Brief van het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe d.d. 27-07-2020.pdf

Streekarchivariaat noordwest-veluwe

elburg * ermelo » harderwijk * nunspeet» oldebroek

College van burgemeester en wethouders Gemeente Harderwijk Postbus 149 3840 AC Harderwijk

Uw brief van: Inlichtingen:

Uw kenmerk: Gerrit Hoefakker

Ons kenmerk:

2020.14

Telefoonnr.:

0525 - 688 688

Bijlagen:

3

Onderwerp:

Model Archiefverordening 2020 en model Beheerregeling informatiebeheer 2020

Datum: 27 juli 2020

Geacht college, Hierbij ontvangt u, naar aanleiding van de aanpassing van de wetten in verband met de invoering van de normalisering van de rechtspositie van ambtenaren (Aanpassingswet Wnra), de model Archiefverordening 2020 en de model Beheerregeling informatiebeheer 2020. De Aanpassingswet Wnra heeft tot doel de wetgeving aan te passen naar aanleiding van de invoering van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra). De Aanpassingswet Wnra wijzigt artikel 32 van de Archiefwet 1995 waardoor de gemeentearchivaris niet langer moet worden benoemd, maar moet worden aangewezen door burgemeester en wethouders. In de Archiefwet 1995 worden specifieke bevoegdheden geattribueerd (toegekend) aan de functie van archivaris: het beheer van het naar de archiefbewaarplaats overgedragen archief en het toezicht op het niet naar de archiefbewaarplaats overgedragen archief. Volgens artikel 30 van de Archiefwet 1995 zijn gemeenten verplicht een verordening over het archiefbeheer vast te stellen (Archiefverordening). De Aanpassingswet Wnra heeft gevolgen voor deze Archiefverordening en het daarop gebaseerde Besluit Informatiebeheer. De daarin genoemde benoeming van de gemeentearchivaris moet worden vervangen door aanwijzing van de archivaris.

Deze aanpassing is door het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe (SNWV) aangegrepen om tot een eigen model Archiefverordening en Beheerregeling informatiebeheer te komen. Deze modellen zijn gebaseerd op de huidige regelgeving van de vijf deelnemende gemeenten, die in grote lijnen is overgenomen. In de bijlage treft u een opsomming aan van de wijzigingen van de modellen ten opzichte van de huidige regelgeving van uw gemeente. De modellen van het SNWV wijken sterk af van de modellen van de VNG (zie Ledenbrief VNG TPW/U201901199 Lbr. 19/103, van 2 december 2019). De modellen die het SNWV hanteert zijn uitgebreider dan die van de VNG. Deze laatsten zijn summier omdat veel zaken die in onze modellen worden genoemd ook al in landelijke regelgeving is opgenomen. Om die reden zouden deze bepalingen

Zuiderzeestraatweg Oost 19, Elburg Postbus 70, 8080 AB Elburg Tel. 0525-688 717, Fax 0525-688 699

Raadhuisplein 2, Ermelo Postbus 500, 3850 AM Ermelo Tel. 0341-567 101, Fax 0341-567 369

Havendam 56, Harderwijk Postbus 149, 3840 AC Harderwijk Tel. 0341-411 454, Fax 0341-425 895

Markt 1, Nunspeet Postbus 79, 8070 AB Nunspeet Tel. 0341-259 258, Fax 0341-260 048

Raadhuisplein 1, Oldebroek Postbus 2, 8096 ZG Oldebroek Tel. 0525-638 300, Fax 0525-633 327

www.streekarchivariaat.nl info@streekarchivariaat.nl

Streekarchivariaat n o o r d w e s t - v e 1 u w e

elburg " ermelo * harderwijk »nunspeet * oldebroek

als overbodig kunnen worden beschouwd. Dit staat ook zo vermeld in de toelichting op de modelverordening van de VNG voor wat betreft de definities: "Definities gelden onverminderd voor deze verordening, afwijken is niet mogelijk. Bovendien is dit model zo summier dat het voluit schijven van begrippen (gemeentearchivaris, Archiefwet 1995, enz.) geen probleem is." De keuze om de definities en andere bepalingen wel in de lokale regelingen op te nemen is ingegeven om zowel het bestuur als het management zich bewust te laten zijn van het belang van een goede inrichting van het informatiebeheer. Om dat in samenhang te kunnen zien, zijn de betreffende artikelen toegevoegd. Uiteraard zijn de lokale artikelen in overeenstemming met de landelijke regelgeving. Nadeel is wel dat, als hogere regelgeving die ook in de lokale regelgeving is opgenomen wordt aangepast, deze laatste dan ook moeten worden aangepast. Het SNWV zal hiervoor de vinger aan de pols houden en u zo nodig voorzien van gewijzigde modellen. Een drietal artikelen is nieuw opgenomen in de modellen en zijn afkomstig uit de modellen van de VNG.

Dit betreffen de artikelen 3 en 18 van de model Archiefverordening (inzake de samenhang met het informatiebeleid respectievelijk het advies over het beheer van de archiefbewaarplaats en de niet overgebrachte archiefbescheiden) en artikel 6 van de model Beheerregeling informatiebeheer (inzake voorzieningen met betrekking tot archiefbescheiden bij onder andere overdracht). De aanwijzing van de archivaris heeft inmiddels plaatsgevonden door het college van burgemeester van wethouders van de gemeente Elburg. Dit is gebeurd op grond van artikel 2, lid 3 van de gemeenschappelijke regeling en deze aanwijzing geldt daarmee voor alle deelnemende gemeenten. Mocht u willen afwijken van de modellen van het SNWV, dan verzoek ik u hierover overleg te plegen met het SNWV. Als de modellen zonder aanpassing worden overgenomen is dit overleg uiteraard niet noodzakelijk. Graag ontvangen we de vastgestelde Archiefverordening en Beheerregeling informatiebeheer.

Met vriendelijke groet,

G. Hoefakker Archiefinspecteur Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe