Boardletter gemeente Harderwijk 2024

Eshuis Registeraccountants

Aan de gemeenteraad van de Gemeente Harderwijk Postbus 149 3840 AC HARDERWIJK

Spoetnik 42 3824 MG

Amersfoort

Postbus 206 7600 AE

Almelo

Tel. 088-500 95 00 E-mail info@eshuis.com

Datum:

13 januari 2025

Betreft:

Boardletter 2024

Geacht raad, U ontvangt van ons de boardletter 2024. Dit betreft een samenvatting van de uitgebrachte managementletter 2024. In deze boardletter hebben wij de belangrijkste boodschappen vanuit de managementletter samengevat om u een zo goed mogelijk beeld te geven over de kwaliteit van uw administratie organisatie en interne beheersing met inbegrip van de IT-omgeving. Algemene indruk We hebben vanuit een prettige samenwerking de interim-controle succesvol afgerond. Ons algemene beeld is dat de kwaliteit van de AO/IB van voldoende niveau is om een controle uit te voeren op de getrouwheid van de jaarrekening over boekjaar 2024. Dit zal een gegevensgerichte controle worden. Ondanks ons algemene beeld hebben wij gemerkt dat in onze vier jaar van dienstverlening het opvolgen van detailbevindingen niet op alle afdelingen soepel verloopt. Enerzijds is dat het gevolg van keuzes maken in capaciteit, maar anderzijds signaleren wij ook dat de veranderbereidheid en het controlebewustzijn verbeterd moet worden. Daarmee blijft de kwaliteit en effectiviteit van de AO/IB op bepaalde onderwerpen kwetsbaar en blijft doorontwikkeling uit. Wij hebben een doorkijk gemaakt waar dit in zit. In onze analyse komen wij vooral uit op een inrichtingsvraagstuk, waarbij strakke werkverdeling tussen gemeente en Meerinzicht in de kern ervoor zorgt dat innovatie moeilijk van de grond komt.

De kwaliteit van de AO/IB Zoals hierboven geschetst is de kwaliteit van de AO/IB van voldoende niveau. We zouden echter uw accountant niet zijn als we ruimte zien voor verbetering. Daarin doen wij ook een beroep op het gewenste ambitieniveau binnen de organisatie. De detailbevindingen vanuit voorgaand jaar zijn deels tot niet opgevolgd en zijn daarmee nog van kracht. Samengevat betreffen dit bevindingen t.a.v. het inkoopproces met inbegrip van de naleving van de Europese aanbestedingswet, de interne beheersing op memoriaalboekingen en verbeteringen in het anticorruptiebeleid. De inrichting van het rechtmatigheidsonderzoek is ook een belangrijk punt, maar aangezien dit nog onderhanden is hebben wij nog onvoldoende gezien om hier een oordeel over te geven. Dit heeft mede als oorzaak dat het normenkader nog niet is aangepast en nog dient te worden vastgesteld. Het nieuwe vastgestelde normenkader dient dan de basis voor de controle van uw VIC-functie. Wij verwachten dat de aanpassingen die we vorig jaar met elkaar hebben afgesproken tijdig klaar zijn voor de jaarrekeningcontrole. Een -e­ Eshuis Registeraccountants BV n Algemene voorwaarden Z Handelsregister K.v.K. Enschede nr. 08151214 n Lid van het

SRA

Eshuis belangrijk onderdeel van deze afspraken is het opnieuw neerzetten van het normenkader, met alleen die interne regels die u als raad gecontroleerd wilt zien. Een belangrijk terugkomend onderwerp t.a.v. de kwaliteit van de AO/IB betreft de naleving van het inkoopproces en de kwaliteit van de inkoop- en betaalomgeving. Het waarborgen van rechtmatige inkopen blijft voor lokale overheden een voortdurende uitdaging en dit geldt ook voor uw gemeente. Factoren zoals een decentraal inkoopmodel, een groot aantal leveranciers en projecten en frequente personeelswisselingen dragen bij aan deze complexiteit. Tijdens de controle van het boekjaar 2022 hebben wij geconstateerd dat een aanzienlijk deel van de uitgaven niet voldeed aan de Europese aanbestedingsregels, wat heeft geleid tot rechtmatigheidsfouten. Dit resulteerde in een oordeel met beperking over de rechtmatigheid van de jaarrekening 2022. Voor het boekjaar 2023 heeft uw organisatie diverse maatregelen getroffen om grip te krijgen op de rechtmatige inkopen. Dit hebben wij ook zo ervaren. Zo is de controle op aanbestedingen uitgevoerd door uw VIC-functie, als onderdeel van de controle op de rechtmatigheidsverantwoording. Toch blijkt dat in de praktijk de realiteit weerbarstig is door bovengenoemde factoren.

Voor Harderwijk ging het om meer dan C 3 miljoen, wat bijdroeg aan het niet goedkeurende oordeel voor rechtmatigheid over boekjaar 2023. Wij signaleren dat de lijnorganisatie worstelt met het naleven van de regelgeving. De inkoopadviseurs van Meerinzicht kunnen ingeschakeld worden om de lijn te ondersteunen, maar als die vraagt niet komt merken wij op dat de ondersteuning uitblijft. Een meer sturende rol vanuit Meerinzicht zou het gebrek aan kennis bij de lijn kunnen helpen oplossen. Uiteraard was begrotingsrechtmatigheid ook een belangrijke oorzaak van dat nietgoedkeurende oordeel. Dat neemt niet weg dat de aanbestedingsfouten gewoon fors waren. Deze fouten pasten in 2023 binnen de goedkeuringstoleranties, maar dat heeft er ook mee te maken dat de goedkeuringstolerantie in 2023 voor rechtmatigheid hoger was dan in 2022. Het probleem is dus niet anders geworden. Voor de gemeente Harderwijk brengt dit verschillende risico's en actiepunten met zich mee. In de managementletter hebben wij enkele observaties opgenomen, vergezeld van aanbevelingen om uw gemeente te ondersteunen bij het aanpakken van deze uitdagingen. Deze aanbevelingen richten zich zowel op preventieve maatregelen als op het verbeteren van de datakwaliteit en informatievoorziening met betrekking tot huidigeals toekomstige inkopen.

IT-omgeving In het kader van de jaarrekeningcontrole over het boekjaar 2024 heeft Eshuis IT-audit werkzaamheden uitgevoerd met betrekking tot de opzet en het bestaan van de algemene ICT beheersmaatregelen binnen de automatiseringsomgeving van de gemeente Harderwijk, zoals belegd bij GR Meerinzicht. Wij hebben daarbij uitsluitend die maatregelen getest die het meest relevant zijn in het kader van de jaarrekeningcontrole. In overleg met u rapporteren wij de gedetailleerde uitkomsten van onze IT audit uitsluitend in de managementletter gericht aan GR Meerinzicht. Wij verwijzen dan ook naar die managementletter voor de resultaten van onze audit. In deze boardletter geven wij hierover een korte samenvatting. De gemeente heeft een aanzienlijk deel van de processen aan GR Meerinzicht uitbesteed. Deze processen vallen echter wel onder de verantwoordelijkheid van de gemeente en zijn daarmee blijvend onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording door de gemeente. Wij signaleren dat voor uw interne beheersing een noodzaak is tot verandering en (door)ontwikkeling. Doorontwikkeling vraagt een visie en daarna een uitvoering 2

Eshuis door mensen die verstand hebben van de materie. De algemene visie op het gebied van IT is bij de gemeente Harderwijk aanwezig, maar de specifieke technische details liggen grotendeels bij Meerinzicht. Wij zien in de praktijk dat bij het ontwikkelen van een toekomstvisie tussen de gemeenten en Meerinzicht nog stappen in gezet dienen te worden. Wij zien dit specifiek voor het ontwikkelen van een visie op de rol en het belang van ITbeheersingsmaatregelen en IT-beveiligingsmaatregelen. De NIS2-protocollen vereisen voor meerdere systemen binnen uw GR aanvullende beheersingsmaatregelen, die kennis van zowel inhoudelijke als technische medewerkers vragen. Daarnaast ligt deze doorontwikkeling volgens ons in lijn met de beweging naar een meer datagedreven werkwijze binnen de organisatie. Wij vragen de gemeente Harderwijk (als opdrachtgever) om aandacht te hebben aan de IT-beheersingsmaatregelen die belegd liggen bij de GR Meerinzicht, de mede met de komst van de BIO2-norm en de verplichting te voldoen aan de NIS2. Hoogachtend,

drs. C.L. Willems RA

3