Collegevoorstel Management- en Boardletter 2024

Voorstel aan college Nummer: Datum: Opsteller: Portefeuillehouder: Onderwerp:

02430000205881 5 februari 2025 W. Ram-Dragt Wethouder W. Mazier CV Management- en Boardletter 2024

Het college van B&W besluit: 1. Kennis te nemen van de managementletter en boardletter 2024 van Harderwijk, waarin de bevindingen en aanbevelingen van de accountant zijn beschreven. 2. In te stemmen met de reactie van de directie op de aanbevelingen van de boardletter van Harderwijk en deze tezamen met de managementletter en de boardletter 2024 toe te zenden aan de raad, als bijlage bij de bespreking van de jaarstukken 2024 (via de auditcommissie 7 april 2025). Inleiding Aanleiding Met ingang van 2021 is Eshuis Registeraccountants de controlerend accountant van o.a. Ermelo, Harderwijk, Zeewolde en Meerinzicht. Zij voeren voor ons jaarlijks een interim controle en een jaarrekening controle uit. Na afloop van de interim controle 2024 hebben zij een managementletter 2024 (bevindingen op detail niveau) en een boardletter 2024 (met daarin de bevindingen op hoofdlijn) opgeleverd. Hierin beschrijft de accountant de bevindingen van haar interim controle op de voor de jaarrekening relevante bedrijfsprocessen. Dit zijn de processen die een koppeling hebben met de materiele posten in de jaarrekening en processen waar verhoogde (fraude)risico’s worden onderkend. Deze controle is primair gericht op de analyse en beoordeling van de interne beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle.

Door deze controle worden ook de aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole zichtbaar. Op 22 januari 2025 heeft de accountant in een DT vergadering haar bevindingen gepresenteerd. Aansluitend heeft zij de wethouder Financiën over de bevindingen geïnformeerd. In lijn met de bevindingen van vorig jaar heeft de accountant geadviseerd om de aandacht voor de interne beheersing te verplaatsen van controle achteraf, naar controle aan de voorkant, naar de medewerkers in de lijn. In lijn met het afgelopen jaar is nadrukkelijk onderscheid gemaakt in de processen die worden uitgevoerd door MIZ (en doorwerken naar Harderwijk) en de processen die in Harderwijk worden uitgevoerd. De management- en boardletter van Harderwijk zien nu uitsluitend toe op de eigen processen. Kader Gemeentewet, financiële verordening, controleverordening, normenkader Alternatieven B&W zou anders of aanvullend kunnen reageren op de bevindingen van de accountant.

Beoogd effect Het college van B&W kennis te laten nemen van de managementletter en boardletter 2024 van Harderwijk, waarin de bevindingen en aanbevelingen van de accountant zijn beschreven. Het college van B&W in te laten stemmen met de reactie van de directie op de aanbevelingen van de boardletter van Harderwijk en deze tezamen met de managementletter en de boardletter 2024 toe te zenden aan de raad (via de auditcommissie 7 april 2025).

Argumenten/uitvoering Reactie op boardletter: Samengevat heeft de accountant 3 aandachtspunten gedefinieerd, de rechtmatigheidsverantwoording, de kwaliteit van de interne beheersing (AO/IB) en de IT-omgeving. Rechtmatigheidsverantwoording De accountant geeft het signaal af in haar boardletter dat de gemeente Harderwijk voor 2024 wederom rechtmatigheidsfouten verwacht als na-ijl effect van het verleden. De fouten uit het verleden vragen tijd om opgelost te worden (soms moeten “foute” contracten worden uitgediend). De normen zijn door de raad weliswaar verhoogd, maar de data die betrokken wordt in de beoordeling voor de rechtmatigheid is verruimd waardoor de kans op fouten (die meetellen) groter is. Dat is met name het geval bij begrotingsonrechtmatigheden. Kwaliteit van de AO/IB De accountant beoordeelt de kwaliteit van onze interne beheersing als voldoende, wat betekent dat zij op basis van de kwaliteit van de relevante systemen processen en procedures per jaareinde voldoende aanknopingspunten heeft om een controle te kunnen uitoefenen op onze jaarrekening. Als gevolg van de landelijke toegenomen aandacht voor fraude en corruptie en de toegenomen eisen die van de accountantscontrole op dit vlak worden gevraagd, vraagt de accountant ook van ons in Harderwijk aandacht voor maatregelen gericht op het voorkomen van fraude en het versterken van omgang met integriteitsmeldingen.

In het najaar van 2023 heeft het college hiervoor het frauderisicobeleid en het beleid misbruik en oneigenlijk gebruik vastgesteld. Door hierover met elkaar in het bestuur, in het directieteam, tussen directie en teamleiders en tussen teamleiders en medewerkers met elkaar het gesprek te voeren, hebben we aandacht voor bewustwording. IT-omgeving Bijzondere aandacht heeft de accountant gevraagd voor nieuwe wetgeving op het gebied van informatiebeveiliging en risicomanagement. De invoering van BIO2, de komst van de NIS2-richtlijn en de aanpassing die dat vraagt van de ENSIA IT-audit vragen om herziening van ons informatiebeveiligingsbeleid. Op korte termijn zullen wij de verantwoordelijkheden en de verdeling van taken tussen Harderwijk en MIZ herinrichten, om te kunnen voldoen aan de eisen van zowel BIO2 als de NIS2 richtlijn. Reactie directie De accountant is van oordeel dat de interne beheersing op alle processen toereikend is, dan wel toereikend met verbetermogelijkheden. De directie neemt in algemene zin de aanbevelingen van de accountant aangaande deze verbetermogelijkheden, ter harte en is voornemens om op een aantal onderwerpen verdere verbetering aan te brengen. Deze verbeteringen worden wel in de context beschouwd van de overige speerpunten van het college.

Zo wordt er op dit moment druk gewerkt aan de realisatie van de ombuigingen en de verdere uitwerking van de prioriteiten van het huidige college. In de paragraaf bedrijfsvoering zullen de ontwikkelingen binnen de bedrijfsvoering worden beschreven zodat die voor de raad ook navolgbaar zijn. De directie wil ook benadrukken dat zij binnen de toegewezen verantwoordelijkheden ook haar eigen afwegingen zal blijven maken, waarbij aanbevelingen / verbetermogelijkheden niet of ten dele worden overgenomen. Dit betreft bijvoorbeeld onderwerpen die substantiële investeringen in mensen en middelen vragen of waarbij het risico aanvaardbaar wordt geacht. Dit is aan de orde bij het advies om een verplichtingenadministratie in te voeren en het proces rondom verwerking en goedkeuring van memoriaalboekingen. In die gevallen is namelijk op andere wijze de interne beheersing geborgd. Omgevingswet Niet van toepassing. Financiën Niet van toepassing. Duurzaamheid Niet van toepassing.

Communicatie De boardletter en de duiding van het college hierop zijn geagendeerd voor de auditcommissie op 7 april 2025. De accountant van de raad is aanwezig om haar bevindingen toe te lichten en vragen van de leden van de auditcommissie te beantwoorden. Als leden van de raad deze stukken zouden willen agenderen voor bespreking, kan dat worden toegevoegd aan de agenda van de vergadering waarin de jaarrekening wordt besproken in de commissie op 3 juli 2025.

Bijlagen 1. Managementletter Harderwijk 2024 2. Boardletter Harderwijk 2024