Advies Bestuursrapportage 2023 en 1e begrotingswijziging 2023

Advies Bestuur

Aan:

Bestuur

Communicatie:

Nee

Datum:

21 juli 2023

Vertrouwelijk:

Ja

Zaaknr.:

99990000030231

Stuk(ken) bijgevoegd:

Ja

Documentnr.:

99990000133748

Behandeld:

B.R. Lokhorst

Te volgen procedure:

Bestuur, DR

Afdeling:

Financiën

Behandelwijze:

Ter besluitvorming

Onderwerp Bestuursrapportage Meerinzicht 2023 en ontwerp 1e begrotingswijziging 2023 Voorstel Het bestuur besluit: 1. de bestuursrapportage Meerinzicht 2023 vast te stellen; 2. in te stemmen € 1.250.000 terug te laten vloeien naar de EHZ gemeenten, bestaande uit: a. Niet begrote rente opbrengsten á € 500.000; b. Stelpost ziekteverzuim á € 90.000; c. Incidenteel voordeel organisatieontwikkeling á € 155.000; d. Besparing op formatie business controller á € 148.000; e. realisatie van aanvullende dienstverlening/opdrachten á € 320.000; f. Incidenteel voordeel aanbesteding accountant á € 37.000. 3. in te stemmen met de budgetten onderhanden werk van in totaal € 1.676.000, waarmee financiële middelen worden overgeheveld naar boekjaar 2024. De totale som onderhanden werk bestaat uit: a. Businesscase DIV onderdeel BV á € 492.000; b. Businesscase DIV onderdeel DS á € 254.000; c. Project achterstanden Harderwijk á € 290.000; d. Wet open overheid á € 325.000; e. Middelen voor verhoogde taakstelling inburgering á € 315.000. 4. in te stemmen met de investeringswijzigingen, in totaal -€ 698.000, zoals opgenomen in bijlage 2 van de bestuursrapportage Meerinzicht 2023; 5. in te stemmen met de ontwerp-1e begrotingswijziging 2023, waarbij beslispunten 2,3 en 4 verwerkt zijn.

Definitief besluit Het bestuur heeft op 13 september 2023 conform het voorstel besloten, waarbij ten aanzien van punt 5 verzocht wordt om in de aanbiedingsbrief en in het advies de opbouw van de aanvullende bijdrage van de gemeente te specificeren, waarbij het terugvloeien van middelen in 2023 inzichtelijk is.

Inleiding De bestuursrapportage Meerinzicht is onderdeel van de jaarlijkse planning & control cyclus. In de bestuursrapportage wordt verantwoording afgelegd over de dienstverlening in de eerste zes maanden van 2023. Het betreft hier de verantwoording ten aanzien van de bedrijfsvoeringskosten van de organisatie Meerinzicht. De zorgkosten van het sociaal domein (zoals de kosten voor bijstandsuitkeringen, jeugdhulp, inburgering en Wmo-voorzieningen) maken hier geen deel van uit; deze zijn onderdeel van de gemeentelijke begrotings- en verantwoordingscyclus. De financiële rapportage heeft betrekking op de werkelijke baten en lasten van het eerste halfjaar van 2023 en aanvullend hierop is de prognose verwerkt ten aanzien van de tweede helft van het boekjaar. Het inhoudelijke beeld dat naar voren komt bij de bestuursrapportage is dat ten aanzien van de reguliere dienstverlening en de bijbehorende bedrijfsvoeringskosten er nauwelijks afwijkingen zijn ten opzichte van begroting en (beoogde) resultaten. Tegelijkertijd zijn er enkele bijzonderheden, die afwijken van de inhoudelijke en financiële begroting en/of beoogde planning en die tezamen leiden tot een prognose van een financieel voordeel aan het einde van 2023.

Onder voorbehoud van besluitvorming door het bestuur zijn alle voorstellen in hoofdstuk 3 van de ontwerpbestuursrapportage verwerkt en zijn de opgenomen financiële tabellen op basis hiervan opgesteld. Het geprognosticeerde saldo voor het boekjaar 2023 komt uit op € 557.000 positief. Argumenten 1.1 Bestuursrapportage is opgesteld door beide MT’s, ondersteund door financieel adviseurs Door vaststelling van de bestuursrapportage wordt tussentijds verantwoording afgelegd naar de deelnemende gemeenten over de uitvoering binnen de twee programma’s domein bedrijfsvoering en domein sociaal. Afgelopen periode is er intensief contact geweest met betrokken afdelingsmanagers en medewerkers om een zo compleet mogelijk inhoudelijk en financieel beeld te schetsen. 2.1 Onvoorziene rente opbrengsten: Bij het opstellen van de begroting werd uitgegaan dat er geen renteopbrengst zou zijn, aangezien de rente destijds ca. 0% was. De rente is de afgelopen periode gestegen en dit jaar is de verwachte rente ca 3,5%, hetgeen tot een verwachte opbrengst van ca. € 500.000 leidt. In afstemming met de gemeenten zal het meerjarige effect van de rente opbrengsten worden meegenomen bij de volgende P&C producten. 2.2 Incidenteel voordeel door ingezette organisatieontwikkeling: De doorontwikkeling van de organisatie bij domein sociaal verloopt positief.

Dat uit zich onder andere in een sterke daling van het ziekteverzuim. Omdat het doel een jaar eerder dan beoogd is bereikt, zijn de extra middelen à € 90.000 van de gemeenten in 2023 ten behoeve van de opvang van het ziekteverzuim niet noodzakelijk. Daarnaast heeft Meerinzicht de afgelopen jaren een bijdrage ontvangen van de gemeenten ten behoeve van het gedeeltelijk dekken van kosten voor de uitbreiding van het management. Aangezien de taakstelling ten aanzien van de organisatieontwikkeling vervroegd is ingevuld, is het voorstel om dit bedrag van € 155.000 (lees: 25% bijdrage in de loonsom in 2023) terug te laten vloeien naar de gemeenten. Vanaf 2024 wordt de organisatieontwikkeling volledig opgevangen binnen de begroting van Meerinzicht en is geen aanvullende bijdrage noodzakelijk. Ten slotte is de functie van business controller vanwege de versterking van het management gereduceerd tot structureel 1 fte (€ 148.000 minder kosten). De business controller ondersteunt beide managementteams. Voorgesteld wordt deze middelen voor 2023 terug te laten vloeien naar de gemeenten. Daarnaast wordt voorgesteld vanaf 2024 deze post gedeeltelijk in te zetten om het restant van de taakstelling van de organisatieontwikkeling in te vullen en het restant in mindering te brengen op de bijdrage van de gemeenten.

Pagina 2/6 Zaaknummer 99990000030231 / 99990000133748

2.3 Incidenteel voordeel aanbesteding accountant gedurende looptijd overeenkomst In 2022 is via een aanbesteding de huidige accountant begonnen. Inmiddels kan vastgesteld worden dat gedurende de looptijd van de overeenkomst ten opzichte van de in begroting opgenomen budgetten er een voordeel is van € 37.000,- voor het uitvoeren van de interim controle en controle van de jaarrekening. Voorgesteld wordt om dit voordeel gedurende de looptijd van de overeenkomst terug te laten vloeien naar de gemeenten. 2.4. en 3.1 Realisatie van aanvullende dienstverlening/opdrachten en projecten staan onder druk bij domein bedrijfsvoering: In de eerste helft van 2023 is gebleken dat bij bestaande projecten en de uitvoering van nieuw beleid de realisatie achterloopt ten aanzien van de planning. Het gaat dan met name om de uitvoering van het project business case DIV/DS, de implementatie van de Wet open overheid en uitvoering van de eind 2022 vastgestelde I&A onderdelen van de gemeentelijke Kadernota. De vertraging is met name het gevolg van de management wisselingen bij de afdeling I&A. Bij de totstandkoming van deze bestuursrapportage en de eerste begrotingswijziging zijn maatregelen genomen om hierin bij te sturen.

In deze bestuursrapportage wordt voorgesteld dat de beschikbaar gestelde middelen voor € 320.000 terug te laten vloeien aan de gemeenten in 2023 en voor € 1.361.000 als onderhanden werk naar 2024 over te hevelen. Op basis van de herijkte planning kan in de tweede helft van 2023 een definitief besluit worden genomen over de inzet van de beschikbaar gestelde middelen. 3.2 Middelen voor verhoogde taakstelling inburgering Binnen het sociaal domein heeft het Rijk voor de verhoogde taakstelling inburgering t/m 2024 extra middelen beschikbaar gesteld voor de uitvoering. Om de doelgroep meerjarig te ondersteunen wordt voorgesteld om het door de gemeenten eenmalig beschikbaar gestelde budget € 315.000 als onderhanden werk mee te nemen voor uitvoering t/m 2027. 3.3. Het beschikbaar houden van het budget van €1.676.000 als onderhanden werk voldoet aan de voorwaarden als bedoeld in artikel 5.3 van de Regeling budget- en kredietbeheer Meerinzicht 2019. 5.1 Onder voorbehoud van besluitvorming door het bestuur zijn bovengenoemde onderdelen verwerkt in de ontwerp 1e begrotingswijziging 2023 en zijn de opgenomen financiële tabellen in deze bestuursrapportage op basis hiervan opgesteld.

5.1 Ontwerp-1e begrotingswijziging betreft diverse onderdelen, waarbij een formeel besluit van het bestuur noodzakelijk is De startpositie van de bestaande begroting 2023 is de primitieve begroting, het meerjarig effect van de 1e begrotingswijziging 2022 en het onderhanden werk 2022. Daarnaast dienen de volgende onderdelen formeel door het bestuur te worden bekrachtigd via besluitvorming van de ontwerp-1e begrotingswijziging 2023: • De nieuwe opdrachten van de gemeenten; • De verwerking van de vastgestelde CAO, die ten opzichte van de primitieve begroting doorgevoerd zijn • diverse voorstellen (zie beslispunten 2 tot en met 4), die in hoofdstuk 3 van de bestuursrapportage zijn uitgewerkt

Pagina 3/6 Zaaknummer 99990000030231 / 99990000133748

Kanttekeningen 1.1 Realisatie van onderdelen van nieuwe dienstverlening en projecten loopt achter Het inhoudelijke beeld dat naar voren komt bij de bestuursrapportage is dat ten aanzien van de reguliere dienstverlening en de bijbehorende bedrijfsvoeringskosten er nauwelijks afwijkingen zijn ten opzichte van begroting en (beoogde) resultaten. Tegelijkertijd zijn er enkele bijzonderheden, die afwijken van de inhoudelijke en financiële begroting en/of beoogde planning met name ten aanzien van nieuwe dienstverlening en projecten. Een aantal beheersmaatregelen zijn voorgesteld om in de tweede helft van 2023 bij te sturen. De beheersmaatregelen zijn in beslispunten 2 en 3 verwerkt. Financiële toelichting Het geprognosticeerde saldo voor het boekjaar 2023 komt uit op € 557.000 positief. Dit verwachte saldo wordt niet verrekend met de gemeente, maar geeft een verwachte tussenstand weer. Bij de verantwoording van de Jaarrekening wordt het definitieve saldo verrekend met de gemeenten. Bij de bestuursrapportage is de ontwerp eerste begrotingswijziging 2023 bijgevoegd. Hierbij zijn de volgende punten ten opzichte van de oorspronkelijke begroting 2023 verwerkt: • de vastgestelde CAO; • de nieuwe opdrachten van de gemeenten; • diverse voorstellen, die in hoofdstuk 3 van de bestuursrapportage zijn uitgewerkt.

Het bestuur heeft besloten om een aantal middelen, in totaal € 1.250.000, terug te laten vloeien naar de deelnemende gemeenten o.a. door onvoorziene rente opbrengsten, incidenteel voordeel door ingezette organisatieontwikkeling en incidenteel voordeel ten aanzien van de aanbesteding van de accountant. Daarnaast zijn de opdrachten en besluiten verwerkt in deze bestuursrapportage. Bovenstaande leidt tot een aangepaste bijdrage per gemeente, in onderstaande tabel voor het boekjaar 2023 weergegeven. Voor een nadere toelichting verwijzen wij naar de bestuursrapportage:

Pagina 4/6 Zaaknummer 99990000030231 / 99990000133748

De effecten van de ontwerp 1e begrotingswijziging zijn uitgewerkt in drie onderdelen: 1. Uniforme dienstverlening domein bedrijfsvoering: dienstverlening voor EHZ-gemeenten op basis van vastgestelde verdeelsleutel voor dit domein; 2. Uniforme dienstverlening domein sociaal: dienstverlening voor EHZ-gemeenten op basis van vastgestelde verdeelsleutel voor dit domein; 3. Specifieke opdrachten: dienstverlening voor specifieke gemeente met afwijkende doorbelasting van de bedrijfsvoeringskosten van beide domeinen.

Planning/proces Het besluitvormingsproces binnen Meerinzicht doorloopt de volgende stappen: • Behandeling in het MT domein Bedrijfsvoering op 28 augustus 2023; • Behandeling in het MT domein Sociaal op 29 augustus 2023; • Behandeling in de directieraad op 4 september 2023; • Besluitvorming in het bestuur op 13 september 2023; Op basis van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen (Wgr) hebben de deelnemende gemeenten de mogelijkheid een zienswijze te geven ten aanzien van de door het bestuur vastgestelde ontwerp 1e begrotingswijziging. Dit proces ziet er als volgt uit: • Aanbieden ontwerp 1e begrotingswijziging 2023 aan de brongemeenten (zo spoedig mogelijk na het bestuursbesluit); • Reactie zienswijze brongemeenten 12 weken (conform nieuwe Wet Gemeenschappelijke Regeling, was 8 weken) na verzending van ontwerp 1e begrotingswijziging 2023; • Definitieve besluitvorming na behandeling eventuele zienswijzen 1e begrotingswijziging 2023 op 13 december 2023. Communicatie Er vindt geen externe communicatie plaats Overige ondersteunende diensten en OR Niet van toepassing Heeft een relatie met De planning en control cyclus van de gemeente.

Pagina 5/6 Zaaknummer 99990000030231 / 99990000133748

Integraal afgestemd met MT domein bedrijfsvoering en MT domein sociaal Financieel adviseurs: Bryan Lokhorst en Patrick van Meer Juridisch adviseur Wilco Meijer Bijlage(n) Bestuursrapportage 2023 GR Meerinzicht Ontwerp eerste begrotingswijziging 2023 Meerinzicht

Pagina 6/6 Zaaknummer 99990000030231 / 99990000133748