Bijlage 8 Bundel DBV 5. Facilitair, Gebouwen & Inkoop

Advies ombuigingen Meerinzicht Aan:

Burgemeester en Wethouders

Gemeente

Steller:

Ruud Broekman

Portefeuilehouder

Afdeling: Datum voorstel: Raadsvoorstel bijgevoegd: Bundel Bevat voorstellen:

Facilitair, gebouwen & inkoop 2 juli 2025 Ja

Openbaar Stuk(ken) bijgevoegd: Te volgen route:

Ermelo Harderwijk​ Zeewolde Arap-John Tigchelaar Wilco Mazier Steven Scheffer Ja Ja Route 2

DBV 5. Facilitair, Gebouwen & Inkoop 1.​ 34. Sluiting gemeentekantoren op vrijdag voor personeel 2.​ 39. Verkoop vastgoed geen gemeentelijk bestemming 3.​ 40. Werken met preferred suppliers bij onderhoud vastgoed

Datum vergadering:

9 december 2025

Onderwerp Ombuigingen Meerinzicht bundel DBV 5. Facilitair, Gebouwen & Inkoop

Het college van B&W besluit:

1.​

2.​

3.​ 4.​

Voor te nemen om in te stemmen met ombuigingsvoorstel: 1.1.​ 34. Sluiting gemeentekantoren op vrijdag voor Personeel In te stemmen met ombuigingsvoorstellen: 2.1.​ 39. Verkoop vastgoed geen gemeentelijk bestemming 2.2.​ 40 Werken met preferred suppliers bij onderhoud vastgoed Het voorgenomen besluit over voorstel 34 definitief te maken zodra de BOR instemt met het voorgenomen besluit. de raad voor te stellen de budgettaire gevolgen te verwerken in de begroting conform bijgevoegd raadsvoorstel.

Definitief besluit Wordt nadien ingevuld.

Inleiding De afdeling Facilitair, Gebouwen & Inkoop heeft, net als andere teams / afdelingen van Meerinzicht, voorstellen gedaan om te bezuinigen op de kosten van bedrijfsvoering. De voorstellen die geïnventariseerd zijn, zijn reëel en uitvoerbaar. Vanuit Meerinzicht wordt geadviseerd om in te stemmen met alle voorstellen in deze bundel. Argumenten 1.1. 34: het overgrote deel van de medewerkers werkt op vrijdag thuis of is vrij Het sluiten van de gemeentehuizen (met uitzondering van de publieksruimten) op vrijdag kan naast het opleveren van directe besparingen ook leiden tot een slimmere inzet van de bestaande capaciteit en mogelijke verlaging van inhuur. Dit kan op termijn bijdragen aan een meer efficiënte en kosteneffectieve bedrijfsvoering voor de gemeente. Medewerkers beschikken reeds over thuiswerkmiddelen dus er is geen extra investering nodig 2.2. 39: minder woningen in eigendom leidt tot minder onderhoud en lagere lasten Elke gemeente bezit een aantal panden waarbij je de vraag kunt stellen of dit vastgoed in bezit van de gemeente dient te zijn, we hebben het in dit voorstel vooral over woningen. Minder woningen in eigendom leidt tot minder onderhoud en tot lagere kosten.

Het MJOP (meerjaren onderhoudsplan) voor alle panden is opgebouwd uit een drietal componenten waarbij in dit voorstel het dagelijks en contractueel onderhoud is meegenomen, gepland groot onderhoud is buiten beschouwing gelaten. Het overnemen van dit voorstel, verkoop van vastgoed dat geen gemeentelijk belang dient, zorgt voor een daling van de onderhoudskosten van het gemeentelijk vastgoed. 2.3. 40: het aanbesteden van allerlei kleine klussen zorgt voor extra (onnodige) administratieve lasten Denk hierbij aan facturatie, het maken van een veelvoud aan offertes, het inboeken hiervan etc.. Het bundelen van opdrachten van de drie gemeenten per type onderhoud / onderdeel bij een (lokale) preferred supplier per gemeente kan een kostenbesparing opleveren. We stellen voor om te starten met het aanbesteden van de onderwerpen vastgoedreiniging, electrawerk, timmerwerk en schilderwerk.Het overnemen van dit voorstel leidt tot een structurele lastenvermindering. 3.. Het voorgenomen besluit over voorstel 34 is vooruitlopend op de besluitvorming ter instemming voorgelegd aan de BOR. Vanwege een vertraging in de planning van de besluitvorming is ervoor gekozen de BOR vooruitlopend op de besluitvorming te betrekken. Indien de BOR in december instemt met het voorstel, dan wordt het voorgenomen besluit meteen een definitief besluit.

Kanttekeningen 1.1. 34: sluiten van gemeentehuis op vrijdag vraagt de nodige flexibiliteit Het anders inrichten van werkzaamheden voor medewerkers en het opstellen van roosters gaat wat vragen van de flexibiliteit van onze mensen en dit behoeft wel zorgvuldigheid. Mogelijk zijn er aanpassingen

(bouwkundig / ICT) noodzakelijk voor de medewerkers die momenteel op vrijdag in het gemeentehuis verplicht werken (Publieksbalie, Receptie, Facilitair, DIV en Reprodienst). Dit is nog niet onderzocht / financieel in kaart gebracht. Het aanpassen van de schoonmaakcontracten zal verder een behoorlijke impact hebben, nu moeten deze komend jaar opnieuw worden aan- of inbesteed, dus een uitstekend moment om eventuele wijzigingen door te voeren. Het contract met de beveiliging zal ook anders moeten worden ingericht, hiervoor is tevens goed overleg nodig met de Bibliotheken in Ermelo en Harderwijk (Zeewolde heeft pas in de toekomst een bibliotheek in huis). 1.2. 34: Er zijn alternatieve mogelijkheden waarbij een deel van de besparing gerealiseerd wordt Alternatief 1: één van de gemeentehuizen blijft op vrijdag open voor personeel. Het advies is om dit te rouleren tussen Ermelo, Harderwijk en Zeewolde. Hiermee wordt tweederde van de weergegeven besparing gerealiseerd (€39.000).​ Alternatief 2: de kantoorgedeelten van de gemeentehuizen worden alleen op vrijdagmiddag gesloten voor het personeel. Dit levert de helft op van de weergegeven besparing in de begroting van Meerinzicht (€29.000). De besparing op stroom- en verwarmingskosten bedraagt lokaal minder dan de helft, vanwege efficiëntieverlies doordat de kantoorgedeelten in de ochtenden alsnog verwarmd moeten worden. 2.2.

39: Huurders van dit vastgoed zullen moeten worden geïnformeerd over de verkoop en zullen hiervoor de tijd en hulp moeten krijgen De positie van de gemeente t.a.v. de huurders (waarom bestaat deze situatie huurder/verhuurder) is bij Meerinzicht niet bekend en zal wel moeten worden onderzocht door de verhuurder. 2.3. 40: Deze werkwijze kan iets betekenen voor de relatie met lokale ondernemers. Uitgangspunt is de opdrachten zoveel mogelijk lokaal weg te zetten. Gezien de waarde van de bundeling van opdrachten is Europese aanbesteding aan de orde. Deze werkwijze kan iets betekenen voor de relatie met lokale ondernemers. Het werken met 1 of 2 grotere leveranciers kan vooral bij de wat kleinere bedrijven in de gemeente zorgen voor omzetdaling en onrust. Uitsluiting van lokale leveranciers na aanbesteding kan leiden tot vragen vanuit de gemeenteraad. De huidige situatie, het werken met meerdere (lokale) leveranciers heeft een aantal voordelen zoals direct contact, langdurige en uitgebreide kennis van het vastgoed en de omgeving, korte lijnen, lokale werkgelegenheid. Financiële toelichting De besparingen voor zover het gaat om minder fte zijn berekend aan de hand van een achterhaalde verwachte CAO index. De huidige CAO index is lager uitgevallen, waardoor de besparingen (marginaal) lager worden.

Dit wordt verwerkt in de uiteindelijke begrotingswijziging na besluitvorming door het college. realiseren besparing Ermelo Harderwijk Zeewolde Totaal Bedragen x 1000 euro

2026 32 56 30 118

2027 36 61 33 130

2028 36 61 33 130

2029 36 61 33 130

Planning/process In de individuele uitwerkingen per voorstel is een nadere planning en vervolgproces na besluitvorming uitgewerkt.

Overige ondersteunende diensten en OR De voorstellen zijn op 10 september 2025 besproken met de BOR/LO. Ze hadden geen inhoudelijke vragen over de voorstellen/adviezen. Het voorgenomen besluit over voorstel 34 is vooruitlopend op de besluitvorming ter instemming voorgelegd aan de BOR. Integraal afgestemd met​ Coördinator ombuigingen Meerinzicht, Job Zandvoort Financieel adviseur Meerinzicht, Bryan Lokhorst Directeur Meerinzicht Domein Bedrijfsvoering, Cindy Schlosser Bijlage(n) Uitwerking voorstel 34. Sluiting gemeentekantoren op vrijdag voor personeel Uitwerking voorstel 39. Verkoop vastgoed geen gemeentelijk bestemming Uitwerking voorstel 40. Werken met preferred suppliers bij onderhoud vastgoed

Uitwerking ombuigingsvoorstel Meerinzicht

Naam voorstel: Onderdeel van bundel: Voorstel raakt: Adviseur Meerinzicht Afdeling: Stuk(ken) bijgevoegd:

34. Sluiting gemeentehuizen op vrijdag voor personeel DBV 5. Facilitair, Gebouwen & Inkoop Gemeenten Ermelo, Harderwijk en Zeewolde Ruud Broekman

Te volgen route

Route 2

FG&I

Omschrijving voorstel Het voorstel betreft het sluiten van het kantoorgedeelte van de gemeentehuizen van Ermelo, Harderwijk en Zeewolde op vrijdagen voor personeel. De publieksruimtes blijven wel geopend. Het sluiten van het kantoorgedeelte op vrijdag heeft invloed op verschillende afdelingen, maar aangezien de bezetting op die dag beperkt is en de meeste mensen al thuiswerken of vrij zijn, zal de impact beperkt zijn. Voor de medewerkers die burgers ontvangen, blijven de spreekkamers altijd toegankelijk, aangezien deze zich in de openbare ruimte bevinden. Ook voor het ontvangen van gasten zijn in Ermelo, Harderwijk en Zeewolde de vergaderzalen toegankelijk, omdat deze bij de openbare ruimte zijn gesitueerd. Het aantal fysiek aanwezige medewerkers op vrijdag is ongeveer 10% van het totale personeelsbestand. Door de medewerkers die in het kantoorgedeelte werken vanuit huis te laten werken, wordt bespaard op verschillende kostenposten. Het sluiten van het kantoorgedeelte op vrijdag biedt meerdere financiële voordelen. In dit voorstel is alleen het besparingspotentieel berekend dat binnen de begroting van Meerinzicht valt. Het besparingspotentieel voor de individuele gemeenten is groter. Argumenten 1.​ Het overgrote deel van de medewerkers werkt al op vrijdag thuis of is vrij. 2.​ Medewerkers beschikken reeds over thuiswerkmiddelen dus er is geen extra investering nodig.

3.​ Het sluiten van de gemeentehuizen buiten de publieksruimten levert niet alleen directe besparingen op maar kan ook leiden tot een andere inzet van de bestaande personele capaciteit, wat kan bijdragen aan

een efficiëntere en kosteneffectieve bedrijfsvoering voor de gemeente door de verlaging van inhuurkosten. Kanttekeningen 1.​ Het anders inrichten van werkzaamheden voor medewerkers en het opstellen van roosters gaat wat vragen van de flexibiliteit van onze mensen en dit behoeft wel zorgvuldigheid. 2.​ Mogelijk zijn er aanpassingen (bouwkundig / ICT) noodzakelijk voor de medewerkers die momenteel op vrijdag in het gemeentehuis verplicht werken ( Publieksbalie, Receptie, Facilitair, DIV en Reprodienst). Dit is nog niet onderzocht / financieel in kaart gebracht. 3.​ Het aanpassen van de schoonmaakcontracten zal verder een behoorlijke impact hebben, nu moeten deze komend jaar opnieuw worden aan- of inbesteed, dus een uitstekend moment om eventuele wijzigingen door te voeren. Het contract met de beveiliging zal ook anders moeten worden ingericht hiervoor is tevens goed overleg nodig met de Bibliotheken in Ermelo en Harderwijk (Zeewolde heeft pas in de toekomst een bibliotheek in huis). 4.​ Er zijn alternatieve mogelijkheden waarbij een deel van de besparing gerealiseerd wordt.​ Alternatief 1: één van de gemeentehuizen blijft op vrijdag open voor personeel. Het advies is om dit te rouleren tussen Ermelo, Harderwijk en Zeewolde.

Hiermee wordt tweederde van de weergegeven besparing gerealiseerd.​ Alternatief 2: de kantoorgedeelten van de gemeentehuizen worden alleen op vrijdagmiddag gesloten voor het personeel. Dit levert de helft op van de weergegeven besparing in de begroting van Meerinzicht. De besparing op stroom- en verwarmingskosten bedraagt lokaal minder dan de helft, vanwege efficiëntieverlies doordat de kantoorgedeelten in de ochtenden alsnog verwarmd moeten worden. Financiële toelichting Dit voorstel biedt meerdere financiële voordelen, door het aantal fysieke medewerkers op vrijdag (ongeveer 10%) te minimaliseren en hen vanuit huis te laten werken, wordt bespaard op verschillende kostenposten: Voor Meerinzcht een besparing van €58.000 op personele kosten door efficiënter in te zetten op personele middelen en de bezettingsplanning van de bodediensten aan te passen aan de behoefte op vrijdag. Als de vrijgekomen uren van interne medewerkers worden ingezet voor activiteiten die momenteel worden uitbesteed (bijvoorbeeld beveiligingsdiensten van Securitas) zullen er geen consequenties zijn voor onze vaste medewerkers maar wel een besparing op inhuur van externe diensten. Voor de gemeenten geldt dat door het gebouw op vrijdag gesloten te houden, schoonmaakkosten verlaagd kunnen worden, aangezien minder ruimtes intensief gereinigd hoeven te worden.

Met een lagere fysieke bezetting is er ook minder behoefte aan verwarming, verlichting en andere facilitaire voorzieningen. Dit kan de energiekosten verlagen. Te realiseren besparing 2026 Ermelo 20 Harderwijk 23 Zeewolde 15 Totaal 58 Bedragen x 1000 euro

2027 20 23 15 58

2028 20 23 15 58

2029 20 23 15 58

Planning/uitvoering Alle medewerkers welke niet op vrijdag in het gemeentehuis dienen te werken dienen te worden geïnformeerd dat er op vrijdag thuis wordt gewerkt. Voor medewerkers welke momenteel op vrijdag in het gemeentehuis verplicht werken, ( Publieksbalie, Receptie, Facilitair, DIV en Reprodienst) dient te worden gekeken of er nog aanpassingen ( Bouwkundig of ICT) noodzakelijk zijn. OR/LO Dit voorstel dient voor instemming aan de OR te worden voorgelegd.. ​ Integraal afgestemd met: Afdelingen FG&I MT Bedrijfsvoering Projectgroep ombuigingen Bijlage(n) 34. Sluiting gemeentekantoren op vrijdag voor personeel Ombuiging Begroting 2026-2029

Uitwerking ombuigingsvoorstel Meerinzicht

Naam voorstel: Onderdeel van bundel: Voorstel raakt: Adviseur Meerinzicht Afdeling: Stuk(ken) bijgevoegd:

39. Verkoop vastgoed geen gemeentelijke bestemming DBV 5. Facilitair, Gebouwen & Inkoop Gemeente Ermelo, Harderwijk en Zeewolde Ruud Broekman

Te volgen route

Route 2

FG&I

Omschrijving voorstel Dit voorstel betreft de verkoop van onroerend goed. Elke gemeente bezit een aantal panden waarbij je de vraag kunt stellen of dit vastgoed in bezit van de gemeente dient te zijn, we hebben het in dit voorstel vooral over woningen. Minder woningen in eigendom leidt tot minder onderhoud en tot lagere kosten. Het MJOP (meerjaren onderhoudsplan) voor alle panden is opgebouwd uit een drietal componenten waarbij in dit voorstel het dagelijks en contractueel onderhoud is meegenomen, gepland groot onderhoud is buiten beschouwing gelaten. Argumenten 1.​ Het verkopen van vastgoed dat geen gemeentelijk belang dient, zorgt voor een daling van de onderhoudskosten van het gemeentelijk vastgoed. Kanttekeningen 1.​ Huurders van dit vastgoed zullen moeten worden geïnformeerd over de verkoop en zullen hiervoor de tijd en hulp moeten krijgen. 2.​ De positie van de gemeente t.a.v. de huurders (waarom bestaat deze situatie huurder/verhuurder) is bij Meerinzicht niet bekend en zal wel moeten worden onderzocht door de verhuurder.

Financiële toelichting De berekening gaat alleen over de onderhoudskosten (dagelijks en contractueel onderhoud), gepland groot onderhoud is zoals gemeld in de omschrijving niet meegenomen (dit betreft zaken als een nieuwe keuken, badkamer etc.). De besparing op de geplande uren voor het onderhoud van de genoemde panden (bestaande uit dagelijks en contract onderhoud) bedraagt 265 uur op jaarbasis voor de bouwkundig adviseur van MIZ. Te realiseren besparing ( besparing op de jaarlijkse onderhoudskosten ) 2026 2027 2028 Ermelo 10 10 10 Harderwijk 12 12 12 Zeewolde 8 8 8 Totaal 30 30 30

2029 10 12 8 30

Bedragen x 1000 euro

Planning/uitvoering. Afhankelijk van de huurcontracten met de huidige bewoners. De realisatie van de besparing hangt hiermee ook samen. Optioneel: OR/LO n.v.t. Integraal afgestemd met​ Team FG&I Meerinzicht MT Meerinzicht Projectgroep ombuigingen

Bijlage(n) Voorstel 39. Definitief verkoop vastgoed met geen gemeentelijke bestemming: kosten baten analyse.

Verkoop gemeentelijk vastgoed panden welke geen publieke functie hebben

Gemeente

Structurele besparing gemeente budget contractueel en dagelijks

Structurele besparing gemeente budget groot onderhoud Structurele besparing 2025 meerinzicht budget

incidentele lasten Incidentele baten ( verkoop( verkoop verkoop) kosten)

omschrijving

Pand jaar schaal 10

Frisialaan 78 (woning) - Weiburglaan 7 (woning) - Zuiderzeestraatweg 103 (woning) - Zuiderzeestraatweg 105 (woning) - Parallelweg 4 (woning), leegstand AdHoc - Parallelweg 7 (woning), leegstand Adhoc - Schapenhoek 3 (atelier)

Harderwijk Harderwijk Harderwijk Harderwijk Harderwijk Harderwijk Harderwijk

Totaal HW Julianalaan 84 - woning Beemdweg 17 - boerderij Dokter Holtropstraat 169 - woning en kunstuitleen Totaal Erm

Ermelo Ermelo Ermelo

Ossenkampweg 5-9 - woning Duikerweg 48 - woning Baardmeesweg 13 - woning Kringloop - woning

Zeewolde Zeewolde Zeewolde Zeewolde

(€

zoals omschreven in MJOP 2024 onderhoudskosten en uren vastgoed € 7.500,00 beheer € 7.500,00 € 7.500,00 € 7.500,00 € 7.500,00 € 7.500,00 € 7.500,00 Geen verdere gegevens bekend € 52.500,00

€ 6.963,00 € 8.575,00 € 6.012,00 € 7.370,00 € 6.749,00 € 5.480,00 € 2.803,00

€ 19.826,00 € 28.935,50 € 17.286,00 € 23.433,00 € 78.515,00 € 48.101,00 € 4.271,00

€ 1.540,00 € 2.168,03 € 2.869,45 € 3.188,28 € 4.463,59 € 1.912,97 € 765,19

€ 43.952,00

€ 220.367,50

€ 16.907,52

€ 150.000,00 € 150.000,00 € 150.000,00 € 150.000,00 € 150.000,00 € 150.000,00 € 150.000,00 € 150.000,00 € 1.200.000,00

2.504,00) 17.737,00) 20.241,00)

€ 1.275,31 € 956,48 € 637,66 € 2.869,45

€ 150.000,00 € 150.000,00 € 150.000,00 € 450.000,00

€ 7.500,00 € 7.500,00 € 7.500,00 € 22.500,00

€ 1.402,84 € 1.402,84 € 1.402,84 € 1.402,84

€ 150.000,00 € 150.000,00 € 150.000,00 € 150.000,00

€ 7.500,00 € 7.500,00 € 7.500,00 € 7.500,00

(€ (€

1.412,00) (€ (€ 4.000,00) 5.412,00) (€

(€

15.000,00)

(€ (€

15.000,00) 15.000,00)

0 0 0 0

Totaal ZW

(€

45.000,00)

0

€ 5.611,38

€ 600.000,00

€ 30.000,00

Totaal

(€

94.364,00) (€

240.608,50)

€ 25.388,34

€ 2.250.000,00

€ 105.000,00

Totalen Harderwijk Ermelo Zeewolde MIZ Totaal controle

(€ (€ (€

uurtarief

€ 91.822,50 € 63,77 Checken finance/vastgoedmanager 0,28 FTE

119.752,34) € 43.952,00 5.412,00) 45.000,00) € 25.388,34 € 119.752,34

LOONSOMBEREKENING per 1 januari 2025 (o.b.v. premies 2024)

SCHAAL

BRUTO MAAND SALARIS A € 2.560,00 1 € 2.598,00 2 € 2.832,00 3 € 3.061,00 4 € 3.214,00 5 € 3.369,00 6 € 3.524,00 7 € 3.831,00 8 € 4.297,00

LOONSOM MAX SCHAAL € 45.245,47 € 45.957,64 € 50.343,94 € 54.636,50 € 57.504,34 € 60.409,77 € 63.315,20 € 68.922,20 € 77.657,08

PER UUR € € € € € € € € €

24,17 24,55 26,89 29,19 30,72 32,27 33,82 36,82 41,48

LOONSOM 1 UUR PER JAAR € € € € € € € € €

1.256,82 1.276,60 1.398,44 1.517,68 1.597,34 1.678,05 1.758,76 1.914,51 2.157,14

Begroting 2025 Incl. Loonindex 5,8% € 48.000,00 € 49.000,00 € 53.000,00 € 58.000,00 € 61.000,00 € 64.000,00 € 67.000,00 € 73.000,00 € 82.000,00

Begroting 2026 Incl. Loonindex 3,8% € 50.000,00 € 51.000,00 € 55.000,00 € 60.000,00 € 63.000,00 € 66.000,00 € 70.000,00 € 76.000,00 € 85.000,00

1,058

1,038

9 10 10-A 11 11-A 12 13 14 15 16 17 18 Loonindex Product Kadernota 2025-2025 Kadernota 2025-2026 Prijsontwikkeling: prijs bruto binnenlands product (pbbp) Product Kadernota 2025-2025 Kadernota 2025-2026

€ € € € € € € € € € € €

4.811,00 5.313,00 5.691,00 6.072,00 6.465,00 6.862,00 7.417,00 8.123,00 8.889,00 9.734,00 10.662,00 11.685,00

€ € € € € € € € € € €

87.291,83 96.701,64 103.305,49 109.694,50 116.284,84 122.942,52 132.249,72 144.089,16 156.934,44 171.104,76 184.406,64

€ € € € € € € € € € €

46,63 51,66 55,18 58,60 62,12 65,67 70,65 76,97 83,83 91,40 98,51

€ € € € € € € € € € €

2.424,77 2.686,16 2.869,60 3.047,07 3.230,13 3.415,07 3.673,60 4.002,48 4.359,29 4.752,91 5.122,41

€

198.846,24

€

106,22

€

5.523,51 €

Percentage 5,80% 3,80%

1,038

2,80% 2,60%

1,026

Percentage

Begroting 2026 Begroting 2027 Begroting 2028 Begroting 2029 € 30.000,00 € 30.000,00 € 30.000,00 € 30.000,00

€ € € € € € € € € € €

92.000,00 102.000,00 109.000,00 116.000,00 123.000,00 130.000,00 140.000,00 152.000,00 166.000,00 181.000,00 195.000,00

€ € € € € € € € € € €

95.000,00 106.000,00 113.000,00 120.000,00 128.000,00 135.000,00 145.000,00 158.000,00 172.000,00 188.000,00 202.000,00

210.000,00 €

218.000,00

Uitwerking ombuigingsvoorstel Meerinzicht

Naam voorstel: Onderdeel van bundel: Voorstel raakt: Adviseur Meerinzicht Afdeling: Stuk(ken) bijgevoegd:

40. Werken met preferred suppliers bij onderhoud vastgoed DBV 5. Facilitair, Gebouwen & Inkoop Gemeenten Ermelo, Harderwijk en Zeewolde Ruud Broekman

Te volgen route

Route 2

FG&I

​ ​

Omschrijving voorstel Het voorstel is om voor het onderhoud van vastgoed te gaan werken met een beperkt aantal preferred suppliers. De huidige situatie, het werken met meerdere (lokale) leveranciers heeft een aantal voordelen zoals direct contact, langdurige en uitgebreide kennis van het vastgoed en de omgeving, korte lijnen, lokale werkgelegenheid etc. Echter het aanbesteden van allerlei kleine klussen zorgt ook voor extra met name administratieve lasten zoals extra facturatie, het maken van een veelvoud aan offertes , inboeken etc. Het bundelen van opdrachten van de drie gemeenten per type onderhoud / onderdeel bij een (lokale) preferred supplier per gemeente kan een kostenbesparing opleveren. We stellen voor om te starten met het aanbesteden van de onderwerpen vastgoedreiniging, electrawerk, timmerwerk en schilderwerk. Argumenten 1.​ Het bundelen van opdrachten van de drie gemeenten per type onderhoud / onderdeel bij een (lokale) preferred supplier per gemeente kan een kostenbesparing opleveren. Kanttekeningen 1.​ Uitgangspunt is de opdrachten zoveel mogelijk lokaal weg te zetten. Gezien de waarde van de bundeling van opdrachten is Europese aanbesteding aan de orde. Deze werkwijze kan iets betekenen voor de relatie met lokale ondernemers.​ Het werken met 1 of 2 grotere leveranciers kan vooral bij de wat kleinere bedrijven in de gemeente

zorgen voor omzetdaling en onrust. Uitsluiting van lokale leveranciers na aanbesteding kan leiden tot vragen vanuit de gemeenteraad. Financiële toelichting De besparing is een schatting op basis van de ervaringen van de afdeling inkoop m.b.t. het bundelen van opdrachten. Ook is uitgegaan van de huidige prijsniveaus, we spreken hier over verandering in de kostprijs die door alle leveranciers zal worden doorgevoerd in de huidige kostprijs. Werkelijke besparingen zijn niet in te schatten voor de komende jaren. De besparingen landen direct in de gemeentelijke begroting. ​ Te realiseren besparing ( 4 genoemde onderdelen) 2026 2027 Ermelo 2 6 Harderwijk 21 26 Zeewolde 7 10 Totaal 30 42

2028 6 26 10 42

2029 6 26 10 42

Bedragen x 1000 euro

Planning/uitvoering Bij goedkeuring zullen we 2026 nodig hebben om dit goed in te richten, de besparing zal met name vanaf 2027 gerealiseerd kunnen worden. Inkoop zal een aantal grote aanbestedingsprojecten moeten uitvoeren, hiervoor ramen wij € 3.000 per onderdeel. De inrichting betreft aanpassingen in de werkwijze van afdeling financiën en gebouwen m.b.t. het MJOP (meerjaren onderhoudsplan) en Financiën. Dit zijn incidentele kosten, gaandeweg een boekjaar zullen er ook besparingen zijn aangaande afhandeling van offertes en facturatie. Er zullen ook gesprekken plaats moeten vinden met leveranciers die teleurgesteld zijn over de gunning. Ook is het belangrijk om lokale leveranciers waar nodig en mogelijk te ondersteunen bij het inschrijven op de aanbesteding, aangezien dit voor kleine organisaties een ingewikkeld proces kan zijn. Verder moeten we een efficiënte verwerking van de nieuwe factuurstroom en de uitvoering van de werkzaamheden garanderen. Optioneel: OR/LO N.v.t. Integraal afgestemd met​ Team FG&I Meerinzicht MT Meerinzicht Projectgroep ombuigingen Bijlage(n) Bundel voorstellen no 40. Definitief werken met preferred suppliers bij onderhoud vastgoed