Bijlage 6 Bundel DBV 2. Maatwerkopdrachten Harderwijk

Advies ombuigingen Meerinzicht Aan: Steller: Afdeling: Datum voorstel:

Burgemeester en Wethouders Kees Hulskes

Raadsvoorstel bijgevoegd: Bundel

Ja

12 september 2025

DBV 2. Maatwerkopdrachten

Bevat voorstellen:

1.​ 2.​ 3.​ 4.​ 5.​

Gemeente Portefeuilehouder Openbaar Stuk(ken) bijgevoegd: Te volgen route:

Harderwijk Wilco Mazier Ja Ja

Datum vergadering:

9 december 2025

Route 1

35. Aanpassen prijzen restaurant Harderwijk 38. Sluiting Restaurant de Werf 56. Second opinion Juridische Vertegenwoordiging Harderwijk 67. Geen inkoop extra diensten Harderwijk I&A 88. Geen inkoop van extra diensten van HRM en Communicatie Harderwijk

Onderwerp Bundel ombuigingsvoorstellen - 2. Maatwerkopdrachten​ Het college van B&W besluit:

1.​

2.​

3.​

In te stemmen met ombuigingsvoorstellen: 1.1.​ 35. Aanpassen prijzen restaurant Harderwijk 1.2.​ 38. Sluiting Restaurant de Werf 1.3.​ 56. Second opinion Juridische Vertegenwoordiging Harderwijk Niet in te stemmen met ombuigingsvoorstellen: 2.1.​ 67. Geen extra diensten Harderwijk I&A 2.2.​ 88. Geen inkoop van extra diensten van HRM en Communicatie Harderwijk de raad voor te stellen de budgettaire gevolgen te verwerken in de begroting conform bijgevoegd raadsvoorstel.

Definitief besluit Wordt nadien ingevuld.

​ Inleiding De voorstellen in deze bundel betreffen maatwerkopdrachten die van de gemeente aan Meerinzicht zijn verstrekt. Deze bundel verschilt dan ook per gemeente. Het advies bevat per gemeente de voorstellen over de maatwerkopdrachten. Hoewel voor een aantal maatwerkopdrachten tussen de gemeenten onderlinge samenhang bestaat, is het niet noodzakelijk om gelijkluidende collegebesluiten te nemen om de weergegeven besparingen te realiseren.

Argumenten 1.1 Voorstel 35: 1.​ 1. Het structureel toepassen van prijsactualisatie op basis van het CBS-tarief op de verkoopprijzen zorgt voor een reëel in en verkoopprofiel van het assortiment. Het is aan te bevelen om hier in twee stappen naartoe te werken. Dit zorgt voor een eerlijke verkoopprijs en een structurele lastenverlichting. 1.2 Voorstel 38: 1.​ De kosten wegen niet op tegen de baten.​ Er komen gemiddeld 5 betalende gasten per dag. Hiervoor wordt buiten de kostprijs van de ingrediënten 4 uur per dag ingezet om de lunch voor te bereiden, voor verkoop tijdens de openingstijden en om de gebruikte middelen af te wassen en schoon te maken. Dit doen we inmiddels 4 jaar en er zit geen verandering in qua omzet of groei van gebruikers. 1.3 Voorstel 56: 1.​ In de praktijk bestaat er vooral behoefte om hiervoor bepaalde deskundigheid in te schakelen. Het is efficiënter en sneller als het CJT van Harderwijk zelf over kan gaan tot inschakeling van bepaalde deskundigheid: zij kunnen in een bepaalde casus beter inschatten aan welke deskundigheid binnen Harderwijk behoefte bestaat; 2.​ De bekostiging loopt via de verdeelsleutel.

Gelet op het voorgaande is het passender en efficiënter om dit budget bij de betrokken gemeente zelf - in dit geval Harderwijk - neer te leggen.​ Commentaar CJT: ​ Wij kunnen ons vinden in dit voorstel om het budget voor second opinion zoals beschreven in de PDO van 13 januari 2022, terug te geven aan Harderwijk. In de afstemming over dit voorstel is afgesproken dat de wederkerige klankbordfunctie in stand blijft. Dit voorstel heeft geen gevolgen voor de juridische advisering m.b.t. de taken die zijn overgegaan naar Meerinzicht, zoals HRM, Financiën (waaronder belastingen, schade en aansprakelijkheid van en door de gemeente), inkoop, privacy en informatisering. 2.1 Voorstel 67: 1.​ Harmonisatie niet altijd mogelijk​ De samenwerkende gemeenten hebben ondanks veel overeenkomende processen op een aantal terreinen verschillende applicaties. Het is daarom onvermijdelijk dat er gemeente-specifieke zaken

moeten worden ingeregeld.​ 2.​ Inzet I&A (ICT) onontkoombaar​ Inzet van I&A Service is noodzakelijk om software beschikbaar te stellen. Dit betreft reguliere IT beheerwerkzaamheden. Centrale registratie is daarbij wenselijk vanwege de mogelijke relaties met interne systemen of toegang. ​ 3.​ Proceskennis ligt centraal bij I&A​ I&A beleid voert nu diverse processen uit rondom inkoop en beheer van software. Dit omvat onder andere inkoop, contractmanagement, bewaken van informatiebeveiliging en privacybescherming, architectuur. Het is onwenselijk / onrealistisch om deze kennis ook decentraal te moeten beleggen (voor slechts enkele toepassingen).​ Daarnaast is het voor het bepalen van de (kosten)efficiëntie van de totale informatievoorziening noodzakelijk om alle kosten van alle voorzieningen in kaart te hebben.​ 4.​ Decentralisatie kosten De kosten voor de genoemde software zullen met het oorspronkelijke ombuigingsvoorstel niet langer inzichtelijk zijn voor I&A, maar nog wel door gemeente Harderwijk moeten worden opgebracht. Netto veranderen de kosten voor de gemeente niet, alleen de manier waarop de kosten in rekening worden gebracht.​ 5.​ Actualiteit en samenhang administratie De wereld van informatievoorziening is voortdurend in beweging. Het is voor alle betrokken partijen (o.a.

contractbeheer, financiën, I&A) een enorme uitdaging om de administraties actueel en gelijk te houden. De informatie waarop dit voorstel is gebaseerd blijkt in de praktijk niet gehaald actueel/accuraat. Binnen I&A lopen diverse initiatieven om de administratie op peil te houden. Dat pleit er ook voor om gezamenlijk (over afdelingen heen) een proces te bepalen om dit beter te organiseren. Een eerste gesprek hierover is al ingepland. 2.2 Voorstel 88: 1.​ Met 0,39 fte minder projectcommunicatie advies daalt de gemeente Harderwijk verder onder de benchmark Het is niet eenvoudig om de bezetting van een gemeentelijk communicatieteam objectief te benchmarken. Een deel van de communicatiecapaciteit van de gemeente Harderwijk zit in het centraal ingerichte Mediateam van Ermelo, Harderwijk, Zeewolde en Meerinzicht (EHZM). Bij andere gemeenten is dit niet centraal ingericht en zit deze capaciteit in het ‘eigen’ team. Uit een benchmark (Verloop & Paardekooper) uit 2024, blijkt dat gemeenten met 25.000 tot 50.000 inwoners gemiddeld beschikken over 7,3 fte communicatieadvies. Tussen de 50.000 en 100.000 inwoners is dat gemiddeld 12,6 fte. De gemeente Harderwijk kan beschikken over ruim 5,15 fte communicatieadvies. Dit is inclusief de 0,39 fte die in dit ombuigingsvoorstel ter discussie staat.

​ In oktober 2026 daalt de beschikbare capaciteit voor de gemeente Harderwijk (inclusief de extra ingekochte uren), als gevolg van het vervallen van tijdelijke uren (kadernota 2023), naar 5 fte.

Bij bovenstaande is geen rekening gehouden met het centrale EHZM Mediateam (6,7 fte). Dit team is onder meer verantwoordelijk voor de gemeentepagina’s, inzet en beheer van de websites en de social media kanalen van de drie gemeenten, beheer en inzet van de beeldbank, omgevingsanalyses en eerstelijns webcare. Mede als gevolg van het steeds intensievere gebruik van website en de social media kanalen, inclusief een toenemende behoefte aan gefilmde in plaats van geschreven content, is de werkdruk in dit team hoog. Meer over de benchmark van Verloop en Paardekooper (Communiceren met Focus) is te lezen op deze webpagina. 2.​ Het is niet reëel om nog scherper te prioriteren ​ Team Communicatie werkt sinds een aantal jaren met een jaarplan. In dit plan wordt, op basis van de (bestuurlijke) prioriteiten, communicatiecapaciteit toegekend aan de diverse gemeentelijke projecten, diensten en activiteiten. In de praktijk overschrijden de ambities steeds de beschikbare capaciteit. Ook inclusief 0,39 fte extra capaciteit moet team Communicatie alle zeilen bijzetten om haar opdracht te realiseren. ​ Om die keuzes en prioriteiten scherper te maken, neemt het volledige MIZ communicatieteam in 2025 deel aan het leertraject ‘Communiceren met focus’. Dit traject zorgt voor effectieve(re) communicatie naar inwoners, door de communicatie dáár in te zetten waar het de meeste impact heeft.

Dit traject zorgt voor een effectieve inzet van uren (met als resultaat meer impact). Het traject levert geen besparing van uren op. 3.​ Minder eigen capaciteit leidt tot externe inhuur / inkoop van communicatieadvies Minder eigen communicatiecapaciteit kan leiden tot externe inhuur / inkoop van communicatiecapaciteit. De gemeente Harderwijk is in dat geval al snel duurder uit dan in de huidige situatie. ​ 4.​ Afbouwen van de extra 0,39 fte’s moet via natuurlijk verloop en raakt het hele team Het inkopen van extra capaciteit bij MIZ is voor de gemeente Harderwijk een aantrekkelijke oplossing. De gemeente hoeft niet duur extern in te huren en continuïteitsrisico's (bijvoorbeeld bij ziekte) en het mogelijke risico op een WW last bij vertrek van een medewerker liggen geheel bij MIZ. ​ De extra 0,39 fte wordt ingevuld door een medewerker met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Bij de voorbereidingen van de ombuigingen binnen EHZM is afgesproken dat er geen gedwongen ontslagen vallen. Een eventuele afbouw van formatie kan daarom alleen door natuurlijk verloop worden gerealiseerd. Dit natuurlijke verloop hoeft niet per se te ontstaan binnen de groep MIZ medewerkers die, vanuit team Communicatie, (vooral) voor de gemeente Harderwijk werkt. Verloop kan ook ontstaan binnen de groep medewerkers die (vooral) voor een van de andere drie organisaties werkt.

In dat geval moet er worden geschoven met capaciteit tussen de vier organisaties. Afbouw van capaciteit binnen de gemeente Harderwijk kan daarom impact hebben voor de totale groep

communicatieadviseurs van MIZ en op de continuïteit van de dienstverlening van team Communicatie voor de andere drie organisaties binnen de EHZM samenwerking. Kanttekeningen 1.1 Voorstel 35: 1.​ De prijsverhogingen hebben tot gevolg dat de lunch van medewerkers (prijsverhoging + BTW) duurder wordt.​ De aanpassing van de prijzen kan ertoe leiden dat door medewerkers minder gebruik gemaakt wordt van het restaurant en dat dit tot een bepaalde mate van onvrede kan leiden. De gezamenlijke lunch in een bedrijfsrestaurant is vaak een moment voor sociale interactie en teambuilding. Medewerkers praten met elkaar, wisselen ideeën uit en versterken de onderlinge banden. Als de prijsverhogingen ervoor zorgen dat dit sociale contact vermindert, kan dit de bedrijfscultuur verslechteren. Dit kan de samenwerking en het gevoel van verbondenheid negatief beïnvloeden. 1.2 Voorstel 38: 1.​ Deze service wordt gezien als een verworvenheid, waarmee het voor de medewerkers van de Werf vergelijkbaar is met de service die de medewerkers welke werkzaam zijn op het huis van de stad ervaren en vanuit die gedachte is er sprake is van ontstaan van ongelijkheid.

Sluiting kan leiden tot een bepaalde mate van onvrede 1.3 Voorstel 56: 1.​ Het is belangrijk dat dit budget in Harderwijk intact blijft, zodat ook daadwerkelijk (via het CJT) dit budget aangewend kan worden voor second opinion vragen en specifieke juridische vraagstukken. Commentaar CJT Harderwijk: ​ Eens met bovenstaande kanttekening. Nadeel van teruggave kan zijn dat wij te maken krijgen met hogere tarieven aangezien Meerinzicht gunstige tariefafspraken met een advocatenkantoor heeft. Vraag is wel of deze tariefafspraken in stand blijven nu Ermelo overweegt om een huisadvocaat te contracteren. 2.1 Voorstel 67: 1.​ Kosten komen nu op budget I&A en horen daar niet thuis (daar staan de generieke applicaties en geharmoniseerde diensten op) Met het verwijderen van de specifieke diensten wordt de begroting van Meerinzicht verminderd. 2.​ Vergunningvrij parkeren De gemeente Harderwijk wenst zelf de onderhoudslast voor de applicatie “Vergunningvrij parkeren “ weer terug te nemen. Dit omdat de gemeente Harderwijk de afgelopen jaren zelfstandig verder gegaan met het doorontwikkelen van Desyde. Dit betekent dat een deel van de onderhoudslasten door Meerinzicht worden betaald en een deel door Harderwijk. Dit is door de gemeente Harderwijk niet gewenst. 2.2 Voorstel 88: 1.​ De gemeente Harderwijk kan nog beter prioriteiten stellen

Uit onderzoek blijkt dat de meeste gemeentelijk communicatie teams structureel te weinig capaciteit hebben om aan de ondersteuningsvraag te voldoen. De gemeente Harderwijk kan nog scherper prioriteren door de inzet van communicatieprofessionals te beperken tot ‘need to know’ onderwerpen (functionele communicatie). Door de daarna resterende capaciteit te beperken tot de speerpunten uit het coalitieakkoord, kan de gemeente Harderwijk toe met minder fte. Financiële toelichting Te realiseren besparing 2026 Ermelo 8 Harderwijk 31 Zeewolde 6 Totaal 45 Bedragen x 1000 euro

Planning/process Aansluiten bij de uitgezette routes

Integraal afgestemd met​

Bijlage(n)

2027 8 31 6 45

2028 8 31 6 45

2029 8 31 6 45

Uitwerking ombuigingsvoorstel Meerinzicht Naam voorstel: Onderdeel van bundel: Voorstel raakt:

35. Aanpassen prijzen restaurant Harderwijk DBV 2. Maatwerkopdrachten

Adviseur Meerinzicht Afdeling: Stuk(ken) bijgevoegd:

Ruud Broekman

Harderwijk Te volgen route

Route 2

Facilitair, Gebouwen & Inkoop Ja

Omschrijving voorstel Het voorstel betreft het actualiseren van de prijzen in het restaurant van de gemeente Harderwijk, met als uitgangspunt kostendekkend te zijn. Het bedrijfsrestaurant in Harderwijk is momenteel niet kostendekkend, het verstrekken van maaltijden tegen een betaalbare prijs is het uitgangspunt geweest en was voor zowel de gemeente als de medewerkers een succesvol concept. Hoewel het laten meegroeien van de prijzen (inflatie) geen aandachtspunt was, werden de secundaire arbeidsvoorwaarden als belangrijk beschouwd voor de binding en beleving van de medewerkers. Dit voorstel houdt in om de verkoopprijzen in de komende jaren (2026-2027) te corrigeren. Het doel is om kostendekkend te werken en het al geldende standpunt van Harderwijk te promoten: duurzame en gezonde voeding. Om dit te bereiken, hanteren we de volgende tarieven: een opslag van 10% op duurzame en gezonde voeding en 30% op overige artikelen. Hierbij dient, naast de inflatie, ook de btw aan de gebruiker te worden doorberekend. Tot op heden werd dit niet gedaan, terwijl de gemeente de btw wel aan de Belastingdienst moet afdragen. Argumenten 1.​ Het structureel toepassen van prijsactualisatie op basis van het CBS-tarief op de verkoopprijzen zorgt voor een reëel in en verkoopprofiel van het assortiment.​ Het is aan te bevelen om hier in twee stappen naartoe te werken.

Dit zorgt voor een eerlijke verkoopprijs en een structurele lastenverlichting.​

Kanttekeningen 1.​ De prijsverhogingen hebben tot gevolg dat de lunch van medewerkers (prijsverhoging + BTW) duurder wordt.​ De aanpassing van de prijzen kan ertoe leiden dat door medewerkers minder gebruik gemaakt wordt van het restaurant en dat dit tot een bepaalde mate van onvrede kan leiden. De gezamenlijke lunch in een bedrijfsrestaurant is vaak een moment voor sociale interactie en teambuilding. Medewerkers praten met elkaar, wisselen ideeën uit en versterken de onderlinge banden. Als de prijsverhogingen ervoor zorgen dat dit sociale contact vermindert, kan dit de bedrijfscultuur verslechteren. Dit kan de samenwerking en het gevoel van verbondenheid negatief beïnvloeden. Financiële toelichting Verhogen van de prijzen leidt tot een extra opbrengst van naar verwachting € 8.000 in het eerste jaar en € 16.000 per jaar vanaf het tweede jaar. Deze opbrengsten vallen direct binnen de exploitatie van de gemeente Harderwijk. Te realiseren besparing 2026 Ermelo Harderwijk Zeewolde Totaal N.v.t.

2027

2028

2029

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

Bedragen x 1000 euro

Planning/uitvoering Momenteel ligt er een directievoorstel bij de gemeente Harderwijk welke (op het onderdeel statiegeld na) positief is ontvangen Optioneel: OR/LO N.v.t.​ Integraal afgestemd met Afdeling FG&I MT Meerinzicht Projectgroep ombuigingen

Bijlage(n)Directievoorstel 23 Juni 2025 gemeente Harderwijk.

Uitwerking ombuigingsvoorstel Meerinzicht

Naam voorstel: Onderdeel van bundel: Voorstel raakt:

38. Sluiting restaurant de Werf DBV 2. Maatwerkopdrachten

Adviseur Meerinzicht Afdeling: Stuk(ken) bijgevoegd:

Ruud Broekman

Gemeente Harderwijk Te volgen route

Route 2

FG&I

Omschrijving voorstel Het voorstel betreft het sluiten van het restaurant op de gemeentewerf in Harderwijk. Het restaurant is 3 dagen in de week geopend met een omzet van maximaal € 50 per week. Argumenten 1.​ De kosten wegen niet op tegen de baten.​ Er komen gemiddeld 5 betalende gasten per dag. Hiervoor wordt buiten de kostprijs van de ingrediënten 4 uur per dag ingezet om de lunch voor te bereiden, voor verkoop tijdens de openingstijden en om de gebruikte middelen af te wassen en schoon te maken. Dit doen we inmiddels 4 jaar en er zit geen verandering in qua omzet of groei van gebruikers.​ Kanttekeningen 1.​ Deze service wordt gezien als een verworvenheid, waarmee het voor de medewerkers van de Werf vergelijkbaar is met de service die de medewerkers welke werkzaam zijn op het huis van de stad ervaren en vanuit die gedachte is er sprake is van ontstaan van ongelijkheid 2.​ Sluiting kan leiden tot een bepaalde mate van onvrede.

Financiële toelichting De besparing bedraagt € 21.000 personele kosten en landt in de begroting van Meerinzicht. De specifieke bijdrage van Harderwijk gaat voor dit onderdeel omlaag, waardoor er enkel een effect is voor Harderwijk.

Te realiseren besparing 2026 Ermelo Harderwijk 21 Zeewolde Totaal 21

2027

2028

2029

21

21

21

21

21

21

Bedragen x 1000 euro

Planning/uitvoering Per 1 januari 2026 Optioneel: OR/LO OR Harderwijk dient te worden geïnformeerd.​ Integraal afgestemd met Team FG&I Meerinzicht MT Meerinzicht Projectgroep ombuigingen Bijlage(n) Kosten baten analyse nr 35 bundel voorstellen Sluiting Restaurant de Werf

Uitwerking ombuigingsvoorstel Meerinzicht

Naam voorstel: Onderdeel van bundel: Voorstel raakt: Adviseur Meerinzicht Afdeling: Stuk(ken) bijgevoegd:

56. Second opinion Juridische Vertegenwoordiging Harderwijk DBV 2. Maatwerkopdrachten Harderwijk Wilco Meijer

Te volgen route

Route 1

Belastingen, Gegevens & Juridische Zaken

Omschrijving voorstel Omdat gemeente Harderwijk de juridische functie anders heeft georganiseerd,zijn er in 2018 (tweede fase Meerinzicht) geen juridische medewerkers overgegaan naar Meerinzicht. Wel is er een budget overgegaan voor de bijdrage aan het secretariaat van de gezamenlijke bezwaarschriftencommissie en voor second opinion vragen. Vervolgens is met Harderwijk afgesproken dat de presentiegelden voor de commissieleden (voor de zittingen in Harderwijk) ook betaald worden uit dit budget. Er blijft dan een vrije ruimte over van circa 24.000 euro. Hiervoor hebben we geen vaste formatie aangetrokken: dit maakt deel uit van de flexibele schil van JZ om deskundigen te kunnen inschakelen. In de praktijk is vanuit Harderwijk een aantal keer een vraag gesteld en is een deskundige ingeschakeld. Argumenten 1.​ In de praktijk bestaat er vooral behoefte om hiervoor bepaalde deskundigheid in te schakelen. Het is efficiënter en sneller als het CJT van Harderwijk zelf over kan gaan tot inschakeling van bepaalde deskundigheid: zij kunnen in een bepaalde casus beter inschatten aan welke deskundigheid binnen Harderwijk behoefte bestaat; 2.​ De bekostiging loopt via de verdeelsleutel. Gelet op het voorgaande is het passender en efficiënter om dit budget bij de betrokken gemeente zelf - in dit geval Harderwijk - neer te leggen.

Kanttekeningen 1.​ Het is belangrijk dat dit budget in Harderwijk intact blijft, zodat ook daadwerkelijk (via het CJT) dit budget aangewend kan worden voor second opinion vragen en specifieke juridische vraagstukken.

Financiële toelichting De besparing landt in de begroting van Meerinzicht. De begroting van Harderwijk groeit met het besparingsbedrag, maar de bijdrage van Harderwijk daalt conform onderstaande uitwerking.​ Te realiseren besparing Het betreffende budget wordt uniform bijgedragen, waardoor de ombuiging conform de verdeelsleutel ‘Bedrijfsvoering’ terugvloeit naar de 3 gemeenten conform onderstaande tabel. 2026 2027 2028 2029 Ermelo 8 8 8 8 Harderwijk 10 10 10 10 Zeewolde 6 6 6 6 Totaal 24 24 24 24 Bedragen x 1000 euro

Planning/uitvoering Dit zou zijn beslag kunnen krijgen voor het boekjaar 2026, nadat het college van Harderwijk hierover besloten heeft. Optioneel: OR/LO N.v.t Integraal afgestemd met coördinator ombuigingsopgaven; financieel adviseur domein Bedrijfsvoering directeur domein Bedrijfsvoering en afdelingsmanager Belastingen, gegevensbeheer en juridische zaken.

Bijlage(n) n.v.t

Uitwerking ombuigingsvoorstel Meerinzicht

Naam voorstel: Onderdeel van bundel: Voorstel raakt:

Geen inkoop extra diensten Harderwijk I&A DBV 2. Maatwerkopdrachten

Adviseur Meerinzicht Afdeling: Stuk(ken) bijgevoegd:

Jaco Breet

Harderwijk Te volgen route

Route 1

I&A

Omschrijving voorstel De gemeente Harderwijk koopt een aantal specifieke applicaties als extra dienst in bij Meerinzicht. Dit zijn applicaties die specifiek voor deze gemeente zijn en na de oprichting van Meerinzicht zijn aangeschaft. Hierbij heeft Meerinzicht wel het onderhoudscontract in beheer, maar betaalt de gemeente de specifieke applicatie als extra dienst bij Meerinzicht. De specifieke bijdragen vanuit de gemeente Harderwijk aan Meerinzicht I&A betreffen: ●​ Vergunningvrij parkeren ●​ Roosterprogramma Sypel ●​ Stembureau manager ●​ BCT en Lost Lemon ●​ Mapkit Deze applicaties kosten samen € 68.000,Deze producten zijn separaat opgenomen in de begroting van I&A Meerinzicht en daar als zodanig herkenbaar. Oorspronkelijk ombuigingsvoorstel was om deze specifieke bijdragen terug te geven aan de brongemeente. Voorliggende uitwerking is om de specifieke bijdrage in stand te houden en niet in te stemmen met de oorspronkelijke ombuiging.

Argumenten 1.​ Kosten komen nu op budget I&A en horen daar niet thuis (daar staan de generieke applicaties en geharmoniseerde diensten op) Met het verwijderen van de specifieke diensten wordt de begroting van Meerinzicht verminderd. 2.​ Vergunningvrij parkeren De gemeente Harderwijk wenst zelf de onderhoudslast voor de applicatie “Vergunningvrij parkeren “ weer terug te nemen. Dit omdat de gemeente Harderwijk de afgelopen jaren zelfstandig verder gegaan met het doorontwikkelen van Desyde. Dit betekent dat een deel van de onderhoudslasten door Meerinzicht worden betaald en een deel door Harderwijk. Dit is door de gemeente Harderwijk niet gewenst. Kanttekeningen 1.​ Harmonisatie niet altijd mogelijk​ De samenwerkende gemeenten hebben ondanks veel overeenkomende processen op een aantal terreinen verschillende applicaties. Het is daarom onvermijdelijk dat er gemeente-specifieke zaken moeten worden ingeregeld.​ 2.​ Inzet I&A (ICT) onontkoombaar​ Inzet van I&A Service is noodzakelijk om software beschikbaar te stellen. Dit betreft reguliere IT beheerwerkzaamheden. Centrale registratie is daarbij wenselijk vanwege de mogelijke relaties met interne systemen of toegang. ​ 3.​ Proceskennis ligt centraal bij I&A​ I&A beleid voert nu diverse processen uit rondom inkoop en beheer van software.

Dit omvat onder andere inkoop, contractmanagement, bewaken van informatiebeveiliging en privacybescherming, architectuur. Het is onwenselijk / onrealistisch om deze kennis ook decentraal te moeten beleggen (voor slechts enkele toepassingen).​ Daarnaast is het voor het bepalen van de (kosten)efficiëntie van de totale informatievoorziening noodzakelijk om alle kosten van alle voorzieningen in kaart te hebben.​ 4.​ Decentralisatie kosten De kosten voor de genoemde software zullen met het oorspronkelijke ombuigingsvoorstel niet langer inzichtelijk zijn voor I&A, maar nog wel door gemeente Harderwijk moeten worden opgebracht. Netto veranderen de kosten voor de gemeente niet, alleen de manier waarop de kosten in rekening worden gebracht.​ 5.​ Actualiteit en samenhang administratie De wereld van informatievoorziening is voortdurend in beweging. Het is voor alle betrokken partijen (o.a. contractbeheer, financiën, I&A) een enorme uitdaging om de administraties actueel en gelijk te houden. De informatie waarop dit voorstel is gebaseerd blijkt in de praktijk niet gehaald actueel/accuraat. Binnen I&A lopen diverse initiatieven om de administratie op peil te houden. Dat pleit er ook voor om gezamenlijk (over afdelingen heen) een proces te bepalen om dit beter te organiseren. Een eerste gesprek hierover is al ingepland.

Financiële toelichting Het voorstel leidt tot een besparing in de begroting van Meerinzicht. De specifieke bijdrage van Harderwijk gaat met 68.000 euro omlaag. Het advies dat voorligt is om dit voorstel niet over te nemen waardoor de besparing 0 is. ​ Te realiseren besparing Ermelo Harderwijk Zeewolde Meerinzicht Totaal

2026

2027

2028

2029

68

68

68

68

68

68

68

68

Bedragen x 1000 euro

Planning/uitvoering nvt

Optioneel: OR/LO nvt​

Integraal afgestemd met​ Afdelingsmanager Informatisering & Automatisering, Erik Luijer Coördinator ombuigingen Meerinzicht, Job Zandvoort Financieel adviseur Meerinzicht, Bryan Lokhorst Directeur Meerinzicht Domein Bedrijfsvoering, Cindy Schlosser Bijlage(n) nvt

Uitwerking ombuigingsvoorstel Meerinzicht Naam voorstel:

88. Geen inkoop extra diensten Communicatie gemeente Harderwijk

Onderdeel van bundel: Voorstel raakt:

DBV 2. Maatwerkopdrachten

Adviseur Meerinzicht Afdeling: Stuk(ken) bijgevoegd:

Guido van Elsloo

Gemeente Harderwijk Te volgen route

[Route 1, 2 of 3]

HRM & Communicatie

Omschrijving voorstel De gemeente Harderwijk koopt bij Meerinzicht (MIZ) tijdelijk extra diensten van Communicatie (14 uur / 0,39 fte) in omdat de (standaard) dienstverlening, die MIZ op dit vakgebied biedt niet (geheel) voorziet in de behoefte van de gemeente Harderwijk aan de betreffende dienst. De 14 uur / 0,39 fte wordt in 2025 en 2026 bij MIZ afgenomen conform de hieronder beschreven afspraken.​ De gemeente Harderwijk kan ervoor kiezen om (nog) scherper inhoudelijke prioriteiten te stellen en zich daarmee te beperken tot de standaard dienstverlening die MIZ levert. In dat geval kan de gemeente, eerder dan eind 2026, stoppen met het inzetten van extra Communicatiediensten en zo besparen op inzet van 0,39 fte. Motivatie voor de inzet van 0,39 fte extra project communicatieadvies De taakstelling van gemeenten is, onder meer door decentralisatie van taken door de landelijke overheid, de afgelopen jaren steeds complexer geworden. Inwoners zijn mondig en kritisch en willen door gemeenten bij besluitvorming worden betrokken. Dit stelt hoge eisen aan de capaciteit (kwantiteit) en vaardigheden (kwaliteit) van een gemeentelijk communicatieteam. ​ Ook met de inzet van 0,39 fte extra project communicatieadvies moet de gemeente Harderwijk scherpe keuzes maken over de inzet van communicatieadviseurs.

De (bestuurlijke) ambities van de gemeente Harderwijk overtreffen de beschikbare capaciteit communicatieadvies.

Gemaakte afspraken (Bron: verslag vergadering directieteam (DT) gemeente Harderwijk 26 februari 2025) Het DT van de gemeente Harderwijk besluit: 1.​ In de jaren 2025 en 2026 per jaar €37.800,- ter beschikking te stellen aan team Communicatie MIZ. Met dit bedrag wordt de inzet van 14 uur project communicatieadvies (schaal 10) per week gedekt. Deze 14 uur wordt exclusief, door een medewerker met een arbeidsovereenkomst met MIZ, voor de gemeente Harderwijk ingezet. 2.​ Na twee jaar de noodzaak van de inzet van 14 uur project communicatieadvies met de afdelingsmanager HRM & Communicatie te evalueren. De genoemde inzet kan dan eindigen of voor een dan te bepalen periode worden verlengd. 3.​ De genoemde tijdelijke formatie in 2027 door natuurlijk verloop te laten vervallen. Dit op het moment dat er zich (functie project communicatieadviseur) natuurlijk verloop voordoet. ​ Als er zich in de loop van 2026 natuurlijk verloop voordoet, overlegt de manager HRM & Communicatie met het DT van Harderwijk of het mogelijk / wenselijk is om dit verloop aan te grijpen om de tijdelijke formatie eerder te laten vervallen. 4.​ per 1 januari 2025 €37.800,- over te zetten naar het budget loonkosten van HRM & Communicatie zodat de formatie van dit team aansluit op de werkelijke bezetting en de loonsombegroting. Argumenten 1.

De gemeente Harderwijk kan nog beter prioriteiten stellen Uit onderzoek blijkt dat de meeste gemeentelijk communicatie teams structureel te weinig capaciteit hebben om aan de ondersteuningsvraag te voldoen. De gemeente Harderwijk kan nog scherper prioriteren door de inzet van communicatieprofessionals te beperken tot ‘need to know’ onderwerpen (functionele communicatie). Door de daarna resterende capaciteit te beperken tot de speerpunten uit het coalitieakkoord, kan de gemeente Harderwijk toe met minder fte. Kanttekeningen 1. Met 0,39 fte minder projectcommunicatie advies daalt de gemeente Harderwijk verder onder de benchmark Het is niet eenvoudig om de bezetting van een gemeentelijk communicatieteam objectief te benchmarken. Een deel van de communicatiecapaciteit van de gemeente Harderwijk zit in het centraal ingerichte Mediateam van Ermelo, Harderwijk, Zeewolde en Meerinzicht (EHZM). Bij andere gemeenten is dit niet centraal ingericht en zit deze capaciteit in het ‘eigen’ team. Uit een benchmark (Verloop & Paardekooper) uit 2024, blijkt dat gemeenten met 25.000 tot 50.000 inwoners gemiddeld beschikken over 7,3 fte communicatieadvies. Tussen de 50.000 en 100.000 inwoners is dat gemiddeld 12,6 fte. De gemeente Harderwijk kan beschikken over ruim 5,15 fte communicatieadvies. Dit is inclusief de 0,39 fte die in dit ombuigingsvoorstel ter discussie staat.

​ In oktober 2026 daalt de beschikbare capaciteit voor de gemeente Harderwijk (inclusief de extra ingekochte uren), als gevolg van het vervallen van tijdelijke uren (kadernota 2023), naar 5 fte.

Bij bovenstaande is geen rekening gehouden met het centrale EHZM Mediateam (6,7 fte). Dit team is onder meer verantwoordelijk voor de gemeentepagina’s, inzet en beheer van de websites en de social media kanalen van de drie gemeenten, beheer en inzet van de beeldbank, omgevingsanalyses en eerstelijns webcare. Mede als gevolg van het steeds intensievere gebruik van website en de social media kanalen, inclusief een toenemende behoefte aan gefilmde in plaats van geschreven content, is de werkdruk in dit team hoog. Meer over de benchmark van Verloop en Paardekooper (Communiceren met Focus) is te lezen op deze webpagina. 2. Het is niet reëel om nog scherper te prioriteren ​ Team Communicatie werkt sinds een aantal jaren met een jaarplan. In dit plan wordt, op basis van de (bestuurlijke) prioriteiten, communicatiecapaciteit toegekend aan de diverse gemeentelijke projecten, diensten en activiteiten. In de praktijk overschrijden de ambities steeds de beschikbare capaciteit. Ook inclusief 0,39 fte extra capaciteit moet team Communicatie alle zeilen bijzetten om haar opdracht te realiseren. Om die keuzes en prioriteiten scherper te maken, neemt het volledige MIZ communicatieteam in 2025 deel aan het leertraject ‘Communiceren met focus’. Dit traject zorgt voor effectieve(re) communicatie naar inwoners, door de communicatie dáár in te zetten waar het de meeste impact heeft.

Dit traject zorgt voor een effectieve inzet van uren (met als resultaat meer impact). Het traject levert geen besparing van uren op. 3. Minder eigen capaciteit leidt tot externe inhuur / inkoop van communicatieadvies Minder eigen communicatiecapaciteit kan leiden tot externe inhuur / inkoop van communicatiecapaciteit. De gemeente Harderwijk is in dat geval al snel duurder uit dan in de huidige situatie. 4. Afbouwen van de extra 0,39 fte’s moet via natuurlijk verloop en raakt het hele team Het inkopen van extra capaciteit bij MIZ is voor de gemeente Harderwijk een aantrekkelijke oplossing. De gemeente hoeft niet duur extern in te huren en continuïteitsrisico's (bijvoorbeeld bij ziekte) en het mogelijke risico op een WW last bij vertrek van een medewerker liggen geheel bij MIZ. De extra 0,39 fte wordt ingevuld door een medewerker met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Bij de voorbereidingen van de ombuigingen binnen EHZM is afgesproken dat er geen gedwongen ontslagen vallen. Een eventuele afbouw van formatie kan daarom alleen door natuurlijk verloop worden gerealiseerd. Dit natuurlijke verloop hoeft niet per se te ontstaan binnen de groep MIZ medewerkers die, vanuit team Communicatie, (vooral) voor de gemeente Harderwijk werkt. Verloop kan ook ontstaan binnen de groep medewerkers die (vooral) voor een van de andere drie organisaties werkt.

In dat geval moet er worden geschoven met capaciteit tussen de vier organisaties. Afbouw van capaciteit binnen de gemeente Harderwijk kan daarom impact hebben voor de totale groep communicatieadviseurs van MIZ en op de continuïteit van de dienstverlening van team Communicatie voor de andere drie organisaties binnen de EHZM samenwerking.

Financiële toelichting Zoals hierboven beschreven, kan een eventuele krimp van formatie als gevolg van het stoppen met inkopen van extra capaciteit alleen door natuurlijk verloop worden gerealiseerd. Het moment waarop de eventuele besparing kan worden gerealiseerd, is daarom niet op voorhand vast te stellen. In de hieronder beschreven te realiseren besparingen is daar geen rekening mee gehouden. De berekende besparing gaat uit van de fictieve situatie waarin de gemeente Harderwijk de besparing kan realiseren op een door haar gewenst moment. Te realiseren besparing 2026 Harderwijk 43

2027 44

2028 44

2029 44

Bedragen x 1000 euro

Planning/uitvoering Later in te vullen. Optioneel: OR/LO Omdat de eventuele besparing door natuurlijk verloop wordt gerealiseerd, vraagt realisatie van dit voorstel geen advies of instemming van medezeggenschap. ​ Integraal afgestemd met HRM: Joyce Tekke Communicatie: Moniek Winters Harderwijk: Marianne van Ittersum Bijlage(n) Geen