20240528 Bijlage griffietaken participatie

BIJLAGE GRIFFIETAKEN PARTICIPATIE

Gewenste uitbreiding griffietaken participatie:

1. Laagdrempelige informatie van de raad aan inwoners In de raadsconferentie van maart 2023 was enthousiasme voor de gedachte van laagdrempelige, minder formele communicatie naar inwoners toe. Ook bij contactmomenten tussen raad en inwoners werkt een informele setting vaak goed, hier kan meer op ingezet worden door bijvoorbeeld meer wijkbezoeken van de raad en andere contactmomenten te organiseren. Ook in de raadswerkgroep werkwijze is de wens geuit om meer aandacht aan communicatie te besteden. De wens is meer inzet te plegen op beeldvorming en communicatie door de griffie. De raadsadviseur participatie kan deze taken uitvoeren. Binnen de functie is ook ruimte voor eigen invulling van de functie.

Een aantal (voorbeelden van) taken zijn: -zorgen voor interne en externe communicatie namens de gemeenteraad -gebruik van begrijpelijke taal bij toelichtende teksten voor publiek -pro actief publiek benaderen -aandacht voor helder proces op de commissieagenda -communicatie raadsbesluiten -persberichten over de werkzaamheden van de raad, waaronder werkbezoeken -vaker beelden gebruiken rond raadscommunicatie -begeleiding / uitleg van insprekers voor en na de commissievergadering vanuit de griffie -info op website over inspraak (en meespreken / participeren) - aandacht op social media over inspraak (en meespreken / participeren) -communicatie over onderscheid tussen college en raad -wensen van de raad en nieuwe ontwikkelingen vertalen naar de communicatie voor de gemeenteraad - Contact tussen gemeenteraad en (delen van) de Harderwijker samenleving organiseren en faciliteren; bijvoorbeeld wijk- en buurtbezoeken.

2. Verbeteren van proces kaderstellen / participatie Het gaat hier om de kwaliteit van het proces van kaderstellen en de participatie daar aan voorafgaand. Verwachtingsmanagement is erg belangrijk en er moet bijvoorbeeld altijd teruggekoppeld worden naar participanten. Voor dit idee was brede steun tijdens de raadsconferentie. De raadsadviseur participatie is sparringpartner voor de adviseurs die raadsvoorstellen voorbereiden. De adviseur denkt met deze ambtenaren mee vanuit de invalshoek van de raad. Daarnaast heeft de adviseur beeldvorming communicatie en participatie een actieve rol als het gaat om participatieactiviteiten waar de raad zelf om vraagt. De raad kan bij de strategische raadsagenda aangegeven bij welke onderwerpen er extra participatie activiteiten samen met de raad als volksvertegenwoordiger moet plaatsvinden. Na 2 jaar, gelijktijdig met de midtermreview van het collegeprogramma kan de raad hier eventueel actualisaties op doen. Een aantal (voorbeelden van) taken zijn: - adviseren aan raad en commissiegriffiers en sparringpartner binnen de griffie en richting de ambtelijke organisatie - adviseren over onderwerpen waarover gezamenlijke participatie met college en raad kan

1

BIJLAGE GRIFFIETAKEN PARTICIPATIE

plaatsvinden - sparringpartner zijn voor de jaarlijkse projecten rond burgerschap zoals het scholendebat, de verkiezing kindercollege, mogelijk kunnen projecten als inwoners als Gast van de Raad, Jeugd en Politiek en de cursus Politiek Actief Harderwijk weer opgestart worden - Adviseren over en uitwerken van vormen van structurele participatie van specifieke doel- en belangengroepen: zoals bijvoorbeeld een Jongerenraad, Sociale Adviesraad etc. -organisator van de introductie-activiteiten voor de nieuwe raad na de verkiezingen

3. Loting inzetten bij participatie In de conferentie is aangegeven dat loting kan worden ingezet bij participatie. Het doel hiervan is een diverse vertegenwoordiging en het ophalen van meningen van alle belangen, niet enkel de mensen die tegen zijn, ook voorstanders moeten worden gehoord. Voor dit idee was brede steun tijdens de conferentie. Inmiddels heeft college bij de commissiebespreking van Kranenburg op 8 juni 2023 aangegeven te kijken naar inzet van het middel burgerberaad met gewogen loting voor de klankbordgroep Kranenburg. Het ziet er naar uit dat het college dit middel gaat inzetten. Eventuele inzet van loting rechtstreeks door de raad kan eventueel ook, maar de verwachting is dat het college dit uitvoert als de raad het bij de kaders van een project aangeeft. De raadsadviseur participatie kan de ambtelijke organisatie adviseren over de inzet van het middel loting, en kan voor de raad signaleren of dit middel ook is ingezet door het college.

4. Advisering over de inzet en begeleiding raadsklankbordgroep van inwoners Hoe inwoners tegen de gemeenteraad aankijken, waar verbeterpunten zijn en hoe de gemeenteraad de interactie met inwoners kan evalueren en verbeteren De adviseur participatie kan de gemeenteraad adviseren over het instellen en samenstellen van een klankbordgroep van inwoners. De adviseur begeleidt de klankbordgroep eventueel samen met een werkgroep uit de gemeenteraad.

5. Versterking strategisch advies De adviseur participatie kan ook ingezet worden op andere taakvelden van de griffie en versterkt de inhoudelijke en strategische advisering van de griffie. Een aantal (voorbeelden van) taken zijn: -adviseren over werkwijze gelet op belang van beeldvorming, communicatie en participatie -actief bijdragen aan de ontwikkeling van de griffie.

2