20230228 MEMO duiding Accountantantsrapport De Roef.docx.pdf

MEMO

Betreft: Van: Datum:

Duiding rapport van feitelijke bevindingen Stichting MFC Harderwijk Bert van Winkoop 28-2-2023

Inleiding Door de Gemeente Harderwijk (HWK) is met goedkeuring van de onderzoeksopdracht door het stichtingsbestuur MFC Harderwijk aan Publiek Accountants op 25-11-2022 opdracht gegeven een onderzoek te doen naar: 1. De feitelijke liquiditeitspositie van de stichting MFC Harderwijk op 1 december 2022; 2. Een overzicht van de lasten en baten over de periode van 1 januari tot en met 30 november 2022 en een sortering van de lasten en baten naar de categorieën: a. Lasten/baten incidenteel/eenmalig; b. Laten/baten beperkt tot het boekjaar 2022 c. Laten/baten meerjarig; 3. Een specifiek overzicht van de lasten en baten die samenhangen met het eigenaarschap van het pand (huuropbrengsten). Door het stichtingsbestuur is medewerking verleend aan het onderzoek. De vragen van de accountant zijn beantwoord en de gevraagde documenten zijn ter beschikking gesteld. Het rapport van feitelijke bevindingen is gevuld met bedrijfsvoeringsinformatie van de stichting MFC Harderwijk. Om die reden is de rapportage vertrouwelijk maar voor inzage door de raad beschikbaar. Duiding bevindingen accountant en aanbevelingen werkorganisatie: 1. Feitelijke liquiditeitspositie op 1 december 2022 Gebleken is dat de financiële administratie niet actueel is en niet regelmatig wordt bijgewerkt.

Hierdoor heeft de accountant de feitelijke liquiditeitspositie niet kunnen bepalen in de vorm van een algemeen geaccepteerd kengetal. Het verdient aanbeveling de administratie te allen tijde tijdig, juist en volledig te hebben, zodat er altijd een actueel inzicht is in de financiële huishouding en dat er (financieel) gestuurd kan worden op de juiste en volledige informatie. 2. Overzicht van de lasten en baten van 1 januari tot en met 30 november 2022 Lasten: De accountant heeft de loonkosten en overige lasten onderzocht. De loonadministratie sluit aan met de financiële administratie. De overige lasten kunnen onvoldoende worden beoordeeld door de ingebruikname van locatie De Roef. Een nieuwe exploitatie opzet is gewenst. Baten: Er is korting verleend op huurcontracten waardoor de opbrengsten achter blijven. Dit heeft consequenties voor de exploitatie.

Het verdient aanbeveling nader onderzoek te doen naar de gesloten huurovereenkomsten en met name of de verleende kortingen passen binnen de hierover gemaakte afspraken met het bestuur van MFC HWK. Daarmee kunnen de baten de komende jaren met voldoende zekerheid worden vastgesteld en worden opgenomen in een te actualiseren en sluitende (structurele baten en lasten in evenwicht) raming van de meerjarige exploitatie. 3. Specifiek overzicht van de lasten en baten die samenhangen met het eigenaarschap Door de accountant is een vergelijking gemaakt tussen de verhuurderslasten zoals deze blijken uit de businesscase (opgesteld door het bestuur van MFC Harderwijk) en de werkelijk geboekte kosten. De werkelijke kosten van het zijn van eigenaar van het pand zijn lager dan de in de business case opgenomen ramingen.