Duiding Management- en Boardletter 2023

Voorstel aan college en raad Nummer:

02430000172660

Datum: Opsteller: Portefeuillehouder: Onderwerp:

28 februari 2024 N. Hofstra Wethouder W. Mazier Duiding Management- en Boardletter 2023

Het college van B&W besluit:

1. Kennis te nemen van de managementletter en boardletter 2023 van Harderwijk en van MIZ, waarin de bevindingen en aanbevelingen van de accountant zijn beschreven. 2. In te stemmen met de duiding zoals verwoord door de directie op de aanbevelingen van de boardletter van Harderwijk en deze tezamen met de managementletter en de boardletter 2023 toe te zenden aan de raad (via de auditcommissie 25 maart 2024). Inleiding

Met ingang van 2021 is Eshuis Registeraccountants de controlerend accountant van o.a. Ermelo, Harderwijk, Zeewolde en Meerinzicht. Zij voeren voor ons jaarlijks een interim controle en een jaarrekening controle uit. Na afloop van de interim controle 2023 hebben zij een managementletter 2023 (bevindingen op detail niveau) en een boardletter 2023 (met daarin de bevindingen op hoofdlijn) opgeleverd. Hierin geeft de accountant de bevindingen van haar controle op ons systeem van interne beheersing in de voor de jaarrekening relevante bedrijfsprocessen. Dit zijn de processen die een koppeling hebben met de materiele posten in de jaarrekening en processen waar verhoogde (fraude)risico’s worden onderkend. Deze controle is primair gericht op de analyse en beoordeling van de interne beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. Door deze controle worden ook de aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole zichtbaar. Op 14 februari 2024 heeft de accountant in een DT vergadering haar bevindingen gepresenteerd. Op woensdag 28 februari heeft de accountant haar bevindingen aan de wethouder financiën toegelicht. “De interne beheersing van de gemeente Harderwijk is goed op orde door de excellente reparatie van de diverse controles aan de achterzijde.

Geadviseerd wordt om de aandacht voor de interne beheersing te verplaatsen naar de voorkant, naar de medewerkers in de lijn” aldus het advies van de accountant in het gesprek met wethouder Mazier. In lijn met het afgelopen jaar is nadrukkelijk onderscheid gemaakt in de processen die worden uitgevoerd door MIZ en de processen die in Harderwijk worden uitgevoerd. De management- en boardletter van Harderwijk zien nu uitsluitend toe op de eigen processen. Ter informatie zijn de managementletter als ook de duiding daarop van het management van MIZ als bijlagen toegevoegd aan dit voorstel. Immers de eventuele kwetsbaarheden in de processen bij MIZ hebben een direct effect op de controle van de jaarrekening in Harderwijk. De managementletter van MIZ en de duiding daarop zijn via de directieraad aangeboden aan het bestuur van MIZ en vastgesteld. Die informatie kan door Harderwijk gebruikt worden als input voor een eventuele herijking van de Product Dienst Overeenkomst van richting MIZ. In 2022 hebben zowel MIZ als ook de gemeente Harderwijk een accountants verklaring met beperking gekregen op basis van de overschrijding van de Europese norm van onrechtmatige inkoop. In 2023 vindt de verantwoording over rechtmatig niet plaats door de 2

accountant, maar door het college van B&W. De accountant controleert wel of de verantwoording van het college een getrouwe weergave is.

Kader gemeentewet, financiële verordening, controleverordening, normenkader Alternatieven B&W zou anders of aanvullend kunnen willen reageren op de bevindingen van de accountant. Reactie op boardletter: Samengevat heeft de accountant 2 aandachtspunten gedefinieerd, de rechtmatigheidsverantwoording en de kwaliteit van de interne beheersing (AO/IB). Rechtmatigheidsverantwoording 2023 is het jaar waarin het oordeel over het rechtmatigheid is verschoven van de accountant naar de gemeenteraad. Op basis van een advies van het team Verbijzonderde Interne Controle (VIC) zal het college zich met ingang van 2023 verantwoorden over zijn handelen (inclusief het handelen van de organisatie onder mandaat van het college) in de zogenoemde rechtmatigheidsverantwoording. Deze verantwoording is een verplicht onderdeel van de jaarstukken en daarmee onderdeel van de getrouwheidscontrole door de accountant. Zij schrijven zich te gaan baseren op de werkzaamheden van de VIC als een relevante beheersmaatregel waar zij op kunnen en willen gaan steunen. Dat vereist dat de VIC qua opzet, bestaan en werking voldoet aan de daaraan te stellen eisen. Het VIC team dat voor Harderwijk werkt, werkt ook voor Ermelo, Zeewolde en MIZ en geeft aan grotendeels voorbereid te zijn maar ook nog uitdagingen te zien.

Wet en regelgeving zijn landelijk nog niet op orde, er druppelt nog nieuwe informatie binnen en het is een nieuwe verantwoordelijkheid voor de organisatie. De accountant geeft het signaal af in haar boardletter dat zij verwacht dat de gemeente Harderwijk voor 2023 wederom rechtmatigheidsfouten verwacht als na-ijl effect van het verleden. De fouten uit het verleden vragen tijd om opgelost te worden (soms moeten “foute” contracten worden uitgediend). De normen zijn door de raad weliswaar verhoogd, maar de data die betrokken wordt in de beoordeling voor de rechtmatigheid is verruimd waardoor de kans op fouten (die meetellen) groter is. Dat is met name het geval bij begrotingsonrechtmatigheden. Rechtmatigheidsverantwoording actualiteit Op dit moment wordt er wederom gesproken over mogelijke uitstel van de rechtmatigheidsverantwoording. Hoewel de gemeentewet is aangepast en de gemeenten hun financiële (en overige) verordeningen wel hebben aangepast is men in Den Haag nog niet gekomen tot de vereiste aanpassing van de BBV en de BADO (het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden). Kortom, er is een stukje niemandsland ontstaan. Gemeenten moeten het nieuwe al, en accountants moeten het oude nog. Dat sluit niet op elkaar aan. Op 28 februari heeft de accountant ons geïnformeerd over de meest actuele koers van het rijk en dat betekent dat we door kunnen gaan op de ingezette weg.

Kwaliteit van de AO/IB De accountant beoordeelt de kwaliteit van onze interne beheersing als voldoende, wat betekent dat zij op basis van de kwaliteit van de relevante systemen processen en procedures per jaareinde voldoende aanknopingspunten heeft om een controle te kunnen uitoefenen op onze jaarrekening. Als gevolg van de landelijke toegenomen aandacht voor fraude en corruptie en de toegenomen eisen die van de accountantscontrole op dit vlak worden gevraagd, vraagt de accountant ook van ons in Harderwijk aandacht voor maatregelen gericht op het voorkomen van fraude en het versterken van omgang met integriteitsmeldingen. In het najaar van 2023 heeft het college hiervoor het frauderisicobeleid en het beleid misbruik en oneigenlijk gebruik vastgesteld. Door hierover met elkaar in het bestuur, in het directieteam, tussen directie en teamleiders en tussen teamleiders en medewerkers met elkaar het gesprek te voeren, hebben we aandacht voor bewustwording. Hoe verder? De boardletter en de duiding van het college hierop zijn geagendeerd voor de auditcommissie op 25 maart aanstaande. De accountant van de raad is aanwezig om haar bevindingen toe te lichten en vragen van de leden van de auditcommissie te beantwoorden.

Als leden van de raad deze stukken zouden willen agenderen voor bespreking, kan dat worden toegevoegd aan de agenda van de vergadering waarin de jaarrekening wordt besproken op 4 juli aanstaande.