Advies bestuur Meerinzicht.pdf

ermelo gemeente harderwijk

Zeewolde

Advies Bestuur

Aan:

Bestuur

Communicatie:

Ja

Datum:

25 maart 2021

Vertrouwelijk:

Zaaknr.

99990000005383

Stuk(ken) bijgevoegd:

Documentnr.

99990000022516

Behandeld:

A. Lammers

Te volgen procedure:

Bestuur, DR

Afdeling:

Directie

Behandelwijze:

Ter besluitvorming

Ja

Onderwerp Jaarstukken Meerinzicht 2020. Ontwerpbesluit Het bestuur besluit: 1. de concept Jaarstukken Meerinzicht 2020 vast te stellen; 2. het voordelig saldo van C 440.000 terug te laten vloeien naar de gemeente Ermelo, Harderwijk en Zeewolde op basis van de verdeelsleutels, resulterend in respectievelijk C 79.000 voordelig, C 318.000 voordelig, C 43.000 voordelig; 3. de nog niet afgeronde investeringen met een omvang van C 93.000 over te laten lopen van 2020 naar 2021 en deze vooruitlopend op de Bestuursrapportage 2021 te verwerken in de begroting 2021; 4. de nog niet af te sluiten investeringen met een omvang van -/- C59.000 over te laten lopen van 2020 naar 2021 en te betrekken bij het opstellen van de Bestuursrapportage 2021 in de bijbehorende begrotingswijziging; 5. de Jaarstukken Meerinzicht 2020 toe te zenden aan de raden van de deelnemende gemeenten; 6. de Jaarstukken Meerinzicht 2020 definitief vast te stellen na behandeling in de raden van de deelnemende gemeenten; 7. na definitieve vaststelling de Jaarstukken Meerinzicht 2020 ter informatie aan te bieden aan de colleges van Gedeputeerde Staten van de provincies Gelderland en Flevoland.

Definitief besluit Het bestuur heeft tijdens bestuursvergadering van 8 april en op 10 april per mail ten aanzien van de doorgenomen wijziging definitief conform ontwerpbesluit besloten.

Inleiding Meerinzicht is op basis van het BBV en de GR Meerinzicht verplicht jaarlijks de jaarstukken op te stellen en door het bestuur vast te laten stellen. Artikel 21 van de Gemeenschappelijke Regeling (GR) geeft inzicht in de procedure voor vaststelling van de Jaarrekening, ofwel in termen van het BBV de Jaarstukken. 1. het bestuur stelt de jaarrekening vast in het jaar volgende op het jaar waarop deze betrekking heeft; 2. het bestuur zendt de voorlopige jaarrekening vóór 15 april van het jaar volgend op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, aan de raden van de deelnemende gemeenten. Het bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na vaststelling, maar in ieder geval vóór 15 juli van het jaar volgend op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, aan de colleges van Gedeputeerde Staten van Gelderland en Flevoland; 3. in de jaarrekening wordt het door elk van de afzonderlijke colleges van de deelnemende gemeenten over het desbetreffende jaar werkelijk verschuldigde bedrag opgenomen; 4. verrekening van het verschil tussen hetgeen op grond van artikel 8, derde lid, van deze regeling is begroot inclusief bevoorschotting enerzijds en hetgeen op basis van de jaarrekening is verschuldigd anderzijds, vindt zo spoedig mogelijk plaats na vaststelling van de jaarrekening.

Argumenten 1.1 Inhoudelijk en financiële verantwoording In het jaarverslag wordt inhoudelijk en financieel verantwoording afgelegd over de uitvoering van de programma's Domein Bedrijfsvoering en Domein Sociaal. De impact van Covid-19 op medewerkers en de dienstverlening komt aan bod. Naast resultaten op de uitvoering van reguliere taken wordt stilgestaan bij de realisatie van projecten en wordt een toelichting gegeven op resultaten op baten en lasten. 2.1 Jaarstukken zijn conform BBV richtlijnen opgesteld Het financiële resultaat voor bestemming ten aanzien van het boekjaar 2020 komt uit op afgerond C 440.000 voordelig. Bij de bestuursrapportage 2020 was een resultaat van C 602.000 nadelig geprognotiseerd, waarbij er een inspanningsverplichting voor het management was om hierop bij te sturen en het nadeel weg te werken. Dat is door het reduceren van de inzet van externe medewerkers, het vertragen of stopzetten van een aantal ontwikkelingen en een aantal incidentele meevallers ruim 70% gelukt. 3.1 Door te schuiven f nog niet af te sluiten investeringen 2020-2021 Het bestuur besluit welke investeringen doorgeschoven- of afgesloten dienen te worden. De verwerking daarvan krijgt een plek in de 1e begrotingswijziging behorende bij de Bestuursrapportage 2021.

Kanttekeningen 1.1 Stopzetten, vertragen of niet starten van projecten leidt tot risico's Bij het stoppen, vertragen of niet opstarten van verbetertrajecten, blijven de knelpunten actueel. Voorbeeld hiervan is de problematiek rondom de documentaire informatievoorziening (DIV). Financiële toelichting Voor een volledige analyse van het resultaat wordt verwezen naar paragraaf 3.1.3. van de jaarstukken. Bij domein sociaal valt op dat ruim een half miljoen minder uitgegeven is aan personele lasten, salarissen en inhuur. Onder leiding van de interim directeur zijn inhuurcontracten daar waar mogelijk afgebouwd en zijn projecten gestopt of vertraagd. Daarnaast is een fors deel van het opleidingsbudget niet besteed. Dit kan deels verklaard worden doordat medewerkers in verband met Covid-19 niet naar opleidingen konden gaan. Daarnaast is het innovatiebudget niet besteed o.a. in afwachting van besluitvorming rondom de businesscase DIV. Het nadelig saldo van domein bedrijfsvoering is ontstaan vanwege een aantal redenen. Ten eerste is bij het

Pagina 2/3 Zaaknummer 99990000005383 f 99990000022516

opstellen van de Bestuursrapportage 2020 een onjuiste inschatting gemaakt van een aantal werkbudgetten.. Binnen de arbokosten is een overschrijding ontstaan ten aanzien van kosten voor de dienstverlening van de bedrijfsarts voor de brongemeenten. Omdat de nieuwe aanbieder niet in staat was de kosten te splitsen, was Meerinzicht niet in staat de factuur te splitsen en door te factureren naar de brongemeenten. In afstemming met de brongemeenten zijn de kosten in de exploitatie van Meerinzicht verwerkt en wordt op basis van de verdeelsleutel afgerekend. Daarnaast is er extra ondersteuning geweest ten aanzien van de implementatie van het nieuwe financiële systeem en is bij de bestuurscrisis in de gemeente Ermelo extra inzet geweest ten aanzien van communicatie. Planning/proces Na vaststelling door het bestuur worden de Jaarstukken aangeboden aan de raden van de brongemeenten. Meerinzicht zendt de jaarrekening binnen twee weken na vaststelling, maar in ieder geval vóór 15 juli 2021, aan de colleges van Gedeputeerde Staten van Gelderland en Flevoland. Communicatie De Jaarstukken Meerinzicht 2020 zal samen met de ontwerp-Meerjarenbegroting 2022-2025 met een aanbiedingsbrief aan de raden worden gezonden. Overige ondersteunende diensten en OR De Jaarstukken zullen in concept en na definitieve vaststelling ter informatie worden aangeboden aan de Ondernemingsraad Meerinzicht.

Heeft een relatie met P&C cyclus van de gemeenten. Integraal afgestemd met MT Meerinzicht Bijlage(n) 99990000025317 Jaarstukken 2020 Meerinzicht

Pagina 3/3 Zaaknummer 99990000005383 / 99990000022516