Collegevoorstel Management- en boardletter 2025

Voorstel aan college en raad Nummer: Datum: Opsteller: Portefeuillehouder: Onderwerp:

02430000257320 11 mei 2026 N. Hofstra Wethouder W. Mazier Management- en boardletter 2025

Het college van B&W besluit: 1. Kennis te nemen van de managementletter en boardletter 2025 van Harderwijk, waarin de bevindingen en aanbevelingen van de accountant zijn beschreven. 2. In te stemmen met de reactie op de aanbevelingen van de boardletter van Harderwijk zoals beschreven in dit CV en deze tezamen met de managementletter en de boardletter 2025 toe te zenden aan de raad. Inleiding Aanleiding Met ingang van 2021 is Eshuis Registeraccountants de controlerend accountant van o.a. Ermelo, Harderwijk, Zeewolde en Meerinzicht. Zij voeren voor ons jaarlijks een interim controle en een jaarrekening controle uit. Na afloop van de interim controle 2025 hebben zij een managementletter 2025 (bevindingen op detail niveau) en een boardletter 2025 (met daarin de bevindingen op hoofdlijn) opgeleverd. Hierin beschrijft de accountant de bevindingen van haar interim controle op de voor de jaarrekening relevante bedrijfsprocessen. Dit zijn de processen die een koppeling hebben met de materiele posten in de jaarrekening en processen waar verhoogde (fraude)risico’s worden onderkend. Deze controle is primair gericht op de analyse en beoordeling van de interne beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. Door deze controle worden ook de aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole zichtbaar.

Op 21 januari 2026 heeft de accountant in een DT vergadering haar bevindingen gepresenteerd. Aansluitend heeft zij de wethouder financiën over de bevindingen geïnformeerd en heeft een gesprek hierover plaatsgevonden. Op 23 maart 2026 heeft de accountant haar bevindingen gepresenteerd en besproken in de auditcommissie. Bevindingen accountant in hoofdlijn De accountant beoordeelt de kwaliteit van onze interne beheersing als voldoende, wat betekent dat zij op basis van de kwaliteit van de relevante systemen processen en procedures per jaareinde voldoende aanknopingspunten heeft om een controle te kunnen uitoefenen op onze jaarrekening. In lijn met de bevindingen van vorig jaar heeft de accountant geadviseerd om de aandacht voor de interne beheersing te verplaatsen van controle achteraf, naar controle aan de voorkant, naar de medewerkers in de lijn. Dat vraagt aandacht voor de sturing en beheersing in de lijn, in het primaire proces. Voor het complete overzicht van bevindingen en aanbevelingen verwijzen we u naar de Managementletter (pagina 5-8). Algemeen geldt dat de accountant aandacht vraagt voor de opvolging van de bevindingen gezien het feit dat er sprake is van repeterende detailbevindingen.

Zij vraagt aandacht voor de kwaliteitseisen die worden gesteld aan de interne beheersing in combinatie met het opdrachtgeverschap richting Meerinzicht, waar een aantal bedrijfsactiviteiten in mandaat zijn belegd. Dat betreft de wijze waarop de gemeente het initiatief neemt op te leveren dienstverlening vanuit MIZ (haar rol als opdrachtgever) en haar rol als (mede)eigenaar van MIZ. -2-

Daarnaast roept de accountant op tot het ontwikkelen van een toekomstvisie waarmee een toekomstbestendig en beheersbaar systeem voor Administratieve Organisatie/Interne Beheersing (AO/IB) kan worden opgezet. Deze toekomstvisie is relevant voor de doorontwikkeling van de rechtmatigheidsverantwoording. Niet gericht op aanvullende controles achteraf, maar juist in het primaire proces door het borgen van voldoende gekwalificeerd personeel in eigen dienst dat het functioneren van de eerste en tweede lijn kan helpen verbeteren. Een derde aandachtspunt betreft de digitale informatie voorziening. De accountant stelt dat de gemeente hierin achterloopt ten opzichte van de wet- en regelgeving, terwijl het verkrijgen van zekerheid over de beheersing van de IT-processen steeds belangrijker wordt. Dat geldt in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording, de jaarrekening controle, maar ook het compliant zijn met de NIS2 richtlijn. De accountant benadrukt dat de gemeente verantwoordelijk is en sturend moet zijn voor het beleid en een visie op het gebied van cybersecurity die in de uitvoering samen met Meerinzicht wordt uitgewerkt en door de gemeenten vastgesteld. Reactie college De accountant identificeert in haar controle een groot aantal processen en is van oordeel dat de interne beheersing op alle processen toereikend is, dan wel toereikend met verbetermogelijkheden.

Het college neemt in algemene zin de aanbevelingen van de accountant aangaande deze verbetermogelijkheden, ter harte en is voornemens om op een aantal onderwerpen verdere verbetering aan te brengen. In de paragraaf bedrijfsvoering zullen de ontwikkelingen binnen de bedrijfsvoering worden beschreven zodat die voor de raad ook navolgbaar zijn. Het college wil ook benadrukken dat zij binnen de toegewezen verantwoordelijkheden soms haar eigen afwegingen zal blijven maken, waarbij aanbevelingen en/of verbetermogelijkheden niet of slechts ten dele worden overgenomen. Dit betreft met name onderwerpen die substantiële investeringen in mensen en middelen vragen of waarbij het risico aanvaardbaar wordt geacht. In die gevallen is namelijk op andere wijze de interne beheersing geborgd. Een voorbeeld hiervan zijn de memoriaal boekingen. In plaats van een systeemgerichte vastlegging van akkoorden, wordt bewust gebruik gemaakt van een 6-ogen principe. Dit omdat het aantal memoriaalboekingen met financieel risico heel klein is binnen Harderwijk. Hoe verder? De Managementletter 2025 en de Boardletter 2025 inclusief de reactie van het college daarop, zullen worden toegevoegd aan de agenda van de raadsvergadering waarin de jaarrekening 2025 wordt besproken.

Ter voorbereiding op die raadsvergadering wordt een technische avond georganiseerd op 23 juni waarin de accountant haar bevindingen met de gemeenteraad deelt op de jaarrekeningcontrole en de rechtmatigheidsverantwoording van het college. Eventuele vragen van de gemeenteraad over de Boardletter of de accountantsverklaring inzake de jaarrekeningcontrole 2025 kunnen daar worden besproken tussen raad en accountant. Voor wat betreft de opvolging van de bevindingen kan de raad vragen stellen aan het college ten tijde van de behandeling jaarrekening 2025 op 9 juli aanstaande. Kader Gemeentewet, financiële verordening, controleverordening, normenkader. Alternatieven B&W zou anders of aanvullend kunnen willen reageren op de bevindingen van de accountant. Beoogd effect De interim controle wordt uitgevoerd om te beoordelen of de kwaliteit van de AO/IB van voldoende niveau is om een controle uit te voeren op de getrouwheid van de jaarrekening over het boekjaar 2025.

Argumenten 1. De bevindingen van de accountant van de gemeenteraad zijn ondersteunend aan hun controlerende taak. De management letter is gericht op het management van de organisatie en de boardletter op het bestuur, zodat daarmee op hoofdlijn kan worden gestuurd. 2. De kwaliteit van de AO/IB is van voldoende niveau. Uiteraard ziet de accountant ook kansen om de AO/IB verder te optimaliseren. Omgevingswet Dit voorstel heeft geen raakvlakken met de Omgevingswet. Financiën Dit voorstel heeft geen financiële gevolgen. Duurzaamheid Naast de inzet voor een blijvend goed functionerende organisatie zijn er geen aspecten op het vlak van duurzaamheid. Inwonerperspectief Een goed functionerende organisatie is in het belang van onze inwoners en andere belanghebbenden en betrokkenen. Communicatie Over de management- en boardletter zullen we niet afzonderlijk communiceren. Uitvoering Via de opvolging van aanbevelingen, zie ook ‘Evaluatie’. Evaluatie De gemeente heeft een plicht om jaarlijks accountantsonderzoek te laten verrichten. De opvolging van de bevindingen versus geaccepteerde risico’s wordt door Concerncontrol “gevolgd” en in het directieteam en met de portefeuillehouder besproken. Jaarlijks wordt hierover via de paragraaf bedrijfsvoering verantwoording afgelegd, via het college, aan de gemeenteraad. Bijlagen 1. Boardletter 2025 2. Managementletter 2025