Projectplan Ombuigingen 2025 - 2028 v2.1

Projectplan Project Ombuigingen Kadernota 2025-2028 Gemeente Harderwijk

Status: Definitief Versie: 2.1 Auteurs: Hanno van der Poel Bart Kloosterman

1 of 19

Revisiehistorie Versie 0.1 0.2 1.0 1.1 2.0 2.1

Datum 13-12-2023 18-12-2023 21-12-2024 10-1-2024 18-1-2024 22-1-2024

Status Draft Draft Def. concept Def. concept Def. concept Definitief

Omschrijving Eerste opzet Input stuurgroep 14 dec. Besproken in stuurgroep Aanpassingen n.a.v. bespreking in projectgroep Aanpassingen n.a.v. bespreking in projectgroep Wordt voorgelegd aan B&W op 30 januari

Distributielijst Naam

Rol

Wilco Mazier

Voorzitter stuurgroep namens B&W /portefeuillehouder Financiën Ambtelijk opdrachtgever/ Gemeentesecretaris Projectleider Adviseur stuurgroep Lid Projectgroep Lid Projectgroep Lid Projectgroep Lid Projectgroep Lid Projectgroep Lid Projectgroep Lid Projectgroep Lid Projectgroep

Ciska de Jong Bart Kloosterman Hanno van der Poel Tina Stuart Nina Hofstra Bianca Galjee Hanneke Annink Martin Krijgsman Koen Kokkeler Daniel Gielen Marianne van Ittersum

V 0.1

V 1.0

V1.1

x

x

x

x

x

x

x x

x x x x x x x x

x x x x x x x x

V2.0

x x x x x x x x x x

V2.1

x x x x x x x x x x

Ingangsdocumenten Nr.

Product

Versie

1

Begroting 2024 -2027 Gemeente Harderwijk

Definitief

2

Kadernota 2024 – 2027 met bijlagen

Definitief

2

Inhoudsopgave 1.

OPDRACHT 1.1. AANLEIDING 1.2. DOELSTELLING 1.3. OPDRACHTFORMULERING 1.4. SCOPE Binnen scope BUITEN SCOPE 1.5. RANDVOORWAARDEN 1.6. VERHOUDING INTERNE ORGANISATIE EN EXTERNE ADVISEUR (E&M CONSULTANTS) 1.7. RELATIES 1.8. LEERPUNTEN ANDERE PROJECTEN

2.

AANPAK 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7.

3.

ORGANISATIE 3.1. 3.2. 3.3. 3.4.

4.

STRUCTUUR ROLLEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN COMMUNICATIE RAPPORTAGES

PLANNING EN KOSTEN 4.1. 4.2. 4.3.

5.

VOORBEREIDING START INVENTARISATIE WERKGROEPEN RAPPORTAGE UITKOMSTEN PER WERKGROEP SCREENING DOOR DE PROJECTGROEP OPLEVERING RESULTATEN AAN B&W BESLUITVORMING EN OVERDRACHT VAN DE RESULTATEN

4 4 4 4 6 6 6 6 7 7 7 8 8 8 8 9 9 9 9 10 10 11 11 11 12

TIJD RESOURCES EN UREN PROJECTKOSTEN

12 12 12

PROJECTBEHEERSING

13

5.1. 5.2. 5.3. 5.4.

RISICO- EN ISSUEBEHEER KWALITEITSMANAGEMENT NAZORG (GROTENDEELS BUITEN SCOPE VAN HET PROJECT) ESCALATIES

13 13 13 13

BIJLAGE I FINANCIËLE OPBOUW OMBUIGINGSDOELSTELLING

15

BIJLAGE II TEMPLATE OMBUIGINGSVOORSTELLEN

16

BIJLAGE III ROLLEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN

17

BIJLAGE IV DETAIL-PROJECTPLANNING

18

BIJLAGE V RESOURCES EN UREN (INDICATIEF)

19

3

1. Opdracht 1.1. Aanleiding De begroting van de gemeente Harderwijk voor de jaren 2024 en 2025 is sluitend. Voor de jaren 2026 en 2027 is de begroting echter niet sluitend i.v.m. een forse teruggang qua inkomsten uit de Algemene Uitkering van de Rijksoverheid. In zowel de Kadernota 2024-2027 als de Begroting 2024-2027 is reeds aangekondigd dat bij de Kadernota 2025-2028 een pakket aan ombuigingsmaatregelen wordt voorgesteld, die ervoor moet zorgen dat gemeente Harderwijk de begroting structureel op orde blijft houden. Hiervoor is een ombuigingstraject opgestart in november 2023. Dit projectplan beschrijft de opdracht, de kaders, randvoorwaarden en uitgangspunten voor het project die door het College van B&W zijn vastgesteld. Verder komen de projectorganisatie aan de orde, evenals de planning en de projectbeheersing. De ambtelijk opdrachtgever van het project is de gemeentesecretaris.

1.2. Doelstelling De doelstelling van dit project is om door middel van eenduidige en haalbare voorstellen, een besparingspotentieel te inventariseren met een omvang van (minimaal): • • •

€ 9,8 mln. voor het jaar 2026. € 11,9 mln. voor het jaar 2027. € 11,1 mln. voor het jaar 2028.

De opbouw van deze bedragen en de overwegingen hierbij zijn weergegeven in bijlage 1.

1.3. Opdrachtformulering De opdracht aan de projectgroep Ombuigingen Kadernota 2025 – 2028 luidt: Inventariseer door middel van een kritische beschouwing en creatieve benadering van alle kosten en opbrengsten die onderdeel uitmaken van de gemeentelijke begroting en Kadernota 2024 –2027, alle mogelijkheden om het kostenniveau structureel te verlagen en het opbrengstenniveau structureel te verhogen en leg de opbrengst van de inventarisatie vast in het (bijgesloten) format “Ombuigingsvoorstellen Kadernota 2025-2028”. Het College van B&W wil door middel van de op te stellen voorstellen zicht krijgen op het maximaal haalbare ombuigingspotentieel van alle gemeentelijke activiteiten. Om die reden heeft B&W de volgende uitgangspunten bepaald: ➢ Er zijn op voorhand géén No-Go of Must-Go area’s in de begroting die het ombuigingspotentieel zouden kunnen beperken. Alles is te onderzoeken en te overwegen. Wel is een vereiste dat minimale wettelijke taken van de gemeente doorgang vinden. ➢ Er vindt op voorhand geen relatieve toedeling van de ombuigingstaakstelling aan de verschillende domeinen toe. Alle domeinen gaan zelf voor het maximaal haalbare ombuigingspotentieel.1 ➢ Er wordt op voorhand geen rekening gehouden met eventuele meevallers of compensatie door de Rijksoverheid voor het ‘ravijn’ in de algemene uitkering (zie ook bijlage 1).

1

Dit is wel een fall-back scenario als één of meerdere domeinen onvoldoende ombuigingsvoorstellen opleveren.

4

Daarnaast heeft College van B&W besloten dat vanwege deze financiële ombuigingsopgave de directie, het college en de raad terughoudend moeten zijn met het doen van nieuwe beleidsvoorstellen waarmee extra uitgaven zijn gemoeid. In onderstaande tabel 1 is, in willekeurige volgorde, een aantal uitgangspunten weergegeven die als denkkader dienen bij het uitvoeren van de projectopdracht. Tabel 1 Denkkader. Denkrichtingen om te komen tot een duurzaam sluitende meerjarenbegroting: 1.

De kosten voor bedrijfsvoering verlagen en daarbij ook keuzes in kwaliteitsniveaus overwegen. Voorbeelden: ➢ de bedrijfsvoering kan efficiënter worden georganiseerd, bijvoorbeeld door slimmer te combineren. ➢ een lager kwaliteitsniveau kan worden geaccepteerd.

2.

Financiële uitgangspunten bij de totstandkoming van de begroting worden opnieuw beoordeeld. Voorbeelden: ➢ Afschrijvingstermijnen kunnen worden heroverwegen ➢ Stelposten worden opnieuw geanalyseerd ➢ Kostentoerekening wordt geoptimaliseerd

3. Het voorzieningenniveau aanpassen aan de omvang en financiële mogelijkheden van de stad (betreft voornamelijk eigen beleid). Voorbeeld: ➢ Voorzieningenniveau versoberen 4.

Activiteiten beperken tot de wettelijke taken en eventuele surplus van wettelijke taken zoveel als mogelijk versoberen en tot een minimum beperken. Voorbeelden: ➢ als er bij de uitvoering van een wettelijke taak eveneens eigen beleid (het surplus) is toegevoegd, dit heroverwegen en ieder geval versoberen; de ‘Harderwijkse’ plus gaat eraf; ➢ het gehanteerde kwaliteitsniveau bij de uitvoering van wettelijke taken kan worden verlaagd

5. Heroverweging subsidieverstrekkingen en bijbehorende prestaties Voorbeelden: ➢ de gevraagde prestaties versoberen ➢ financieel kritisch kijken naar de noodzaak van financiële ondersteuning

6. Maximaliseren van lokale opbrengsten en kostenverhaal Toelichting: ➢ maximaliseren van het kostenverhaal bv. in de richting van projectontwikkelaars (WRO); ➢ maximaliseren kostendekkendheid tarieven. ➢ Verhoging algemene belasting(en)

5

1.4. Scope Binnen scope Binnen de scope van het project vallen alle domeinen, programma’s, taakvelden en paragrafen zoals die zijn genoemd in de vastgestelde Begroting 2024 – 2027. Deze bevat feitelijk alle gemeentelijke activiteiten waarmee geld gemoeid is. De opdracht reikt tot het opleveren van het gevraagde projectresultaat, namelijk een overzicht met mogelijk ombuigingsvoorstellen aan B&W.

Buiten scope Buiten de scope van het project vallen de onderstaande onderwerpen: • •

• •

Een volledig inzicht in de samenstelling en opbouw van de huidige begroting. Dit project behelst geen kerntaken-discussie of volledig zero-based budgetting (Zbb) traject. Er wordt inzicht gegeven over de beïnvloedbaarheid van de verschillende onderdelen in de begroting om ombuigingsvoorstellen op te kunnen baseren. Er wordt echter geen nieuwe begroting opgesteld op basis van zero-based budgetting (P x Q benadering). De begeleiding van bestuurlijke besluitvorming na collegebehandeling richting de raad en/of verwerking in de Kadernota. De implementatie/uitvoering/monitoring van de goedgekeurde ombuigingsvoorstellen.

1.5. Randvoorwaarden Om het project tot een succes te maken is het van belang dat aan de onderstaande randvoorwaarden wordt voldaan. Tabel 2 Randvoorwaarden Nr. 1

Randvoorwaarden Beschikbaarheid geplande resources om aan het project te kunnen werken.

2

De projectopdracht, kaders en randvoorwaarden en de projectaanpak worden door de opdrachtgever unaniem gedragen De projectgroep en de werkgroepen bevatten kritisch en creatief denk- en beoordelingsvermogen Wanneer de eerste inventarisatie niet leidt tot voldoende ombuigings-potentieel, wordt er een taakstellende toewijzing aan domeinen gedaan

3

4

Verantwoordelijk College B&W en DT: port. houder Financiën en Gem. Secr. Domeindirecteuren: teamleiders Teamleiders: beleidsadviseurs Teamleider Financiën MIZ: (strat.) Financieel Adviseurs Opdrachtnemer E&M: projectleider en financieel expert College van B&W (bestuurlijk opdrachtgever) Gemeentesecretaris (ambtelijk opdrachtgever).

Stuurgroep: projectleiding en projectgroep Projectgroep: teamleiders Teamleiders: werkgroepleden College van B&W.

5

6

1.6. Verhouding interne organisatie en externe adviseur (E&M Consultants) 1. De volgende rollen in de projectorganisatie worden ingevuld door interne medewerkers: a. B&W b. Portefeuillehouder c. Ambtelijk opdrachtgever d. Domeindirecteur e. Teamleiders f. Leden werkgroepen g. Financieel Adviseur Ingeval gedurende de uitvoeringsfase van het project een interne medewerker niet meer beschikbaar is, wordt deze vervangen door een collega uit de interne organisatie. 2. De volgende rollen in de projectorganisatie worden ingevuld door externe medewerkers: a. Projectleider E&M b. Expert gemeentelijke Financiën E&M

1.7. Relaties Tijdens de uitvoering van dit project zijn of ontstaan er relaties met de volgende trajecten: • Project Huishoudboekje op orde: dit project kan mogelijk leiden tot nieuwe financiële effecten die invloed hebben op de taakstelling. Zie verder bijlage 1. • Jaarrekeningtraject 2023: kan nieuwe financiële inzichten verschaffen over actuele ontwikkelingen. • Kadernota 2025-2028: dit project is een voorbereiding op de Kadernota. De planning is hierop afgestemd. Nieuwe beleidswensen ter voorbereiding op de Kadernota kunnen tot verhoging van de ombuigingsopgave leiden. Informatie uit deze trajecten die relevant is voor het project wordt gevolgd en in kaart gebracht op basis van informatie die via de stuurgroep wordt verstrekt. Hierdoor worden dubbel werk en miscommunicatie in de organisatie voorkomen.

1.8. Leerpunten andere projecten Het is van belang bij ieder project de relevante leerpunten uit voorgaande projecten te betrekken. Ten aanzien van dit ombuigingsproject betreft het de volgende punten: • •

•

Het invullen van de sponsorrol door (de leden van) B&W en DT is een cruciale factor voor het succes van het project; maatregel: invullen sponsorrol is onderdeel van de projectaanpak Het realiseren van het projectdoel (voldoende ombuigingspotentieel in kaart brengen) is afhankelijk van de mate waarin de projectdeelnemers al dan niet barrières ervaren in het project t.a.v. urgentie, persoonlijke impact, materiekennis, mandaat en borging van de projectresultaten; maatregel: inventariseren en adresseren van mogelijke barrières is onderdeel van de projectaanpak Opbrengsten uit de inventarisatiefase zijn mogelijk gebaseerd op wishfull thinking; maatregel: voldoende intern kritisch vermogen in de projectgroep en werkgroepen, toepassing van de formats, reviewproces.

7

2. Aanpak De uitvoering van dit project wordt verdeeld in de volgende fases: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Voorbereiding Start project Inventarisatiefase werkgroepen (Tussentijdse) Rapportage uitkomsten Weging en beoordeling resultaten Oplevering resultaten aan B&W. Besluitvorming en overdracht van de resultaten.

De (sub)fases kunnen elkaar deels ook overlappen, dit zal in de planning verder uitgewerkt worden.

2.1. Voorbereiding Gedurende de maanden november en december 2023 is er gewerkt aan de voorbereiding van het project. Deze voorbereiding bestaat uit: -

Wekelijkse stuurgroepvergadering Plenaire sessie van stuurgroep, College van B&W en Directieteam waarin noodzaak, aanpak, projectstructuur en -fasering en bestuurlijke, politieke en financiële kaders zijn getoetst Vaststellen kaders en randvoorwaarden van het project Vaststellen bemensing van het project Vaststellen van het projectplan

2.2. Start De startbijeenkomst is gepland op 1 februari 2024. Tijdens deze plenaire startbijeenkomst zijn alle betrokkenen bij dit project (B&W, DT, directeur MIZ, teamleiders, beleids- en financieel adviseurs) zoveel als mogelijk aanwezig. De startbijeenkomst van de werkgroepen is indien mogelijk de domeindirecteur en portefeuillehouder aanwezig. Tijdens de startbijeenkomsten is relevante cijfermatige onderbouwing van de ombuigingsopgave beschikbaar.

2.3. Inventarisatie werkgroepen Onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijk teamleider gaan de werkgroepen per programma/taakveld aan de hand van de actuele begroting op zoek naar potentiële ombuigingen. In samenstelling van de werkgroepen is rekening gehouden met een combinatie van beleidsinhoud, financiële kennis en kennis betreffende de uitvoering. Door middel van kritische analyse en creativiteit worden mogelijkheden en voorstellen voor ombuigingen uitgewerkt. Uitgangspunt hierbij is het denkkader dat is weergegeven in tabel 1 in hoofdstuk 1.3 (blz. 6). De voorstellen worden door de werkgroepen op onderstaande criteria d.m.v. een wegingsfactor gewogen: - Bestuurlijke impact - Maatschappelijke impact - Organisatorische impact - Moeilijkheidsgraad realisatie - Omvang (eventuele) frictiekosten 8

Weging vindt plaats op een schaal van 0 t/m 5, waarbij geldt: o = niet, 1 = beperkt, 3 = aanzienlijk, 5 = groot. De voorstellen die een laag puntenaantal scoren, komen het eerst voor realisatie in aanmerking. Het financiële volume van elk voorstel (in €) staat op zichzelf en wordt verder niet gewogen. Tijdens de inventarisatiefase is er regelmatig contact tussen werkgroep en projectgroep over inhoud van de voorstellen en de voortgang. Ook vindt er inhoudelijke coaching plaats per werkgroep over de tussentijdse opbrengsten van de inventarisatie. Dit wordt gedaan door de externe projectleden.

2.4. Rapportage uitkomsten per werkgroep De opbrengsten van de inventarisatie door de werkgroepen worden onder verantwoordelijkheid van de teamleider, door middel van het daartoe vastgestelde format, gerapporteerd aan de projectgroep. In principe kan hiervan niet worden afgeweken.

2.5. Screening door de projectgroep De uitkomsten per werkgroep worden door projectgroep verzameld en getotaliseerd. Tevens vindt er een screening plaats op consistentie en aanwezigheid van mogelijke overlap tussen de verschillende voorstellen.

2.6. Oplevering resultaten aan B&W Na screening door de projectgroep worden de resultaten van de inventarisatie opgeleverd aan B&W, waarna er besluitvorming plaats vindt over de ingediende ombuigingsvoorstellen. De stuurgroep wordt één keer per 3 weken geïnformeerd over status en de voortgang van het project. De stuurgroepleden rapporteren dit aan B&W en DT. Er vindt ook één keer per maand tussentijds overleg plaats over het project tussen Stuurgroep, het College van B&W en DT. Dit vindt plaats tijdens de maandelijkse thema-sessies. B&W vindt het belangrijk dat gedurende de uitvoerings- en beoordelingsfase er ook wordt gecommuniceerd met de Raad, maatschappelijk middenveld en burgers. Dit zal plaatsvinden op incidentele basis en op nader te bepalen tijdstippen. Zie hiervoor ook hoofdstuk 3 paragraaf 3.2.1.

2.7. Besluitvorming en overdracht van de resultaten De feitelijke besluitvorming, uitvoering en monitoring van de realisatie van de door B&W goedgekeurde ombuigingsvoorstellen ligt bij de lijnorganisatie en is geen onderdeel van dit project. De goedgekeurde voorstellen worden onderdeel van de reguliere P&C-cyclus van de gemeente Harderwijk.

9

3. Organisatie 3.1. Structuur De organisatiestructuur ziet er als volgt uit:

De stuurgroep verbindt B&W en DT. In de stuurgroep wordt B&W vertegenwoordigd door de portefeuillehouder Financiën. De ambtelijke organisatie wordt vertegenwoordigd door (vervangend) gemeentesecretaris, die daarmee de ambtelijk opdrachtgever is. De ingehuurde projectgroepleden zijn adviserend lid van de stuurgroep vormen de linking-pin tussen de projectgroep en de stuurgroep. Waar nodig neemt de stuurgroep besluiten die buiten de bevoegdheden van de projectgroep vallen, al dan niet in afstemming met B&W. Tijdens de uitvoering van het project rapporteert de projectleider driewekelijks over de voortgang aan de stuurgroep. Bij de bemensing van de projectgroep is uitgegaan van de organisatorische structuur van de gemeente. Een vijftal teamleiders vertegenwoordigen de twee domeinen van de gemeente. Zij dragen zorg voor de informatie-uitwisseling met de collega-teamleiders binnen hun domein. De domeindirecteur is verantwoordelijk voor de volledigheid van deelname binnen zijn/haar domein. Tevens zijn de strategisch financieel adviseur, de concern controller en een bestuursadviseur lid van de projectgroep, zodat aanpak en resultaten ook zijn geborgd op domein overstijgend niveau. De werkgroepen per domein worden bemenst door beleidsadviseurs, financieel adviseurs en indien nodig, medewerkers die betrokken zijn bij de uitvoering.

Deze medewerkers onderwerp-afhankelijk bij het project betrokken. Onder verantwoordelijkheid van de teamleider gaan zij aan de slag met het inventariseren, beoordelen en wegen van de ombuigingsvoorstellen binnen het domein/taakveld waartoe ze behoren. Ingeval van domein/taakveld overstijgende onderwerpen, zorgt de teamleider voor afstemming en overleg met het gerelateerde domein. 10

3.2. Rollen en verantwoordelijkheden De rollen en verantwoordelijkheden binnen de projectorganisatie zijn omschreven in bijlage III.

3.3. Communicatie De volgende periodieke overleggen worden gevoerd: Overleg Stuurgroep

Frequentie Driewekelijks

Deelnemers Leden van de stuurgroep

Doel overleg Voortgang project bespreken en bijsturen. Besluitvorming binnen kaders van de projectopdracht

Projectgroep

Tweewekelijks

Leden Projectgroep

Werkgroepen

Wekelijks

Leden werkgroep

College/DToverleg Overleg Raad

Maandelijks

Stuurgroep, leden College en leden DT Stuurgroep en delegatie Raad Delegatie gemeente Harderwijk en delegatie maatschapp. organisaties

Voortgang project bespreken, voortgangsrapportage doornemen, project besluiten nemen binnen de projectkaders, project besluiten buiten projectkaders voorbereiden voor SG Voortgang werkgroep en bespreken geïnventariseerde ombuigingsvoorstellen; linking pin naar PT Voortgang project bespreken, communicatie Delen van info en creëren draagvlak voor ombuigingen Communicatie over noodzaak, dilemma's en mogelijke impact van de ombuigingen

Overleg Maatschappelijk middenveld Burgers

Eens per kwartaal Incidenteel

Incidenteel

Geen; communicatie via (social) media en website

Communicatie over noodzaak, dilemma's en mogelijke impact van de ombuigingen

3.4. Rapportages De volgende rapportages worden opgeleverd: Rapportage Projectrapportage

Frequentie Driewekelijks

Ontvangers Stuurgroep

Verspreid door Projectleider

Voortgangsrapportage werkgroep Hoofdpuntenrapportage

Driewekelijks Maandelijks

Projectgroep College/DT

Teamleider Projectleider

11

4. Planning en kosten 4.1. Tijd De uitvoerings- en besluitvormingsfase loopt globaal genomen van januari t/m juni 2024. De inventarisatiefase is gedurende het eerste kwartaal, de beoordeling van en de besluitvorming over de opbrengst van de inventarisatiefase gedurende het tweede kwartaal. Hierbij wordt rekening gehouden met het tijdspad van de Kadernota 2025-2028. Onderstaand is de faseplanning opgenomen. Hierin wordt weergegeven wanneer welke projectonderdelen worden uitgevoerd. Faseplanning project Ombuigingen

De detail-projectplanning is weergegeven op bijlage IV.

4.2. Resources en uren In bijlage V is de detailplanning per medewerker per week weergegeven. In totaal wordt er door de organisatie Harderwijk ca. 2.000 uren aan dit project besteed. Uiteraard is dit een indicatieve inschatting en betreft alleen de medewerkers die direct in het project betrokken zijn in de stuurgroep, projectgroep of de werkgroepen. Voor de uitwerking kan er ook capaciteit van medewerkers buiten de werkgroepen worden gevraagd. Voor projectleiding en financiële expertise worden er ca. 400 uren ingehuurd.

4.3. Projectkosten Het projectbudget bestaat vooralsnog uitsluitend uit de kosten van de inhuur van de externe projectmedewerkers. Deze kosten bedragen ca. € 60.000 excl. btw. Kosten voor externe communicatie maken geen onderdeel uit van het projectbudget. De tijd die door de interne projectmedewerkers aan het project wordt besteed, wordt niet financieel verantwoord en niet toegerekend aan het project.

12

5. Projectbeheersing De volgende mechanismen zijn aangebracht om in control te blijven van het project.

5.1. Risico- en issuebeheer Alle projectrisico’s en -issues worden vastgelegd in het risico- en issue register. De projectleider onderhoudt dit register en bewaakt kans en impact. Indien nodig worden er maatregelen opgesteld om de risico’s te managen. Het risicoregister zal periodiek doorgenomen worden tijdens het projectteam overleg.

5.2. Kwaliteitsmanagement De kwaliteit van het project en de producten worden als volgt beheerst: •

• • • •

Er wordt een reviewproces gevolgd voor het reviewen van documenten. o Voorstellen worden binnen de werkgroep kritisch besproken door zowel beleidsadviseurs als financieel adviseur(s), waarna de teamleider het voorstel indient. o Voorstellen worden door de PG-leden gescreend op consistentie en kwaliteit. Kennis van eerdere projecten wordt gebruikt als referentiekader in de vorm van leerpunten, templates of handleidingen. Samenstelling werkgroepen bevat voldoende kritisch en creatief denk– en beoordelingsvermogen. Toetsing bij leden Projectgroep op mogelijke barrières betreffende urgentie, persoonlijke impact, materiekennis, mandaat en borging van de projectresultaten; De rol van de projectsponsor wordt actief ingevuld, hetgeen inhoudt dat de sponsor zichtbaar en aanspreekbaar is voor de betrokkenen bij het project en indien nodig zorgt voor verbinding tussen de verschillende domeinen.

5.3. Nazorg (grotendeels buiten scope van het project) De realisatie van de goedgekeurde ombuigingsvoorstellen worden onderdeel van de reguliere P&Ccyclus binnen de gemeente i.c. de Kadernota 2025 –2028. Deze borging is belangrijk voor de daadwerkelijke realisatie van de voorstellen. Voor de realisatie van de geaccordeerde voorstellen worden door B&W de daarvoor noodzakelijke middelen ter beschikking gesteld. Ook kan een nadere uitwerking en concretisering van het ombuigingsvoorstel noodzakelijk zijn in de periode ná besluitvorming. Bovenstaande valt, zoals eerder verwoord in hoofdstuk 4.2, buiten scope van dit project. Verzoek van B&W is dat er over de realisatie van de ombuigingsvoorstellen separaat wordt gerapporteerd. Dit houdt in dat naast de reeds bestaande managementrapportages er een extra rapportage wordt vervaardigd over de realisatie van de goedgekeurde ombuigingsvoorstellen. De verantwoordelijke lijnfunctionarissen zijn aanspreekbaar op de realisatie. Afwijkingen ten opzichte van de projectopbrengsten dienen direct na constatering gerapporteerd te worden aan de verantwoordelijke domeindirecteur.

5.4. Escalaties De escalatieprocedure van een risico/issue die is gelogd in het Risico- en issueregister, is als volgt: a. Bespreken en zo mogelijk oplossen binnen de werkgroep (door teamleider) b. Bij achterwege blijven oplossing bij a, bespreken/oplossen in de projectgroep (door teamleider) 13

c. Bij achterwege blijven oplossing bij b, bespreken/oplossen in de stuurgroep (door projectleider) Indien er ook binnen de stuurgroep geen oplossing komt, vindt overleg plaats met B&W en DT. Consequenties daarvan worden via de stuurgroep gecommuniceerd binnen het project.

14

Bijlage I Financiële opbouw ombuigingsdoelstelling Ombuigingsopgave (x € 1.000) Begroting 2024-2027 * Besluitvorming bij begroting 2024 2e Tussenrapportage 2023 (incl. SC) Actuele stand begroting

2024 1.941 -360 300 1.881

2025 1.952 -1.360 237 829

2026 -5.618 -1.117 120 -6.615

2027 -5.485 -1.057 124 -6.418

2028 -4.973 -1.057 262 -5.768

Incidentele dekking voor posten met structureel karakter Uitkomst project 'huishoudboekje op orde' Extra compensatie Rijk voor 'ravijn' Ombuigingsopgave Ruimte voor bestuurlijke keuzes (+25%) Totale opgave project

PM PM 1.881 1.881

-100 PM PM 729 729

-1.232 PM PM -7.847 -1.962 -9.808

-3.145 PM PM -9.563 -2.391 -11.953

-3.145 PM PM -8.912 -2.228 -11.140

* Bevat nog in te vullen taakstellingen

-793

-837

-942

-905

-905

Toelichting en overwegingen: • •

•

•

• •

•

Actuele stand begroting: stand van de begroting 2024-2027 per peildatum 1 december 2023. Incidentele dekking voor posten met structureel karakter: in de begroting zijn diverse activiteiten opgenomen, waarvoor incidentele dekking t/m 2025 beschikbaar is gesteld. Zonder aanvullende dekking kunnen deze activiteiten met ingang van 2026 niet meer uitgevoerd worden. Naar onze inschatting zijn deze activiteiten echter niet volledig ‘beïnvloedbaar’, waardoor er ook geen volledige keuzevrijheid is. Om een integrale afweging te kunnen maken worden deze posten volledig betrokken in de ombuigingsopgave. Uitkomst project ‘huishoudboekje op orde’: op het moment van schrijven is nog niet bekend in hoeverre dit project financiële effecten tot gevolg heeft. Dit project is daarom op PM gezet. Daarmee telt het project niet mee in de kwantitatieve ombuigingsopgave, maar blijft deze ontwikkeling wel in beeld. Extra compensatie Rijk voor ‘ravijn’: op het moment van schrijven is niet bekend in hoeverre de Rijksoverheid gemeenten zal compenseren voor het ‘ravijn’ in de algemene uitkering. Er zijn signalen die wijzen op een gedeeltelijke compensatie, maar dat is nog allerminst zeker. In dit project houden we rekening met het negatieve scenario dat er géén aanvullende compensatie zal plaatsvinden. Mocht er t.z.t.

toch compensatie volgen, dan zal dat effect betrokken worden in de bestuurlijke afwegingen. Ombuigingsopgave: dit is het financiële tekort wat minimaal opgelost moeten worden door ombuigingen. Ruimte voor bestuurlijke keuzes: de ombuigingsopgave wordt met 25% verhoogd, zodat er ruimte blijft voor bestuurlijke keuzes. Deze marge kan tweeledig ingevuld worden. Ten eerste is de marge bedoeld om in het totale pakket van ombuigingsvoorstellen keuzeruimte te hebben. Ten tweede kan deze marge worden ingezet voor eventuele nieuwe beleidswensen en ontwikkelingen. Uiteraard zal met dit laatste gezien de financiële opgave zeer terughoudend omgegaan moeten worden. Totale opgave project: dit is het totale ombuigingspotentieel wat het project minimaal moet opleveren.

15

Bijlage II Template ombuigingsvoorstellen Onderstaand het format waarin de ombuigingsvoorstellen aan de projectgroep opgeleverd dienen te worden:

16

Bijlage III Rollen en verantwoordelijkheden De onderstaande rollen zijn nodig voor het project. Per rol is aangegeven wat de verantwoordelijkheden zijn. Stuurgroep Rol Portefeuillehouder/voorzitter stuurgroep Gem.secr/ambtelijk opdrachtgever Projectleider

Expert gemeentelijke financiën

Lid projectgroep/teamleider

Lid projectteam/Strat. adviseur Projectgroep Rol Projectleider Consultant gemeentelijke financiën Lid projectgroep/teamleider Lid projectteam/Strat. adviseur Werkgroepen Rol Voorzitter werkgroep

Financieel Adviseur Beleidsadviseur

Verantwoordelijkheid Als opdrachtgever namens B&W in de stuurgroep verantwoordelijk voor realisatie van de projectopdracht en voor de resultaten van het project; in linking pin namens B&W Als ambtelijk opdrachtgever verantwoordelijk voor de uitvoering van het project binnen de ambtelijke organisatie van de gemeente; is linking pin namens DT van de gemeente Verantwoordelijk voor de algehele aansturing van het ombuigingsproject zodat het project wordt gerealiseerd binnen de gestelde kaders van tijd, geld en inhoud. Is adviserend lid in de stuurgroep. Verantwoordelijk voor inhoudelijke coaching, rol van sparringpartner en beoordeling van de opbrengsten in zowel de werkgroepen, de projectgroep als de stuurgroep. Is adviserend lid in de stuurgroep. Verantwoordelijk voor de uitvoering van de projectopdracht binnen het domein/taakveld en het opleveren van ombuigingsvoorstellen conform projectopdracht. Verantwoordelijk voor coaching en begeleiding projectgroepleden t.a.v. het hanteren van de gemeentelijke kaders van de P&C-cyclus.

Verantwoordelijkheid Zie tabel Stuurgroep Zie tabel Stuurgroep Verantwoordelijk voor de uitvoering van de projectopdracht binnen het domein/taakveld en het opleveren van ombuigingsvoorstellen conform projectopdracht. Verantwoordelijk voor coaching en begeleiding projectgroepleden t.a.v. het hanteren van de gemeentelijke kaders van de P&C-cyclus. Verantwoordelijkheid Uitvoering geven aan de projectopdracht binnen het domein/taakveld op werkgroepniveau en realisatie ervan binnen de kaders van tijd en kwaliteit Financiële onderbouwing en beoordeling van de inventarisatie en de voorstellen van de werkgroep Inhoudelijke onderbouwing en weging van de inventarisatie en de voorstellen van de werkgroep

17

Bijlage IV Detail-projectplanning Fase Projectfase Voorbereiding Inventarisatiefase Weging en beoordeling Besluitvorming Bijeenkomsten Stuurgroep Bijeenkomsten projectgroep Bijeenkomsten werkgroepen Voorlichten Raad Voorlichten Maatschapp. Middenveld en burgers

Maand Week 1 Dag 1

Nr. Omschrijving Afronding voorbereiding Uitwerken projectopdracht werkgroepen Bespreken/wegen op projectniveau Bespreken/wegen op projectniveau Besluitvorming door opdrachtgever over uitvoeren voorstellen

Januari 2

3

4

Februari 5

6

7

8

Maart 9

10

11

12

April 13

14

8 15 22 29 5 12 19 26 4 11 18 25 1

15

16

Mei 17

18

19

20

Juni 21

22

23

24

25

26

8 15 22 29 6 13 20 27 3 10 17 24

Bijlage V Resources en uren (indicatief) Maand Week 1 Dag 1

I/E Projectonderdeel

Stuurgroep (SG)

Projectgroep (PG)

Werkgroepen M en M kernbezetting Werkgroepen M en M taakveld gerelateerd Deelname facultatief

Werkgroepen S en O kernbezetting

Werkgroepen S en O taakveld gerelateerd Deelname facultatief Totaal aantal uren Waarvan extern

I I E E I I I I I I I I E E I I I I I I I E E I I I I I I I I I E E

Naam deelnemer Wilco Mazier Ciska de Jong Bart Kloosterman Hanno van der Poel Totaal stuurgroep Tina Stuart Nina Hofstra Hanneke Annink Martin Krijgsman Bianca Galjee Daniël Gielen Koen Kokkeler Marianne van Ittersum Bart Kloosterman Hanno van der Poel Totaal projectgroep Bianca Galjee Koen Kokkeler Taakveldverantwoordelijken Financieel Adviseur Beleidsadviseur I Beleidsadviseur II Medewerker(s) MIZ Hanno van der Poel Bart Kloosterman Totaal werkgroep Hanneke Annink Martin Krijgsman Daniel Gielen Taakveldverantwoordelijken Financieel Adviseur Hanneke Annink Beleidsadviseur I Beleidsadviseur II Medewerker MIZ Hanno van der Poel Bart Kloosterman Totaal werkgroep 2382 376

16

17

18

19

5

6

7

9

10

11

13

14

15

8 15 22 29

5

12 19 26

4

11 18 25

1

8 15 22 29 6

3

4

8

12

Juni

Mei

April

Maart

Februari

Januari 2

3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 6 6 6 6 6 6 3 3 3 3 3 3 15 15 15 15 15 15 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 32 4 32 4 32 4 32 4 32 4 32 4 32 4 32 0 4 8 4 8 4 8 4 8 4 8 4 4 8 4 8 4 8 4 8 4 8 4 8 4 4 8 4 8 4 8 4 8 4 8 4 8 4 4 8 4 8 4 8 4 8 4 8 4 8 4 4 8 4 8 4 8 4 8 4 8 4 8 4 4 8 4 8 4 8 4 8 4 8 4 8 4 4 8 4 8 4 8 4 8 4 8 4 8 4 4 8 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 32 60 32 60 32 60 32 60 32 60 32 32 60 0 4 8 4 8 4 8 4 8 4 8 4 4 8 4 8 4 8 4 8 4 8 4 8 4 4 8 4 8 4 8 4 8 4 8 4 8 4 4 8 4 8 4 8 4 8 4 8 4 8 4 4 8 4 8 4 8 4 8 4 8 4 8 4 4 8 4 8 4 8 4 8 4 8 4 8 4 4 8 4 8 4 8 4 8 4 8 4 8 4 4 8 4 8 4 8 4 8 4 8 4 8 4 4 8 4 8 4 8 4 8 4 8 4 8 4 4 8 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 40 76 40 76 40 76 40 76 40 76 40 40 76 0 4 47 4 104 155 104 140 119 140 104 155 104 140 119 76 168 15 4 17 4 16 21 16 12 25 12 16 21 16 12 25 12 16 9

20

21

22

23

24

25

26

13 20 27 3 10 17 24

3 3 6 3 15 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 4 4 4 4 4 4 4 4 0 32 4 32 4 32 4 8 4 4 8 4 8 4 4 8 4 8 4 4 8 4 8 4 4 8 4 8 4 4 8 4 8 4 4 8 4 8 4 4 8 2 2 2 2 9 2 2 2 2 2 0 32 60 32 32 67 4 8 4 4 8 4 8 4 4 8 4 8 4 4 8 4 8 4 4 8 4 8 4 4 8 4 8 4 4 8 4 8 4 4 8 4 8 4 4 8 4 8 4 4 8 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 0 40 76 40 40 76 0 104 155 104 76 190 0 16 21 16 12 32 3 3 6 3 15

3 3 6 3 15 3 3 3 3 3 3 3 3 4 4 4 4 4 32 4

4 32 19 4 8 13

19