Concept Protocol omgang vermoeden van integriteitsschendingen door politieke ambtsdragers Harderwijk 2025
Tekst van het document
PROTOCOL OMGANG MET EEN VERMOEDEN VAN INTEGRITEITSSCHENDINGEN DOOR POLITIEKE AMBTSDRAGERS
GEMEENTE HARDERWIJK 2025
INHOUDSOPGAVE INLEIDING 3 1. ROLLEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN 4 2. WERKWIJZE 5 3. NAZORG EN EVALUATIE 9
2
INLEIDING Integer handelen van politieke ambtsdragers is een kernvoorwaarde voor het vertrouwen van burgers in de overheid. Alertheid, transparantie en actief handelen zijn centrale begrippen bij een integere taakuitoefening. Onderdeel van het integriteitsbeleid voor politieke ambtsdragers van de gemeente Harderwijk zijn de ‘Gedragscode’, het ‘Agressieprotocol politieke ambtsdragers’ en dit ‘Protocol omgang met een vermoeden van integriteitsschendingen gemeente Harderwijk’. In de ‘Gedragscode’ stelt de gemeenteraad voor de eigen leden een gedragscode vast, overeenkomstig artikel 15 lid 3 Gemeentewet. In deze gedragscode is vastgelegd welke normen zij volgen voor integer bestuur. Die richtlijn helpt bij het maken van de juiste keuzes. Dit protocol gaat over die situaties waarin vermoed wordt dat in afwijking van de gedragscode is gehandeld. Het kan voorkomen dat in een concrete situatie twijfel ontstaat over de integriteit van het gedrag van een politieke ambtsdrager. In dat geval is het in het belang van alle betrokkenen om een zorgvuldig proces te doorlopen met oog voor alle belangen. Dit protocol beschrijft de werkwijze bij een vermoedelijke integriteitsschending door leden van de gemeenteraad, de (door de gemeenteraad benoemde) fractievertegenwoordigers, de (door de gemeenteraad benoemde) wethouders en de (door de Kroon benoemde) burgemeester.
Het biedt de melder bescherming, de betrokkene over wie de melding gaat een heldere procedure en de uitvoerders van die procedure bruikbare handvatten. Het uitgangspunt daarbij is: transparant waar mogelijk, met bescherming van betrokkenen.
3
1. ROLLEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN
De burgemeester heeft de centrale rol bij vermoedens van integriteitsschendingen door een gemeenteraadslid, fractievertegenwoordiger of wethouder. Die rol komt voort uit artikel 170 lid 2 van de Gemeentewet, waarin de burgemeester wordt belast met de taak de bestuurlijke integriteit van de gemeente te bevorderen. Tijdens het doorlopen van het protocol laat de burgemeester zich bijstaan door de regisseur integriteit en door de griffier (indien betrokkene gemeenteraadslid of fractievertegenwoordiger is) of door de gemeentesecretaris (wanneer het een wethouder betreft). De burgemeester kan ook advies inwinnen bij interne of externe adviseurs. Afhankelijk van het soort melding kan de burgemeester er voor kiezen (op verschillende momenten) om de fractievoorzitters vertrouwelijk te informeren. De fractievoorzitters fungeren daarbij als afvaardiging van de gemeenteraad en kunnen op verschillende momenten eventueel worden geraadpleegd (deze processtap is optioneel en er zal per situatie gekeken worden wat passend is). Indien fractievoorzitters betrokken zijn bij de kwestie (bijvoorbeeld omdat het vermoeden over hen gaat of omdat zij de melding hebben gedaan), nemen zij niet deel aan de beraadslaging. De regisseur integriteit, griffier en gemeentesecretaris kunnen als adviseur aansluiten bij de vergaderingen over een integriteitskwestie.
De regisseur integriteit begeleidt het proces van meldingen en eventueel onderzoek doen. Het protocol is bedoeld als leidraad om sturing en handvatten te bieden voor handelen in het geval van een vermoeden van een integriteitsschending. In zo’n situatie is iedereen gebaat bij helderheid en een zorgvuldig proces. Toch kan het voorkomen dat het in het belang van de gemeente, van de melder of van de betrokkene is om af te wijken van het protocol. Voorbeelden van situaties waarbij de burgemeester kan afwijken van het protocol zijn: • de privacy van de melder of de betrokkene is in het geding; • verantwoordelijken in dit protocol kunnen hun taken niet onafhankelijk uitvoeren; • het publieke belang vraagt hierom. Indien er een vermoeden van integriteitsschending door de burgemeester bestaat, zal de eerste locoburgemeester beoordelen of de kwestie wordt gemeld aan de commissaris van de Koning. De commissaris van de Koning zal beoordelen of er eigen processtappen wenselijk zijn. Externe communicatie Per geval zal moeten worden beoordeeld of externe communicatie wordt ingezet. Dat zal afhangen van de omstandigheden van het geval, de aard van de melding en bijvoorbeeld bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de melder of degene over wie een melding is gedaan. Het Hoofd communicatie kan worden betrokken bij deze afweging en de invulling van externe communicatie.
In het geval dat de kwestie al extern bekend is en een reactie niet uit kan blijven is de burgemeester belast met de communicatie. In de communicatie gaat de burgemeester uitsluitend in op het proces. Terughoudendheid staat voorop. Aangifte Als in enige fase van de behandeling van de melding een redelijk vermoeden ontstaat van een strafbaar feit, zal de burgemeester de wettelijke bepalingen over het doen van aangifte volgen.
4
2. WERKWIJZE De werkwijze bij het vermoeden van een integriteitsschending bestaat uit vijf fases. Hieronder worden deze fases uitgewerkt. Op deze werkwijze zijn de in de inleiding genoemde uitgangspunten van toepassing. Te allen tijde kan contact opgenomen worden met externe adviseurs.
Fase 1) Twijfelen en bespreken Voortvloeiend uit de gedragscode is het wenselijk dat politieke ambtsdragers eerst met elkaar in gesprek gaan bij twijfels over de integriteit van handelingen. Daarnaast kunnen twijfels worden besproken met de griffier, externe adviseurs of de burgemeester. Deze gesprekspartners kunnen adviseren over de kwestie en over het al dan niet indienen van een melding. De burgemeester is vrij om op basis van de ontvangen signalen zelf een eerste analyse te starten, ook als er geen melding wordt gedaan. De griffier of de externe adviseurs starten niet een eerste analyse maar laten dit over aan de beoordeling van de burgemeester. Al in deze eerste fase is vertrouwelijkheid van groot belang. Wanneer twijfels met niet-betrokkenen gedeeld worden, wordt het moeilijk om de vertrouwelijkheid in een eventueel vervolgproces te waarborgen.
Fase 2) Melden en wegen Politieke ambtsdragers, maar ook inwoners en ambtenaren, kunnen een melding doen van een vermeende integriteitsschending door een politieke ambtsdrager. Daarbij worden de volgende stappen doorlopen. 1.
De melding van de vermeende integriteitsschending wordt schriftelijk gedaan bij de burgemeester. Om een melding op schrift te stellen kan een melder de hulp inroepen van de griffier. De melder dient de melding altijd zelf in.
2.
De burgemeester stuurt de melder binnen vijf werkdagen een schriftelijke ontvangstbevestiging. Hierin wordt ook vermeld hoe desgewenst de vertrouwelijkheid van de persoonlijke gegevens van de melder zoveel mogelijk gewaarborgd wordt. Om de persoonlijke levenssfeer van de betrokken politieke ambtsdrager te beschermen in afwachting van de uitkomsten van het onderzoek, vraagt de burgemeester de melder om vertrouwelijkheid in acht te nemen.
3.
De burgemeester draagt er zorg voor dat de gegevens omtrent de melding en de melder zodanig bewaard/opgeslagen worden dat deze alleen toegankelijk zijn voor personen die bij de behandeling van de melding betrokken zijn.
4.
De burgemeester voert zo snel mogelijk een persoonlijk gesprek met de melder over de melding. Bij dit gesprek is de regisseur integriteit aanwezig. Dit gesprek is bedoeld om de inhoud van de melding zo nodig te verduidelijken en eventueel af te bakenen.
5.
De burgemeester kan ook op basis van eigen waarneming of externe berichtgeving op de hoogte raken van een mogelijke integriteitsschending. De burgemeester kan in dat geval zelf het initiatief nemen om melding te doen.
6.
De burgemeester bespreekt een melding over een De gemeenteraadslid of fractievertegenwoordiger met de griffier en een melding over een Wethouder met de gemeentesecretaris. Samen met de regisseur integriteit wegen zij de melding ten minste op basis van: • •
de aard van de (vermeende) handeling; de mate waarin de melding te verifiëren is;
5
• • • 7.
de respectievelijke posities van de melder en de persoon op wie de melding betrekking heeft; de geloofwaardigheid van de melding; de ernst en spoedeisendheid.
De burgemeester stelt het betrokken Wethouder of het betrokken De gemeenteraadslid- of fractievertegenwoordiger zo snel als mogelijk op de hoogte van het feit dat er een melding is gedaan, tenzij er een zwaarwegend belang is om dat niet te doen. Voorbeelden daarvan zijn: • •
risico dat eventueel bewijsmateriaal wordt vernietigd; risico voor de veiligheid of het functioneren van de melder.
Op basis van het gesprek met de regisseur integriteit en de griffier of de gemeentesecretaris kan de burgemeester tot drie conclusies komen: A.
De melding kan direct afgedaan worden omdat de melding niet over integriteit gaat of omdat onmiddellijk duidelijk is dat er geen sprake is van een integriteitsschending. De burgemeester koppelt dit besluit schriftelijk terug aan de melder en de betrokken politieke ambtsdrager. De melding is daarmee afgedaan.
B.
Er is een screening nodig om de melding te beoordelen.
C.
Er is direct een extern onderzoek nodig (fase 4 van het protocol).
Fase 3) Screening De burgemeester voert zo spoedig mogelijk een screening uit. Daarbij kan de burgemeester zich ambtelijk laten ondersteunen. 1.
De burgemeester voert in ieder geval een gesprek met de politieke ambtsdrager op wie de melding betrekking heeft. Indien hij dat nodig acht voert de burgemeester nogmaals een gesprek met de melder. De regisseur integriteit sluit aan bij deze gesprekken.
2.
De gesprekspartners nemen voor aanvang van het gesprek vertrouwelijk kennis van de schriftelijke melding. De politieke ambtsdrager op wie de melding betrekking heeft wordt bij aanvang van het gesprek zodanig ingelicht over aard en inhoud van de melding dat zij of hij een goed beeld krijgt van hetgeen hem of haar wordt verweten. Een afschrift van de melding wordt niet verstrekt.
3.
Van elk gesprek wordt een gespreksverslag gemaakt. Dit verslag wordt ter accordering voorgelegd aan de gesprekspartner. Deze heeft de mogelijkheid om binnen vijf dagen schriftelijk te reageren op het verslag. Indien de gesprekspartner accordering weigert, wordt hiervan melding gemaakt in het verslag. Desgewenst kan een schriftelijke weergave van de afwijkende mening van de gesprekspartner bij het verslag worden gevoegd. Met deze verslagen wordt vertrouwelijk omgegaan.
4.
Ten behoeve van de screening kan de burgemeester documenten of andere gegevens raadplegen. Ook kan de burgemeester spreken met andere betrokkenen.
5.
De burgemeester beslist na de eerste screening of een extern feitenonderzoek nodig is.
Op basis van de eerste screening kan de burgemeester tot twee conclusies komen: •
Er is een feitenonderzoek nodig.
In dat geval gaat de burgemeester direct over op fase 4. •
Er is geen feitenonderzoek nodig.
6
Er zijn meerdere scenario’s denkbaar waarin er geen onderzoek nodig is: de melding is bijvoorbeeld te mager om te onderzoeken, er is een ander traject van toepassing (bijvoorbeeld klachten of bezwaar) of er zijn te weinig aanwijzingen voor een onderzoek. De burgemeester beoordeelt of hij van de screening een verslag opstelt. Persoonsgegevens van de melder worden in dit verslag geanonimiseerd. Het screeningsverslag wordt gedeeld met de melder en de betrokken politieke ambtsdrager. Indien aan de orde bespreekt de burgemeester dit screeningsverslag persoonlijk met de melder en separaat met de betrokken politieke ambtsdrager.
Fase 4) Extern onderzoek Als de burgemeester besluit dat een onderzoek nodig is, ontvangt een extern onderzoeksbureau hiertoe de opdracht. Het gehele feitenonderzoek vindt plaats in een vertrouwelijke context. Dat betekent dat er ook vertrouwelijk wordt omgegaan met (concept-)gespreksverslagen en (concept-)onderzoeksrapportages. Een feitenonderzoek bestaat uit de volgende stappen: 1.
De burgemeester beoordeelt wie opdrachtgever zal moeten zijn van het onderzoek: de burgemeester zelf, het college van B&W of de gemeenteraad.
2.
De burgemeester komt met de externe onderzoekers een schriftelijke onderzoeksopdracht overeen, met daarin de onderzoeksvragen, de methoden, de planning en kosten, het team en de wijze van rapportage. De regisseur integriteit ondersteunt en adviseert hierin. De externe onderzoekers dienen zich te houden aan dit protocol. Als de burgemeester niet zelf opdrachtgever is, doet hij de opdrachtgever een voorstel voor de onderzoeksopdracht.
3.
In overleg met de externe onderzoekers wordt ervoor gezorgd dat relevante gegevens worden veiliggesteld en overgedragen aan de onderzoekers. Wanneer het gaat om gegevens op apparaten en/of netwerken die eigendom zijn van of in gebruik zijn bij de gemeente wordt conform de gebruikersovereenkomst en het internetreglement gehandeld.
4.
De burgemeester informeert de betrokken politieke ambtsdrager, de melder en de fractievoorzitters dat een feitenonderzoek wordt ingesteld. Er wordt een brief verzonden met daarin in ieder geval de aanleiding voor het feitenonderzoek, het onderzoeksprotocol en de contactgegevens van de onderzoekers.
5.
De burgemeester weegt zorgvuldig af welke andere personen geïnformeerd moeten worden over het feitenonderzoek, waarbij het uitgangspunt is dat de groep geïnformeerde personen zo klein mogelijk wordt gehouden.
6.
Tijdens de uitvoering van het onderzoek kunnen personen op ambtelijk en op bestuurlijk niveau binnen de gemeente, maar ook externe personen worden benaderd voor een interview. Deze interviews worden door ten minste twee personen gevoerd. Desgewenst kunnen geïnterviewden zich laten bijstaan door een zelfgekozen vertrouwenspersoon.
7.
Van elk interview wordt een gespreksverslag gemaakt dat ter accordering wordt voorgelegd aan de geïnterviewde. Deze heeft de mogelijkheid om schriftelijk te reageren op het verslag. Indien de gesprekspartner accordering weigert, wordt hiervan melding gemaakt in het onderzoeksrapport. Desgewenst kan een schriftelijke weergave van de afwijkende mening van de gesprekspartner bij het verslag worden gevoegd. De gespreksverslagen blijven in het bezit van de externe onderzoekers en worden niet gedeeld met de gemeente en/of de burgemeester.
8.
De burgemeester bewaakt de voortgang van het onderzoek. Als het onderzoek betrekking heeft op de burgemeester neemt de loco-burgemeester deze rol over.
9.
De betrokken politieke ambtsdrager krijgt de mogelijkheid om te reageren op de juistheid van de feitelijke bevindingen. Ook de burgemeester krijgt de rapportage voor een controle op de feitelijke bevindingen.
7
10.
De betrokken politieke ambtsdrager mag een zienswijze geven op het eindrapport inclusief conclusies en aanbevelingen. Deze zienswijze wordt integraal als bijlage opgenomen in het rapport.
11.
Wanneer het onderzoek is afgerond, leveren de externe onderzoekers het onderzoeksrapport op bij de burgemeester. Als het onderzoek de burgemeester betreft, leveren de onderzoekers het rapport op bij de loco-burgemeester.
Fase 5) Behandelen en afronden De burgemeester zorgt na oplevering van de rapportage voor een goede afronding van het traject. 1.
De burgemeester stelt het rapport indien hij dat nodig acht onder geheimhouding ter inzage aan de onderzochte politieke ambtsdrager en de fractievoorzitters.
2.
De fractievoorzitters agenderen het onderzoek in een besloten vergadering van het presidium van de gemeenteraad. De burgemeester biedt het onderzoeksrapport aan de gemeenteraad aan onder oplegging van geheimhouding.
3.
De burgemeester bepaalt of het nodig is om het onderzoeksrapport onder geheimhouding aan te bieden aan het college van B&W en om het college uit te nodigen voor de besloten vergadering.
4.
Bij aanvang van de besloten vergadering beslist de gemeenteraad of de geheimhouding die op het onderzoeksrapport rust wordt bekrachtigd. Uitgangspunt is dat een rapport waaruit geen belastende feiten blijken niet openbaar wordt gemaakt, tenzij dit in het belang van de betrokkene is.
Dit protocol is vastgesteld door de gemeenteraad van Harderwijk in zijn vergadering van 16 januari 2025.
de heer J. Joon voorzitter
de heer H.R. Lanning raadsgriffier
8
3. NAZORG EN EVALUATIE Nazorg De burgemeester voert een gesprek met de melder. Ook voert de burgemeester een evaluatiegesprek met de politieke ambtsdrager op wie het onderzoek betrekking had. De vertrouwenspersoon kan op verzoek van de melder of de politieke ambtsdrager als toehoorder aanwezig zijn bij de gesprekken. Evaluatie Na afronding van de behandeling van de melding evalueert de burgemeester samen met de regisseur integriteit, de griffier en/of de gemeentesecretaris het proces. Daarbij wordt ook nagegaan in hoeverre het protocol toereikend was en of dit aanpassing behoeft. Voorts wordt besproken of er lessen te trekken zijn voor de behandeling van een eventuele volgende melding. Opzettelijk valse melding Bij het vermoeden van een opzettelijk valse melding kan de burgemeester een feitenonderzoek instellen naar de melder. De persoon tegen wie de mogelijk opzettelijk valse melding is gedaan, kan besluiten hier aangifte van te doen. Rapportage De burgemeester informeert de gemeenteraad jaarlijks over het aantal meldingen en onderzoeken op het gebied van integriteit.
9