20250512 Memo Auditcommissie Harderwijk Board Managementletter 2024

Memo aan van organisatie eenheid i.a.a. datum onderwerp reg.nummer

: : : : : : :

Gemeenteraad Harderwijk Auditcommissie Harderwijk

12 mei 2025 Memo Board-/Managementletter 2024

De Auditcommissie heeft op 31 maart 2025 overleg gevoerd met de Accountant over de Board/Managementletter 2024. Daarin geeft de accountant aan dat te verwachten valt dat de Jaarrekening 2024 binnen de marges valt en dus goedgekeurd wordt. Maar daarbij zijn wel de nodige kanttekeningen geplaatst. In dit memo gaan wij nader op het gesprek als geheel in en adviseren wij u ten aanzien van 3 bevindingen omdat wij daarin een risico zien. Allereerst willen we u meegeven dat het contact met de interne organisatie en met de accountant buitengewoon goed is. Wij ervaren het overleg als constructief en ervaren begrip voor het feit dat wij technisch gezien logischerwijs iets minder ervaren zijn. De adviezen vanuit de accountant, de griffie en de ambtelijke ondersteuning zijn helder en open. Ook geeft de accountant aan dat zij de samenwerking als opbouwend ervaart. Ze oordeelt dan ook dat Harderwijk en Meerinzicht robuust genoeg zijn om de veranderende regelgeving en de benodigde verbeteringen succesvol op te pakken. Tegelijk zijn er 3 onderdelen van de veel omvangrijkere hoeveelheid aanbevelingen, waarvan wij denken dat het goed zou zijn als de raad daarover in gesprek gaat met het college. Dat zou moeten leiden tot meer wederzijds begrip van de risico’s die de organisatie loopt en steun voor de stappen die gezet moeten worden.

Het betreft de volgende onderwerpen: Inkoopproces in relatie tot aanbestedingen Dit proces leidt regelmatig tot schending van de regels rond inkoopprocessen en aanbestedingen. En dit doet zich al jaren voor. De accountant geeft aan dat het met name in de basisprocessen vaak mis gaat. Met name bij projecten waarvan de calculatie net onder de aanbestedingsgrens uitkomt en waarbij het wenselijk is om inkoopspecialisten te raadplegen, gebeurt dat niet en dat leidt tot situaties waarbij aanbesteed had moeten worden en dus tot onregelmatigheden. Omdat deze fouten al jaren in de rapportages terugkomen én die onregelmatigheden vaak lang doorwerken, is naar ons oordeel een krachtig signaal én een aanpassing van werkwijze wenselijk. Tolerantiegrens rechtmatigheidsverantwoording Op dit moment hanteert Harderwijk een rechtmatigheidstolerantie van 3% (dus afwijkingen binnen de marge zijn acceptabel). Vanaf 2025 is het Ministerie van Financiën voornemens om voor de accountscontrole een ondergrens van 2% te gaan hanteren. Wij adviseren u om met het college in gesprek te gaan over het aanpassen/gelijktrekken van de tolerantiegrenzen en de daaruit voortvloeiende inspanningen en/of kosten. Beveiligingsniveau Informatie- en besturingssystemen De regelgeving rond de beveiliging van cruciale systemen wordt aangescherpt.

Met name het zogenaamde NIS2 protocol (Network and Information Security, 2e generatie) stelt hoge eisen aan de beveiliging van systemen die cruciaal zijn voor de veiligheid van inwoners en het functioneren van de samenleving. Dit protocol geldt vanaf Q3 2025, al moet daarbij worden aangetekend dat het criterium “cruciaal” nog niet volledig helder is en daardoor handhaving pas in 2026 wordt verwacht. De accountant geeft aan dat zij nog onvoldoende aandacht voor dit onderwerp ziet en dat het budget waarschijnlijk ontoereikend is

ons kenmerk: pagina:

02430000192618 / 02430000677740 2 van 2

Graag herhalen we nogmaals dat bovenstaande onderwerpen vanuit de mogelijkheden voor ondersteuning vanuit, en verheldering voor, de Gemeenteraad richting het College, worden geadviseerd. Het zijn dus geen conflicten of urgente kwesties. Overall zien wij dat de financiële organisatie stabiel en degelijk is. De accountant verwoorde het mooi met de opmerking “het is nou eenmaal mijn rol om te zeuren”. Daar sluiten wij ons bij aan.

2