raad: Amendementen moeten budgettair neutraal zijn.

Risicobeheersing

- bevat het project potentiële risico’s en wat zijn maatregelen? - is er een aparte risicoanalyse nodig?

Subsidiemogelijk­ heden

Risico: Maatregel: 1. Onvoldoende aanlevering 1. Bespreking voortgang in het DT ombuigingsvoorstellen 2. Claims die de ombuigingsopgave verhogen worden in fase 2 uitgebreid verzameld 2. Ombuigingsopgave is groter waarna op 10 maart in het DT bespreking dan verwacht door gevolgen van reeds genomen besluiten. plaats vindt. Hierin worden gevolgen van 3. Voorstellen zijn politiek niet besluiten uit het verleden ook haalbaar meegenomen. 4. MIZ Sociaal Domein kan geen 3. Afstemming ombuigingsvoorstellen tijdens bezuiniging realiseren PFO's 5. MIZ Bedrijfsvoering kan geen 4. De directeur Samenleving en ADG/lid directieraad MIZ bespreken dit in EHZbezuiniging realiseren 6. Het niet halen van de verband planning. 5. De directeur B&O en ADG/lid directieraad MIZ bespreken dit in OGON en Directieraad 6. Tweewekelijkse afstemming binnen het kernteam. Alternatief: Niet betrekken bij de begroting en na de begroting een begrotingswijziging aanbieden uiterlijk december 2021. nvt

Mandatering van bevoegdheden De bedoeling is dat de projectleider zelf beslissingen kan nemen die in het kader van dit project noodzakelijk zijn. Maar soms liggen de bevoegdheden (in mandaat) bij leidinggevenden. Gebruik het formulier ‘Besluit ondermandaat projecten’ om aan te geven welke bevoegdheden door welke leidinggevende aan de projectleider van dit project in ondermandaat worden gegeven.

Bijlagen bij projectplan (kruis aan indien het projectplan is voorzien van bijlagen)

^ ^ ^ ^

activiteitenplanning mijlpalenplan capaciteitenplanning risicoanalyse

^ ^ ^ ^

Overige opmerkingen

DEEL C: FORMELE OPDRACHTVERSTREKKING

Opdrachtverstrekking Ambtelijk opdrachtgever Naam : Jan Peter Wassens Datum :

financieel plan communicatieplan besluit ondermandaatprojecten Motie betrek inkomsten bij de ombuiging

Paraaf :

Paraaf betrokken leidinggevende(n) Organisatie eenheid

Datum

Paraaf