Boardletter GR Meerinzicht 2023 getekend

Eshuis Registeraccountants

Aan het bestuur van

spoetnik

Gemeenschappelijke regeling Meerinzicht

3824 mg

42

Amersfoort

Postbus 1201 Postbus 206

3840 BE HARDERWIJK 7600 AE

Almelo

Tel. 088-500 95 00

E-mail info@eshuis.com

Datum:

22 januari 2024

Betreft:

Boardletter 2023

Geacht bestuur,

Bijgaand doen wij u de boardletter toekomen als samenvatting op de reeds ambtelijk besproken managementletter. In deze boardletter staat drie onderwerpen centraal: De rechtmatigheidsverantwoording, een samenvattende beschouwing op de kwaliteit van de administratie organisatie en interne beheersing (verder AO/IB) binnen gemeenschappelijke regeling Meerinzicht (verder Meerinzicht) en een algemene beschouwing op de IT omgeving.

De rechtmatigheidsverantwoording Het is een bijzonder jaar voor zowel Meerinzicht als ook voor ons. Het oordeel over de rechtmatigheid verschuift namelijk van ons naar het bestuur. Meerinzicht gaat het rechtmatig handelen binnen de organisatie verantwoorden via een rechtmatigheidsverantwoording vanaf de jaarrekening 2023. Dit betekent nogal wat in de aanloop naar en de verantwoording van de jaarrekening. Tijdens de interim hebben we hier passende aandacht voor gehad door met diverse ambtelijke functionarissen over dit onderwerp te sparren en ook te kijken naar de kwaliteit van de Verbijzonderde Interne Controle (verder VIC) ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording. In de managementletter hebben wij verslag gedaan over de kwaliteit van het proces ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording en hebben wij aanwijzingen gegeven aan de organisatie om de benodigde dan wel noodzakelijke stappen richting de rechtmatigheidsverantwoording te kunnen zetten. Het is weliswaar het product van het bestuur, maar wij als uw huisaccountant dienen een getrouwheidsoordeel over de rechtmatigheidsverantwoording af te geven. Daartoe is samenwerking tussen de accountant en de organisatie vereist.

Wij willen per jaareinde gebruik maken van de werkzaamheden van de VIC door de VIC te zien als relevante beheersmaatregel waar we op kunnen steunen. Dit vereist echter dat de VIC qua opzet, bestaan en werking voldoet aan de daaraan te stellen eisen. Qua opzet en bestaan stellen wij vast dat de VIC van voldoende kwaliteit is om als relevant beheersmaatregel te fungeren t.a.v. de rechtmatigheidsverantwoording. De werking testen wij per jaareinde via zogenoemde herbeoordelingen van de werkzaamheden van de VIC. Op basis hiervan concluderen wij of de uitgevoerde werkzaamheden door de VIC voldoende zijn en of wij de getrouwheid van de uitkomsten in de vorm van een rechtmatigheidsverantwoording kunnen vaststellen.

-e­ Eshuis Registeraccountants BV n Algemene voorwaarden 7 Handelsregister K.v.K. Enschede nr. 08151214 n Lid van het

SRA

Eshuis

Er zijn ook rechtmatigheidsvoorwaarden extern belegd via uitbestede taken, zoals de Participatiewet (G2regeling), WMO en Jeugdwet bij GR Meerinzicht. Uw deelnemende gemeenten dienen afspraken te maken met u als uitvoerder van de uitbestede diensten om voldoende zekerheid te kunnen geven over het rechtmatig handelen bij de bij u uitbestede diensten. Wij als accountant van GR Meerinzicht kunnen ten opzichte van vorig jaar niet zomaar een verklaring over rechtmatigheid verstrekken aangezien ook bij GR Meerinzicht de financiële verordening is aangepast t.a.v. de rechtmatigheidsverantwoording Gemeentewet artikel 212 lid 1. In dat geval zal er enkel een verklaring over de getrouwheid van de uitbestede diensten volgen. Daarin heeft u afspraken te maken met uw deelnemende gemeenten. Inmiddels is dit punt ambtelijk opgepakt en zijn separate verantwoordingsafspraken gemaakt.

De kwaliteit van de AO/IB De kwaliteit van de AO/IB binnen gemeenschappelijke regeling Meerinzicht is van voldoende kwaliteit, wat betekent dat wij op basis van de kwaliteit van de relevante systemen, processen en procedures per jaareinde voldoende aanknopingspunten hebben om een controle te kunnen uitvoeren op de jaarrekening van Meerinzicht. Zoals u van ons gewend bent hebben wij wel een aantal detailbevindingen welke de kwaliteit van de AO/IB verder kunnen verhogen. Deze detailbevindingen hebben wij in uitgeschreven vorm voorgelegd aan uw ambtelijke organisatie via de managementletter. Ten opzichte van vorig jaar hebben wij één nieuwe bevinding betreffende aandacht voor een anti-fraude en -corruptieprogramma en het versterken van de behandeling met integriteitsmeldingen. Ook heeft uw organisatie twee bevindingen van voorgaand jaar opgelost, namelijk het realiseren van een interne frauderisicoanalyse en het verbeteren van de goedkeuringsroutes in het digitale factuurverwerkingsproces. De nieuwe bevinding en opgeloste bevinding hebben sterke raakvlakken en staan in het teken van verdere bewustwording en anticipatie op anti-fraude en corruptie binnen uw organisatie. Een ander belangrijk onderwerp t.a.v. de kwaliteit van de AO/IB betreft de naleving van het inkoopproces en de kwaliteit van de inkoop- en betaalomgeving.

De controle van de aanbestedingen heeft geleid tot bevindingen in de controle bij de jaarrekening. In 2022 is de materialiteitsgrens overschreden waarbij wij een niet-goedkeurende verklaring betreffende de rechtmatigheid hebben afgeven door hoofdzakelijk onrechtmatige inkopen als gevolg van onterecht niet EU-aanbestede inkopen. In de managementletter hebben wij verschillende aanbevelingen met uw ambtelijke organisatie gedeeld om de kwaliteit van het inkoopproces te verhogen. Desalniettemin heeft uw organisatie heeft in 2023 diverse stappen ondernomen om de controle op de inkopen te verbeteren. We zijn benieuwd welke positieve uitkomsten dit gaat hebben bij de controle op de Europese aanbestedingen 2023 in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording.

2

Eshuis

IT-omgeving De algemene IT beheersingsmaatregelen zijn ten opzichte van boekjaar 2022 sterk verbeterd. Dit blijkt ook uit het feit dan vier van de zeven bevindingen die wij vorig jaar hebben geconstateerd zijn opgevolgd. Wat resteert zijn met name de periodieke reviews op de actieve gebruikers in combinatie met opgestelde functiescheidingsconflictenmatrices voor de applicatie Unit4 Financials, Key2Belastingen en Suite4SD. Wij bevelen management aan om dit ook op te volgen, mede op basis van de voorbeelden die door ons zijn verstrekt welke als inspiratie kunnen dienen.

Hoogachtend,

A. van de Groep MSc RA

3