230914 HDW werkplan Fraudepreventie

Werkplan Fraudepreventie: risico inventarisatie Harderwijk

Werkplan Fraudepreventie Harderwijk

1

Inleiding Als onderdeel van het frauderisicobeleid en de uitvoering hiervan is het aan college, de directie en teamleiders om periodiek een specifiek frauderisico inventarisatie voor de bijbehorende entiteit uit te voeren om te voorkomen dat er in de interne beheersing kwetsbare onderdelen overblijven die onopgemerkt blijven. Ook onze accountant acht het van belang dat wij de frauderisicoanalyse periodiek zichtbaar te maken. Specifiek voor het boekjaar 2023 zal de fraude risicoanalyse zich toespitsen op de volgende onderdelen en processen: 1. Het risico dat personen de financiële verslaggeving en de gepresenteerde resultaten gebruiken om daar beter van te worden. Onderdelen die hierin te onderscheiden zijn: a. beïnvloeden om daar beter van te worden; b. tonen en uitdragen juiste houding door de leiding van de organisatie; c. vormgeving van de organisatie en de invulling daarvan; d. aard en complexiteit van de gemeente en de financiële positie. 2. Het risico van onrechtmatige onttrekkingen van geld en/of goederen aan de gemeente: a. aard van de activa en mate waarin ze ontvreemd kunnen worden; b. maatregelen van interne beheersing ter voorkoming van onrechtmatige onttrekking. Processen: 3. Het risico dat in het proces subsidies: a. (te hoge) subsidies worden verstrekt waarbij een ambtenaar/ bestuurder privébelangen heeft; b.

verstrekking aan ambtenaar/bestuurder en/of relatie plaats vindt; c. bevoordeling van organisaties waarbij een ambtenaar/bestuurder belang of privé voordeel heeft. 4. Het risico dat in het proces lonen en salarissen: a. Personen in de personeels- en salarisadministratie zijn opgenomen die niet in dienst zijn; b. personeelsleden een hogere (variabele) beloning krijgen, dan waar zij op grond van hun functie en/of prestatie recht op hebben; c. niet- gemaakte kosten worden gedeclareerd en/of privé uitgaven worden gedeclareerd; d. niet – gewerkte uren als werktijd worden verantwoord (prestatielevering vaststellen); e. fractievergoedingen worden gebruikt voor oneigenlijke doeleinden; f. vergoedingen worden uitbetaald waarvoor geen prestatie is verricht (bijvoorbeeld presentiegelden). 5. Het risico dat in het proces inkopen en aanbesteden: a. de inkopen waarvoor betaald is wordt niet geleverd. b. er wordt niet voldaan aan de aanbestedingsregels waardoor er misbruik gemaakt kan worden om de opdracht aan een specifieke partij te gunnen. Deze onderdelen zijn in de volgende hoofdstukken nader uitgewerkt. De gesprekken met de betrokken medewerkers hebben plaatsgevonden in 2023.

Werkplan Fraudepreventie Harderwijk

2

Financiële verslaglegging A. Het risico dat personen de financiële verslaglegging beïnvloeden om daar op één of andere manier beter van te worden. Dit kan verschillende oorzaken hebben: druk op resultaten, resultaat afhankelijke beloning, externe druk (b.v. toezichthouders, fiscaal). Risicofactor

Maatregel

De collegeleden, directie en/of teamleiders staan onder te grote druk om de (begrotings) doelstellingen binnen een krap tijdsbestek te realiseren.

De uitwerking in het collegeprogramma (in het jaar van verkiezingen). De kadernota en de Programmabegroting vormen het traject om gewogen en realistische doelstellingen te formuleren. Bij de aanvraag van nieuw beleid voor de programmabegroting, wordt aan de voorkant al getoetst of het geen knelpunten gaat opleveren in tijd/capaciteit. Gedurende het jaar wordt de voortgang gemonitord via voortgangsrapportages (tussenrapportages). Als er echt knelpunten ontstaan, wordt er als onderdeel van deze tussenrapportages eventueel budget bij geraamd of vindt her prioritering plaats.

De leiding verbindt zich tegenover toezichthouders (zoals gemeenteraad, provincie, rijk) om te ambitieuze en/of onrealistische doelstellingen te halen en forceert daarmee om onrealistische toekomstverwachtingen te geven.

Ambities en plannen zijn opgesteld in het collegeprogramma. Deze zijn verwerkt en worden vertaald in meerjarenramingen bij de programmabegroting en zijn daarmee transparant. MT en concern control houden hier toezicht op. Ieder jaar worden via de SiSa regeling ook de doelstellingen verantwoord naar het rijk.

Een deel van de beloning van leidinggevenden bestaat uit bonussen of andere financiële prikkels, waarvan de hoogte afhankelijk is van het bereiken van te scherp gestelde doelstellingen (maatschappelijke effecten, te bereiken prestaties, bedrijfsresultaten of financiële/vermogens positie).

Leidinggevenden vallen zoals iedereen in de organisatie onder het reguliere beoordeling- en beloningsbeleid. Beleid en uitvoering hiervan ligt vast en is transparant. Substantiële bonussen of andere financiële prikkels in relatie tot het vaste salaris zijn niet aan de orde. Toezicht en toetsing daarop vindt plaats door HRM en Financiën. Over afwijkingen hiervan wordt gerapporteerd en ter zake gehandeld. Voor de directie en de Griffier wordt ieder jaar ook de WNT opgenomen in de jaarrekening. Hierbij is een tolerantie van de accountant van 0 euro. Met veel diepgang wordt hiernaar gekeken. Werkplan Fraudepreventie Harderwijk

Beoordeling

.

3

Risicofactor

Maatregel

De leiding heeft er belang bij onjuiste middelen te gebruiken om een zo tot een zo gunstig mogelijk resultaat of fiscale afdracht of opbrengst of anderszins te komen.

Er is geen directe relatie tussen (financieel) werkresultaat en beloning. Zie ook de toelichting bij voorgaande punt.

Beoordeling

B. Daarnaast kunnen factoren een rol spelen waarbij leiding van de organisatie te kort schiet met betrekking tot het tonen en uitdragen van de juiste houding met betrekking tot de interne beheersing en het financiële verslaggevingsproces. Oorzaken daarvan kunnen zijn: niet krachtige uitstraling door de leiding van waarden en ethische normen, dominantie van personen binnen de leiding, geen bewaking op beheersmaatregelen, geen tijdig herstel van tekortkomingen etc. Risicofactor

Maatregel

De leiding ondersteunt en draagt niet daadkrachtig genoeg de (juiste) waarden of ethische normen van de gemeente uit.

De missie/visie en kernwaarden zijn vorm gegeven in de Meerjarenbegroting en het A3Jaarplan. In het DT en het leiderschapsprogramma voor teamleiders is ook aandacht voor de voorbeeldrol die leidinggevenden hebben. Er is een integriteitsprotocol (periodiek van een update voorzien).

De leiding wordt gedomineerd door een enkele persoon of een kleine groep zonder dat aanvullende beheersmaatregelen zijn genomen.

De rol van de algemeen directeur is om toezicht daarop te houden. Er zijn aanvullende beheersmaatregelen getroffen in de vorm van de Organisatiebesluit, de financiële beheersverordeningen van de gemeente, in periodieke onderzoeken en met de verbijzonderde interne controlefunctie. Daar waar geen beheersmaatregel in de lijn is aangetroffen zijn aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden verricht.

Werkplan Fraudepreventie Harderwijk

Beoordeling

4

Risicofactor

Maatregel

De leiding bewaakt belangrijke beheersmaatregelen niet op adequate wijze en/of herstelt belangrijke tekortkomingen in de interne beheersing niet tijdig (opzet, bestaan en werking).

Op basis van een jaarlijks door het college goedgekeurd plan verbijzonderde interne controle worden de belangrijkste beheersmaatregelen in processen getoetst. De rapportages daarover zijn voorzien van verbeteracties en opdrachten daartoe aan het management. De verbeterpunten hieruit (actiepuntenlijst) en uit de managementletter staan periodiek bij het DT en in de domeinoverleggen tussen Directeur en teamleiders op de agenda. Er worden pas actiepunten van de lijst afgehaald als de werking is aangetoond van de verbeteractie bij de VIC-coördinator.

De leiding toont een sterke tegenzin om regelgevende instanties te volgen.

De leiding zet sterk in op naleving van wet- en regelgeving. Het kritisch vermogen is vormgegeven in de onafhankelijke functie van de concerncontroller.

De leiding handhaaft ondoelmatig functionerend personeel op afdelingen en eenheden die zich bezig houden met financiële verslaggeving, informatietechnologie en verbijzonderde interne controle.

Het instrumentarium van personeelsontwikkeling (‘het open ontwikkelgesprek’) wordt op de hele organisatie toegepast. Desgevraagd kunnen er ook functioneringsgesprekken gevoerd. Bij geconstateerde afwijkingen worden waar nodig maatregelen getroffen. Teamleiders voeren de gesprekken.

Is er sprake van een gespannen relatie tussen de leiding van de gemeente en de accountant of de voorgaande accountant. Dit kan zich uiten in zeer frequente meningsverschillen, autoritair optreden, onredelijke termijnen etc.

De leiding zet sterk in op de naleving van wet- en regelgeving en positief kritisch en constructieve houding tegenover opmerkingen van de accountant. Van een gespannen relatie is geen sprake.

Werkplan Fraudepreventie Harderwijk

Beoordeling

5

Risicofactor

Maatregel

Hoe heeft de leiding vormgegeven aan het binnen de gemeente opgestelde Misbruik en Oneigenlijk gebruik beleid, het integriteitsbeleid en handhaaft ze die.

Integriteitsbeleid is vastgelegd in gedragscodes, in eed/belofte aflegging, voorlichting nieuwe medewerkers, folders gedragscode. Bij indiensttreding (ook inhuurkrachten) wordt een Verklaring Omtrent Gedrag opgevraagd en worden referenties ingewonnen van sollicitanten. Bij omstandigheden in strijd met het integriteitsbeleid worden maatregelen getroffen. Externe tekenen een integriteitsverklaring.

Beoordeling

C. Verder kunnen factoren een rol spelen die betrekking hebben op het tekort schieten in de manier waarop de organisatie is vorm gegeven en hoe die organisatievorm is ingevuld. Oorzaken daarvan kunnen zijn: zwakke sturing, niet de juiste mensen op de juiste plek, verloop van personeel in sleutelposities en bijvoorbeeld incentive structuren. Risicofactor

Maatregel

Leidinggevenden, die niet gespecialiseerd zijn in financiële zaken, zijn sterk betrokken/ doorslaggevend bij de keuze van verslaggevingsgrondslagen en/of de bepaling van belangrijke schattingen.

Het team B&O en de ondersteuning uit bedrijfsvoering Meerinzicht heeft organisatie breed een sterke adviserende rol. De advisering is een integraal onderdeel van besluitvorming. Daarnaast heeft de concern controller een signalerende en rapporterende rol, ook buiten de hiërarchische structuren om, richting het bestuur van de gemeente. Door de Nota Weerstandsvermogen en risicobeheersing wordt het bewustzijn in de organisatie vergroot en in de lijn geprofessionaliseerd.

Groot verloop binnen de leidinggevenden, de geraadpleegde adviseurs en het bestuur.

Behoudens de reguliere vervanging en verloop is er geen sprake van bovenmatig verloop, maar juist een gezond verloop. Bij vertrek van leidinggevenden wordt altijd naar een passende tijdelijke en structurele oplossing gezocht. Door middel van het ‘open ontwikkelgesprek’ worden signalen zo vroeg mogelijk gesignaleerd herkend en wordt gekeken of er doorgroeimogelijkheden / andere functies bekleed kunnen worden binnen de gemeente om zo het vasthouden zoveel mogelijk te faciliteren.

Werkplan Fraudepreventie Harderwijk

Beoordeling

6

Risicofactor

Maatregel

Beoordeling

Exit gesprekken worden gevoerd en vastgelegd door HRM. Een zwakke en/of ondoelmatige toezicht-structuur wat kan blijken uit een te kleine of onderbezet toezicht organen en/of toezicht organen met weinig aandacht voor financiële verslaggeving, administratieve organisatie en interne beheersing.

De organisatiestructuur is vastgelegd in een organisatiebesluit. Daarin staan de rollen met taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Sleutelfuncties zijn bezet. Verder beschikt de organisatie over A3 jaarplannen, verbijzonderde interne controleplan e.d. waarin het toezicht op de organisatie geregeld is. De rapportages van de verbijzonderde interne controle, de accountant en andere organisatieonderzoeken komen met regelmaat op de tafel van directie en bestuur. De VIC vindt plaats in samenspraak met de accountant.

D. Ook kunnen er factoren spelen die betrekking hebben op de aard en complexiteit van de gemeente en haar transacties en de gemeentelijke financiële positie. Voorbeelden hiervan zijn de toezichtvorm van de provincie, complexiteit transacties, de schuldpositie, onduidelijke en/of buitenlandse betalingen, e.d. Risicofactor

Maatregel

Is de financiële positie van de gemeente nu of in de nabije toekomst dusdanig dat het noodzakelijk is extra vermogen te verwerven om op sterkte te blijven.

Het vermogen en de financiële positie wordt gemonitord en verwoord in de paragrafen Financiering en Risicobeheersing en Weerstandsvermogen. Verdere regels ten aanzien van financiering zijn gesteld in de financiële verordening en het Treasury statuut. Daarbij wordt steeds meer gestuurd op risicomanagement. Het financieel beleid is erop gericht om zodanig buffers op te bouwen dat tegenvallers in de toekomst kunnen worden opgevangen binnen de begroting. Daarnaast is het financieel beleid gericht op om te sparen voor grote investeringen.

Werkplan Fraudepreventie Harderwijk

Beoordeling

7

Risicofactor

Maatregel

Is er sprake van balansposten en resultaatboekingen die gebaseerd zijn op aanzienlijke schattingen, die ongebruikelijk subjectieve oordelen of onzekerheden bevatten (inbaarheid van vorderingen, tijdstip verantwoording opbrengsten, aanzienlijke balanspost voor geactiveerde kosten).

Ramingen die opgenomen worden zijn transparant, onderbouwd en objectief waarbij een toetsing op deze elementen plaatsvindt door het team Financiën van Meerinzicht in afstemming met de concern controller.

Bestaat er de dreiging van een artikel 12 – situatie.

Het financieel beleid van de gemeente is gericht op soliditeit van de financiële positie en heeft een risicomijdend karakter. Dit ligt vast in de paragrafen Financiering en Risicobeheersing en Weerstandsvermogen. Zoveel mogelijk wordt met eigen middelen gefinancierd. Risico’s worden zo vroeg mogelijk in kaart gebracht en er vindt risicogerichte sturing plaats.

Is er sprake van een sterke afhankelijkheid van schulden (voldoen aan terugbetalingsverplichtingen, voorwaarden, renteafhankelijkheid).

Het beleid van de gemeente is op interne financiering gericht om daarmee afhankelijkheid van schulden te vermijden. Dit wordt toegelicht in de paragrafen Financiering en Risicobeheersing en Weerstandsvermogen. Het financieel beleid is erop gericht om te sparen voor grote investeringen.

Bestaan er ongebruikelijke transacties of zeer complexe transacties waaronder internationale betalingen, grote contante betalingen, betalingen aan ongebruikelijke partijen of anderszins ongebruikelijke transacties plaats vinden.

Hiervoor zijn beleidsnota’s en uitvoeringsinstructies opgesteld: inkoop en aanbestedingsbeleid, budgethoudersregeling en mandaatregeling, instructies voor comptabele, kassier, subkassier, kassiersinstructies en voor factuurcontrole, betalingsfiattering die vastliggen in een administratieve organisatie en interne controle maatregelen.

Beoordeling

Onrechtmatige onttrekkingen A. Het risico van het vervreemden van geld en goederen aan de gemeente ligt deels in de aard van de activa van de gemeente en de mate waarin ze ontvreemd kunnen worden. De aard

Werkplan Fraudepreventie Harderwijk

8

heeft te maken met contant geld, kleine zaken met grote waarde, fysieke beveiliging, digitale informatie e.d. Risicofactor

Maatregel

Heeft de gemeente in digitale vorm goederen of informatie die van belang kan zijn of van waarde kan zijn voor externe niet bevoegde partijen.

De gemeente beschikt over dergelijke, privacy gevoelige, digitale gegevens, maar niet meer of anders dan bij vergelijkbare gemeenten. Er zijn weinig niet-openbare of geheime besluiten. Ter afdekking van de specifieke risico’s op dit gebied heeft de gemeente een informatiebeveiligingsbeleid en mobile device management. Daarnaast zijn er fysieke en andere maatregelen getroffen ter bescherming van gegevens en beperking of blokkering van toegang.

Beoordeling

B. Daarnaast geeft het ontbreken van maatregelen van interne beheersing ter voorkoming of ontdekking van het onrechtmatig onttrekken van waarden aan de gemeente een risico. Voorbeelden daarvan zijn het ontbreken van toezicht, screening van personen, functiescheidingen in gevoelige processen, regeling van mandaten en een transparante vorm van het voeren van een administratie. College en raad Ook college- of raadsleden kunnen beïnvloedbaar zijn. Onderstaande risicofactoren zijn onderkend. Specifiek voor het bestuur geldt dat deze zich in een machtspositie bevindt, waardoor de beïnvloedingsmogelijkheden groter zijn dan bij ambtelijk handelen. Risicofactoren

Maatregel

Onder druk of verleiding worden in afwijking van het beleid positieve uitzonderingen gemaakt (bijvoorbeeld ten gunste van bekenden).

Ambtelijk en strategisch wordt geadviseerd wat binnen de kaders past. Het format collegebesluit voorziet in een rubriek ‘kanttekeningen’ voor het advies van de wethouder. Besluitvorming die afwijkt ten opzichte van een voorstel wordt vastgelegd. Daarnaast moeten de collegeleden geschenken en giften melden, zodat dit transparant blijft.

Er treedt belangenverstrengeling op, waardoor de uitkomst van een beslissing wordt beïnvloed.

Van raadsleden worden vóór benoeming de geloofsbrieven onderzocht, zodat een eventuele wettelijk verboden samenloop van functies gecontroleerd en uitgesloten Werkplan Fraudepreventie Harderwijk

Beoordeling

9

Risicofactoren

Maatregel

Beoordeling

wordt. Zij leggen in het openbaar de eed of belofte af. Raadsleden maken hun nevenfuncties (betaald en onbetaald) openbaar en deze worden jaarlijks opnieuw geïnventariseerd. Indien raadsleden persoonlijk betrokken zijn bij een onderwerp, nemen zij niet deel aan de stemming. De collegeleden worden door de raad benoemd en gecontroleerd. Onderzoek van de geloofsbrieven vindt voor de benoeming plaats door een commissie bestaande uit burgemeester en raadsleden. Ook de collegeleden maken hun nevenfuncties openbaar. Besluitvorming vindt alleen plaats met het advies van het ambtelijk apparaat en onderbouwing. Daarnaast moet er altijd een meerderheid zijn bij besluitvorming, een enkel college- of raadslid kan geen besluit nemen. Besluiten waarbij wordt afgeweken van het beleid worden in het geheim genomen.

Besturen door de raad gebeurt in de openbaarheid. Het stemgedrag van individuele raadsleden is daarmee te volgen en te controleren. Slechts heel incidenteel vindt een vergadering met gesloten deuren plaats. Hier voorziet de verordening in (art.55 gemeentewet). De burgemeester ziet toe op de bestuurlijke integriteit en kan eventueel een onrechtmatig genomen besluit voordragen voor vernietiging bij de kroon. Besluiten van het college zijn openbaar, tenzij het omstandigheden betreft waarbij eerst betrokkenen geïnformeerd moeten worden. Bij de afweging is altijd juridische zaken en beleidscoördinatie betrokken.

Werkplan Fraudepreventie Harderwijk

10