20220828 MEMO vergoeding onderzoekskosten Kiekmure aangepast.pdf

MEMO Aan: Van: Inzake: Datum:

C. Klaassen B. van Winkoop (financieel adviseur Samenleving) Onderzoek door MFC Harderwijk voorgeschoten kosten Kiekmure 2.0 28-8-2022

Inleiding Eind 2020 hebben zich een aantal ontwikkelingen voorgedaan bij de MFC’s Kiekmure en de Roef. Op verzoek van de toenmalige Wethouder is er gewerkt aan enerzijds een nieuw bestuur voor beide MFC’s en is anderzijds gevraagd onderzoek te doen naar een nieuwe positionering voor de Kiekmure. Dit heeft geleid tot de vorming van MFC Harderwijk onder een nieuw bestuur voor beide locaties. Voortgang Het Bestuur van MFC Harderwijk heeft vanaf maart 2021 tot heden gewerkt aan de nieuwe positionering van de Kiekmure en heeft daar kosten voor gemaakt. Deze kosten zijn door het Bestuur voorgeschoten en zijn in de administratie van de combinatie opgenomen als vordering op de Gemeente Harderwijk. Door het Bestuur van MFC Harderwijk is een overzicht verstrekt van de gemaakte kosten, groot € 166.271,30 (incl. btw) met het verzoek deze te vergoeden. De directeur bedrijfsvoering heeft aan de financieel adviseur Samenleving verzocht een onderzoek te doen naar de juistheid van de door het MFC geclaimde kosten. Uitvoering werkzaamheden Door het Bestuur zijn kopie facturen aangeleverd ter onderbouwing van het geclaimde bedrag. Tevens is een kopie beschikking aangeleverd van het van de Provincie Gelderland ontvangen subsidie, welke in mindering zijn gebracht op de bruto kosten (incl. btw). Tevens zijn de offertes van de uitvoerende partijen aangeleverd.

De betreffende stukken zijn door mij beoordeeld en de daaruit voortvloeiende vragen zijn beantwoord door het Bestuur. Bevindingen 1. Rechtmatigheid: Mij is niet gebleken dat de kosten niet rechtmatig zijn gemaakt 2. Doelmatigheid: De gemaakte kosten zijn zeer fors. In retro-spectief moet geconcludeerd worden dat in toekomstige gevallen het aanbeveling verdiend vooraf duidelijke schriftelijke afspraken te maken worden over de scope van onderzoeken en de daarmee gemoeide maximale kosten. 3. Er zijn geen concurrerende offertes uitgevraagd. Reden daarvan is volgens het Bestuur dat men gebruik wilde maken van hetzelfde team dat bezig is met nieuwbouw en concept ontwikkeling van de Roef. 4. Door HAIB (Hans Alfons Interim Bestuur) zijn gedurende de looptijd van het traject (1 maart 2021 tm 30 juni 2022) kosten in rekening gebracht ter grootte van € 1.750 (ex. Btw) per maand, hetgeen ingaande 2022 verhoogd is naar € 1.785 (ex. Btw) per maand. Het eindrapport is in

maart 2022 opgeleverd. Het Ontwikkel Bestuur van de Kiekmure ging ervan uit dat de toestemming om tot uitvoering over te gaan snel zou volgen. Op basis hiervan zijn in de volgende maanden werkzaamheden uitgevoerd ter voorbereiding van de start van de volgende fase. In juli heeft het Bestuur besloten om het ontwerpteam te ontbinden, omdat men van gemeentezijde tot op dat moment geen signaal hadden ontvangen dat de bouw zou doorgaan en de men adviseurs niet langer tijd wilde vrijhouden. De kosten van o.a. HAIB eindigden derhalve per eind juni 2022.

Advies Geadviseerd wordt om: 1. Het verzoek van MFC Harderwijk om de gemaakte kosten groot € 166.271,30 te vergoeden, te honoreren; 2. De kosten te verwerken onder de post Wijkcentra 3. In de 2e bestuur rapportage hiervan melding te maken; 4. In voorkomende nieuwe gevallen vooraf duidelijke, op schrift gestelde afspraken te maken over de maximaal te vergoeden kosten;

BIJLAGE Overzicht gemaakte onderzoekskosten Kiekmure 2.0

PGL Vastgoedadvies Bureau bouwkunde Ontroerend goed Visible HAIB Studio MAEK Antea Overige kosten Subsidie provincie

Opgave Bestuur MFC Harderwijk Ex Btw BTW Totaal 14.573,00 3.060,33 17.633,33 7.323,50 1.537,94 8.861,44 67.229,29 14.118,15 81.347,44 3.881,96 815,21 4.697,17 28.210,00 5.924,10 34.134,10 22.800,00 4.788,00 27.588,00 2.490,00 522,90 3.012,90 1.932,17 405,76 2.337,93 -13.341,00 -13.341,00 135.098,92 31.172,38 166.271,30