Boardletter 2023 gemeente Harderwijk - getekend

Eshuis Registeraccountants

Aan de gemeenteraad van de

spoetnik 42

Gemeente Harderwijk

3824 mg

Amersfoort

Postbus 149 Postbus 206

3840 AC HARDERWIJK 7600 AE

Almelo

Tel. 088-500 95 00

E-mail info@eshuis.com

Datum:

2 februari 2024

Betreft:

Boardletter 2023

Geacht raad, Bijgaand doen wij u de boardletter toekomen als samenvatting op de reeds ambtelijk besproken managementletter. In deze boardletter staan twee onderwerpen centraal: De rechtmatigheidsverantwoording en een samenvattende beschouwing op de kwaliteit van de administratie organisatie en interne beheersing (verder AO/IB) binnen gemeente Harderwijk. De rechtmatigheidsverantwoording Het is een bijzonder jaar voor zowel gemeente Harderwijk als ook voor ons. Het oordeel over de rechtmatigheid verschuift namelijk van ons naar de raad. Gemeente Harderwijk gaat het rechtmatig handelen binnen de organisatie verantwoorden via een rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening 2023. Dit betekent nogal wat in de aanloop naar en de verantwoording van de jaarrekening. Tijdens de interim-controle hebben we hier passende aandacht voor gehad door met diverse ambtelijke functionarissen over dit onderwerp te sparren en ook te kijken naar de kwaliteit van de Verbijzonderde Interne Controle (verder VIC - in gezamenlijkheid met Meerinzicht) ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording. In de managementletter hebben wij verslag gedaan over de kwaliteit van het proces ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording en hebben wij aanwijzingen gegeven aan de organisatie om de benodigde dan wel noodzakelijke stappen richting de rechtmatigheidsverantwoording te kunnen zetten.

Het is weliswaar het product van de raad, maar wij als uw huisaccountant dienen een getrouwheidsoordeel over de rechtmatigheidsverantwoording af te geven. Daartoe is samenwerking tussen de accountant en de organisatie vereist. Wij willen per jaareinde gebruik maken van de werkzaamheden van de VIC (in gezamenlijkheid met Meerinzicht) door de VIC te zien als relevante beheersmaatregel waar we op kunnen steunen. Dit vereist echter dat de VIC qua opzet, bestaan en werking voldoet aan de daaraan te stellen eisen. Qua opzet en bestaan stellen wij vast dat de VIC van voldoende kwaliteit is om als relevante beheersmaatregel te fungeren t.a.v. de rechtmatigheidsverantwoording. De werking testen wij per jaareinde via zogenoemde herbeoordelingen van de werkzaamheden van de VIC. Op basis hiervan concluderen wij of de uitgevoerde werkzaamheden door de VIC voldoende zijn en of wij de getrouwheid van de uitkomsten in de vorm van een rechtmatigheidsverantwoording kunnen vaststellen. Als onderdeel van onze interim-controle hebben wij de voortgang van de interne controles door de VIC beoordeeld. Wij zien dat Harderwijk op het moment van onze interim-werkzaamheden nog achterliep op haar eigen planning. Daardoor hebben wij nog geen tussentijdse —®—

Eshuîs Registeraccountants BV D Algemene voorwaarden j Handelsregister K.v.K. Enschede nr. 08151214 D Lid van het

SRA

Eshuis beoordeling van de werking van de VIC kunnen maken. Dat maakt ook dat er druk ligt op de VIC om bij de jaarrekeningcontrole een volledig dossier te hebben liggen dat in één keer goed is aangezien het tussentijdse evaluatie moment niet benut kon worden. Er zijn ook programmagelden inclusief rechtmatigheidsvoorwaarden extern belegd via uitbestede taken, zoals de Participatiewet (G2-regeling), WMO en Jeugdwet bij GR Meerinzicht. Als deelnemende gemeenten dient u afspraken te maken met Meerinzicht over de verantwoording van de uitbestede diensten om voldoende zekerheid te kunnen krijgen over de rechtmatigheid van de taken die Meerinzicht uitvoert. Inmiddels is dit punt ambtelijk opgepakt en zijn separate verantwoordingsafspraken gemaakt. Ten aanzien van de specifieke uitkeringen (SiSa) is gemeentewet artikel 213 niet aangepast en zullen wij een controleverklaring verstrekken over zowel de getrouwheid als rechtmatigheid. De kwaliteit van de AO/IB De kwaliteit van de AO/IB binnen gemeente Harderwijk is van voldoende kwaliteit, wat betekent dat wij op basis van de kwaliteit van de relevante systemen, processen en procedures per jaareinde voldoende aanknopingspunten hebben om een controle te kunnen uitvoeren op de jaarrekening van gemeente Harderwijk. Zoals u van ons gewend bent hebben wij een aantal detailbevindingen die de kwaliteit van de AO/IB verder kunnen verhogen.

Deze detailbevindingen hebben wij in uitgeschreven vorm voorgelegd aan uw ambtelijke organisatie via de managementletter. Ten opzichte van vorig jaar hebben wij één nieuwe bevinding. Deze ziet op het ontwikkelen van de aanwezige individuele maatregelen gericht op de voorkoming van fraude en corruptie tot een samenhangend programma en het versterken van de behandeling met integriteitsmeldingen. Ook heeft uw organisatie één bevinding van voorgaand jaar opgelost, namelijk het realiseren van een afdwongen goedkeuringsroute binnen het digitale factuurverwerkingsproces. De nieuwe bevinding en opgeloste bevinding hebben sterke raakvlakken en staan in het teken van verdere bewustwording en anticipatie op anti-fraude en corruptie binnen uw organisatie. De bevindingen uit voorgaande járen die gaan over rechtmatigheid zijn nu niet langer het 'domein' van de accountant en worden overgenomen door de VIC. Vanwege de impact van de controle op Europese aanbestedingen op de strekking van de rechtmatigheidsverantwoording door uw college willen we deze bevinding - ondanks dat deze niet meer direct bij de accountant ligt - toch onder uw aandacht brengen. De gemeente heeft in 2023 diverse nieuwe beheersingsmaatregelen ingevoerd om te voorkomen dat nieuwe aanbestedingsfouten zich voordoen. Naast systematische wijzigingen is echter ook een stevige cultuurverandering nodig.

Wij zien bij andere gemeenten en ook bij u dat een dergelijke verandering systematisch en cultureel - niet in één controlejaar gerealiseerd kan worden, ondanks dat er wel aan verbetering gewerkt wordt. Wij geven dan ook het signaal af dat wij verwachten dat over boekjaar 2023 nog steeds sprake zal zijn van rechtmatigheidsfouten die mogelijk hoger zijn dan de goedkeuringstolerantie. In afwijking van voorgaande járen zal uw eigen organisatie dit oordeel vormen en uw raad daarover informeren. Op de overige bevindingen die voortkomen uit de controles over 2021 en 2022 is in 2023 geen nadere voortgang geboekt.

2

Eshuis Wij hopen u met deze beknopte samenvatting een goed beeld van de hoofdlijnen van onze controle te hebben gegeven. Met vriendelijke groeten,

drs. C.L (Caroline) Willems RA