Nota Waarderen en Afschrijven 2024-2027 HWK
Tekst van het document
Nota Waarderen, Activeren en Afschrijven van Vaste Activa (WAAVA) 2024-2027
Inhoudsopgave 1.
Inleiding.............................................................................................................................................................3 1.1 Algemeen .........................................................................................................................................................3 1.2 Doelstelling ......................................................................................................................................................3 1.3 Wettelijk kader .................................................................................................................................................3 1.4 Begrippen.........................................................................................................................................................3 1.5 Leeswijzer ........................................................................................................................................................4 1.6 Inwerkingtreding...............................................................................................................................................4 1.7 Hardheidsclausule ...........................................................................................................................................4
2. 3.
Samenvatting ....................................................................................................................................................5 Activeren ...........................................................................................................................................................7 3.1 Algemeen .........................................................................................................................................................7 3.2 Soorten activa ..................................................................................................................................................7 3.2.1 Immateriële vaste activa ...............................................................................................................................7 3.2.2 Materiële vaste activa ...................................................................................................................................8 3.2.3 Financiële vaste activa..................................................................................................................................9 3.3 Onderhoud en activeren ..................................................................................................................................9 3.4 Criteria voor het activeren van vaste activa
...................................................................................................10
4.
Waarderen ......................................................................................................................................................12 4.1 Algemeen .......................................................................................................................................................12 4.2 Waarderingsgrondslagen ...............................................................................................................................12 4.3 BTW ...............................................................................................................................................................12 4.4 Afwaarderen...................................................................................................................................................13 4.5 Desinvesteren ................................................................................................................................................13
5.
Afschrijven ......................................................................................................................................................14 5.1 Algemeen .......................................................................................................................................................14 5.2 Methoden van afschrijven ..............................................................................................................................14 5.3 Afschrijvingstermijnen ....................................................................................................................................14 5.4 Ingangsmoment van afschrijven ....................................................................................................................15 5.5 Afschrijven op grond ......................................................................................................................................15 5.6 Extra afschrijven ............................................................................................................................................16 5.7 Componentenbenadering ..............................................................................................................................16 5.8
Rentetoerekening...........................................................................................................................................16 5.9 Restwaarden ..................................................................................................................................................17
6.
Bestuurlijke verantwoording en procedures ....................................................................................................18 6.1 Algemeen .......................................................................................................................................................18 6.2 Vervangingsinvesteringen en nieuwe of uitbreidingsinvesteringen ...............................................................18 6.3 Autorisatie, uitvoeren en afsluiten van investeringen ....................................................................................18
7.
Bijlagen ...........................................................................................................................................................20 7.1 Begrippenkader..............................................................................................................................................20 7.2 Samenvatting procedureregels investeringen ...............................................................................................22 7.3 Tabel afschrijvingstermijnen ..........................................................................................................................22
2 Nota Waarderen, Activeren en Afschrijven Vaste Activa (WAAVA) 2024-2027
1. Inleiding 1.1 Algemeen In artikel 14 van de “Financiële verordening gemeente Harderwijk 2023” is opgenomen: “Het college biedt de raad tenminste eens in de vier jaar een nota waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa (WAAVA) aan. Hierin wordt het waarderings- en afschrijvingsbeleid van de gemeente nader uitgewerkt. De raad stelt deze nota vast.’’. De huidige Nota Waarderen en Afschrijven is door de raad vastgesteld in mei 2019 en toegepast voor de periode 2019-2023. Deze nieuwe geactualiseerde nota sluit aan bij de huidige inzichten van de commissie BBV, zoals vastgelegd in de “Notitie Materiele vaste activa 2020”. Het investerings- of activabeleid heeft een grote invloed op de gemeentelijke exploitatie en vermogenspositie. Een transparant activabeleid, samengebundeld in één document, is om die reden niet alleen van bedrijfseconomisch belang maar bovenal ook van bestuurlijk belang.
1.2 Doelstelling De doelstelling van deze nota is het (her-) formuleren van beleid en vastleggen van uniforme regels voor: •
het activeren, waarderen en afschrijven van duurzame kapitaalgoederen;
•
verwerken en consistent toepassen van de BBV wet- en regelgeving;
•
eenduidigheid in beleid en (administratief) beheer van activa;
•
vastleggen van afspraken over de te volgen procedure met betrekking tot investeringen.
In de Financiële verordening staan geen nadere regels voor deze onderdelen. Daarvoor vormt deze nota het geijkte kader. De uitgangspunten van deze nota worden o.a. toegepast bij het opstellen van de begroting, de jaarrekening en de individuele beleidsadvisering. De beleidsnota zorgt voor het eenduidig behandelen van gemeentelijke investeringen. Voor zowel bestuur als ambtelijke organisatie is het van belang om een transparant en adequaat activabeleid op basis van objectieve grondslagen vast te stellen. Dit beleid vormt één van de pijlers voor het bepalen van de financiële positie en het financiële vermogen van de gemeente. De nota beperkt zich tot de investeringen en vervangingsinvesteringen die van invloed zijn op de begroting van de ‘Algemene Dienst’. Investeringen binnen de grondexploitatie worden hier niet behandeld, vanwege het specifieke karakter ervan.
1.3 Wettelijk kader De nota is primair bedoeld als instrument ten behoeve van de kaderstellende rol van de raad. Het wettelijk kader bestaat uit: •
de Gemeentewet (artikel 212, lid 2, onder a);
•
het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (het BBV);
•
de vraag- en antwoordrubriek en gepubliceerde notities door de Commissie BBV, waarbij aan de hand van praktijkcases veel sturingsinformatie beschikbaar is, die een eenduidige uitvoering en toepassing van het BBV bevorderen. Onderscheid wordt daarbij gemaakt in stellige uitspraken en aanbevelingen. Hiermee is in deze nota rekening gehouden.
1.4 Begrippen Eenduidige definities zijn belangrijk bij toepassing van de kaders. In hoofdstuk 7.1 zijn daarom de definities opgenomen van de begrippen die horen bij activeren, waarderen en afschrijven.
3 Nota Waarderen, Activeren en Afschrijven Vaste Activa (WAAVA) 2024-2027
1.5 Leeswijzer In hoofdstuk 2 wordt een samenvatting gegeven, in de hoofdstukken 3 t/m 5 volgt uitleg over het activeren, waarderen en afschrijven. Hoofdstuk 6 bevat de procedureregels rondom investeringen. Aan de nota zijn tot slot in hoofdstuk 7 nog een aantal bijlagen toegevoegd: een begrippenkader en een afschrijvingstabel.
1.6 Inwerkingtreding De nota treedt in werking vanaf 1 januari 2024 en bepaalt de koers voor de daarop volgende vier jaren (periode 2024-2027). Eenmaal in de 4 jaar vindt in lijn met de Financiële verordening een actualisatie plaats.
1.7 Hardheidsclausule Indien daarvoor gegronde redenen zijn, kan het college de raad voorstellen in individuele gevallen af te wijken van de nota waarderings- en afschrijvingsbeleid. Hierbij dient echter wel rekening te worden gehouden met de verslaggevingsvoorschriften van het BBV en overige relevante wet- en regelgeving, waaronder de door de BBVcommissie gepresenteerde notities, stellige uitspraken en aanbevelingen (zie ook voetnoot onder hoofdstuk 3.3).
4 Nota Waarderen, Activeren en Afschrijven Vaste Activa (WAAVA) 2024-2027
2. Samenvatting In het realiseren van de door de gemeenteraad vastgestelde beleidsdoelen vormen investeringen een belangrijke rol. Een groot deel van het gemeentelijk investeringsbeleid is vastgelegd in externe wet- en regelgeving. Voor u ligt de “Nota waarderen en afschrijven vaste activa 2024-2027”. De nota is een nadere uitwerking van het financiële beleid rondom de waardering en afschrijving van vaste activa, zoals is opgenomen in de Financiële verordening en vervangt de door de raad in mei 2019 vastgestelde “Nota waarderen en afschrijven vaste activa gemeente Harderwijk 2019”. De doelstelling van deze nota is het herformuleren van beleid en het vastleggen van uniforme regels ten aanzien van investeringen. De nota geeft inzicht in de uitgangspunten omtrent het activeren, waarderen en afschrijven van investeringen en de termijnen waarbinnen de investeringen worden afgeschreven. In onderstaande tabel zijn de te hanteren uitgangspunten samengevat. Nummer 1
Beschrijving uitgangspunt De kosten verbonden aan het afsluiten van geldleningen en het saldo van (dis)agio worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.
2
Kosten van onderzoek en ontwikkeling worden direct ten laste van de exploitatie gebracht en bij uitzondering – indien geactiveerd – in maximaal 5 jaar afgeschreven.
3
Bijdragen door de gemeente aan activa in eigendom van derden worden geactiveerd, indien is voldaan aan de voorwaarden van artikel 61 BBV.
4
Activa met een exploitatieduur van minder dan 3 jaar worden direct ten laste van de exploitatie gebracht. Activa met economisch nut en een vervaardigings- of verkrijgingsprijs van minder dan € 25.000,- worden niet geactiveerd. Activa met maatschappelijk nut en een vervaardigings- of verkrijgingsprijs van minder dan € 100.000,- worden niet geactiveerd, met uitzondering van gronden en terreinen. Voor leningen en aandelen geldt de activeringsgrens niet.
5
Activa worden gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Rente wordt niet geactiveerd.
6
Niet-compensabele of niet-verrekenbare BTW wordt opgeteld bij de verkrijgings- of vervaardigingsprijs van het actief en geactiveerd.
7
Bij desinvesteringen wordt een boekwinst of boekverlies op een actief ten gunste respectievelijk ten laste gebracht van het jaarresultaat.
8
Investeringen worden afgeschreven volgens de lineaire methode. Indien er gegronde redenen zijn om de annuïtaire methode toe te passen, moet hieraan een duidelijke motivatie ten grondslag liggen.
9
De afschrijvingstermijnen baseren op de economische levensduur. Voor investeringen in tractiemiddelen en overige technische voorzieningen / installaties uit te gaan van de technische levensduur. Per activasoort worden de afschrijvingstermijnen, die in hoofdstuk 7.3 als bijlage zijn toegevoegd, als basis gehanteerd voor het afschrijven van de vaste activa.
10
De afschrijvingen starten op 1 januari van het jaar, volgend op het jaar waarin het actief in gebruik genomen dan wel verworven wordt (formule t+1).
11
Op gronden niet af te schrijven.
12
Alleen extra af te schrijven in situaties die wet- en regelgeving toestaan.
13
Indien van toepassing dient de componentenmethode expliciet in het voorstel voor beschikbaarstelling van een krediet te worden aangegeven.
14
Aan de geactiveerde kapitaaluitgaven wordt rente toegerekend middels een berekend omslagpercentage. Voor gerealiseerde activa met een boekwaarde per 1 januari op de staat van activa wordt rente berekend over die boekwaarde per 1 januari. Voor nog niet afgesloten kredieten
5 Nota Waarderen, Activeren en Afschrijven Vaste Activa (WAAVA) 2024-2027
geldt dat rente wordt berekend over de eventuele aanwezige (inmiddels gerealiseerde) boekwaarde per 1 januari. 15
Er worden geen restwaarden gehanteerd.
16
De bevoegdheid tot het toekennen, wijzigen en afsluiten van een investeringskrediet berust bij de raad. Investeringen in roerende zaken moeten zijn afgerond in het 1e volle kalenderjaar, volgend op het jaar waarin de middelen door de raad beschikbaar zijn gesteld. Investeringen in onroerende zaken moeten zijn afgerond in het 2e volle kalenderjaar, volgend op het jaar waarin de middelen door de raad beschikbaar zijn gesteld.
6 Nota Waarderen, Activeren en Afschrijven Vaste Activa (WAAVA) 2024-2027
3. Activeren 3.1 Algemeen De gemeentelijke uitgaven bestaan uit exploitatie-uitgaven en investeringen. De exploitatie-uitgaven zijn de jaarlijks terugkerende financiële inspanningen om het gewenste voorzieningenniveau in stand te houden. De uitgaven werpen hun nut af in hetzelfde jaar. De systematiek van investeringen brengt met zich mee, dat het nut zich uitstrekt over een reeks van jaren. Investeringen worden daarom verantwoord op de balans onder de post ‘vaste activa’. Het activeren op de balans houdt in, dat de jaarlijkse kosten gedurende de looptijd van het actief (de investering) ten laste van de exploitatie worden gebracht. Dit zijn de kapitaallasten, die bestaan uit afschrijving en rente.
3.2 Soorten activa Op de balans worden de activa onderscheiden in vaste en vlottende activa. Het activeren van en vervolgens afschrijven op investeringen heeft alleen betrekking op de vaste activa. In het verdere verloop van deze beleidsnota blijven de vlottende activa dan ook buiten beschouwing. Het BBV (artikel 33) hanteert de volgende soorten vaste activa: •
immateriële vaste activa;
•
materiële vaste activa;
•
financiële vaste activa.
3.2.1 Immateriële vaste activa De immateriële vaste activa (artikel 34, BBV) bestaan uit: •
kosten verbonden aan het afsluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio;
•
kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief;
•
bijdragen aan activa in eigendom van derden.
Kosten verbonden aan het afsluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio Aan het aangaan van geldleningen kunnen kosten verbonden zijn. Het (dis)agio is het verschil tussen het bedrag waarvoor een lening wordt aangegaan en het bedrag dat aan de geldnemer wordt uitgekeerd. De wetgeving biedt de mogelijkheid om deze kosten gedurende maximaal de looptijd van de lening af te schrijven. Het BBV beveelt echter aan – vooral indien deze kosten gering zijn – deze kosten niet af te schrijven, maar direct als last in de exploitatie te nemen. Uitgangspunt(en) 1: De kosten verbonden aan het afsluiten van geldleningen en het saldo van (dis)agio worden direct ten laste van de exploitatie gebracht. Kosten van onderzoek en ontwikkeling De kosten van onderzoek en ontwikkeling mogen worden geactiveerd als voldaan wordt aan een aantal voorwaarden (artikel 60, BBV), te weten: •
het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen;
•
de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat;
•
het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut zal genereren en;
•
de uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld.
Indien aan alle voorwaarden wordt voldaan, kunnen dus deze kosten worden geactiveerd, waarvoor een afschrijvingstermijn geldt van maximaal 5 jaar (artikel 64, lid 5, BBV). Wordt hieraan niet voldaan, dan mogen de kosten niet worden geactiveerd maar moeten in één keer ten laste van de exploitatie worden gebracht.
7 Nota Waarderen, Activeren en Afschrijven Vaste Activa (WAAVA) 2024-2027
Omdat dit soort kosten binnen de gemeentelijke bedrijfsvoering van Harderwijk beperkt voorkomen, wordt gezien de keuzemogelijkheid geadviseerd deze kosten niet te activeren. Uitgangspunt(en) 2: Kosten van onderzoek en ontwikkeling worden direct ten laste van de exploitatie gebracht en bij uitzondering – indien geactiveerd – in maximaal 5 jaar afgeschreven. Bijdragen aan activa in eigendom van derden Bijdragen in activa in eigendom van derden kunnen worden geactiveerd (artikel 61, BBV), indien wordt voldaan aan de volgende voorwaarden: •
er is sprake van investering door een derde;
•
de investering bijdraagt aan de publieke taak;
•
de derde zich heeft verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen, en
•
de bijdrage kan worden teruggevorderd, indien de derde in gebreke blijft of de gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering (bijvoorbeeld door pand- of hypotheekrecht).
Kern is derhalve, dat het bij de bijdrage aan activa in eigendom van derden moet gaan om een investering: •
die bijdraagt aan de publieke taak;
•
waarbij de gemeente de derde partij kan verplichten daadwerkelijk te investeren, en
•
dat bij in gebreke blijven de gemeente de bijdrage kan terugvorderen of (mede)eigenaar kan worden van de investering. De afschrijvingstermijn voor een dergelijke bijdrage kan gelijkgesteld worden aan de termijn waarop de gemeente een dergelijke investering zelf zou afschrijven.
Uitgangspunt(en) 3: Bijdragen door de gemeente aan activa in eigendom van derden worden geactiveerd, indien is voldaan aan de voorwaarden van artikel 61 BBV.
3.2.2 Materiële vaste activa Materiële vaste activa zijn investeringen met een (meerjarig) economisch nut of investeringen met een maatschappelijk nut in de openbare ruimte. Alle materiële vaste activa moeten worden geactiveerd. Een uitzondering op deze regel vormen de kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde. Het gaat hier bijvoorbeeld om kunstwerken in eigendom, ongeacht de plek waar de kunstwerken te bezichtigen zijn. Deze investeringen worden niet geactiveerd (artikel 59, lid 2, BBV). De materiële vaste activa kan worden onderscheiden in drie groepen (artikel 35, lid 1, BBV), die ook afzonderlijk op de balans moeten worden opgenomen: •
investeringen met een economisch nut;
•
investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven;
•
investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut.
In het kader van uniformiteit, transparantie en vergelijkbaarheid is het zogenaamde netto activeren verplicht gesteld (artikel 62, lid 2, BBV). Dit houdt in, dat bijdragen van derden die in een directe relatie staan met het actief in aftrek moeten worden gebracht op de investering. Het verrekenen van bijdragen uit reserves is niet toegestaan. Wel is het mogelijk om vanuit de reserves een specifieke bestemmingsreserve te vormen, die wordt ingezet om de afschrijvingslasten (en de eventueel toe te rekenen rente) te dekken. Deze methode wordt binnen de gemeentelijke bedrijfsvoering toegepast.
8 Nota Waarderen, Activeren en Afschrijven Vaste Activa (WAAVA) 2024-2027
Investeringen met een economisch nut Dit zijn investeringen die bijdragen aan de mogelijkheid middelen te verwerven en/of verhandelbaar zijn. Voorbeelden hiervan zijn investeringen in gebouwen, vervoermiddelen, installaties of automatisering. Maar ook investeringen op het terrein van afvalinzameling en –verwerking en riolering behoren tot deze groep. Deze laatste zijn investeringen die vallen in de categorie “investeringen met een economisch nut waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven”. De gemeente kan er overigens bij deze laatste categorie zelf voor kiezen om ergens geen of geen kostendekkend tarief te rekenen, maar die keuze is niet van invloed op de vraag of het actief economisch nut heeft en moet worden geactiveerd. Eenzelfde redenering geldt voor de verhandelbaarheid. Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut Dit betreft investeringen in de openbare ruimte, zoals wegen, bruggen en overige civiele kunstwerken, en openbaar groen. Deze investeringen genereren geen middelen en er is geen markt voor. Activeren en vervolgens daarop afschrijven is een plicht (artikel 59, lid 1, BBV).
3.2.3 Financiële vaste activa Ook de financiële vaste activa moeten zichtbaar worden gemaakt op de balans (artikel 36, BBV). Hieronder vallen: •
kapitaalverstrekkingen aan deelnemingen, gemeenschappelijke regelingen en overige verbonden partijen;
•
leningen aan openbare lichamen als bedoeld in artikel 1, onder a, van de Wet financiering decentrale overheden (FIDO), woningbouwcorporaties, deelnemingen en overige verbonden partijen;
•
overige langlopende leningen;
•
uitzettingen in ’s Rijks schatkist met een rentetypische looptijd van één jaar of langer;
•
uitzettingen in de vorm van Nederlands schuldpapier met een rentetypische looptijd van één jaar of langer;
•
overige uitzettingen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer.
Deze activa vertegenwoordigen een financiële waarde of een bezit (aandelenkapitaal). Financiële vaste activa moeten altijd worden geactiveerd, maar worden – gezien hun aard – niet afgeschreven. Wel kan de waarde wijzigen doordat, bijvoorbeeld op de leningen, wordt afgelost.
3.3 Onderhoud en activeren Een ander belangrijk aspect betreft het onderscheid tussen onderhoudskosten en investeringsuitgaven. Dit onderscheid is niet altijd even scherp te maken. Onderhoudskosten hebben betrekking op het in stand houden van het betreffende actief. Met het uitbrengen van richtlijnen geeft de BBV-commissie sturing aan onderhoud in relatie tot activeren 1.
1 Richtlijnen van de Commissie BBV aan gemeenten zijn een belangrijk instrument om in navolging van artikel 75, lid 2, een
eenduidige toepassing van het BBV te bevorderen. De richtlijnen zijn onderverdeeld naar stellige uitspraken en aanbevelingen. Met stellige uitspraken geeft de Commissie een interpretatie van de regelgeving die leidend is. Dit betekent dat verwacht wordt, dat stellige uitspraken worden gevolgd. Indien een gemeente toch een afwijkende interpretatie kiest (de gemeente is van oordeel dat in haar specifieke omstandigheden een andere lijn beter past en ook ‘BBV-proof’ is), dan moet zij dit expliciet motiveren en kenbaar maken bij de begroting en de jaarstukken. Bij aanbevelingen gaat het om uitspraken die ‘steun en richting geven aan de praktijk’. De Commissie BBV spoort gemeenten aan om deze aanbevelingen te volgen, omdat dat naar haar oordeel bijdraagt aan het inzicht in de financiële positie (transparantie). 9 Nota Waarderen, Activeren en Afschrijven Vaste Activa (WAAVA) 2024-2027
Bij de beantwoording van de vraag of bepaalde kosten wel of niet moeten worden geactiveerd, is het van belang om duidelijkheid te scheppen over wat onder onderhoud wordt verstaan. Hiervoor is de volgende indeling gemaakt: •
Klein onderhoud: keert jaarlijks terug. Dit is ook de reden dat deze uit jaarlijkse onderhouds-budgetten vanuit de begroting bekostigd moeten worden en dat activering niet mogelijk is.
•
Groot onderhoud: het gaat om zaken die één keer in de zoveel jaar moeten gebeuren, bijvoorbeeld het (buiten)schilderwerk van een gebouw op grond van een periodiek geactualiseerd onderhoudsplan. Ook voor deze lasten geeft het BBV geen mogelijkheden tot activering. De keuze bestaat uit dekking van de kosten ten laste van de exploitatie of vanuit een onderhoudsvoorziening (artikel 44, lid 1, onder c, BBV). In de praktijk wordt deze werkwijze gevolgd door met een jaarlijks werkplan uitvoering te geven aan het ‘Meerjarig onderhoudsplan’ (MJOP), waarbij de lasten worden gedekt uit de ‘Voorziening onderhoud gemeentelijke gebouwen’. Jaarlijks wordt deze voorziening op basis van een periodieke actualisatie van het MJOP gevoed door een bijdrage vanuit de exploitatiebegroting.
•
Levensduur-verlengende investeringen: hiervoor geldt expliciet dat ze bijdragen aan een substantiële levensduurverlenging en kwaliteitsverbetering van het betreffende actief, zoals bijvoorbeeld het renoveren van een gebouw maar ook voor investeringen in de openbare ruimte die het gebied een vernieuwende functie (bijvoorbeeld reconstructies of herinrichtingen) geven. Deze kosten worden geactiveerd en afgeschreven. Hiervoor geldt dan ook de normale weg van het beschikbaar stellen van een investeringskrediet door de raad.
Verwerken van software en kosten Software valt als afzonderlijk actief onder de materiële vaste activa, investeringen met een economisch nut (artikel 35, lid 1, onder a, BBV). Ook de gebruiksrechten op software voor onbepaalde duur die ineens in rekening worden gebracht, vallen onder de materiële vaste activa. Deze kosten moeten worden geactiveerd. Implementatiekosten van nieuwe hard- en/of software kunnen eveneens worden geactiveerd. Ze vallen onder de bijkomende kosten als onderdeel van de verkrijgingsprijs worden gezien (artikel 63, lid 2, BBV). De implementatie is noodzakelijk om het actief in gebruik te kunnen nemen. Implementatiekosten kunnen zowel de kosten van externen als kosten van eigen medewerkers betreffen. Met betrekking tot de opleidingskosten die de gemeente maakt om haar eigen medewerkers vertrouwd te maken met de nieuwe software geldt, dat deze net als andere opleidingskosten als reguliere last in de exploitatie worden verwerkt. In tegenstelling tot implementatiekosten zijn opleidingskosten niet nodig om het actief zelf gebruiksklaar te krijgen. De kosten van (leveranciers)ondersteuning, het gaat dan bijvoorbeeld om de kosten van helpdesksupport, consultancy-uren, nieuwe releases e.d., worden normaal gesproken ook als exploitatielast verwerkt. Software kan ook in gebruik worden genomen in de vorm van een SaaS (Software as a Service) oplossing.
In dat geval is er geen sprake van het verkrijgen van een actief (een investering met economisch nut), omdat het bij SaaS gaat om dienstverlening in de vorm van een abonnement waarmee wordt ingelogd bij de dienstverlener. Deze dienstverlener heeft die de activa zowel juridisch als economisch in bezit. Dit betekent dat ook de implementatiekosten behorende bij de implementatie van een SaaS oplossing niet geactiveerd mogen worden. Er is geen sprake van een verkrijgingsprijs en daarom zijn de kosten ook niet als bijkomende kosten te kwalificeren.
3.4 Criteria voor het activeren van vaste activa Het is niet praktisch om alle investeringen die in aanmerking komen om geactiveerd te worden ook daadwerkelijk te activeren. De commissie BBV doet vanuit efficiency-oogpunt de aanbeveling om een minimale omvang voor het activeren van vaste activa te hanteren. Daarbij is de drempel voor investeringen met maatschappelijk nut in de regel hoger te leggen dan voor investeringen met een economisch nut. Dit komt door de veelal forse(re) investeringen, die gedaan (moeten) worden in aanpassingen van de openbare infrastructuur. 10 Nota Waarderen, Activeren en Afschrijven Vaste Activa (WAAVA) 2024-2027
Door het hanteren van een minimumomvang wordt de staat van activa en balans niet onnodig belast met veel kleine investerings- en afschrijvingsbedragen en worden extra administratieve handelingen voorkomen (verlaging administratieve lastendruk). Investeringen welke niet geactiveerd worden, worden in één keer als last genomen in de exploitatie. Uitgangspunt(en) 4: Activa met een exploitatieduur van minder dan 3 jaar worden direct ten laste van de exploitatie gebracht. Activa met economisch nut en een vervaardigings- of verkrijgingsprijs van minder dan € 25.000,- worden niet geactiveerd. Activa met maatschappelijk nut en een vervaardigings- of verkrijgingsprijs van minder dan € 100.000,worden niet geactiveerd, met uitzondering van gronden en terreinen. Voor leningen en aandelen geldt de activeringsgrens niet.
11 Nota Waarderen, Activeren en Afschrijven Vaste Activa (WAAVA) 2024-2027
4. Waarderen 4.1 Algemeen De activa die op de balans van de gemeente worden opgenomen vertegenwoordigen een bepaalde waarde. De gekozen systematiek voor de waardering is van invloed op de exploitatie van de gemeente en daarmee op de financiële resultaten die worden behaald.
4.2 Waarderingsgrondslagen Het BBV geeft strikte regels voor de waardering van activa. Hiermee wordt voorkomen dat financiële resultaten kunnen worden beïnvloed en anderzijds wordt bereikt dat financiële gegevens in de loop der tijd vergelijkbaar blijven. Activa worden gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs (artikel 63, BBV). De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingsprijs omvat de kosten van aanschaf en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de gemeentelijke bedrijfsvoering van Harderwijk worden activa gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Daarbij wordt geen rekening gehouden met toegerekende uren van het gemeentelijk apparaat en overige indirecte kosten (overhead). Ook rente wordt niet aan de vervaardigingsprijs toegerekend. Van activa waarvan de bestemming verandert, wordt de actuele waarde van de nieuwe bestemming in de toelichting op de balans opgenomen. Wanneer nieuwe gronden worden aangekocht en geactiveerd dient een taxatie balanswaardering te worden uitgevoerd. Deze taxatie waardeert de gronden tegen de dan geldende bestemming. Indien de aankoopwaarde hoger is dan de taxatiewaarde dient het hogere bedrag direct als nadeel te worden verwerkt in de gemeentelijke begroting.
Uitgangspunt(en) 5: Activa worden gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Rente wordt niet geactiveerd. Afschrijvingen mogen niet afhankelijk zijn van het resultaat in een boekjaar (artikel 64, BBV). Er moet dus worden afgeschreven volgens de vastgestelde methodiek van afschrijven.
4.3 BTW Bij facturen voor diensten of leveringen van derden wordt BTW in rekening gebracht. Het merendeel van deze in rekening gebrachte BTW is compensabel op basis van het BTW compensatiefonds, dan wel verrekenbaar met de belastingdienst, omdat het een zogenaamde ondernemersactiviteit betreft. Deze BTW is daarmee voor de gemeente geen last en dient dus ook niet tot de verkrijgings- of vervaardigingsprijs gerekend te worden. In die gevallen, dat de BTW slechts deels of in het geheel niet kan worden gecompenseerd of verrekend, is de BTW voor de gemeente wel een last. In die situaties wordt de BTW (of dat deel ervan) wel tot de verkrijgings- of vervaardigingsprijs gerekend. Uitgangspunt(en) 6: Niet-compensabele of niet-verrekenbare BTW wordt opgeteld bij de verkrijgings- of vervaardigingsprijs van het actief en geactiveerd.
12 Nota Waarderen, Activeren en Afschrijven Vaste Activa (WAAVA) 2024-2027
4.4 Afwaarderen In de loop van de tijd kan de reële waarde van een activum veranderen ten opzichte van de waarde die op de balans is opgenomen. Die reële waarde kan zowel hoger als lager zijn. Het kan dan nodig zijn om een correctie te maken op de balans. Opwaardering vindt, rekening houdend met de andere BBV regels, niet plaats. Een duurzame waardevermindering moet wel worden verwerkt in de balans middels een extra afschrijving. Afwaardering moet plaatsvinden onafhankelijk van het resultaat (artikel 65, BBV). Daarnaast is bepaald dat een actief dat buiten gebruik wordt gesteld, wordt afgewaardeerd op het moment van buiten gebruikstelling, indien de restwaarde lager is dan de boekwaarde.
4.5 Desinvesteren Op het moment dat een desinvestering plaatsvindt (bijvoorbeeld verkoop bedrijfsauto of vastgoed) wordt de boekwinst of het boekverlies in het resultaat van het betreffende jaar verwerkt. Het is dus niet toegestaan om deze winst of dit verlies te verrekenen met de verkrijgings- of aanschaffingsprijs van het nieuwe actief. Uitgangspunt(en) 7: Bij desinvesteringen wordt een boekwinst of boekverlies op een actief ten gunste respectievelijk ten laste gebracht van het jaarresultaat.
13 Nota Waarderen, Activeren en Afschrijven Vaste Activa (WAAVA) 2024-2027
5. Afschrijven 5.1 Algemeen Het gebruik van vaste activa strekt zich uit over meerdere jaren. Door technische slijtage of economische veroudering daalt de waarde. Het zichtbaar maken van de waardevermindering in de jaarlijkse exploitatie wordt afschrijven genoemd. De hoogte van de afschrijving wordt bepaald door de economische gebruiksduur en de wijze van afschrijven en mag niet worden beïnvloed door het resultaat in enig boekjaar.
5.2 Methoden van afschrijven Er bestaan verschillende methoden voor afschrijving. Het BBV laat de gemeenten vrij in de keuze van een methode. De meest voorkomende methoden bij gemeenten zijn: •
lineair;
•
annuïtair.
Lineaire afschrijvingsmethode: hierbij wordt jaarlijks een vast percentage van de aanschafwaarde (verminderd met eventuele restwaarde) afgeschreven. Hierdoor daalt de boekwaarde van het actief jaarlijks met eenzelfde bedrag. De eventuele rentelasten dalen bij toepassing van deze methode naarmate de jaren verstrijken, door de jaarlijkse afname van de boekwaarde van het actief. De lineaire methode is de meest gangbare methode die bij de overheid wordt gevolgd. De belangrijkste argumenten hiervoor zijn het feit dat de afschrijving constant blijft, deze methode ten opzichte van de annuïtaire methode beter rekening houdt met de relatief sterke waardedaling in de eerste jaren van de gebruiksperiode, de stijgende onderhoudslasten bij veroudering en de methode is over de gehele gebruiksduur bezien goedkoper, omdat de rente jaarlijks daalt. Binnen de gemeentelijke bedrijfsvoering van Harderwijk wordt de lineaire methode gevolgd. Annuïteitenmethode: bij deze methode blijft de jaarlijkse kapitaallast (afschrijving en rente) gelijk. De rentelast is gedurende een langere periode de grootste component van de kapitaallast en daalt in de loop van de gebruiksperiode steeds sneller, waardoor het gedeelte voor afschrijving evenredig stijgt. Annuïtair afschrijven
wordt nog wel eens gehanteerd bij investeringen, waarvan de lasten worden opgevangen met heffingen, zoals bij riool en begraafplaatsen om al te grote schommelingen in tarief te voorkomen. Dergelijke schommelingen worden overigens veelal weer gecompenseerd door de beschikking over een egalisatiereserve. Uitgangspunt(en) 8: Investeringen worden afgeschreven volgens de lineaire methode. Indien er gegronde redenen zijn om de annuïtaire methode toe te passen, moet hieraan een duidelijke motivatie ten grondslag liggen.
5.3 Afschrijvingstermijnen Op vaste activa met een beperkte gebruiksduur moet worden afgeschreven (artikel 64, lid 3, BBV). De gebruiksduur wordt bepaald door de technische en economische levensduur. Technische levensduur: het aantal jaren dat een actief daadwerkelijk meegaat, voordat het technisch versleten is. Economische levensduur: het aantal jaren dat een actief op basis van rationeel en doelmatig gebruik economisch verantwoord meekan. Oplopende onderhoudskosten door bijvoorbeeld storingen als gevolg van slijtage en nieuwe (technologische) ontwikkelingen spelen hierin een rol.
14 Nota Waarderen, Activeren en Afschrijven Vaste Activa (WAAVA) 2024-2027
In de praktijk wordt in de gemeentelijke bedrijfsvoering van Harderwijk de afschrijvingstermijn gebaseerd op de economische levensduur van het actief. Een uitzondering geldt voor de investeringen in tractie en overige technische voorzieningen / installaties, zoals bij rioleringen. Deze zijn veelal gebaseerd op de technische levensduur. De afschrijvingstermijnen moeten consistent worden toegepast en mogen alleen bij gegronde redenen worden aangepast. Indien er bij een voorgenomen investering sprake is van een mogelijk afwijkende afschrijvingstermijn, dan zal dit in het betreffende voorstel aan de raad expliciet worden voorgelegd en gemotiveerd. Om een uniform afschrijvingsbeleid te bevorderen is daarom aan de nota in hoofdstuk 7.3 een afschrijvingstabel toegevoegd. Daarin zijn per activasoort de meest voorkomende investeringen opgenomen, met de daarbij behorende afschrijvingstermijnen waarover het actief wordt afgeschreven. Uitgangspunt(en) 9: De afschrijvingstermijnen baseren op de economische levensduur. Voor investeringen in tractiemiddelen en overige technische voorzieningen / installaties uit te gaan van de technische levensduur. Per activasoort worden de afschrijvingstermijnen, die in hoofdstuk 7.3 als bijlage zijn toegevoegd, als basis gehanteerd voor het afschrijven van de vaste activa.
5.4 Ingangsmoment van afschrijven De commissie BBV doet de aanbeveling om vast te leggen vanaf welk moment wordt begonnen met afschrijven. Uit de volgende mogelijkheden kan worden gekozen: •
vanaf het begin van het jaar waarin het actief gereed komt c.q. verworven wordt (een volledig jaar afschrijving);
•
medio het begrotingsjaar waarin het actief gereed komt c.q. verworven wordt (een half jaar afschrijving);
•
vanaf het boekjaar volgend op het jaar waarin het actief gereed komt c.q. verworven wordt.
De huidige gemeentelijke bedrijfsvoering sluit aan bij de laatste optie. Uitgangspunt(en) 10: De afschrijvingen starten op 1 januari van het jaar, volgend op het jaar waarin het actief in gebruik genomen dan wel verworven wordt (formule t+1).
5.5 Afschrijven op grond Het afschrijven op gronden neemt een bijzondere plaats in, omdat gronden duurzame goederen zijn (waardevast) en daarom niet aan slijtage onderhevig. Er bestaat dan ook geen noodzaak tot afschrijven. Grond die opgenomen is in de grondexploitaties wordt gebruikt als productiemiddel en dus beschouwd als voorraad ( vlottende activa). De boekwaarde van deze grond wordt in de regel terugverdiend door grondverkoop of in het geval van een verlieslatende grondexploitatie door middel van het treffen van een voorziening. Afschrijving is hier niet aan de orde. Uitgangspunt(en) 11: Op gronden niet af te schrijven.
15 Nota Waarderen, Activeren en Afschrijven Vaste Activa (WAAVA) 2024-2027
5.6 Extra afschrijven Van extra afschrijvingen is sprake, als in een bepaald jaar op een actief meer dan het jaarlijks berekende bedrag wordt afgeschreven. Extra afschrijven is alleen toegestaan en zelfs verplicht (artikel 65, BBV), als sprake is van: •
een duurzame waardevermindering van het actief; duurzame waardevermindering van vaste activa wordt onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen;
•
bij het buiten gebruik stellen van een actief; dan moet het actief worden afgewaardeerd op het moment van buitengebruikstelling, indien de restwaarde lager is dan de boekwaarde.
Uitgangspunt(en) 12: Alleen extra af te schrijven in situaties die wet- en regelgeving toestaan.
5.7 Componentenbenadering De componentenbenadering houdt in dat verschillende samenstellende delen van een actief, die afzonderlijk vervangen kunnen worden, afzonderlijk worden afgeschreven op basis van de individuele waardevermindering van die delen. De opsplitsing in componenten wordt bepaald aan de hand van de economische of technische levensduur. De componentenbenadering resulteert in verschillende afschrijvingstermijnen voor ieder onderdeel en is van toepassing op zowel investeringen met economisch nut als met maatschappelijk nut. Hiermee wordt bewerkstelligd dat activa die naar aard en gebruik gelijksoortig zijn, op dezelfde grondslag worden gewaardeerd en behandeld. De toepassing van de componentenbenadering kan worden geïllustreerd aan de hand van het volgende voorbeeld. Een investering in een gebouw wordt niet als één bedrag geactiveerd en afgeschreven, maar in componenten (deelkredieten). Grond (niet afschrijven), gebouw (40 jaar), installaties (15 jaar) en inventaris (10 jaar). Deze benadering in componenten wordt ook veel toegepast bij rioleringsplannen. Uitgangspunt(en) 13: Indien van toepassing dient de componentenmethode expliciet in het voorstel voor beschikbaarstelling van een krediet te worden aangegeven.
5.8 Rentetoerekening Aan alle geactiveerde kapitaaluitgaven wordt rente toegerekend. Dit zijn de lasten die voortkomen uit financiering van de investering. De combinatie van rente en afschrijving vormen de kapitaallasten die zowel in de begroting als in de jaarrekening ten laste van de exploitatie worden gebracht. Voor de toerekening van de rentelasten aan investeringen is leidend de door de BBV – commissie gepubliceerde Notie Rente 2017. De bepalingen en richtlijnen van deze notitie zijn in werking getreden met ingang van het begrotingsjaar 2018. In de notitie wordt ingegaan op de verwerking van de rentelasten en –baten in de begroting en jaarstukken. Doelstelling: het bevorderen van een eenduidige handelwijze met betrekking tot rente door gemeenten (harmonisering), stimuleren dat gemeenten de (verwachte) werkelijke rentelasten opnemen in de begroting en de jaarstukken en het eenduidig inzichtelijk maken van de wijze waarop de gemeenten met rente zijn omgegaan (transparantie). Rente wordt toegerekend op basis van een bij de begroting (voor)gecalculeerd omslagrentepercentage. De omslagrente moet vervolgens op consistente en eenduidige wijze worden toegerekend aan de boekwaarde van de individuele activa. Het is niet toegestaan om per investering of taakveld te differentiëren in het toe te rekenen rentepercentage.
Het bij de begroting (voor)gecalculeerde omslagrentepercentage mag binnen een marge van 0,5% worden afgerond.
16 Nota Waarderen, Activeren en Afschrijven Vaste Activa (WAAVA) 2024-2027
Indien de werkelijke rentelasten bij de jaarrekening afwijken van de rentelasten die op begrotingsbasis zijn toegerekend, dan kan de gemeente besluiten tot correctie. Correctie wordt door het BBV verplicht gesteld indien deze afwijking groter is dan 25%. Uitgangspunt(en) 14: Aan de geactiveerde kapitaaluitgaven wordt rente toegerekend middels een berekend omslagpercentage. Voor gerealiseerde activa met een boekwaarde per 1 januari op de staat van activa wordt rente berekend over die boekwaarde per 1 januari. Voor nog niet afgesloten kredieten geldt dat rente wordt berekend over de eventuele aanwezige (inmiddels gerealiseerde) boekwaarde per 1 januari.
5.9 Restwaarden In Gemeente Harderwijk worden geen restwaarden als uitgangspunt gehanteerd. Uitgangspunt(en) 15: Er worden geen restwaarden gehanteerd.
17 Nota Waarderen, Activeren en Afschrijven Vaste Activa (WAAVA) 2024-2027
6. Bestuurlijke verantwoording en procedures 6.1 Algemeen In dit hoofdstuk wordt duiding gegeven aan een aantal bestuurlijke aspecten vanuit de planning- en controlcyclus. Tevens zijn in hoofdstuk 7.1 aanvullende criteria opgenomen ter ondersteuning van het investeringsbeleid voor bestuur en ambtelijke organisatie. De criteria zijn met name bedoeld om te waarborgen dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan.
6.2 Vervangingsinvesteringen en nieuwe of uitbreidingsinvesteringen Een gangbare onderverdeling in het soort investering is die tussen nieuwe investeringen en vervangingsinvesteringen. Het onderscheid is zowel beleidsmatig als financieel van belang. Vervangingsinvesteringen Van vervangingsinvesteringen is sprake als de investeringen gedaan worden ter vervanging van een bestaand (intern) bedrijfsmiddel, waarvan de afschrijvingstermijn verstreken is en de vervanging noodzakelijk. Ze zijn bedoeld om de bestaande processen in stand te houden (going concern gedachte). Te denken valt aan inventaris, investeringen in ICT, tractiemiddelen, gereedschappen en technische installaties. Bekostiging vindt in de regel plaats uit de vrijval van bestaande kapitaallasten. De investeringen vragen daardoor geen extra budget. Investeringen waar een aparte inkomstenbron voor is, worden gedekt door heffingen, bijvoorbeeld bij investeringen in rioleringen en afval. Subsidies, die specifiek voor een investering worden verstrekt, moeten direct in mindering op het investeringsbedrag worden gebracht. Nieuwe investeringen Nieuwe investeringen geven in de regel een uitbreiding van de activa. Aan nieuwe investeringen liggen vrijwel altijd beleidsmatige veranderingen ten grondslag.
Nieuwe investeringen behoeven daarom een expliciete beslissing van de raad, met bijbehorende dekking van de kapitaallasten en overige bijbehorende exploitatielasten. Als het gaat om investeringen ter vervanging van bestaande activa waarbij sprake is van andere (nieuwe c.q. uitgebreidere) functionaliteiten, is sprake van een nieuwe investering en niet van een vervangingsinvestering. Deze grens is echter niet altijd even duidelijk en zal zo nodig apart moeten worden beoordeeld.
6.3 Autorisatie, uitvoeren en afsluiten van investeringen Investeringen nemen een zelfstandige positie in binnen de planning- en controlcyclus. De bevoegdheid tot het toekennen van investeringskredieten, hetzij via de begroting hetzij via een afzonderlijk besluit, berust in het kader van het budgetrecht bij de raad. De investeringskredieten voor het eerstvolgende begrotingsjaar worden bij de vaststelling van de begroting beschikbaar gesteld, tenzij de raad een voorbehoud maakt om een investering op een later moment te autoriseren. De lasten van de investeringen (kapitaallasten en overige exploitatielasten) zijn in de meerjarenbegroting opgenomen. Om de bestuurlijke afweging goed tot zijn recht te laten komen is het noodzakelijk dat een krediet bij aanvraag voldoende wordt onderbouwd. De onderbouwing dient tenminste aan de volgende criteria te voldoen: •
aangegeven wordt waarvoor de investering is bestemd (nut en noodzaak);
•
indien van toepassing, welke (afgeschreven) investering wordt vervangen;
•
de opbouw van het krediet, zodat indien nodig het krediet opgedeeld kan worden in deelkredieten (componentenbenadering);
•
naast het investeringsbedrag worden de structurele lasten (kapitaallasten en overige exploitatielasten) in beeld gebracht alsmede de dekking daarvan;
18 Nota Waarderen, Activeren en Afschrijven Vaste Activa (WAAVA) 2024-2027
Kadernota Met de Kadernota wordt via het meerjarig investeringsplan een eerste inzicht gegeven in de investeringsbehoeften. Dit geldt voor nieuwe investeringen. Deze werkwijze bevordert een transparante integrale afweging in combinatie met alle andere voorstellen voor nieuwe budgetuitgaven. Begroting Voor de in de begroting opgenomen investeringen voor het komende begrotingsjaar voteert de raad gelijktijdig met het vaststellen van de begroting de benodigde kredieten (autorisatie). Dit geldt voor zowel nieuwe investeringen als vervangingsinvesteringen. Daarbij vormen de investeringsvoorstellen voor de daarop volgende jaren een eerste indicatie (verkenning) ten behoeve van een goed begrotingsbeeld. Tussenrapportage(s) Over de resultaten van het verloop van de in uitvoering zijnde kredieten legt het college verantwoording af aan de raad, in de regel door middel van een tussenrapportage en de jaarrekening. Daarbij gaat het zowel over de uitvoering in tijd als de toereikendheid van de door de raad beschikbaar gestelde middelen. Vertraging in de uitvoering kan reden zijn voor lagere kapitaal- en exploitatielasten bij de jaarrekening, ten opzichte van de bij de begroting geraamde bedragen. In de regel geeft dit een eenmalig effect voor het betreffende jaar.
Jaarstukken In de jaarstukken legt het college verantwoording af over de realisatie van de investeringen, alsmede de afwikkeling van investeringen die nog doorliepen van voorgaande jaren. In de jaarrekening wordt een overzicht verstrekt van alle lopende investeringskredieten en wordt duidelijk aangegeven welke investeringskredieten kunnen worden afgesloten. Investeringskredieten worden voor een specifiek doel beschikbaar gesteld. Dat specifieke doel kan of moet binnen een bepaalde periode gerealiseerd worden. Om te voorkomen dat kredieten oneindig blijven openstaan en er een stuwmeer ontstaat van nog af te wikkelen kredieten, is het gewenst om een bepaalde ordetermijn af te spreken, waarbinnen het doel gerealiseerd kan worden en dus het krediet in principe wordt afgesloten. Voor roerende zaken geldt een termijn van één jaar en voor onroerende zaken een termijn van twee jaar, volgend op het jaar waarin de middelen door de raad beschikbaar zijn gesteld. Indien er gegronde redenen zijn om de ordetermijn te verlengen, dan zal dat gemotiveerd worden toegelicht. Uitgangspunt(en) 16: De bevoegdheid tot het toekennen, wijzigen en afsluiten van een investeringskrediet berust bij de raad. Investeringen in roerende zaken moeten zijn afgerond in het 1e volle kalenderjaar, volgend op het jaar waarin de middelen door de raad beschikbaar zijn gesteld.
Investeringen in onroerende zaken moeten zijn afgerond in het 2e volle kalenderjaar, volgend op het jaar waarin de middelen door de raad beschikbaar zijn gesteld.
19 Nota Waarderen, Activeren en Afschrijven Vaste Activa (WAAVA) 2024-2027
7. Bijlagen 7.1 Begrippenkader In deze bijlage worden een aantal regelmatig terugkerende begrippen nader toegelicht. Begrip
Nadere definitie / toelichting
Activa
De bezittingen van de gemeente zoals gronden, gebouwen, voertuigen en infrastructuur. Deze worden ingedeeld in vlottende activa en vaste activa.
Activeren
Het op de balans presenteren van de financiële waarde van het aangeschafte of vervaardigde kapitaalgoed met meerjarig nut.
Afschrijven
Het op een methodische wijze in de boekhouding (verslaglegging en verslaggeving) tot uitdrukking brengen van de waardedaling van een
Afschrijvingstermijn
kapitaalgoed over een bepaalde periode. De periode waarover een investering wordt afgewaardeerd.
Afschrijvingsmethode
Bij de overheid worden twee afschrijvingsmethoden gebruikt, te weten lineair en annuïtair. Standaard wordt lineair afgeschreven. De annuïtaire methode wordt vaak alleen toegepast bij kostprijs- en tariefberekeningen om een stabiel verloop daarvan in de tijd te bevorderen. Lineair: Een afschrijvingsmethode waarbij de kapitaallasten jaarlijks dalen. De afschrijvingscomponent is jaarlijks gelijk. Als gevolg van de daling van de boekwaarde neemt de jaarlijkse rentelast af. Annuïteit: de jaarlijkse kapitaallasten zijn gedurende de hele looptijd van het actief gelijk. In meerjarig perspectief neemt daarbij de afschrijving toe en de rentecomponent af. De boekwaarde daalt daardoor in vergelijking met de lineaire methode in een langzamer tempo en vallen de rentelasten hoger uit.
Boekwaarde
De waarde van het actief op de balans. Dit is de verkrijgings- of vervaardigingsprijs, verminderd met de (jaarlijkse) afschrijvingen.
Boekwinst / -verlies
Als het actief wordt verkocht tegen een prijs die hoger c.q. lager is dan de resterende boekwaarde op het moment van verkoop.
Componentenbenadering
Investeringen zijn in sommige gevallen opgebouwd uit verschillende, samenstellende delen. Bijvoorbeeld een gebouw met diverse installatietechnische voorzieningen en inventaris. De onderdelen worden afzonderlijk gewaardeerd en afgeschreven op basis van de voor dat onderdeel verwachte gebruiksduur.
(Dis)agio
(Dis)agio is het verschil tussen het bedrag waarvoor een geldlening wordt aangegaan en het hogere of lagere bedrag dat aan de geldnemer wordt uitgekeerd. Agio en Disagio kan ook betrekking hebben op aandelen.
Investering
Een uitgave van enige omvang, waarvan het nut zich uitstrekt over meerdere jaren. Omdat het goed gedurende meerdere jaren wordt gebruikt, worden de kosten niet in één keer ten laste van de exploitatie gebracht, maar gespreid over een aantal jaren, afhankelijk van de levensduur van het aangeschafte goed. Investeringen zijn uitgaven en drukken op de liquiditeit.
Investering met een
Activa die verhandelbaar zijn (waar dus een markt voor is) en die kunnen bijdragen
economisch nut
aan het genereren van middelen, bijvoorbeeld door een koppeling met of het vragen van rechten, heffingen of prijzen.
Investering met een
Activa waarmee geen middelen gegenereerd kunnen worden en die ook niet
maatschappelijk nut
verhandelbaar zijn, maar wel duidelijk een publieke taak vervullen. Het betreft investeringen in bijvoorbeeld wegen, water en openbare groenvoorzieningen.
20 Nota Waarderen, Activeren en Afschrijven Vaste Activa (WAAVA) 2024-2027
Investeringskrediet
Het bedrag (krediet) dat door de gemeenteraad of het college beschikbaar wordt gesteld voor het doen van een concrete investering.
Kapitaallasten
De jaarlijks terugkerende lasten die samenhangen met de investeringen. De kapitaallasten bestaan uit de afschrijvingen en de toegerekende rente en worden als last opgenomen in de begroting en rekening.
Levensduur
Onderscheid wordt gemaakt tussen de economische en technische levensduur van een actief. Economische levensduur: Het aantal jaren dat een actief op basis van rationeel en doelmatig gebruik economisch verantwoord meekan. Oplopende onderhoudskosten door bijvoorbeeld storingen als gevolg van slijtage en nieuwe (technologische) ontwikkelingen spelen hierin een rol. Technische levensduur: Het aantal jaren dat een actief daadwerkelijk meegaat, voordat het technisch versleten is.
Rente
Een vergoeding voor het beslag dat de boekwaarde van een investering legt op de financieringsmiddelen van de gemeente. De toegerekende rente is onderdeel van de kapitaallasten.
Restwaarde
De restwaarde vertegenwoordigt de schatting van de opbrengstwaarde tegen het huidige prijspeil, verminderd met de te maken kosten voor verwijdering of vernietiging van (delen van het) actief, op het moment dat het actief buiten bedrijf wordt gesteld.
Vaste activa
Bezittingen waarvan het daarvoor benodigde vermogen voor een periode langer dan 1 jaar is vastgelegd. Voorbeelden hiervan zijn gronden, gebouwen en inventaris. De vaste activa worden onderverdeeld in materiële, immateriële en financiële vaste activa.
Vlottende activa
Bezittingen waarvan het daarvoor benodigde vermogen voor een periode korter dan 1 jaar is vastgelegd. Voorbeelden van vlottende activa zijn voorraden, debiteuren en liquide middelen.
Verkrijgingsprijs
Het bedrag dat is betaald om het actief aan te schaffen; in de regel betreft dit de inkoopprijs en eventueel bijkomende kosten.
Vervaardigingsprijs
De kosten die zijn gemaakt voor het (intern) vervaardigen van een actief.
Vervangingsinvestering
Het vervangen van een reeds aanwezig actief, waarvan de economische of technische levensduur is verstreken.
Waarderen
Het vaststellen van de waarde van een actief waarvoor het op de balans wordt opgenomen.
21 Nota Waarderen, Activeren en Afschrijven Vaste Activa (WAAVA) 2024-2027
7.2 Samenvatting procedureregels investeringen Om de continuïteit in de bedrijfsvoering te bevorderen, worden de belangrijkste procedureregels omtrent investeringen nog eens op een rij gezet. Ze dienen tevens als leidraad hoe te handelen bij de diverse aspecten rondom gemeentelijke investeringen. Voor de goede orde, het betreft geen uitputtende opsomming. 1.
Bij een kredietaanvraag dient op basis van een reële uitvoeringsplanning de volgende informatie beschikbaar te zijn: a.
investering met economisch nut of maatschappelijk nut;
b.
betreft een vervangings-, nieuwe of uitbreidingsinvestering;
c.
totaal investeringsbedrag met jaar van uitvoering investering;
d.
afschrijvingstermijn;
e.
geraamde kapitaallasten en overige exploitatielasten (bijvoorbeeld energie, onderhoud, e.d.);
f.
voorgestelde dekking van kapitaal- en overige exploitatielasten;
g.
eventuele ontvangen subsidies of bijdragen van derden.
2.
Een investeringskrediet kan alleen worden ingezet voor het doel waarvoor het door de raad is verleend.
3.
Het is niet mogelijk te schuiven tussen (restanten van) afzonderlijke kredieten, zowel in tijd als omvang.
4.
Is de hoogte van een krediet ontoereikend, dan dient tijdig aan de raad een voorstel inclusief dekkingsvoorstel voor een aanvullend krediet te worden voorgelegd.
5.
Na realisatie van het investeringskrediet vallen de geraamde lasten van een eventueel aanwezig restant vrij ten gunste van de algemene middelen.
6.
Voor het uitvoeren van een investeringskrediet geldt een maximale doorlooptijd. Dit om een stuwmeer aan kredieten voor lopende dan wel nog niet opgestarte investeringen te voorkomen. a.
Investeringen in roerende zaken moeten zijn afgerond in het 1e volle kalenderjaar, volgend op het jaar waarin de middelen door de raad beschikbaar zijn gesteld.
b.
Investeringen in onroerende zaken moeten zijn afgerond in het 2e volle kalenderjaar, volgend op het jaar waarin de middelen door de raad beschikbaar zijn gesteld.
7.
Het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid vormt onderdeel van de toetsingscriteria en daarmee de procedureregels.
7.3 Tabel afschrijvingstermijnen De afschrijvingstabel geeft invulling aan de diverse uitgangspunten omtrent het afschrijven van activa, zoals verwoord in hoofdstuk 5 van de Nota Waarderen, Activeren en Afschrijven Vaste Activa (WAAVA). De in deze tabel opgenomen afschrijvingstermijnen zijn maximale termijnen en richtinggevend. Wanneer wordt afgeweken van de aangegeven termijnen, wordt dit gemotiveerd aangegeven in de aanvraag om een investeringskrediet. Daarbij zal aansluiting worden gezocht bij de verwachte levensduur en/of marktconforme ervaringscijfers. Verder is de tabel qua opsomming niet limitatief en kan aangevuld worden met nieuwe soorten activa en hun maximale afschrijvingstermijnen. Indien van toepassing zijn de termijnen waarover een actief wordt afgeschreven, gekoppeld aan bestaand beleid. De afschrijvingstabel is van toepassing voor alle investeringskredieten die door de raad beschikbaar worden gesteld vanaf datum inwerkingtreding van deze Nota Waarderen, Activeren en Afschrijven Vaste Activa (WAAVA) 2024-2027 en vervangt daarmee de afschrijvingstabel zoals opgenomen in de beleidsnota van mei 2019.
22 Nota Waarderen, Activeren en Afschrijven Vaste Activa (WAAVA) 2024-2027
Activa
Afschrijvingstermijn
Algemeen Minimumbedrag activering investering met economisch nut
€ 25.000,-
Minimumbedrag activering investering met maatschappelijk nut
€ 100.000,-
Immateriële vaste activa Kosten sluiten geldleningen en saldo (dis)agio
Direct t.l.v. resultaat
Ontwikkelings- en onderzoekskosten
5 jaar
Materiële vaste activa Gronden en terreinen
Niet afschrijven
Algemene begraafplaats(en) Aanleg / uitbreiding begraafplaats (geen gronden)
40 jaar
Liftinstallatie
20 jaar
Grafdelfmachine
10 jaar